總裁秘書工作總結(jié)
行政總裁秘書工作總結(jié)
在現(xiàn)代職業(yè)中,總裁秘書一直是許多年輕小姐向往和追求的,個(gè)中滋味也是仁者見仁,智者見智。付小姐,香港某公司總裁秘書,在同事和與她打過交道的客人中口碑甚好,在工作中不斷地學(xué)習(xí),覺得更多地受到嚴(yán)謹(jǐn)思維的訓(xùn)練是一件對(duì)自己很有益的事情。做秘書是我的第一份工作。我是學(xué)金融專業(yè)的,不是研究生。之所以看起來比較穩(wěn)重,大概是從工作中鍛煉出來的。一年多前,剛到這里工作時(shí),覺得千頭萬緒,不知從何下手,挺困難的。加上那時(shí)年輕,比較氣盛,很多事情想得難免天真,現(xiàn)在則成熟進(jìn)步了很多。
我覺得這個(gè)工作很鍛煉人。直接在總裁身邊工作,一下子接觸到這么多人,這么多事,得到這么好的學(xué)習(xí)、鍛煉機(jī)會(huì),我感到我自己好幸運(yùn)。做一個(gè)合格的總裁秘書,首先要做一個(gè)合格的公司職員。在自己的工作崗位上,從小事做起。小事做好了,才能夠做一些比較大的事情。我深切地體會(huì)到總裁秘書應(yīng)該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。首先她要理解總裁的工作意圖,思維方式和工作方法,才能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地將政策、措施傳達(dá)給被傳達(dá)人,比如部門老總、下屬各營業(yè)部、基層職員,也就是很好地做到上情下達(dá)。另外一方面,就是與同事之間,與各個(gè)部門之間、與各個(gè)老總之間溝通協(xié)調(diào)好,理解他們的工作意圖、思想建議,將其向老總匯報(bào),這可以說是下情上達(dá)吧。
做總裁秘書的再一個(gè)素質(zhì)就是嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。因?yàn)槊貢墓ぷ鞫急容^煩瑣、必須沉下去做事情,才能做到滴水不漏。有時(shí)候,我就覺得每天事情多得不得了。就象胡雪巖說的八個(gè)壺七個(gè)蓋,你要同時(shí)保證每個(gè)茶壺上都有蓋。當(dāng)然在所有的素質(zhì)中,最重要是善于學(xué)習(xí)。培養(yǎng)敏銳的觀察能力,象溝通的能力、能夠理解總裁意圖,這些能力都是通過觀察、學(xué)習(xí)得來的。我就經(jīng)常對(duì)自己說。每天要學(xué)一樣的東西。每個(gè)人都可能成為我的老師,并不因?yàn)槲沂强偛妹貢,就傻地認(rèn)為有多了不起,因?yàn)楫吘刮覐氖碌倪@個(gè)工作是服務(wù)性質(zhì)的,而且我的同事,領(lǐng)導(dǎo)們的經(jīng)驗(yàn),為人處事的作風(fēng)等很多東西都值得我學(xué)習(xí)。也許有的同事業(yè)務(wù)跟我現(xiàn)在的工作沒有直接的聯(lián)系,也許他們當(dāng)年走過彎路,但是我通過向他們學(xué)習(xí)、向他們請(qǐng)教,可以比較快地達(dá)到目的。比如這個(gè)人比較誠實(shí),做事情比較本分,向他們學(xué)習(xí)讓我可以避免浮躁。秘書工作中棘手的事情確實(shí)很多,可以說突發(fā)事件有時(shí)都意想不到,包括業(yè)務(wù)方面的,待人接事方面的,老總的日常事務(wù)方面的。剛畢業(yè)的時(shí)候,遇到這種情況,腦袋一下就熱炸了,不知道怎辦樣才好,F(xiàn)在我就知道,遇到突發(fā)事件,頭腦一定要冷靜。然后馬上分析這種事情為什么這樣發(fā)生,這樣發(fā)生有什么后果,有沒有辦法來彌補(bǔ),我們怎么樣做能夠使損失減少到最小。這就是經(jīng)濟(jì)學(xué)上所說的“利潤最大化,損失最小化”吧!
比如昨天,我們老總?cè)ド虾0輹?huì)一位客人,她已經(jīng)到了機(jī)場了,突然發(fā)現(xiàn)包里的名片用完了。很多人會(huì)認(rèn)為這是雞毛蒜皮的一件事,但是對(duì)于我們來說,這是一件大事,因?yàn)榇蟮募瘓F(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)而且總裁見面的時(shí)候,都有一個(gè)禮節(jié)性的程序,就是相互交換名片。這是表示對(duì)對(duì)方尊重,也表明自己身份的舉動(dòng)。她在機(jī)場打電話給我,說到了上海馬上就要見客人。怎么辦?大約有幾秒鐘,我也非常著急,不知所措。但很快我就冷靜下來,將名片傳真給上海營業(yè)部,告訴他們無論花什么代價(jià),一定要保證老總到了之后就有名片。再有一種棘手的事情就是替老板擋駕。如果擋錯(cuò)了,肯定要挨罵,如果你不擋,更要挨罵。這就涉及到總裁秘書另外一種很重要的素質(zhì),就是在堅(jiān)持原則的前提下,委婉地靈活應(yīng)變的素質(zhì)。
比如,有人沒有提前約好,就直接找老總。你就要出去見人家,首先問清楚客人的身份,問清身份以后,問他的意圖是什么。一般的客人都會(huì)詳盡地告訴你,他來找老總有什么事情。如果老總正在開會(huì),你就要根據(jù)他所要談的業(yè)務(wù)性質(zhì),是跟投資業(yè)務(wù)有關(guān),還是跟研究業(yè)務(wù)有關(guān),告訴他我們老總正在開會(huì)。與其在這里久等,還不如我介紹您見一下我們主管這方面業(yè)務(wù)的xx副總。當(dāng)然也有客人情緒比較激動(dòng),架子比較大,直接要見老總。這時(shí)候,作為秘書,態(tài)度一定要好,不管客人做得多么不對(duì),都不是他的錯(cuò),你的態(tài)度還是要很熱情,很親切。工作中最頻繁的就是接聽電話,每天的電話多得我應(yīng)接不暇,現(xiàn)在都有點(diǎn)電話衰弱了。大量的電話肯定不能接進(jìn)去,因?yàn)樽鳛槊貢,你要保證她有時(shí)間來思考一些全局性、長遠(yuǎn)性的問題。讓我擋下的電話至少有三分之二,這倒不是我這個(gè)人故意刁難誰,而是這樣對(duì)老總有好處,對(duì)公司有好處。真希望客人能理解我,我相信他們也希望我們公司有良好的發(fā)展。
做秘書的工作,很難象業(yè)務(wù)部的那樣,拉一兩個(gè)主承銷,年交易額有多少多少,做出一種很轟轟烈烈的事情。做秘書的可以說無過就是功。你難將各方面的工作做到滴水不漏,讓上上下下的工作順利地進(jìn)行,就是很大的功勞。即使在最低谷的時(shí)候,也能夠自嘲,笑得出來,快樂得起來。常伴在老總身邊難免不加班,我覺得老板加班的時(shí)候,我也加班是我作為秘書應(yīng)該做的事情。她中午一般不休息,在辦公室批文件。剛來的時(shí)候,我有時(shí)餓得想哭,因?yàn)槟欠N饑餓的感覺,對(duì)一個(gè)身體非常健康的人來說真地很難受。好在我們老板是一位女性,女性的優(yōu)點(diǎn)就在于她除了個(gè)人的魅力和威望之外,她有女性比較細(xì)膩的特點(diǎn),對(duì)下屬特別體貼。她經(jīng)常下了班還在這里加班,但是告訴我可以先走了,讓人感覺特別好。轉(zhuǎn)自:
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董事長秘書工作總結(jié)
201*年6月7日是我來到中海集團(tuán)上班的第一天,也是我人生的重要開始。經(jīng)過半年多來的不斷學(xué)習(xí),以及同事、領(lǐng)導(dǎo)的幫助,我已完全融入到了中海集團(tuán)這個(gè)大家庭中,個(gè)人的工作技能也有了明顯的提高,雖然工作中還存在這樣那樣的不足之處,但這半年付出了不少,也收獲了很多,我自己感到成長了,也逐漸成熟了,F(xiàn)在就這段時(shí)間的工作情況做個(gè)總結(jié):
一年來,我主要完成了一下工作1、文書工作嚴(yán)要求
1)公文輪閱歸檔及時(shí)。文件的流轉(zhuǎn)、閱辦嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度流程要求,保證各類文件擬辦、傳閱的時(shí)效性,并及時(shí)將上級(jí)文件精神傳達(dá)至各基層機(jī)構(gòu),確保政令暢通。
2)下發(fā)公文無差錯(cuò)。做好分公司的發(fā)文工作,負(fù)責(zé)文件的套打、修改、附件掃描、紅文的分發(fā)、寄送,電子郵件的發(fā)送,同時(shí)協(xié)助各部門發(fā)文的核稿。負(fù)責(zé)辦公室發(fā)文的擬稿,以及各類活動(dòng)會(huì)議通知的擬寫。
2、秘書工作。
秘書崗位是一個(gè)講責(zé)任心的崗位。各個(gè)部門的很多請(qǐng)示、工作報(bào)告都是經(jīng)由我手交給董事長室的,而且有些還需要保密,這就需要我在工作中仔細(xì)、耐心。一年來,對(duì)于各部門、各機(jī)構(gòu)報(bào)送董事長室的各類文件都及時(shí)遞交,對(duì)董事長室交辦的各類工作都及時(shí)辦妥,做到對(duì)董事長室負(fù)責(zé),對(duì)相關(guān)部門負(fù)責(zé)。因?yàn)檫@個(gè)崗位的特殊性,有時(shí)碰到臨時(shí)性的任務(wù),需要加班加點(diǎn),我都毫無怨言,認(rèn)真完成工作。
3、行政辦公室工作
行政辦公室是公司運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要樞紐部門,對(duì)公司內(nèi)外的許多工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通,做到上情下達(dá),這就決定了辦公室工作繁雜的特點(diǎn)。每天除了本職工作外,協(xié)助辦公室處理臨時(shí)任務(wù)。
4、企業(yè)文化活動(dòng)積極參與
一年來積極參與了公司的打球運(yùn)動(dòng)、員工娛樂活動(dòng)、桂平爬山活動(dòng)、各類祝壽婚慶活動(dòng)等,為公司企業(yè)文化建設(shè),凝聚力工程出了一份力。
半年來,無論在思想認(rèn)識(shí)上還是工作能力上我都有了較大的進(jìn)步,但差距和不足還是存在的:比如工作總體思路不清晰,有時(shí)會(huì)粗心大意犯一些低級(jí)錯(cuò)誤,對(duì)自己的工作還不夠鉆,腦子動(dòng)得不多,沒有想在前,做在先。
新的一年有新的氣象,面對(duì)新的任務(wù)新的壓力,我也應(yīng)該以新的面貌、更加積極主動(dòng)的態(tài)度去迎接新的挑戰(zhàn),在崗位上發(fā)揮更大的作用,取得更大的進(jìn)步。
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