辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識(shí)，做一個(gè)“通才”和“雜家”。但是現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，知識(shí)更新速度加快，一個(gè)終其畢生，所學(xué)也極為有限，因此，怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)，或者說(shuō)怎樣的知識(shí)層次和內(nèi)容的構(gòu)成，才能適應(yīng)實(shí)際工作的需要，就成為重要的問(wèn)題。

知識(shí)要求

這是辦公室人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中最基本的，內(nèi)容也最廣泛。具體可以分為三大部分。

⑴科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)

包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、歷史、地理、生物及外語(yǔ)等各方面的常識(shí)，有了這樣的文化基礎(chǔ)，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識(shí)。

⑵基本政治理論知識(shí)

主要有馬克思主義哲學(xué)和政治學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、中共黨史、黨的建設(shè)理論、毛澤東思想、鄧小平理論以及有關(guān)的國(guó)際國(guó)內(nèi)時(shí)事政治。這部分知識(shí)，要求辦公室人員不僅是通常的學(xué)習(xí)和了解，而且必須系統(tǒng)地把握和理解，力求精通，從而樹立正確的世界觀和方法論，才能在工作中出堅(jiān)定正確的政治方向和較高的理論水平。

⑶政策法規(guī)基礎(chǔ)知識(shí)

主要指中國(guó)共產(chǎn)黨十一屆三中全會(huì)以來(lái)現(xiàn)行的路線、方針、政策，國(guó)家的憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度等等。只有熟練掌握這些知識(shí)，辦公室人員才能在工作中有章可循，而不至于在龐雜的事務(wù)堆中迷失方向。

專業(yè)知識(shí)

這是辦公室人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，它是有別于其他人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的主要方面。其中又具體分為兩個(gè)部分。

⑴秘書專業(yè)知識(shí)

秘書學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等，只有掌握了這些知識(shí)，才能勝任辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、承辦行政事務(wù)的工作。

⑵辦公專門知識(shí)

主要是指除秘書工作外的針對(duì)行業(yè)和部門不同的其他機(jī)關(guān)事務(wù)管理知識(shí)和技能，以政府工作部門為例，有計(jì)劃學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理、物業(yè)管理、辦公物品管理等，新的形勢(shì)還要求掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、演講與口才，以適應(yīng)無(wú)紙化辦公和推廣普通話的要求。此外，針對(duì)不同的行業(yè)和部門，又有一些具體的知識(shí)要求，例如在企業(yè)中，辦公室人員應(yīng)當(dāng)掌握軍事科學(xué)方面的知識(shí)；在學(xué)校和文化團(tuán)體工作，則要注重教育學(xué)、文化學(xué)等方面的學(xué)習(xí)。

相關(guān)知識(shí)

這是指與專業(yè)知識(shí)密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識(shí)，學(xué)習(xí)這些知識(shí)對(duì)于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：

⑴方法論知識(shí)

包括系統(tǒng)論、信息論、控制論、科學(xué)哲學(xué)等。

⑵心理學(xué)知識(shí)

包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、秘書心理學(xué)等。

⑶社交知識(shí)

如人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等。

⑷其他科學(xué)知識(shí)

有行為學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、人才學(xué)、文學(xué)藝術(shù)及書法等。只有具備了豐富的知識(shí)，才能使辦公室人員頭腦充實(shí)，視野開闊，工作有效。而且我們可以發(fā)現(xiàn)，隨著知識(shí)結(jié)構(gòu)的不斷完善，反映出辦公室人員學(xué)識(shí)層次的不斷提高，這就表明對(duì)辦公室人員的學(xué)歷要求也在逐步提高，更要求辦公室人員自覺(jué)地在實(shí)際工作中努力學(xué)習(xí)，更新知識(shí)。

能力要求

能力，對(duì)于辦公室人員而言，是指完成其承擔(dān)工作的本領(lǐng)。基本上可分為基礎(chǔ)能力、一般技巧和特殊技能三個(gè)層次。這是辦公室人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和良好素質(zhì)在工作中的綜合體現(xiàn)。

基礎(chǔ)能力

辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，應(yīng)當(dāng)具有基本的寫作和辦事能力。對(duì)日常會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)指示的記錄，要能領(lǐng)會(huì)精神，把握實(shí)質(zhì)；起草文件應(yīng)突出重點(diǎn)，觀點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要言簡(jiǎn)意賅，快速及時(shí)。如果會(huì)議記錄掛一漏萬(wàn)，甚至錯(cuò)誤百出，起草文件事無(wú)巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意，這樣的辦公室人員則缺乏基本的工作能力，應(yīng)當(dāng)考慮提高其能力或調(diào)離。同時(shí)，辦公室人員還要辦事干練，具備基本的辦事能力，包括辦文要及時(shí)、簡(jiǎn)潔，辦會(huì)要有序、有效，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)要準(zhǔn)確、踏實(shí)地去完成。反應(yīng)遲鈍，辦事拖拉，遇到困難一籌莫展的人，即便是忠誠(chéng)老實(shí)，也因缺乏基本能力，而決不會(huì)成為一個(gè)稱職的辦公室人員。

一般技巧

辦公室人員除了必須具備基礎(chǔ)能力，要提高工作水平和自身素質(zhì)，還要掌握許多工作的技巧。包括發(fā)揮參謀作用，學(xué)會(huì)調(diào)查研究，掌握協(xié)調(diào)技巧等等。

(1)發(fā)揮參謀作用

就是為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求辦公室人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，而要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的辦公人員的新觀念。發(fā)揮參謀作用，首先要講求膽略，敢于直陳己見，據(jù)理力諫。其次要講求技巧，看問(wèn)題，想辦法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟慮。再次，要講求藝術(shù)，選擇最佳的時(shí)機(jī)場(chǎng)合、方式，向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，便于其采納，提高參謀效率。

(2)學(xué)會(huì)調(diào)查研究

當(dāng)好參謀助手，辦好行政事務(wù)，離不開對(duì)情況的熟悉掌握，而認(rèn)識(shí)事物最有效的辦法就是調(diào)查研究。做好這項(xiàng)工作的訣竅在于，一要做有心人，以敏銳的觀察力去發(fā)現(xiàn)他人不易發(fā)現(xiàn)和忽視的小問(wèn)題；二要深入實(shí)際，同群眾交朋友，談?wù)嫘脑�；三要方法得�?dāng)，民意測(cè)驗(yàn)、抽樣調(diào)查、個(gè)別談心、開會(huì)討論等，根據(jù)具體情況選擇一種，或者綜合運(yùn)用；四要綜合分析，對(duì)調(diào)查獲取的大量信息和材料，能夠去粗存精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中概括總結(jié)出事物的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。

(3)掌握協(xié)調(diào)技巧

辦公室處于各個(gè)職能部門的中樞，要發(fā)揮其上下內(nèi)外左右聯(lián)系溝通的作用，辦公室人員要學(xué)會(huì)良好的組織協(xié)調(diào)技巧。明白對(duì)什么事情應(yīng)當(dāng)運(yùn)用有關(guān)政策、法令和規(guī)章制度強(qiáng)制執(zhí)行；對(duì)什么事情必須使矛盾各方彼此了解情況，從而消除誤解，團(tuán)結(jié)協(xié)作；對(duì)有的事情則要著眼全局，又為各方面著想，使全局和局部有機(jī)統(tǒng)一；對(duì)另一些事情要求說(shuō)服教育矛盾各方顧全大局，發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，互諒互讓，達(dá)到步調(diào)一致的目的。這些都對(duì)辦公室人員提出了較高的要求。

特殊技能

辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢(shì)發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應(yīng)用、復(fù)印縮微技術(shù)、錄音錄像和攝影技術(shù)、速記和書法藝術(shù)、打字和編輯技能、駕駛技術(shù)、維修和保養(yǎng)設(shè)備的簡(jiǎn)單技能等等。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢(shì)發(fā)展和工作需要，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高。

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