攀枝花學(xué)院檔案館上半年工作總結(jié)

攀枝花學(xué)院檔案館上半年工作總結(jié)

檔案館在學(xué)校黨政的正確領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的代管下，圍繞學(xué)校中心工作，立足檔案館本職工作，以檔案館工作職責(zé)和《201*年檔案館目標(biāo)管理考核指標(biāo)體系》為依據(jù)，積極開(kāi)展工作，具體如下。

一、工作情況（完成或進(jìn)展情況與工作成效）（一）綜合檔案

1.完成了201*年對(duì)全校兼職檔案人員的培訓(xùn)，提高了各單位（部門(mén)）的兼職檔案人員的歸檔技能。

2.改革指導(dǎo)方式，深入歸檔單位進(jìn)行指導(dǎo)，共計(jì)160次，并完成了對(duì)學(xué)校機(jī)關(guān)、教輔單位的歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

3.完成了對(duì)機(jī)關(guān)教輔單位歸檔檔案的接收，共接收進(jìn)館1559卷，7905件。

4.完成對(duì)接收進(jìn)館的1559卷檔案材料的案卷標(biāo)題審核，案卷封面填寫(xiě)，編檔號(hào)，貼標(biāo)簽等整理工作。

5.完成了學(xué)校各類檔案的利用，共查閱298人次，312卷；借閱23人次，135卷；復(fù)印705頁(yè)。

6.完成并確保檔案館網(wǎng)頁(yè)相關(guān)內(nèi)容的時(shí)時(shí)更新。

7.檔案數(shù)字化工作正在有序地進(jìn)行，完成了201*年11類和12類文書(shū)檔案的的全文掃描。

8.按時(shí)完成了學(xué)校院志檔案工作篇的一稿、二稿的撰寫(xiě)工作。9.完成了定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全檢查，確保檔案實(shí)體的相對(duì)安全。（二）人事檔案

1.完成了對(duì)1999-201*年以來(lái)積存且整理完畢的人事檔案（共計(jì)1034份）的接收入庫(kù)，并進(jìn)行安全保管。

2.完成了人事檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)。（三）學(xué)生檔案

1.完成了對(duì)畢業(yè)學(xué)生檔案3254份的安全有序地發(fā)放。2.規(guī)范了庫(kù)藏學(xué)生檔案的存放與管理。3制定了畢業(yè)生檔案工作的相關(guān)要求。二、存在的問(wèn)題

（一）電子檔案意識(shí)淡薄。多數(shù)單位（部門(mén)）對(duì)保留在計(jì)算機(jī)里的相關(guān)數(shù)據(jù)缺乏安全管理的必要措施與手段。

（二）歸檔任務(wù)完成不及時(shí)。由于少數(shù)單位（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，同時(shí)由于兩年的歸檔任務(wù)重，導(dǎo)致其單位（部門(mén)）的歸檔任務(wù)完成不及時(shí)。

（三）檔案形式不規(guī)范。個(gè)別單位（部門(mén)）在用紙和用筆方面仍然不規(guī)范，依然出現(xiàn)檔案禁止使用的筆和不使用國(guó)家統(tǒng)一要求使用的規(guī)范紙張，導(dǎo)致檔案形式不標(biāo)準(zhǔn)。

（四）輔導(dǎo)員教師責(zé)任心不強(qiáng)。少數(shù)教學(xué)單位在領(lǐng)取學(xué)生個(gè)人檔案時(shí)，教師不帶隊(duì)，由學(xué)生帶隊(duì)來(lái)領(lǐng)取，由于學(xué)生不識(shí)別畢業(yè)生情況，同時(shí)不能承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，導(dǎo)致部分畢業(yè)生有檔案沒(méi)找到，為畢業(yè)生正常離校帶來(lái)一定的麻煩，同時(shí)也無(wú)法完成學(xué)生檔案管理責(zé)任的轉(zhuǎn)移。

（五）畢業(yè)生檔案不齊。每年新生進(jìn)校時(shí)，出現(xiàn)來(lái)校學(xué)生無(wú)檔案，未曾報(bào)到的學(xué)生有檔案的狀況，故到畢業(yè)時(shí)，有許多畢業(yè)生無(wú)高中檔案，在一定程度上為畢業(yè)生正常離校增加了心量負(fù)擔(dān)。

（六）人事檔案規(guī)范管理缺乏持續(xù)性。按照中組部的要求，我校的人事檔案必須由1人專職對(duì)其進(jìn)行管理，但由于學(xué)校在檔案館、人事處，組織部都沒(méi)有設(shè)專人對(duì)其進(jìn)行管理，導(dǎo)致人事檔案規(guī)范管理無(wú)法持續(xù)。

（七）檔案庫(kù)房與閱文室設(shè)置不合理。目前我館的檔案庫(kù)房在一樓，閱文室在二樓，庫(kù)房與閱文室之間有相當(dāng)長(zhǎng)一段距離，為檔案的安全管理與利用帶來(lái)隱患，同時(shí)大大降低了檔案利用工作效率。

（八）檔案館在崗工作人員不足。按照攀學(xué)院黨[201*]1號(hào)《關(guān)于調(diào)整院系與機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》文件精神，檔案館4個(gè)編制，到目前為止，我館仍然只有3個(gè)編制，一直缺編制1人，給檔案館全面、有序、規(guī)范地開(kāi)展工作增加了難度。

攀枝花學(xué)院檔案館

二00八年七月五日

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201*年歸檔工作總結(jié)

201*年是我校檔案工作“十二五”規(guī)劃的開(kāi)局之年，這一年在學(xué)校黨政的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在全校各職能單位的協(xié)助和配合下，在全校檔案人員的共同努力下，圓滿地完成了相關(guān)的歸檔工作，具體總結(jié)如下：

一、檔案歸檔工作的意義

檔案歸檔工作是指對(duì)我校的行政、黨群、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、外事、出版、學(xué)生類及光盤(pán)電子系列檔案的收集、整理，然后向檔案館辦理移交的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，該項(xiàng)工作是我校檔案積累的主要渠道，也是豐富我校檔案資源的主要途徑。

二、采取的措施

為了確保我校的檔案資源的齊全、完整，能夠全面地反映我校201*年在教學(xué)、科研、管理工作方面所從事的主要工作內(nèi)容及所取得的相關(guān)成果等，我館結(jié)合學(xué)校實(shí)際和檔案工作人員實(shí)際情況，主要采取培訓(xùn)和指導(dǎo)相結(jié)合的方式促進(jìn)我校檔案歸檔工作按時(shí)、按質(zhì)地完成，為明年我校全面、持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（一）培訓(xùn)。為了促進(jìn)我校檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)有序地開(kāi)展，我館派業(yè)務(wù)科長(zhǎng)王仁秋同志全面負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，并制訂了相關(guān)的工作計(jì)劃，今年的3月底和9月分別是機(jī)關(guān)教輔單位和教學(xué)單位的檔案人員的集中培訓(xùn)時(shí)間，集中培訓(xùn)的主要內(nèi)容有歸檔技能學(xué)習(xí)，針對(duì)上一年歸檔工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行提醒與糾正，歸檔范圍的通知等。

（二）制訂歸檔文件。根據(jù)培訓(xùn)情況確定各單位的檔案清理時(shí)間，指導(dǎo)時(shí)間，辦理移交時(shí)間等，并形成“辦”字文件下發(fā)全校，讓全校相關(guān)職能單位明晰各自歸檔時(shí)間和歸檔工作的相關(guān)安排，以確保檔案歸檔工作與各單位其它工作的相輔相成。

（三）深入各職能單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)是培訓(xùn)的另一種體現(xiàn)方式，是一種個(gè)別培訓(xùn)方式的體現(xiàn)。是確保各職能單位按時(shí)按質(zhì)完成歸檔工作的保障。為了確保歸檔質(zhì)量，我館由王仁秋同志負(fù)責(zé)深入各職能單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，今年業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)間是4月-6月，9月-11月，業(yè)務(wù)指導(dǎo)期間，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員全職負(fù)責(zé)到各受導(dǎo)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每個(gè)受導(dǎo)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)間為2天左右，受導(dǎo)期間，我館派出的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在相關(guān)受導(dǎo)單位協(xié)助受導(dǎo)人員完成相關(guān)單位的檔案資料的收集、清理與整理工作。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)期間，我館要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員必須留下相關(guān)指導(dǎo)記錄，一方面作為業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)的工作憑證，一方面作為我館檔案工作一線，主動(dòng)提供服務(wù)的原始記錄。

三、取得的效果

通過(guò)全校檔案人員的共同努力，圓滿地完成了今年的檔案歸檔工作，具體如下表。

201*0年綜合檔案歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（3-1）單位：卷類別數(shù)量類別數(shù)量類別數(shù)量類別教學(xué)490黨群76行政160財(cái)會(huì)科研111外事5設(shè)備12出版電子檔案3合計(jì)1373卷（張）201*級(jí)新生檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)表（3-2）單位：份單位數(shù)量單位數(shù)量單位數(shù)量電信295人文201工技院383外語(yǔ)138經(jīng)管433藝術(shù)306生化241材料298土木465機(jī)電339計(jì)算機(jī)158醫(yī)學(xué)310總計(jì)3567份201*屆畢業(yè)生高中檔案出館數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（3-3）單位：份單位數(shù)量單位數(shù)量單位數(shù)量電信282人文206工技院423外語(yǔ)210經(jīng)管370藝術(shù)277生化210材料170土木322機(jī)電267計(jì)算機(jī)211醫(yī)學(xué)290總計(jì)3238份數(shù)量466單位電信外語(yǔ)生化機(jī)電總計(jì)201*屆畢業(yè)生未領(lǐng)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（3-4）單位：份數(shù)量單位數(shù)量單位數(shù)量21人文0工技院00經(jīng)管30藝術(shù)01材料0土木648計(jì)算機(jī)5醫(yī)學(xué)8119份

四、存在的問(wèn)題

在今年的歸檔工作過(guò)程中，絕大多數(shù)職能單位都能按時(shí)按質(zhì)地完成檔案歸檔工作，并且所歸檔案材料較為齊全與完整，但也有極少數(shù)職能單位在歸檔過(guò)程中存在著一些問(wèn)題，主要如下：

（一）檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)。

檔案人員作為單位歷史發(fā)展記錄的守護(hù)者，它承擔(dān)著對(duì)單位發(fā)展過(guò)程形成的各類原始記錄進(jìn)行積累，收集，清理與存檔的職責(zé)。然而我校有極少數(shù)檔案人員對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，工作馬虎，不注重對(duì)本單位檔案材料形成的積累，更不注重收集，抱著一種形成不形成，形成怎么樣，都與本人無(wú)關(guān)的心態(tài)對(duì)待本單位的檔案形成、積累和收集。這種責(zé)任心導(dǎo)致本單位檔案材料的缺、亂，根本無(wú)法全面體現(xiàn)本單位人員工作職責(zé)履行情況，為本單位的后續(xù)發(fā)展人為地設(shè)置障礙。

（二）畢業(yè)證、學(xué)位證領(lǐng)取記錄缺失。

畢業(yè)證、學(xué)位證是學(xué)生在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定學(xué)業(yè)的一種證明與體現(xiàn)，它是社會(huì)認(rèn)可大學(xué)生的唯一短期內(nèi)的可見(jiàn)性憑據(jù)，因此大學(xué)生畢業(yè)時(shí)必須領(lǐng)取畢、結(jié)業(yè)證和學(xué)位證，領(lǐng)取時(shí)也必須有相關(guān)記錄，以供日后作為是否領(lǐng)取的原始依據(jù)，但我校去年和今年的學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證領(lǐng)取記錄基本沒(méi)有，只有極少數(shù)教學(xué)單位有此記錄。這些記錄的缺失將影響著我校以后的和諧建設(shè)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）檔案材料形成不規(guī)范。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案制作不規(guī)范在很大程度上源于文件制作不規(guī)范。不規(guī)范的表現(xiàn)有文件形成無(wú)責(zé)任單位，有單位無(wú)印章，用紙版式設(shè)計(jì)欠規(guī)范，這些不規(guī)范嚴(yán)重影響了相關(guān)單位的歸檔時(shí)間與質(zhì)量。

（四）未能按期完成檔案材料的歸檔移交。

檔案歸檔移交時(shí)間是由檔案部門(mén)與各歸檔單位共同協(xié)商擬定，這個(gè)時(shí)間既不會(huì)影響歸檔單位的其它工作正常開(kāi)展，同時(shí)也不影響檔案部門(mén)的歸檔后續(xù)工作開(kāi)展，一經(jīng)擬定，必須維持，否則會(huì)影響其它職能單位和檔案館工作的正常有續(xù)開(kāi)展。然而，今年歸檔工作過(guò)程中，有極少數(shù)單位未能按照文件下發(fā)擬定的時(shí)間完成歸檔任務(wù)，主要是由于該單位對(duì)檔案工作不夠重視，不能提供檔案工作正常開(kāi)展的必要人力、時(shí)間、設(shè)備等。

總之，今年的歸檔工作比往年相比，略有差距，主要是各職能單位的檔案意識(shí)有所下降，對(duì)檔案工作的重要性和地位認(rèn)識(shí)不足，看不見(jiàn)檔案工作給本單位的發(fā)展帶來(lái)的影響。為了使我校的檔案工作獲得健康發(fā)展，持續(xù)地推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的長(zhǎng)促進(jìn)步，今后我們會(huì)通過(guò)各種方式加大檔案工作的宣傳，提高全校教職工的檔案意識(shí)，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展積累更加豐富的檔案資源。

攀枝花學(xué)院檔案館二0一一年十二月二十七日

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