總機話務(wù)員
ChengDuHomelandHotelPosition:CommunicationsGSADepartment:CommunicationsReportto:Shiftleader,ManagerPreparedby:HotelManagerJobDescriptionGrade:3Division:RoomsDivisionApprovedby:成都家園國際酒店職位:接線員部門:通訊服務(wù)部上級:通訊服務(wù)部主管、經(jīng)理擬稿:飯店經(jīng)理崗位概述:職責義務(wù):崗位職責級別:3隸屬:房務(wù)部批準:JobSummary:Duties&Responsibilities:Toprovidetelephoneservicesandreceivesandco-ordinatesguestrequests提供電話服務(wù)并幫助完成客人要求(賓客服務(wù))(“PersonalGuestService”)1.Receiveallincomingcallsinacourteousandfriendlymanner,responsiblefor1.禮貌和友好地接聽所有的來電,并負責準確的接轉(zhuǎn)accurateconnection2.Answerguest’sinquiresoverthephoneorconnectcallertorelevant2.回答客人的電話詢問或者將電話接轉(zhuǎn)至有關(guān)部門department3.ResponsibleforIn-RoomDinningandhandleguestrequestefficiently3.負責“客房送餐”高效地為客人提供服務(wù)4.Responsibleforbookingandplacingofguestlongdistancecallscorrectly4.負責準確地預約和接通客人的長途電話5.Responsibleforplacingofguests’wake-upcallsaccuratelyandtimely6.Responsibleformonitoringwake-upcalllogandtakeappropriateactionifa5.負責準確及時的為客人提供叫醒服務(wù)6.負責檢查叫醒服務(wù)記錄,并在電話沒有人接聽時采取適當?shù)拇胧ヽallisnotanswered.7.Responsibleforpagingofhotelpersonnelcorrectly8.Havethoroughknowledgeofandassistsguestsandcallerswiththehotels7.負責正確傳呼酒店人員VoiceMailsystem.8.充分了解酒店的語音信箱系統(tǒng),并幫助客人和來電者使用該系統(tǒng)9.Contributetooverallefficiencybyperformingotherrelevantdutiesasassigned.9.象對待分配的任務(wù)那樣對待其它相關(guān)任務(wù)以提高整體效率10.Reportfaultpromptly.11.Havethoroughknowledgeofhotelfacilitiesandhoursofoperation,toensure10.及時報告錯誤correctresponsetoguests`questions.11.充分了解酒店設(shè)施和營業(yè)時間,確保正確回答客人的問題12.Knowledgeofdailyeventsinthehotel.13.Haveathoroughknowledgeofemergencyprocedures;i.e.fire,alarm,12.了解酒店的日常事務(wù)evacuation,bomb,threatetc.13.充分了解緊急事件處理程序,例如火警,警報,疏散,轟炸,恐嚇等等14.Ensurethattheworkingareaiskeptcleanandtidyatalltimes.15.Cultivategoodworkingrelationshipswithinter-relateddepartments16.IdentityVIP,SPG,regularguestsandlongstayingguestsandbuildrapportto14.隨時保持工作區(qū)域的清潔和整齊offerpersonalizedserviceandassistance15.培養(yǎng)部門間良好的工作關(guān)系17.Handle“PersonalGuestService”promptlyandfollowupthatallrequests16.識別貴賓,仕達屋優(yōu)先顧客,常規(guī)客人和長住客人并且親善地提供個性化LastUpdate:8/31/201*PAGE:1/ChengDuHomelandHotelPosition:CommunicationsGSADepartment:CommunicationsReportto:Shiftleader,ManagerPreparedby:HotelManagerJobDescriptionGrade:3Division:RoomsDivisionApprovedby:成都家園國際酒店職位:接線員部門:通訊服務(wù)部上級:通訊服務(wù)部主管、經(jīng)理擬稿:飯店經(jīng)理崗位職責級別:3隸屬:房務(wù)部批準:havebeenrespondedtotheguest’sfullsatisfaction18.Undertakeassignmentsasdelegatedbysupervisors19.Deliverhighqualityservicetoguests20.Ensureguestneedsandreasonablerequestsaremet21.Seekopportunitiestocontinuallyimproveguestservice22.Takeappropriateactiontoresolveguestcomplaints23.PromotethehotelandSheratonproductsandservices24.Maintainahighlevelofproductandserviceknowledgeinordertoexplainandsellservicesandfacilitiestoguests25.Adheretothehotel’ssecurityandemergencypoliciesandprocedures26.Ensureahighlevelofcleaningismaintainedinyourworkarea27.AbidebyGuestSatisfactionSystem28.AbidebytheHotel’sPoliciesandProcedures,HomelandCodeofBusinessConductandthehotel’sAssociateHandbook29.Carryoutothertasksasdirectedbyyoursupervisors的服務(wù)和幫助17.迅速處理“賓客服務(wù)”并跟蹤確保客人完全滿意18.按照上級的指示完成任務(wù)19.提供優(yōu)質(zhì)對客服務(wù)20.確保顧客需求和合理要求被滿足21.不斷尋找機會發(fā)展對客服務(wù)22.采取合適的行為解決客人投訴23.促銷酒店的產(chǎn)品與服務(wù)24.保持對產(chǎn)品與服務(wù)的高度了解以便于向客人解釋和銷售服務(wù)與設(shè)施25.堅持酒店安全制度、緊急情況處理規(guī)定和程序26.保持維護所在工作區(qū)域的高度整潔27.在工作中遵循對客服務(wù)滿意標準28.遵守酒店的工作政策及程序,遵守家園的商業(yè)行為規(guī)范以及員工手冊中的條款29.完成你上級交待的其它任務(wù)JobKnowledge/Skill:1.Sweet&lovelyvoice,propertone&speed2.GoodEnglishlanguageskillandcommunicationskill3.Otherlanguageskillalsopreferred專業(yè)知識技能:1.甜美的音色,適當?shù)恼Z音語調(diào)和語速2.良好的英語能力以及溝通技巧3.同時掌握其它外語者優(yōu)先考慮Education:University教育:大學LastUpdate:8/31/201*PAGE:2/ChengDuHomelandHotelPosition:CommunicationsGSADepartment:CommunicationsReportto:Shiftleader,ManagerPreparedby:HotelManagerJobDescriptionGrade:3Division:RoomsDivisionApprovedby:成都家園國際酒店職位:接線員部門:通訊服務(wù)部上級:通訊服務(wù)部主管、經(jīng)理擬稿:飯店經(jīng)理經(jīng)驗:具有相關(guān)工作經(jīng)驗者將會優(yōu)先考慮崗位職責級別:3隸屬:房務(wù)部批準:Experience:PreviousconcernedworkingexperienceispreferredAdditionalSkillrequired:1.Goodandpositivehospitalityattitude2.Otherforeignlanguageability3.Alwayswillingtolearn,willingtohelp其它技能要求:1.良好、積極的工作態(tài)度2.其它語言能力3.樂于學習,樂于助人LastUpdate:8/31/201*PAGE:3/
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電話總機話務(wù)員,需要面對不能謀面的顧客,解決各類諸如預訂、投訴、疑難等問題,通過聲音也同樣需要表達出禮貌與尊敬。每一位前廳服務(wù)員應(yīng)該在接聽電話時注意以下幾點:1.說話文明,服務(wù)熱情
(1)接待服務(wù)使用禮貌語言,持之以恒,習以為常。一接來電,敬語當先,如說“您好!”、“請講”等。
(2)語氣要謙遜,態(tài)度要誠懇。不論通話人說話時什么態(tài)度,話務(wù)員要始終保持語氣謙遜、態(tài)度誠懇,不與通話人頂撞,發(fā)生爭執(zhí)。
(3)語調(diào)要親切、委婉。具有幫助別人排擾解難和樂意助人為樂的精神,說話時語調(diào)親切、委婉,使通話人感受到你的關(guān)心和協(xié)助。
(4)音色要柔和、悅耳,使通話人好像聽到家中親人的呼喚一般,得到“賓至如歸”之感。
(5)發(fā)音要準確、清晰。不論用哪一種語言和方言說話都要做到發(fā)音準確、清晰。只有這樣才能保證對方聽清楚。
(6)語言要簡練,用詞要得當。說話簡明扼要,不唆,用詞得當,不誤解,切忌脫口而出粗俗的語言。
(7)語速快慢要適中,根據(jù)不同的通話對象,要恰到好處地掌握講話速度,對有急事的通話人,不能給人一種慢條斯理故意拖延時間的感覺,對老年人或語言不易溝通的通話人要適當放慢語速,以期達到明白無誤的目的。2.耐心誠懇,維護信譽
(1)解釋要耐心。當通話人有疑問求助時,話務(wù)員有責任耐心地盡力向?qū)Ψ阶鹘忉,切不可置之不理,悄悄把電話掛上。如通話人要接的分機占線,應(yīng)說“對不起,××房間占線,請稍等片刻”或“對不起,通×××地方的線路沒空,請過一會兒再打過來”等。
(2)接受投訴要虛心。通話人對飯店服務(wù)質(zhì)量有意見來電投訴時,要以虛心的態(tài)度仔細聆聽,答應(yīng)通話人定將此事及時轉(zhuǎn)告有關(guān)部門,切不可拒絕或中斷通話。(3)叫醒服務(wù)要準時。住店賓客如來電要求在某時提供叫醒服務(wù),話務(wù)員要當即做好準確、完整的記錄,如不是輪到自己值班,應(yīng)在下班時對來接班的話務(wù)員做好交代,屆時按要求準時叫醒賓客,切不能大意誤事,影響賓客工作或行程的安排。
(4)對于“代客留言,代客撥號,電話查詢”等業(yè)務(wù),應(yīng)不怕麻煩。絕不可對賓客說“我沒空”、“我不知道”之類的話。即使通過一再努力仍未達到賓客的要求,也應(yīng)主動向賓客作出解釋并致歉。
(5)對拖欠長途電話費的賓客,要禮貌地提醒,耐心說服,切忌態(tài)度粗暴、出言不遜,遇復雜問題,可轉(zhuǎn)交總服務(wù)臺處理。
(6)話務(wù)員從事的是一項機要工作,飯店內(nèi)部的信息和賓客的私人情況是不能外泄的,這既是組織紀律,也是禮節(jié)禮貌上的起碼要求。為了維護飯店的聲譽,話務(wù)員不得向外界披露飯店和賓客的情況,以確保住店賓客不受打擾或發(fā)生意外。
二、接聽電話的四個要求飯店來往的客人很多,因此服務(wù)員接聽電話也應(yīng)做到服務(wù)標準化,以樹立本店形象。
1.要正確使用稱呼
(1)按職務(wù)稱呼。首先設(shè)法了解客人的姓名和職務(wù),按照姓氏冠以職務(wù)稱呼,
如張局長、王科長、吳博士等。如不知姓名,僅知其職務(wù),也可直呼其職務(wù)以解眼前急需,如:董事長、總經(jīng)理、經(jīng)理、局長等。如只知其姓氏而不知其職務(wù),也可按照姓氏冠以“先生”或“小姐”、“女士”進行稱呼。
(2)按年齡稱呼。在無法了解姓名和職務(wù)的情況下,可根據(jù)客人的年齡狀況、性別等予以尊稱,如:先生、太太、小姐、老人家、小朋友等。
(3)按身份稱呼。如果電話是軍隊打來,對方報了姓氏或職位或軍銜,應(yīng)按軍銜級別稱呼,如師長、團長、連長、將軍等。暫時不清楚軍銜的官員可統(tǒng)稱“首長”。對無軍銜的士兵可稱“同志”或“解放軍同志”(僅限國內(nèi)軍人)。對國內(nèi)地方官員,如知道職務(wù)的應(yīng)按職務(wù)稱呼,如不知道職務(wù)的可統(tǒng)稱先生,也可稱同志。如對對方的情況一概不清楚時,對方是男士應(yīng)稱先生;如對方是女士,應(yīng)先向?qū)Ψ皆儐枴罢垎栁覒?yīng)該怎樣稱呼您呢?”然后根據(jù)對方提供的資料選擇稱呼,千萬不可隨意稱呼對方,以免造成誤會。2.正確使用敬語
電話中的敬語一般有“您”、“您好”、“請”、“勞駕”、“麻煩您”、“多謝您”、“可否”、“能否代勞”、“有勞”、“效勞”、“拜托”、“謝謝”、“請稍候”、“對不起”、“再見”等。
3.對容易造成誤會的同音字和詞要注意咬字(詞)清楚
中國語言比較豐富,也很復雜,多種方言和民族語言交織,同音字比較多,稍有不慎就容易出現(xiàn)完全相反的意思。由于電話交談不能面對面解釋,很容易造成誤解,應(yīng)特別注意。在通話中咬字要清楚,避免兩種語言混合使用,而造成誤會,例如:食著未死著未(廣東白話);水餃睡覺(不標準普通話);徐生(徐先生)徐衫(廣東白話)
4.要把復雜專業(yè)用語言換成通俗的日常語
不要對客人講俗話和不易理解的酒店縮寫專業(yè)語言,以免客人不明白,造成誤解,例如:VIP(重要客人VERYIMPORTANTPERSON);PA(公共區(qū)域PUBLICAREA);DJ(音響操作員DISKJOCKEY);AM(大堂副理ASISSTANTMANAGER);GM(總經(jīng)理GENERALMANAGER);班地喱(傳菜員“白話英文”PANTRY)等等
練好接聽電話的基本功1.要簡短
接聽電話(打電話),語言要簡練、清楚、明了、不要拖泥帶水,浪費客人時間,引起對方反感。2.要直白
接聽或打電話時,無論對方是熟人還是陌生人,盡量少開玩笑或使用幽默語言,因雙方在電話中既無表情又無手勢的配合,玩笑或幽默語言往往容易造成事與愿違的效果。3.要負責
在接聽電話中要盡量不失禮節(jié)地設(shè)法辨明對方身份、姓名、工作單位和電話號碼。如對方實在不愿透露姓名和有關(guān)資料,也不要失禮或怪罪對方。4.要禮貌
對方撥錯電話時,要耐心地告訴對方“對不起,您撥錯電話號碼了”,千萬不要得理不讓人,使客人造成不愉快。自己撥錯了電話號碼,一定要先道歉,然后再
掛線重撥。5.要文明
接聽電話要注意禮貌,由于酒店本身是為客人服務(wù)的,我們的服務(wù)宗旨是為了使客人滿意,我們不能要求客人如何說話,而只能強調(diào)我們自己如何服務(wù),因此在電話接聽過程中要特別注意避免出現(xiàn)以下各種不禮貌現(xiàn)象:
(1)無禮?腿藷o禮,接聽電話的人也無禮,以牙還牙,以血還血。比如:“你不報姓名,我是不會給你接轉(zhuǎn)的”,“你有什么事,你就說嘛”等等。接電話人對客人的來電話內(nèi)容追根問底顯得不耐煩,使通話人感到惱火或沮喪。(2)傲慢。接電話的人盛氣凌人,似乎別人欠了他什么似的,比如:“他正忙著呢,現(xiàn)在沒空”,“不知道”,“不在”,“我已經(jīng)說過了,明天再打來吧”。這種接電話的態(tài)度最容易激怒對方,并且很難使對方在短時間內(nèi)消除心中的不愉快。(3)有氣無力,不負責任。接電話的人在接話中無精打采、有氣無力、對客人的電話或?qū)Ψ降膯栐挷回撠熑危?jīng)常給對方造成失望或疲倦的感覺。比如:“我也不知道他在不在”,或“他剛才還在,現(xiàn)在不在”,問:“到哪去了?”答“不清楚”,問:“我等一會再打來吧?”答:“隨便”。
(4)急躁。在接聽電話時,不等對方說完,自己搶話說,而且一口氣說得太多、太快、猶如機關(guān)槍掃射,不注意控制自己的感情和嗓音,使對方感到接電話的人在發(fā)火、在訓人,造成誤會,產(chǎn)生不良后果。
(5)獨斷專橫。不注意用心聽完對方的講話內(nèi)容,不斷地隨意打斷別人的敘述,不注意正確地理解對方,不管正確與否,一切由自己說了算,自己的話說完了,未等對方講完就掛線。
(6)優(yōu)柔寡斷,拖泥帶水。接聽電話時,回答對方的問題不清不楚,似是而非,猶猶豫豫,毫無把握,如“噢,好像是聽說過,現(xiàn)在也說不清了”,“你再打一次電話也行,不打也行”。
(7)不耐煩或出口傷人。態(tài)度粗魯、語言生硬,令人惱火,如:“聲音大一點,說什么?我聽不見”,“下班了,明天再打”,“你是否耳朵有問題?我跟你說了不知道,你還問什么呢?”尤其是連續(xù)接到幾個打錯的電話后,更容易出口傷人。但有時下一個電話也許恰恰是一個工作電話,則會造成不良后果。四、如何處理接聽電話時的具體問題
(1)接聽電話時,動作要迅速,不讓電話鈴響超過三聲;問候?qū)Ψ剑骸澳谩;表明自己的身份;不可用“喂,喂,喂?/p>
(2)打電話時,組織好講話的內(nèi)容,把有關(guān)資料放在電話旁邊;問候?qū)Ψ剑骸澳谩保槐砻髯约旱纳矸;轉(zhuǎn)入正題。(3)用電話溝通時,話筒和嘴唇距離25~5厘米,若靠得太近,聲音效果不好;保持自然音調(diào),不可大喊大叫;電話機旁常備有一些便條紙和一支筆。
(4)客人要求房號保密,但有外線電話找該客人時,可問清來電者姓名、單位或所在地,然后告訴客人,詢問客人是否接這個電話;如果客人表示不接任何電話,應(yīng)立即通知總臺在電腦中輸入保密標志,若有查詢,即答該客人未入住飯店;若客人有更具體的要求,如可接長途、可接某指定人的電話等,要問清并做記錄,按客人要求執(zhí)行。
(5)晚上客人打電話纏住服務(wù)員,要求陪其聊天時,要委婉告訴客人,當班時間有很多工作要做,如果不能按時完成,會影響對客人的服務(wù)質(zhì)量;同時告訴客人,聊天會長久占用飯店的營業(yè)電話,招致其他客人的投訴;向客人介紹飯店的各類康樂場所。
(6)如果對方要找的人不在可以這樣回答客人:“他現(xiàn)在不在辦公室,我能幫您的忙嗎?”也可以告訴客人要找的人在何處及電話號碼,請對方往那里打電話;或給對方準確的時間,請其再掛;也可留下對方的號碼,待要找的人回來時掛給對方;或為對方留言。(7)終止電話時,應(yīng)使用結(jié)束語:“除了這些外,還有什么事我可以幫忙的嗎?”等對方先掛斷之后再放下聽筒;輕輕放下聽筒,不可“砰”的一聲猛然掛更多【工作流程】資料
九、話務(wù)服務(wù):
話務(wù)員必須掌握轉(zhuǎn)接電話的技能,熟知交換機的性能及操作方法,才能準確、快捷地轉(zhuǎn)接電話,同時,話務(wù)員還應(yīng)了解酒店的組織結(jié)構(gòu),知各分機號碼,并熟記各領(lǐng)導的姓名、聲音。在轉(zhuǎn)有保密房的房間,一定要征得客人同意才可轉(zhuǎn)接。當有人打電話來時,探知對方的身份這一點很重要,如果當你不知對方是誰時,應(yīng)禮貌問:“請問你是哪一位?”接聽電話時,對方所問你的一些問題,你不懂時,可以跟客人講::請稍等,我找個熟悉的這方面的人員來跟你講“,或自己先了解問題,再問答客人的問題,不可以給客人模棱兩可的感覺,如果假裝聽懂是很危險的。因為對方以為你了解他的意思而一直講下去,最后就糟了。并且有留言的客人,當客人說完留言的話語,話務(wù)員一定要重復一遍,免得到時誤解客人所說的意思。1、2、3、4、5、6、7、8、1、2、3、4、
熟悉長途、市話的收費標準,當客人需開啟時,需說明收費標準。根據(jù)客人要求做好叫醒服務(wù)。
掌握酒店領(lǐng)導以上相關(guān)人員的電話號碼。掌握當?shù)嘏沙鏊、急救中心、消防處的電話。處理留言,及時通知客人。
嚴守話務(wù)保密制度,不得隨意將客人房號,酒店機密或公司領(lǐng)導電話給別人,如有咨詢,請留言。
熟悉所有內(nèi)線電話,便于各部門之間的協(xié)調(diào)。
在主動打電話到房間時,應(yīng)先報“您好!我是XXX服務(wù)員。”
鈴聲響三聲以內(nèi)接聽電話,講:“您好,XXX酒店或您好,前臺!保曇羟逦⒂辛、表達明了。)
仔細聽客人的要求,聽清楚再回答客人的問題
根據(jù)客人要求轉(zhuǎn)接電話,如客人要求轉(zhuǎn)入電話的房間與實際不符,應(yīng)禮貌示意客人是否記錯房號。
若接收方無人接聽或占線時,請叫對方過一會兒再打或留言。
電話轉(zhuǎn)接程序:
話務(wù)接聽禮儀標準(一)基本技巧1、聲音:
柔和而有韻律的高低音清楚及平均速度開朗2、態(tài)度:
盡量于電話三聲內(nèi)接聽友善,樂于助人及歡愉音聲詢問對方名字并于言談中應(yīng)用3、用字;
簡單,勿用術(shù)語
運用禮貌用語,如:您好、請、謝謝、別客氣等(二)電話程序1、接收外來電話:
鈴聲三聲內(nèi)接聽(統(tǒng)一用普通話)
“您好(早上好),維景酒店,有什么可以幫您?”作開始
小心聆聽,避免打擾對方,有需要時多作咨詢樂于助人,提供額外的資料
當準備接電話時,不允許邊說話邊拿起話筒,不要讓客人一開始聽
到的不是“您好,維景酒店”而是一些其他的話可寫下來電者姓名、房間或電話號碼及詢問內(nèi)容
2、接收內(nèi)線電話:
鈴呼三聲內(nèi)接聽(統(tǒng)一用普通話)“您好,前臺(總臺),我是XXX(報工號)3、轉(zhuǎn)線(內(nèi)部)
對酒店了解,包括各部門經(jīng)理、主管的姓名、工作概況及內(nèi)線號碼只轉(zhuǎn)線至你認為有能力解決來電者問題的內(nèi)線
告訴來電者你把電話轉(zhuǎn)往何人,亦知會另一方誰來電及你轉(zhuǎn)接的原因當來電者要傳呼領(lǐng)導時,要問清來電者姓名、找領(lǐng)導何事,然后對來電者說:“請稍等,我馬上為你轉(zhuǎn)接。“當領(lǐng)導同意接電話時才可以把電話轉(zhuǎn)接過去(對客)
向來電者詢問要轉(zhuǎn)房間號的住客姓名(“請問客人姓名”)
“請問您貴姓?”
經(jīng)過客人同意后:“現(xiàn)在我將電話接往A先生的房間,請稍等”“很抱歉,A先生已退房/尚未抵店,暫時不在房間,請問您是否需要留言?”
“很抱歉,A先生的電話正在使用中,請問先生/小姐愿意等候還是需要留言?”
轉(zhuǎn)接電話時,切記客人同意后才可以為客人轉(zhuǎn)接。4、需來電者等候:
“請問A先生是否愿意等候?應(yīng)該不需要很長時間!
“我了解情況,約需幾分鐘,A先生是否愿意等候或我爾后致電您?”“我可能這需多點時間,可否十五分鐘回電?”
“很抱歉,令您久等,我仍在為您尋找有關(guān)資料,請問您愿意繼續(xù)等
候,或是十分鐘后再給您回電?”
如需離開電話拿資料,應(yīng)向客人解釋說明需等候多久讓來電者知道你的動向
勿讓客人聽到你和同事間的說話內(nèi)容5、致電客人:
事前準備(目的、找誰、重點)打招呼自我介紹
確認與你通話的是你需找的人說出致電原因(如訂房未到等)重復重點
掛斷電話前向?qū)Ψ街轮x6、結(jié)束語
解答及確認已解決客人疑問詢問客人有否其它問題感謝客人來電讓來電者先掛電話
如答應(yīng)客人,應(yīng)馬上作出行動并落實7、電話語言
早上好/晚上好//您好,維景商務(wù)酒店,請問有什么事可以幫助您?請稍后,我馬上為您轉(zhuǎn)接
您好,請問XX房客人的姓名?/請問XX房客人叫什么名字?不用客氣,很樂意為你服務(wù),再見
好的,稍等,馬上為您送到(房間)請稍等,一會兒我再給你回答復。
不好意思方便留下你的聯(lián)系電話嗎?我通知他(她)給你回電話您好,我是前臺接待員,打擾您了XX先生/小姐,您住的這間房今天需要續(xù)交押金,請您到前臺交押金和續(xù)房卡,好嗎?
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