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論秘書與領(lǐng)導的關(guān)系

摘要：本文根據(jù)秘書與領(lǐng)導關(guān)系的現(xiàn)狀，而提出此研究方向。通過探討秘書對領(lǐng)導的服務和參謀的作用，他們之間存在著主動性與被動性的關(guān)系。深入研究了秘書的服務性和參謀性，主要分析了服務性與參謀性之間的關(guān)系，以及秘書該如何把握好主動性與被動性，使秘書與領(lǐng)導的關(guān)系呈現(xiàn)出和諧的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：服務性參謀性辯證統(tǒng)一相互促進

論秘書與領(lǐng)導的關(guān)系

秘書與領(lǐng)導的關(guān)系是秘書工作的一個關(guān)鍵因素，做秘書工作首先要處理好與領(lǐng)導的關(guān)系，真正弄清并正確掌握二者的的關(guān)系，秘書才能保持認識上的清醒和工作上的主動。秘書處于承上啟下的地位，是領(lǐng)導機關(guān)上情下達、下情上報的樞紐，是領(lǐng)導機關(guān)的左右手。因此，秘書與領(lǐng)導應該呈現(xiàn)出一種融洽、和諧和友誼的關(guān)系�？墒敲貢�與領(lǐng)導在共事的過程中，秘書如何做到與領(lǐng)導和諧相處，既建立友誼和感情又不放棄原則，喪失人格，這是一個很難處理的問題，但這又是一個現(xiàn)實的問題，如果處理不妥不僅不能為領(lǐng)導服好務，容易與領(lǐng)導產(chǎn)生矛盾，失去為領(lǐng)導工作的機會。甚至會因為盲目的服從，干一些不該干或者違法的事情。那么，研究與處理好秘書與領(lǐng)導的關(guān)系就有了現(xiàn)實的意義。秘書與領(lǐng)導之間存在著什么樣的關(guān)系呢？怎么樣處理好與領(lǐng)導的關(guān)系使之和諧呢？本文將對此進行研究，希望能夠?qū)γ貢�處理好與領(lǐng)導的關(guān)系有所幫助。

秘書是人的一種職務，擔任這種職務的人，是受組織的委派，在領(lǐng)導者身邊為其工作，而從事辦文、辦會、辦事的助理性、參謀性工作。秘書活動就是輔助領(lǐng)導。秘書工作較之其他各項業(yè)務工作有著顯著的輔助性，這是秘書工作的根本屬性。在任何一個社會組織中，秘書人員均處于領(lǐng)導近身，要緊緊圍繞領(lǐng)導活動的需求和目標，開展直接而全面的服務工作，是領(lǐng)導實施有效管理和活動的不可或缺的參謀與助手。

秘書是直接為領(lǐng)導服務的，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性的特點主要體現(xiàn)在三個方面：一是工作性質(zhì)的被動。秘書工作是為領(lǐng)導服務的，秘書工作的變化總是隨著領(lǐng)導工作的變化而變化，而且領(lǐng)導工作的發(fā)展變化直接影響和制約著秘書的工作的變化。這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。二是工作時空的被動。不同時期、不同地方、不同領(lǐng)導對秘書和秘書活動的要求是不同的。秘書活動要服從領(lǐng)導日程，秘書工作要圍繞領(lǐng)導轉(zhuǎn)。秘書不能離開領(lǐng)導工作而單獨工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞的工作；而且秘書一切活動都必須通過領(lǐng)導和領(lǐng)導活動才能發(fā)揮作用、產(chǎn)生效益。秘書的服務職能主要表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡、接待失誤；節(jié)省領(lǐng)導的精力與時間；幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件等方面為領(lǐng)導把關(guān)等。領(lǐng)導者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持。這就決定了秘書工作的主動性。我國古代的謀士、諫官、幕僚，當代各國的智囊團、思想庫等，都是決策的輔助力量。在諸多輔助力量中，秘書處于特殊的地位，發(fā)揮著重要的作用。中共中央1985年提出新時期秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變”，提出要“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策”，進一步肯定了秘書工作的參謀作用。

秘書的參謀作用主要表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導決策；參與研究情況，提出分析或預測意見；應領(lǐng)導要求參與討論或制定工作計劃或?qū)嵤┓桨�；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導再決策提供依據(jù)等。

秘書工作既有主動性的一面，也有被動性的一面。被動性就是為領(lǐng)導服好務，主動性就是輔助領(lǐng)導決策，起參謀作用。秘書工作的主動性與被動性辯證統(tǒng)一的。秘書人員必須正確認識被動性與主動性的關(guān)系。

秘書的被動服務是基礎，是秘書發(fā)揮其他作用的基礎。只有做好服務這個本職工作，才能更好的為領(lǐng)導實現(xiàn)參謀作用。小平同志曾經(jīng)說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級。”領(lǐng)導首先需要的是一個助手。領(lǐng)導工作的重要性和復雜性，決定了需要有人為其當助手。秘書的助手職責就決定了需要他對于領(lǐng)導的從屬性、輔助性地位。因而，自覺服務領(lǐng)導、樂于服務領(lǐng)導、善于服務領(lǐng)導是秘書人員的基本素質(zhì)和整體風格。秘書對于領(lǐng)導應該有一種服務感。

領(lǐng)導活動過程中，有許多繁雜而具體的事務工作，領(lǐng)導者不可能事事都直接去處理。因此大量的日常事務的處理，就自然落在了作為領(lǐng)導助手的秘書人員身上。如果沒有各種事務的有序的處理，機關(guān)的有效管理，領(lǐng)導職能的實現(xiàn)和秘書參謀作用的發(fā)揮就只能是一句空話。秘書在為領(lǐng)導辦事服務這一過程中，可以接觸到一手的有關(guān)信息，了解整個事情的詳細資料，在完成好服務后，也充分知曉了有關(guān)材料。此時向領(lǐng)導提出自己的建議，不僅容易讓領(lǐng)導樂意聽你講述，也讓你的你的建議更具有可接受性。秘書也起到了參謀的作用。

宏遠公司是一家民營企業(yè)，老板林宏遠是一個依靠改革開放春風發(fā)展起來的企業(yè)家。他招聘了個大學畢業(yè)生小劉為他的秘書。小劉是從名牌大學畢業(yè)的，在學校時也很優(yōu)秀，曾經(jīng)加入校外聯(lián)部和社團聯(lián)合會辦公室。剛剛來時小劉很是虛心，不僅把林總交代的事情辦得很好，而且還不時向老板請教，給了林總很好的印象。時間過了不久，林總漸漸覺得小劉不對勁了：現(xiàn)在交代他的事情好像沒以前辦得那么好了；對于資料收集得多，可是資料沒以前那么整理得讓他一目了然；有些時候，他把資料交給自己，還會對這個資料發(fā)表一下評論。林總私下問了下辦公室主任才知道了小劉的不對勁的原因。這天林總把小劉叫到了辦公室，語重心長的對他說：“小劉，我聽說你現(xiàn)在不僅承擔著秘書的工作，還干著資料分析員、策劃團隊i的工作。對嗎？”小劉不知道林總想說什么，只好點了下頭。林總又接著說：“年輕人多接觸不同的工作，上進是好事�？墒俏移刚埖哪愕某踔允切枰�一個秘書為我打理好日常的事物，你的工作的好壞影響著我對資料的把握，進而影響著我的決策。你對資料的分析，與策劃團隊的接觸是為了更好把握情況，進而向我提出你的建議，我很感謝你想給我參謀建議這份心�？墒俏蚁Ｍ�你明白現(xiàn)在你的秘書身份，你安心幫我處理好我其他的繁雜的事情，這才是你的本職工作。懂了吧？”一席話把小劉說得實在不好意思極了，以前老想著給林總好的建議，看似幫忙，其實首先讓林總的工作有序，為他服好務才是基礎。最基本的服務都沒做好，怎么會有以后的參謀建議呢？

秘書的參謀活動即主動服務可以更好的為領(lǐng)導服務，影響秘書的被動服務效果。發(fā)揮參謀作用，是領(lǐng)導決策科學化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應時代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領(lǐng)導、綜合服務、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀，領(lǐng)導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。秘書發(fā)揮好參謀工作以后，讓領(lǐng)導的工作效率得到提高，工作績效得到上級的肯定，讓領(lǐng)導有個愉悅的心情，那么秘書在領(lǐng)導身邊服務更有一個和諧的環(huán)境，能夠真誠，高效的服務。對秘書而言，不僅僅是工作的順利完成，更有工作提升的機會。

小王是某大學英語系畢業(yè)生，畢業(yè)后應聘進了某公司擔任秘書。進公司時她沒有告訴經(jīng)理她大學時曾經(jīng)輔修法律的經(jīng)歷。在平時的工作中，小王勤勤懇懇，不僅沒有遲到早退的現(xiàn)象，平時下班后反而主動留在辦公室加班，以更方便了解公司的狀況。小王虛心向前輩學習，加上自身條件本身很優(yōu)異，沒過多久，小王就成了經(jīng)理的得力助手，幫經(jīng)理把平時的工作處理得妥妥當當，幾乎沒出什么差錯，讓小王深得經(jīng)理的信任。某天公司召開高層會議討論一份合同，可是法律顧問不知為何沒能趕來，但這份合同的審閱時間又相當?shù)募逼�，在各位主管在為這份合同簽訂與否而爭論不休時，坐在經(jīng)理身邊記錄的小王向經(jīng)理小聲的提了一句她的看法，經(jīng)理一聽有理，就讓她大聲的繼續(xù)講出來。小王根據(jù)自己以前在學校學的法律知識和平時對公司情況的了解對此份進行了詳細的分析，一一指出了其中的利弊，得出此份合同不宜簽訂的結(jié)論。由于她平時的表現(xiàn)大家都看在眼里，所以幾位主管對她的發(fā)言也也就沒說什么不滿。特別是經(jīng)理，他看到小王平時的工作都完成得很好，現(xiàn)在又說得那么條條是道，所以相信小王這次的參謀意見是正確的，并采納了小王的意見。后來的事實證明小王的判斷是正確的，小王為公司挽回了損失，也讓公司同仁看到了她的實力，她得到提升也就是意料之中的事情了。從這里我們可以看到，秘書在做好自己的本職工作后，再給領(lǐng)導一些參謀建議對秘書自身的發(fā)展是有很大好處的。

秘書對領(lǐng)導的被動服務與主動參謀二者是相輔相成，相互促進的。只看到秘書工作的被動性，看不到秘書工作的主動性，是一種片面的認識。這種錯誤的認識必然導致秘書人員把自己完全置于被動應付的地位，滿足與領(lǐng)導叫干什么就干什么，工作中遇到什么就什么，沒有半點主動性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認秘書工作有被動性，無限夸大秘書工作的主動性，秘書人員就有可能離開自己的輔助地位，擺脫領(lǐng)導意圖控制，產(chǎn)生越權(quán)行為，同樣會導致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣的貫徹領(lǐng)導意圖，執(zhí)行領(lǐng)導指示，又要充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性的貫徹領(lǐng)導意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創(chuàng)秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應領(lǐng)導工作的需求，也才是一名合格的秘書。秘書與領(lǐng)導也就會呈現(xiàn)出一種和諧的局面。

天地公司銷售部經(jīng)理多了兩個秘書，小李和小張，說是秘書其實還不算，她們應聘秘書職位通過了前面幾關(guān)考核，現(xiàn)在在試用期，三個月后決定最終的錄取結(jié)果。小李比較沉穩(wěn)，對經(jīng)理交代的事情都完成得很好，與銷售部的同事相處得也很好。小張比較活潑，對經(jīng)理吩咐的任務還是能完成，只不過沒有小李的活漂亮，她這個樂天派每天工作完成之余。纏著同事問這問那，有時還老想跟著他們往外跑業(yè)務，對于她的行為，有些同事覺得還好，有些就不看好了，秘書還是安安分分的好，老跑來跑去像什么樣啊。很快三個月過去了，出乎很多人意料的，經(jīng)理選擇了小張，老老實實干事的小李沒能留下。經(jīng)理在會議上給大家講了原因，為大家解惑。經(jīng)理說：“我需要的是秘書，她要能為我處理好日常的事務，像打接電話與客戶聯(lián)系，收集資料等等。這是最基本，這點小李要比校張干得好�？墒牵�我需要的秘書不僅僅只是聽從我的命令干事，我希望她可以向我發(fā)表她的看法，她對我的工作比較了解，我一個人畢竟不能面面俱到的都想到，我需要她給我參謀，給我建議。小張這三個月來，通過與你們的接觸，給了我很多她的看法。所以我會留下她。但是小張你的秘書本職工作可要干好了。”小張既是高興又是不好意思的笑了�？磥砻貢�也不僅僅是為領(lǐng)導服好務就可以了，必要時還是領(lǐng)導的參謀呢。從上面的分析中，我們已經(jīng)清楚的看到了秘書與領(lǐng)導之間服務性與參謀性的關(guān)系，那么該如何處理他們之間這種關(guān)系，讓秘書與領(lǐng)導呈現(xiàn)出一種和諧的局面呢？

筆者認為秘書與領(lǐng)導間既然存在著主動性與被動性的關(guān)系，而且兩者是辨證統(tǒng)一的。那么就該如此對待：首先，自覺地承認秘書工作的從屬性、被動性，是選擇秘書職業(yè)應有的認識。人們都希望自己掌握自己，盡管事實上很少有人能做到。人們都希望能夠創(chuàng)造性地工作，并作出更出色的成果，盡管世界上絕大多數(shù)人未必能做到這一點。秘書應該從思想上認識和接受他對于領(lǐng)導而言的被動與主動的角色的疊加。其次，秘書圍繞與領(lǐng)導主輔配合近身輔助，積極主動創(chuàng)造性地開展工作。秘書平時接觸最多的是領(lǐng)導，服務最多的也是領(lǐng)導。作為秘書必須圍繞與領(lǐng)導主輔配合近身輔助，贏得領(lǐng)導的好感和信任。這既為開拓性、創(chuàng)造性地開展工作打下良好的基礎，也為更好地服務領(lǐng)導需要創(chuàng)造便利條件。要想做到這一點，就必須堅持把優(yōu)質(zhì)服務，滿意服務作為秘書工作追求的最高目標。再次，服從于領(lǐng)導是秘書工作必須遵循的，在被動性的客觀情況下，能否做出創(chuàng)造性的貢獻，乃是對每個從事秘書工作同志的要求。“居于配角的地位，應具有主角意識”。這里所說的主角意識，不是要與主角換位，而是站在主角的立場和角度去觀察，研究分析和處理問題，這樣所提出的參謀意見才能達到總攬的全局，高屋建瓴的境地。當鄰導感到本單位或本部門工作起色不佳時，秘書就應當提出有效建議；當領(lǐng)導者因缺乏信息而決斷無力時，秘書就應當把收集起來的信息反饋給領(lǐng)導；當領(lǐng)導者需要了解發(fā)展趨勢和前景時，秘書就應當盡可能減少日常事務對領(lǐng)導的干擾�？傊�，秘書應跟上級領(lǐng)導者的思路，抓住領(lǐng)導者的思路，這樣才能盡可能地配合好領(lǐng)導，推動整個單位的有益發(fā)展。

綜上所述，要處理好秘書與領(lǐng)導之間工作被動和主動的關(guān)系應該做到：作為領(lǐng)導者的參謀和助手，秘書是處于被動地位的。盡管秘書可以向領(lǐng)導提出不同意見和建議，但必須按領(lǐng)導意圖辦事，在行動上必須堅決服從領(lǐng)導，奉命行事，不得我行我素，自行其是；但作為秘書工作主體的人，只有充分發(fā)揮主觀能動性，才能適應領(lǐng)導工作的輔助需要，只有主動，才有所作為，而有作為，才能有地位。這樣才能讓秘書與領(lǐng)導有一種和諧的關(guān)系。

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