公文處理培訓(xùn)講義

一、公文的概念

公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)在行政管理的過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

企業(yè)在自身的建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中也得使用這個(gè)工具.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，科室負(fù)責(zé)人和文秘，內(nèi)勤人員，檔案管理人員等，都必須了解公文處理知識(shí)，熟識(shí)公文制度和運(yùn)作程序。

二、常見(jiàn)文種寫(xiě)作

（一）決定

決定使用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定屬于下行文。

決定和決議的區(qū)別：決定一般只涉及某一“重要事項(xiàng)”或某一問(wèn)題，內(nèi)容較單一、明確、具體。決議是對(duì)一系列原則性問(wèn)題的決斷。

（二）公告

適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（三）通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

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（四）通知

通知是所有公文中應(yīng)用最廣泛的一種，通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

（五）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（六）意見(jiàn)

意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。意見(jiàn)屬于多向性公文。

（七）請(qǐng)示

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)。屬于上行文。

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事、一事一請(qǐng)，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)示不能有兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上請(qǐng)示項(xiàng)目，為避免推諉扯皮，只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)（不能寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人），若需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。即使受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，其請(qǐng)示也只能標(biāo)寫(xiě)直接處理請(qǐng)示事項(xiàng)的一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，同時(shí)抄送另一上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。一般情況下，請(qǐng)示不得越級(jí)行文（越級(jí)請(qǐng)示），如特殊情況或緊急事項(xiàng)，需要越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)將請(qǐng)示同時(shí)抄送越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。同時(shí)，請(qǐng)示也不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

請(qǐng)示的寫(xiě)作：正文部分要寫(xiě)明請(qǐng)示緣由、事項(xiàng)，最后是請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)，如：“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“當(dāng)否，

請(qǐng)批示”。

（八）報(bào)告

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn) ，報(bào)告屬于上行文。報(bào)告主要有：工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告。

報(bào)告由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期組成，一般情況報(bào)告不需要版記部分。一般來(lái)說(shuō)，報(bào)告要有主送機(jī)關(guān)，即發(fā)文機(jī)關(guān)的直屬上級(jí)機(jī)關(guān)，有些報(bào)告沒(méi)有主送機(jī)關(guān)。

請(qǐng)示和報(bào)告都是上行文，報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，主要是反映情況，答復(fù)詢(xún)問(wèn)等，上級(jí)機(jī)關(guān)不一定作批示，即有報(bào)告不一定答；而請(qǐng)示必須要有請(qǐng)示事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)必須批復(fù)，即有請(qǐng)示必答。

（九）批復(fù)

批復(fù)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)與請(qǐng)示是相對(duì)應(yīng)的一種公文，屬于下行文。

若把“批復(fù)”同“請(qǐng)示”一起發(fā)送給呈送“請(qǐng)示”的下級(jí)機(jī)關(guān)，這樣的行文叫做復(fù)體行文，不能把請(qǐng)示當(dāng)成附件。批復(fù)只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即發(fā)“請(qǐng)示”的機(jī)關(guān)。批復(fù)的開(kāi)頭一般要寫(xiě)明批復(fù)依據(jù)，應(yīng)先標(biāo)引請(qǐng)示的標(biāo)題，接著用括號(hào)注明來(lái)文的發(fā)文字號(hào)，并寫(xiě)明“收悉”二字，然后用“現(xiàn)批復(fù)如下”等語(yǔ)言過(guò)渡。

（十）會(huì)議記錄

開(kāi)會(huì)時(shí)由會(huì)議指定的專(zhuān)職記錄人員當(dāng)場(chǎng)如實(shí)記寫(xiě)會(huì)議基本

情況、發(fā)言?xún)?nèi)容和決議事項(xiàng)的事務(wù)文書(shū)。會(huì)議記錄是一種重要的檔案材料，是傳達(dá)和執(zhí)行會(huì)議決定、貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，是分析、研究、總結(jié)和檢查工作的憑證，是撰寫(xiě)報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等文書(shū)的最可信的資料

（十一）會(huì)議紀(jì)要

“會(huì)議紀(jì)要”的“紀(jì)”就是“記”，就是記錄、記載的意思，“要”就是要點(diǎn)的意思。會(huì)議紀(jì)要一般不需要加蓋公章。用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。形成于會(huì)議后期或會(huì)議結(jié)束之后。所記載、傳達(dá)的議定事項(xiàng)，具有行政約束力。

（十二）計(jì)劃

計(jì)劃是對(duì)一段時(shí)間內(nèi)的工作或要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)預(yù)先做出打算和安排的事務(wù)性文書(shū)（規(guī)劃、安排、要點(diǎn)、方案、設(shè)想）。

（十三）總結(jié)

總結(jié)是對(duì)某一時(shí)期或某項(xiàng)工作的成敗進(jìn)行回顧、歸納、分析，從中引出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)文書(shū)。

（十四）新聞報(bào)道

是一種用簡(jiǎn)潔明快的文字，迅速、及時(shí)地反映現(xiàn)實(shí)生活中新鮮而重要的事件的報(bào)道文體。

三、主要行文規(guī)則

一定要有必要的才制發(fā)公文，必須保證公文的權(quán)威性，要注重效用。上級(jí)黨委可以向政府、群團(tuán)、黨委行文；政府機(jī)關(guān)不得

對(duì)黨組織行文作指示、交任務(wù)，只能報(bào)告。一般不能越級(jí)行文。部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。聯(lián)合行文的前提是同級(jí)，并且要協(xié)商一致意見(jiàn)（會(huì)簽）才能行文。

四、文種使用常見(jiàn)錯(cuò)誤

（一）混淆文種

1.請(qǐng)示與報(bào)告�！罢�(qǐng)示”和“報(bào)告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見(jiàn)的問(wèn)題主要有：將“請(qǐng)示”文種用“報(bào)告”文種呈送上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫(xiě)“請(qǐng)示”和“報(bào)告”時(shí)，要特別注意二者之間八個(gè)方面的區(qū)別。

一是作用不同�！罢�(qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；“報(bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，答復(fù)上級(jí)訊問(wèn)，報(bào)送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同�！罢�(qǐng)示”是本單位無(wú)力無(wú)權(quán)解決或按規(guī)定須上級(jí)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng)；“報(bào)告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級(jí)機(jī)關(guān)建議，須上級(jí)機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。

三是容量不同。“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事；“報(bào)告”可多事一報(bào)，但不得夾帶請(qǐng)示的事項(xiàng)。

四是時(shí)間不同�！罢�(qǐng)示”應(yīng)事前行文；“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同�！罢�(qǐng)示”一般只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多

頭主送或越級(jí)主送；“報(bào)告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，其他上級(jí)機(jī)關(guān)也可以抄送。

六是處理不同。上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的請(qǐng)示后，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級(jí)應(yīng)在收到上級(jí)批復(fù)（答復(fù)）后才能實(shí)施；上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的報(bào)告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級(jí)不用等待上級(jí)答復(fù)。

七是篇幅不同�！罢�(qǐng)示”的篇幅比較短，一般不超過(guò)1500字；“報(bào)告”的篇幅相對(duì)較長(zhǎng)，但一般不超過(guò)3000字。

八是結(jié)束語(yǔ)不同�！罢�(qǐng)示”在結(jié)束時(shí)用“妥否，請(qǐng)批示”、 “請(qǐng)審示”等；“報(bào)告”用“專(zhuān)此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。

2．請(qǐng)示與函�！昂�”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文�！昂�”可分為商函、詢(xún)答函、請(qǐng)批函（請(qǐng)求批準(zhǔn)函、審批函）�！昂�”在公文往來(lái)中使用比較廣泛。

3．報(bào)告與總結(jié)。如前所述，“報(bào)告”是上行文，其主要作用是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等�！翱偨Y(jié)”不是公文文種。工作總結(jié)就是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，可直接使用“報(bào)告”文種，主送上級(jí)機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。

（二）生造文種

依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政機(jī)關(guān)的公文種類(lèi)主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應(yīng)使

用非法定文種。我們?cè)谥瓢l(fā)公文過(guò)程中經(jīng)常見(jiàn)到《關(guān)于××的解釋》、《關(guān)于××的補(bǔ)充說(shuō)明》《××實(shí)施辦法》《××局2007年工作要點(diǎn)》、《××局精神文明創(chuàng)建工作實(shí)施方案》等文件標(biāo)題，這均是錯(cuò)誤的用法。正確的用法應(yīng)是加用法定文種，下發(fā)的如《××局關(guān)于印發(fā)2007年工作要點(diǎn)的通知》，上報(bào)的如《××局關(guān)于報(bào)送2006年工作總結(jié)的報(bào)告》等。

（三）混用文種

把多種文種使用在一起。如《關(guān)于××的請(qǐng)示報(bào)告》《關(guān)于××的請(qǐng)示函》《關(guān)于××的公示公告》等，還有的在報(bào)告夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，均是不正確的用法。

五、其他常識(shí)

一般情況下公文的頁(yè)面設(shè)置為（A4型），上：3.7厘米；下：

3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行間距可設(shè)為固定值28磅。

《辦法》和《細(xì)則》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、二、

三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）

（2）（3）……”，《格式》規(guī)定正文中第一層次標(biāo)題使用3號(hào)黑體字，第二層次標(biāo)題使用3號(hào)楷體字，正文中其他文字一般用3號(hào)仿宋體字，每面排22行，每行排28個(gè)字。

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