函的適用范圍、種類、寫法
一、 函的適用范圍
函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征求意見、詢問或答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。
二、 函的主要種類
函的主要種類有:征詢意見函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函、答復(fù)意見和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。
三、 函的寫法
(一)函的一般寫法
函分為發(fā)函和復(fù)函,其寫法略有不同。
1.發(fā)函主要用于與有關(guān)單位商洽公務(wù),向有關(guān)單位詢問和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。擬寫時(shí),標(biāo)題一般為《關(guān)于××××××的函》;正文開頭部分要交代發(fā)函的原因和目的;正文啟承語一般為“現(xiàn)函告如下”;主體部分寫商洽、詢問和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的內(nèi)容,要寫得具體、清楚;結(jié)尾常提出希望和要求,用語要得體。需要結(jié)束語的,如請(qǐng)求解決困難的函,可用“請(qǐng)予支持”等。
2.復(fù)函主要用于針對(duì)來函作出回復(fù)。擬寫時(shí),正文開頭部分要引述來函,然后用“經(jīng)研究,現(xiàn)函復(fù)如下”過渡到下文;主體部分針對(duì)來函所涉及事項(xiàng),逐一作出明確回復(fù);結(jié)尾可用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”,如答復(fù)意見的函,可用“以
上意見,請(qǐng)予考慮”等作結(jié)束語,也可不使用結(jié)束語。
(二) 征求意見函的寫法
征求意見的函是向有關(guān)單位詢問、了解某一事項(xiàng)或征求對(duì)某一事項(xiàng)意見的行文。其基本寫法:首先寫明征詢意見的緣由;其次寫明需要詢問和了解或征求意見的事項(xiàng),必要時(shí)應(yīng)寫明本單位對(duì)該事項(xiàng)的傾向性意見;第三寫清函復(fù)的時(shí)間要求和聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。
(三)答復(fù)意見函的寫法
答復(fù)意見的函是針對(duì)來函提出意見或作出回復(fù)的行文。其基本寫法為:首先寫明對(duì)什么來函或什么問題進(jìn)行函復(fù);其次寫明對(duì)來函內(nèi)容的總體意見或評(píng)價(jià);第三寫明函復(fù)的具體意見。
(四)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)函的寫法
請(qǐng)求批準(zhǔn)的函,是向不相隸屬單位請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)的行文。這種函的寫法,在內(nèi)容和要求上與請(qǐng)示大致相同,差別主要表現(xiàn)在形式上。即請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng),如果審批期限在上級(jí)單位,需用請(qǐng)示行文;如果審批權(quán)限在同級(jí)單位或不相隸屬單位,則應(yīng)使用函行文。
相應(yīng)地,答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)的函,在內(nèi)容和要求上與批復(fù)的寫法大致相同。
四、擬寫函應(yīng)注意的問題
(一)行文簡潔明確,用語把握分寸,語氣平和有禮。
(二)函用于商洽辦理事項(xiàng)時(shí),一般應(yīng)寫明辦理時(shí)限;復(fù)函時(shí)則應(yīng)該迅速、及時(shí)。
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