常見公文寫作及格式

一、常用的公文種類

1. 通知。發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。

2. 報(bào)告。向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議。

3. 請示。向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

4. 會議紀(jì)要。記載、傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神。

5. 決議。經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

6. 函。不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

7.通報(bào)。表揚(yáng)先進(jìn)，批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神,交流重要情況。

8.通告。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

9.批復(fù)。答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。

10.條例。用于制定規(guī)范工作、活動(dòng)和行為的規(guī)章制度。

11.規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

12.意見。對某一重要問題提出設(shè)想、建議和安排。

13. 公告。向內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

14. 決定。對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。

二、常用公文的寫作格式

我們常用公文包括：報(bào)告、請示、通知、規(guī)定、函。

(一)《報(bào)告》寫作要點(diǎn):報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問時(shí)用陳述性公文。

1.標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋報(bào)告；報(bào)告前可加“緊急”。

2.正文：一是事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。二是事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。

3.結(jié)尾：可寫“特此報(bào)告”“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號，或“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請指示”等語。注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對性。

（二）《請示》寫作要點(diǎn)：請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的呈請性、期復(fù)性公文。

1.標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)名稱＋事由＋請示。

2.正文:一是請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。二是請示的事項(xiàng)：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

3.結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請指示”。“特此請示，請予批準(zhǔn)”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復(fù)”，“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。

4.注意事項(xiàng)：一文一事；一個(gè)主送機(jī)關(guān)；逐級請示。

(三)《通知》是下行文，要求下級機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安

排的文種。通知講究時(shí)效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

1.標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋通知。

2.正文：一是通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準(zhǔn)，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。二是通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。

3.結(jié)尾：三種寫法：

一是意盡言止，不單寫結(jié)束語。

二是在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。

三是再次明確主題的段落描寫。

(四)《規(guī)定》寫作要點(diǎn)：規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。

1.標(biāo)題：地域＋內(nèi)容＋文件種類（規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等）。

2.正文：一是正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，按順序依次排列�！皸l”是法規(guī)的基本單位。二是“條”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“款”，“款”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“項(xiàng)”。三是根據(jù)內(nèi)容的需要，可以在“條”上設(shè)“章”。

(五)《函》函的概念:函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文，平行文種。

1.函的特點(diǎn)：一是溝通性。二是靈活性。三是單一性。

2.撰寫函件應(yīng)注意的問題：

首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

三、公文的結(jié)構(gòu)層次及字體

公文一般由眉首（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、機(jī)密等級等內(nèi)容，一般用橫線與正文部分隔開）、正文（包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、內(nèi)容、附件、落款、附注等）文尾（包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機(jī)關(guān)欄、印發(fā)日期、份數(shù)、印章等項(xiàng)）三部分組成。

正文這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文單位的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌雜亂。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：

第一層用“一、”

第二層用“（一）”

第三層用“1．”(不能寫成“1、”把小圓點(diǎn)寫成頓號)

第四層 用“（1）”

在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。

----標(biāo)題用2號華文中宋（宋）體，居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

----正文，在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排��；有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排印；有多級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用宋體字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第三級小標(biāo)題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字用仿宋3號排印。

----成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個(gè)字，用3號仿宋體排印。

----“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號，主題詞詞目用3號小標(biāo)宋體字，一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號，每個(gè)詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。 主題詞標(biāo)引順序是：類別詞----類屬詞----形式詞。

----用印。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。所謂騎年就是蓋章的時(shí)候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時(shí)，章子要把月份整個(gè)蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。

二○一三年五月五日

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