公司公文一般格式

參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件時有一個統(tǒng)一的格式。

一 、公文用紙及版面規(guī)格

采用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每頁22行，每行28字。

二、秘密等級和保密期限（或緊急程度）

用3號宋黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）

大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發(fā)文字號，

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。

代字：發(fā)文機關(guān)名稱極度簡縮；

年份（年度），用阿拉伯數(shù)字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞”

序號，不加“第”字，也不加“0”。

用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發(fā)人

“簽發(fā)人”3字后標全角冒號，用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體居右空1字標識，與發(fā)文字號在同一行（這時發(fā)文字號應(yīng)移到左邊）。

六、公文標題

用小二號黑宋體。離發(fā)文字號下空2行，居中排布。

七、主送機關(guān)

在標題下空1行，用3號仿宋體，左側(cè)頂格標識，后標全角冒號。

八、正文

在主送機關(guān)之下左空2字，用3號仿宋體標識，回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標識，“附件”后標全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯數(shù)字標識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱后不加標點符號。

十、成文時間和印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。

成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應(yīng)寫為“〇”；

加蓋印章應(yīng)“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發(fā)文機關(guān)名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。 十一、附注

公文如有附注，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識

十二、主題詞 “主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標點符號。（主題詞編寫有規(guī)定，另編） 十三、抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒號，抄送機關(guān)較多，回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，抄送機關(guān)間要用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后標句號，可以防止私加抄送機關(guān)或變造公文。

既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關(guān)。

十四、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標注在抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關(guān)如果字數(shù)太多，可以自行簡化。印發(fā)日期要用阿拉伯數(shù)碼標識。

十五、版記

版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

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