如何寫好轉(zhuǎn)發(fā)類通知

轉(zhuǎn)發(fā)類通知是指轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)文件的通知，在承上啟下的機(jī)關(guān)使用頻率很高。這類通知內(nèi)容相對比較簡單，但要寫好寫精也不易。從當(dāng)前的辦文實(shí)際看，仍然存有標(biāo)題擬制不當(dāng)，照抄照轉(zhuǎn)等一些問題。寫好這類通知，要處理好以下三個問題。

一、標(biāo)題怎么寫，標(biāo)題太長怎么辦

公文的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成，轉(zhuǎn)發(fā)類通知的標(biāo)題，一般也由“發(fā)文機(jī)關(guān)+（關(guān)于）轉(zhuǎn)發(fā)+原文標(biāo)題+文種”組成。如《某某市人民政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)市衛(wèi)生局等部門關(guān)于農(nóng)村衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革與管理的實(shí)施意見的通知》（某政辦發(fā)〔2004〕26號）。轉(zhuǎn)發(fā)式通知的標(biāo)題一般較長，因?yàn)閷?shí)際上是兩層標(biāo)題，如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件碰巧又是轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，這樣以來，轉(zhuǎn)發(fā)的層次較多，標(biāo)題中“關(guān)于”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”就會反復(fù)在標(biāo)題內(nèi)出現(xiàn)，讓人讀起來別扭。為使標(biāo)題簡練、流暢，方便理解，可采取以下方法處理。

1. 省略法。一是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。因我們使用有固定紅頭的文件，不會帶來理解上的歧義（但這種做法也有問題，在第三部分詳述）。二是省略介詞“關(guān)于”或文種“通知”。當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時，且文種為通知，標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”。如《轉(zhuǎn)發(fā)××水利委員會關(guān)于激勵創(chuàng)新辦法的實(shí)施細(xì)則（試行）的通知》（××辦[2004]2號）。被轉(zhuǎn)發(fā)的文件文種不是通知時，還要加上通知。三是省略被轉(zhuǎn)發(fā)文件聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只在正文里列出各個聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)。 1

如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部等部門對征用農(nóng)民集體所有土地補(bǔ)償費(fèi)管理使用情況開展專項(xiàng)檢查的意見的通知》（國辦發(fā)［2004］31號）。

2. 替代法。有的文件標(biāo)題很長，采用省略法擬制標(biāo)題仍然很長，可用發(fā)文字號作為新擬標(biāo)題的事由，以替代原文標(biāo)題。如< <轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)[2004]2號文件的通知>>（××監(jiān)[2004]6號），倘若不如此替代省略，擬制的標(biāo)題就應(yīng)是《轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部關(guān)于貫徹實(shí)施〈行政許可法〉加強(qiáng)對貫徹執(zhí)行〈行政許可法〉情況進(jìn)行監(jiān)察的通知的通知》。但用替代法擬制標(biāo)題讓人不容易一眼看出發(fā)文事由，也可用發(fā)文字號加事由的辦法來解決這一問題。如< <××省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)［2004］38號文件切實(shí)做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目清理工作的通知>>（×政辦發(fā)[2004]41 號），既避免了冗長，又標(biāo)明了事由。

3. 直轉(zhuǎn)法。如果上級的文件，到本單位時已經(jīng)經(jīng)過了三、四層轉(zhuǎn)發(fā)，這時可以直接轉(zhuǎn)發(fā)初始發(fā)文單位文件，不要間接層層轉(zhuǎn)發(fā)。比如水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部文件，黃委轉(zhuǎn)發(fā)水利部文件，到我們山東河務(wù)局還需要轉(zhuǎn)發(fā)，這時可以直接轉(zhuǎn)發(fā)財政部文件，如《轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知》（魯黃財[2004]30號），如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》。

4. 簡稱法。在系統(tǒng)內(nèi)部行文，可使用規(guī)定的規(guī)范化簡稱。如“水利部黃河水利委員會”，可簡稱“黃委”，“黃河水利委員會人事勞

動教育局”可簡稱“黃委人勞局”。如《轉(zhuǎn)發(fā)黃委人勞局關(guān)于全河冬季安全生產(chǎn)大檢查的通知》（魯黃電[2003]212號）。

二、正文怎么寫，無話可說怎么辦

正文基本上有以下二種寫法：一是不提具體要求的寫法。常見于黨委、政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)部門的意見等，寫法上通常先表明態(tài)度，提出轉(zhuǎn)發(fā)原則要求。一般篇幅較簡短。二是提出具體要求的寫法。常見于下級機(jī)關(guān)（職能部門）轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)（職能部門）的文件。一般開頭直說轉(zhuǎn)發(fā)事項(xiàng)，即將某某文件轉(zhuǎn)發(fā)給你們，再對如何貫徹執(zhí)行提出具體要求�？梢詫Ρ晦D(zhuǎn)發(fā)文件闡述不夠充分的加以補(bǔ)充、說明、深化，也可以結(jié)合本單位實(shí)際對上級的有關(guān)要求加以重申、強(qiáng)調(diào)，并作出適當(dāng)?shù)陌才拧?/p>

很多同志轉(zhuǎn)發(fā)文件時時感到無話可說，總感覺上級文件對某項(xiàng)工作已經(jīng)有比較明確的要求、部署，按上級的要求執(zhí)行就行了，這是不對的。上級機(jī)關(guān)的文件，講的大多是一些原則性、規(guī)律性的東西，不可能講得很具體。轉(zhuǎn)發(fā)時可以避虛就實(shí)，緊緊著眼本單位的實(shí)際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化。要針對本單位的特殊性，提出可操性強(qiáng)的措施和實(shí)際步驟來加以解決。如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西，自身對某方面的工作規(guī)定得比較具體詳細(xì)，操作性較強(qiáng)，轉(zhuǎn)發(fā)時也可以化實(shí)為虛，提出學(xué)習(xí)貫徹的原則性要求，切記不能硬提要求。為精簡文件，避免層層轉(zhuǎn)發(fā)，可翻印下發(fā)的就不要轉(zhuǎn)發(fā)，目前這種方式已在不少地方被廣泛采用并在實(shí)踐中得到了認(rèn)可。

起草轉(zhuǎn)發(fā)類通知經(jīng)常出現(xiàn)這么兩種情況：第一，不該說的說了。有兩個表現(xiàn)，一是重復(fù)，就是與發(fā)文機(jī)關(guān)起草根據(jù)、目的、背景、要求等相重復(fù)，這些內(nèi)容原文已有，起草通知時應(yīng)開門見山，開篇即講轉(zhuǎn)發(fā)事宜，不必要再重復(fù)。二是評論，就是對被轉(zhuǎn)發(fā)的文件作評論，說如何重要等。上級機(jī)關(guān)制發(fā)文件，由于站得高，想得遠(yuǎn)，看得透，對政策理解得準(zhǔn)，安排部署工作有其必然性、必要性。轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)不便也不宜再加以評論，即使評論，由于不了解情況，也不一定正確。所以，評論的話還是不說的好。第二，該說的沒有說，就是有的轉(zhuǎn)發(fā)上級文件的通知，文字三兩行解決，現(xiàn)將某某轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合本單位實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行云云。如何結(jié)合本單位實(shí)際落實(shí)沒有任何具體要求，實(shí)際上這正是轉(zhuǎn)發(fā)文件的重點(diǎn)。如此簡單地照轉(zhuǎn)，算不上什么轉(zhuǎn)發(fā)，與翻印差不多。這樣轉(zhuǎn)發(fā)通知，不僅僅是發(fā)一個文件的問題，也反映了不負(fù)責(zé)任的工作作風(fēng)。

出現(xiàn)上面第二種情況的重要原因之一，就是很多同志轉(zhuǎn)發(fā)文件時時感到無話可說，總感覺上級文件對某項(xiàng)工作已經(jīng)有比較明確的要求、部署，按上級的要求執(zhí)行就行了。這種認(rèn)識是錯誤的。上級機(jī)關(guān)的文件，講的多是一些原則性、規(guī)律性的東西，是“普通話”。轉(zhuǎn)發(fā)文件時要緊緊著眼本單位的實(shí)際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化，要講“地方話”，講“方言”。要在吃透上級精神，把握好本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，經(jīng)過加工創(chuàng)新，把“普通話”翻譯成“地方話”，這樣以來，可說的東西多著呢，怎么會無話可說呢�？梢越Y(jié)合本單位實(shí)際對上級的有關(guān)要求加以重申、強(qiáng)調(diào)，并做出適當(dāng)?shù)陌才牛?/p>

也可以對被轉(zhuǎn)發(fā)文件闡述不夠充分的加以補(bǔ)充、說明、深化。具體寫法上，可以避虛就實(shí)，也可以以虛寫實(shí)。如上級要求比較原則，轉(zhuǎn)發(fā)時就針對本單位的特殊性，提出可操性強(qiáng)的具體措施和實(shí)施步驟。如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西，對某方面的工作規(guī)定的比較具體詳細(xì)，操作性較強(qiáng)，轉(zhuǎn)發(fā)時也可以提出學(xué)習(xí)貫徹等“較虛”的具體要求。

三、引文如何引，引文不準(zhǔn)怎么辦？

在轉(zhuǎn)發(fā)文件的正文里引文，一定要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。如果原文標(biāo)題上沒有發(fā)文機(jī)關(guān)，還需要再加上發(fā)文機(jī)關(guān)。引文是在轉(zhuǎn)發(fā)類通知里面經(jīng)常出錯的地方，引用機(jī)關(guān)名稱時，一定要注意發(fā)文機(jī)關(guān)的級別。黨委政府或其授權(quán)的辦公室聯(lián)合發(fā)文或單獨(dú)發(fā)文，均標(biāo)注了發(fā)文機(jī)關(guān)，行文時要區(qū)分清楚，不能張冠李戴。屬黨委、政府一級的，就不要引用成辦公室的，屬辦公室一級的，就不要統(tǒng)稱黨委、政府的。

例如：山東河務(wù)局的上級單位水利部黃河水利委員會，發(fā)文形式有多種，有委級文，有局（辦）文，有黨組文，有黃河防總文，有黃河防總辦公室文，這些文件在文頭（即通常說的紅頭）上都是有區(qū)別的，引用時要認(rèn)真加以區(qū)分。委級文的紅頭是“水利部黃河水利委員會文件”，局（辦）文的紅頭是“黃河水利委員會局級文件”，如果實(shí)在區(qū)分不開，可以看文件上的印章，用哪一級的印章就是哪一級的文件，如委級文《關(guān)于表彰安全生產(chǎn)先進(jìn)集體先進(jìn)個人的通知》，用“水利部黃河水利委員會”印，引用時為“黃委《關(guān)于表彰安全生產(chǎn)先進(jìn)集體先進(jìn)個人的通知》（黃人勞[2004]11號）”，局級文《關(guān)于

進(jìn)一步做好五一節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》，用“黃河水利委員會人事勞動教育局”印，引用時為“黃委人勞局《關(guān)于進(jìn)一步做好五一節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》（黃人勞安[2004]21號）”，以此類推。

發(fā)文機(jī)關(guān)行文時標(biāo)題不按照新的公文處理辦法規(guī)定的“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種”來執(zhí)行，是造成引用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不準(zhǔn)問題的重要原因。對于從事公文處理工作的同志來說，這是一個很簡單的問題。但對于從事業(yè)務(wù)工作的同志來說，往往注意不到這樣的細(xì)節(jié)。如果公文標(biāo)題上標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，這些同志在引用公文時就不會再出現(xiàn)上述問題了。標(biāo)題不加發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的問題不是個別現(xiàn)象，不加也有種種原因和理由，但還是應(yīng)嚴(yán)格遵守《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定。

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