如何寫好辦公會議紀(jì)要
《辦公會議紀(jì)要》,有書記辦公會議紀(jì)要,常委辦公會議紀(jì)要,市(縣)長辦公會議紀(jì)要,局長辦公會議紀(jì)要,等等,現(xiàn)在都有印好的文頭,各級機關(guān)使用的頻率較高,它是機關(guān)的常用文種。辦公廳(室)工作人員,尤其是文秘人員,寫好《辦公會議紀(jì)要》是一項必備的知識與技能。
《辦公會議紀(jì)要》的寫法,大體分為兩個部分: 第一部分是開頭,這部分主要寫明六項:1、時間,即開會的日期;2、地點,即召開會議的所在地點;3、主持人,即主持召開會議的領(lǐng)導(dǎo)人;4、參加人員,包括正式參會人員和列席會議人員及其身份(職務(wù)或職稱);5、記錄人;6、事項,直寫題目,如關(guān)于××事或××問題,會議同時研究幾件事的,則寫:①關(guān)于××事;②關(guān)于XX事等。開頭部分一般應(yīng)包括這六項,若有與會議事項有關(guān)的活動,如會前看電視或察看現(xiàn)場,應(yīng)在開頭部分中作為增加的一項,并作簡要說明,因為這種活動與會議的事項有關(guān)系。
第二部分是正文,是會議研究或決定某事項的內(nèi)容。一般地要寫明三個層次或四個層次:1、該事項的情況介紹;2、對該事項需要會議研究的問題;3、這些問題研究解決的辦法和措施,以及落實有關(guān)方面的要求與責(zé)任;4、存在的分歧,或不同意見的保留,或有某些方面的爭議。其中四個層次有
就寫,沒有就不寫。如果有兩件以上的事項,相互又沒有直接關(guān)系的,那就一件事項一件事項寫。第一件事項寫完再寫第二件,接著依次寫,避免混淆不清。
寫作《辦公會議紀(jì)要》應(yīng)注意把握幾個問題:
第一,要以會議記錄為基礎(chǔ)。紀(jì)要是由記錄產(chǎn)生的,記錄是紀(jì)要的原始材料。因此,在整理紀(jì)要前,記錄人要認真地聽取每個人的發(fā)言,把發(fā)言的內(nèi)容全部記下來,重要的部分要將原話一字一句記下來,必要時再問發(fā)言人一下。也可征得領(lǐng)導(dǎo)同意,進行錄音,防止漏記、錯記。但紀(jì)要又不是記錄的全部重復(fù),而是記錄內(nèi)容的概括和提要。所以,記錄既要認真記好,又要妥為保存。紀(jì)要的底稿要附上記錄,一并存入檔案。一旦紀(jì)要出了差錯,可以查對原始記錄。
第二,要以主持人的最后發(fā)言為準(zhǔn)。在會議研究過程中,各個人對事情的看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀(jì)要時應(yīng)“求同存異”,把共識的和一致的內(nèi)容歸納起來,至于某些分歧和有爭議的內(nèi)容可以保留。一般說,主持人是領(lǐng)導(dǎo)人或是受領(lǐng)導(dǎo)人的委托者,他在最后發(fā)言時要歸納共同的和不同的意見,作為對某事項的結(jié)論。整理人應(yīng)以他的最后結(jié)論性發(fā)言為準(zhǔn),記入紀(jì)要,成為紀(jì)要的主要內(nèi)容。如果主持人認為某些爭議需要記入紀(jì)要,整理時可列為紀(jì)要正文的最后一段。
第三,要遵循公文制作的制度和程序。會議紀(jì)要是公文的一種,所以,寫《辦公會議紀(jì)要》要按照公文制作的制度
和程序進行。一般情況下,先由秘書人員(通常是記錄人)整理,經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書長審核,再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人是指主持會議者。如果主持會議領(lǐng)導(dǎo)人外出,則送主要領(lǐng)導(dǎo)人或常務(wù)副職,或領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)的秘書長。其他都要依照公文運作程序辦理。
除此之外,因為《辦公會議紀(jì)要》的內(nèi)容,特別是定下來的措施、要求,是要各有關(guān)方面執(zhí)行的,為執(zhí)行起來方便,不發(fā)生歧義,所以,使用語言要明白、準(zhǔn)確,不能含混,一般采用直述的方法,不拐彎抹角,更不需要華麗的詞語。
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