辦公室主任必備：兩個(gè)角色、三種意識(shí)、四種能力

　　辦公室主任處在承上啟下，溝通內(nèi)外，聯(lián)系左右，兵頭將尾的特殊位置，具有十分重要的作用。

　　辦公室主任的忠誠(chéng)和敬業(yè)是做好辦公室工作必備的職業(yè)素養(yǎng)。要想做好辦公室主任這一工作，必須扮演兩個(gè)角色、強(qiáng)化三種意識(shí)、提高四種能力。

　　扮演兩個(gè)角色

　　即“管家”和“師爺”的角色，“管家”和“師爺”是舊時(shí)兩個(gè)特殊的職業(yè)群體，但這兩個(gè)職業(yè)群體身上有我們辦公室可以學(xué)習(xí)和借鑒的地方。

　　1.當(dāng)好管家

　　辦公室主任要管好單位每個(gè)人員的吃喝拉撒睡，通俗一點(diǎn)講就是要當(dāng)好單位的大管家，遇到事情領(lǐng)導(dǎo)第一個(gè)想到你，讓你來(lái)協(xié)調(diào)解決。

　　還要管好對(duì)外的迎來(lái)送往，你就是個(gè)連接部，發(fā)揮橋梁和紐帶的作用。

　　2.當(dāng)好師爺

　　在古代，師爺不僅會(huì)為雇傭自己的官員出謀劃策，幫助和輔佐官員處理很多政務(wù)甚至官員很多私事也由他們操辦。

　　說(shuō)辦公室主任要當(dāng)好“師爺”，一要在文字上要優(yōu)秀，這是立身之本。此外，要懂“禮”，就是“禮尚往來(lái)”。要協(xié)調(diào)關(guān)系，確保上下溝通。要獨(dú)當(dāng)一面，不怕?lián)��?zé)任。還要督促檢查，一抓到底，重點(diǎn)抓好各項(xiàng)決策的落實(shí)。

　　強(qiáng)化三種意識(shí)

　　1.強(qiáng)化政治意識(shí)

　　辦公室的地位和性質(zhì)決定了政治意識(shí)是首要的，也是旗幟性和方向性的問(wèn)題。

　　辦公室主任的政治意識(shí)表現(xiàn)在一馬當(dāng)先，時(shí)刻維護(hù)單位的決策權(quán)威。辦公室主任要找準(zhǔn)自己的位置，明確自已的方向。再就是要有全局眼光，站在全局的高度去審視和處理問(wèn)題，一切服務(wù)于發(fā)展大局，要把辦公室主任這一職務(wù)作為一副擔(dān)子，而不是一個(gè)位置，也就是為大局挑擔(dān)子，不為個(gè)人搶位置。三是要服務(wù)于業(yè)務(wù)科室和廣大職工，與大家心連心，為他們排憂解難。不論在工作中還是生活中，要有難必幫，有問(wèn)必答。

　　辦公室主任的態(tài)度很大意義上就是班子的態(tài)度。因此不能高高在上，而應(yīng)謙遜溫和。

　　2.強(qiáng)化憂患意識(shí)

　　在工作中，辦公室主任對(duì)可能遇到的困難和問(wèn)題要提前考慮，預(yù)先謀劃，努力搶占先機(jī)，贏得主動(dòng)。

　　工作中最大的風(fēng)險(xiǎn)在于看不見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，提高應(yīng)對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)的能力，首先要頭腦清晰，時(shí)刻繃緊風(fēng)險(xiǎn)這根弦，常觀大勢(shì)，常思大局，科學(xué)預(yù)判形式發(fā)展走向，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性，下好先手棋、打好主動(dòng)仗，做到未雨綢繆。

　　3.強(qiáng)化超前意識(shí)

　　辦公室主任要努力貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮。

　　要做到這一點(diǎn)，辦公室主任就要有較強(qiáng)的超前意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，盡可能增強(qiáng)業(yè)務(wù)工作能力，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，拾遺補(bǔ)缺，與領(lǐng)導(dǎo)同頻共振;要搞好調(diào)查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做好領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)據(jù)庫(kù)、資料庫(kù)、信息庫(kù)。

　　要認(rèn)真研究領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思路，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重大問(wèn)題進(jìn)行廣泛的研究探討。

　　提高四種能力

　　辦文、辦事、辦會(huì)、辦接待是辦公室主任最基本的一項(xiàng)具體工作。作為辦公室主任，要努力提高這4種能力。

　　1.辦文是辦公室最基礎(chǔ)的工作

　　作為辦公室主任，辦文是最基本的工作。要辦好公文，確保公文質(zhì)量，提高公文辦理人員的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。

　　首先要把學(xué)習(xí)作為辦好公文的內(nèi)在要求，辦公室主任是領(lǐng)導(dǎo)的筆桿子，最起碼要有一定的文字功底，熟練掌握各類文件，在學(xué)習(xí)中涉獵各方面的知識(shí)，這樣，寫(xiě)起公文才能得心應(yīng)手。

　　2.辦事是辦公室工作能力的體現(xiàn)

　　辦事效率的高低不僅能反映出一個(gè)人的事業(yè)心，責(zé)任心的強(qiáng)度，而且能檢驗(yàn)出一個(gè)人能力素質(zhì)的高低。

　　許多辦公室主任干事嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，機(jī)敏果斷，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，但也有一些辦公室主任辦事拖拉，不注意細(xì)節(jié)，這樣直接影響了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策意圖的實(shí)現(xiàn)。

　　因此，當(dāng)好辦公室主任，不僅要善于處理一般事務(wù)，更要學(xué)會(huì)處理復(fù)雜問(wèn)題。

　　會(huì)辦事，會(huì)來(lái)事是辦公室主任的一項(xiàng)基本功。辦公室主任會(huì)辦事，整個(gè)團(tuán)隊(duì)就沒(méi)有多少事了，那么這個(gè)團(tuán)隊(duì)就是有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。

　　3.辦會(huì)是辦公室主任最平常的工作

　　辦會(huì)要精細(xì)化，會(huì)務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。

　　會(huì)務(wù)工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果，而會(huì)務(wù)工作能否做好，往往取決于對(duì)細(xì)節(jié)的把握。

　　在會(huì)務(wù)工作中，要認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后的各項(xiàng)服務(wù)工作，在會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)，要充分考慮各個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)前的準(zhǔn)備包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備，會(huì)議通知的發(fā)放，落實(shí)參會(huì)人員，會(huì)標(biāo)制作，座次安排，資料發(fā)放，這些細(xì)節(jié)都要逐一檢查。落實(shí)不到位的，要及時(shí)督促落實(shí)，只有這樣，才能使會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作有條不紊，忙而不亂，從而保證會(huì)議的質(zhì)量和效果。

　　4.辦接待

　　接待工作是機(jī)關(guān)社會(huì)交往活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，能夠集中反映出一個(gè)單位的整體形象，對(duì)于推動(dòng)工作開(kāi)展具有十分重要的作用。

　　接待工作也是各級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，是機(jī)關(guān)干部日常工作的細(xì)致功，一般來(lái)講，接待工作要做到高度重視，統(tǒng)籌安排，體現(xiàn)尊重，客人滿意。

　　總之，做好辦公室主任，最重要的是要自己用心去想，用大腦去思考，把工作當(dāng)成事業(yè)，把單位當(dāng)成自己的家，不計(jì)名利、勇挑重?fù)?dān)，那么你就是一名合格的辦公室主任。

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