怎么開(kāi)好會(huì)議

如何開(kāi)好會(huì)議

作為企業(yè)管理人員，每個(gè)人一定會(huì)碰上一大堆開(kāi)不完的會(huì)議，如何開(kāi)好會(huì)議，如何使會(huì)議開(kāi)的有成效，如何讓每個(gè)人都能各抒己見(jiàn)、各得其所？我工作十年以上，開(kāi)了數(shù)不清的各類會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，歸納以下十點(diǎn)供大家參考。

1．以積極的心態(tài)看待會(huì)議在參加會(huì)議以前，一定要以積極正面的心態(tài)參加，要明白開(kāi)會(huì)是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機(jī)會(huì)，你的業(yè)務(wù)能力、人際能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力等都會(huì)在開(kāi)會(huì)中表現(xiàn)出來(lái)。2．要有明確的會(huì)議目的開(kāi)會(huì)通常為了三個(gè)目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個(gè)目的，會(huì)前一定要明白會(huì)議的主題，圍繞主題有的放矢做充分準(zhǔn)備。

3．精選參加會(huì)議的人員會(huì)議的參加人員數(shù)量要適度，不能太多，在公司中的層級(jí)不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見(jiàn)。

4．會(huì)前要有議程要在會(huì)議之前建立清楚的會(huì)議議程，并要在會(huì)前發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。

5．會(huì)前要作準(zhǔn)備參加會(huì)議前要根據(jù)得到的會(huì)議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會(huì)上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，還要設(shè)想別人可能會(huì)提的問(wèn)題并作準(zhǔn)備。

6．公開(kāi)稱贊、私下批評(píng)會(huì)中要做到就事論事，爭(zhēng)論時(shí)不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱贊，對(duì)意見(jiàn)不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。

7．開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn)會(huì)中要采取民主模式，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。

8．設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束要尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

9．認(rèn)真做好會(huì)議記錄一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成。

10．事后追蹤要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。

如何開(kāi)好會(huì)議

管公司的大小，每天或者定期都會(huì)召開(kāi)不同性質(zhì)的會(huì)議。一個(gè)部門(mén)一個(gè)團(tuán)隊(duì)也是一樣會(huì)召開(kāi)不同的會(huì)議。那么，怎么做才能開(kāi)好會(huì)議呢？從一個(gè)團(tuán)隊(duì)的角度來(lái)看，可以從下面幾個(gè)方面來(lái)考慮。

1會(huì)議的重要

一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，在開(kāi)會(huì)之前，會(huì)議是否有必要召開(kāi)，可以事先和大家打個(gè)招呼。如果召開(kāi)的話，是否需要全員參加，是否其中的幾個(gè)人參加就可以了。2會(huì)議的召開(kāi)人召開(kāi)會(huì)議的人就相當(dāng)于一個(gè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者，會(huì)議的時(shí)間，進(jìn)程等等都需要他來(lái)控制，所以，召開(kāi)會(huì)議的人必須做好領(lǐng)導(dǎo)工作，注意控制會(huì)議的議題，在會(huì)議過(guò)程中，把大家的話題聚攏到一起。會(huì)議過(guò)程中一定會(huì)阻礙會(huì)議進(jìn)行下去的人存在，那么作為會(huì)議召開(kāi)者應(yīng)該在不影響大家積極性的同時(shí)，巧妙的把阻礙者的話題給引入正題。

3會(huì)議預(yù)定

在公司里召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議預(yù)定是不能少的。大家都有不同的工作，不可能隨時(shí)就能放下工作開(kāi)會(huì)，所以召開(kāi)會(huì)議的人應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題提前一周或者一天把會(huì)議預(yù)定發(fā)給大家。會(huì)議預(yù)定中不能缺少的部分包括：主持人；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議議題。如果會(huì)議臨時(shí)因?yàn)橛惺虑椴荒苷匍_(kāi)，也應(yīng)該及時(shí)通知大家。

4會(huì)議召開(kāi)

在召開(kāi)會(huì)議的時(shí)候討論的內(nèi)容最好不要超過(guò)5條，因?yàn)閮?nèi)容太多，容易產(chǎn)生干擾，達(dá)不到預(yù)期的效果，而且會(huì)議時(shí)間不宜超過(guò)2小時(shí)，人的大腦在經(jīng)過(guò)兩小時(shí)左右的會(huì)議時(shí)已經(jīng)非常疲倦，大家也不會(huì)那么積極了。另外，在會(huì)議提出來(lái)的議題，應(yīng)該在本次會(huì)議中提出解決方案，并且通過(guò)大家的同意，作為最終決定在會(huì)議總結(jié)中發(fā)給大家。如果此次沒(méi)有結(jié)果的應(yīng)該把下次會(huì)議的時(shí)間確定好，并通知大家。

5會(huì)議總結(jié)

每次開(kāi)完會(huì)，主持人應(yīng)該有個(gè)總結(jié)，比如本次會(huì)議的議題是什么，已經(jīng)決定了哪些等等這些內(nèi)容由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)把開(kāi)會(huì)的內(nèi)容記錄下來(lái)，會(huì)后總結(jié)好發(fā)給每個(gè)與會(huì)者。

怎樣開(kāi)好會(huì)

會(huì)議是業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)，全世界每天要開(kāi)千百萬(wàn)次會(huì)議。無(wú)論你是與會(huì)者還是主持人，《會(huì)議》一書(shū)有助于你改進(jìn)開(kāi)會(huì)能力，使會(huì)議開(kāi)得高效成功。本書(shū)提供開(kāi)好正式或非正式會(huì)議的各方面具體建議，從最基本的準(zhǔn)備到合理安排座位，到最后閉會(huì)。全書(shū)101條簡(jiǎn)明扼要的提示，提供更重要的如何達(dá)到目的的信息。而自我評(píng)估練習(xí)則使你能常規(guī)地評(píng)價(jià)圖標(biāo)你的進(jìn)步。本書(shū)提供的寶貴建議可供你再三使用，使你成功開(kāi)好會(huì)議的信心增加，能力提高。

使會(huì)議開(kāi)得卓有成效

開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。故而會(huì)議要在有必要時(shí)才開(kāi)，并且要開(kāi)得簡(jiǎn)短有效。1.每次一開(kāi)始就讓大家都清楚會(huì)議目的。

2.如果某個(gè)問(wèn)題不開(kāi)會(huì)也能解決，就不要開(kāi)會(huì)。

3.要認(rèn)真考慮，是甚么使會(huì)議成功，反之又是甚么使會(huì)議不成功。4.要考慮：如果不開(kāi)這個(gè)常規(guī)會(huì)議又會(huì)怎么樣。5.請(qǐng)記住，上級(jí)主管參加會(huì)議會(huì)抑制討論。

6.在工作場(chǎng)所以外的地方舉行會(huì)議，大家都會(huì)覺(jué)得輕松。7.要熟悉正式會(huì)議的各種程序規(guī)則。

8.要注意正式會(huì)議所具有的一切法律要求。

9.開(kāi)會(huì)前先通知與會(huì)者，要他們注意會(huì)議討論的重點(diǎn)。10.信息要加以選擇，避免過(guò)多。11.組織視像會(huì)議和打出會(huì)議電話時(shí)要考慮世界各地的時(shí)差。12.通過(guò)限制網(wǎng)上會(huì)議時(shí)間使會(huì)議完善。13.電話會(huì)議上發(fā)言時(shí)要重復(fù)你自己的姓名。14.仔細(xì)考慮你要召開(kāi)的會(huì)議的類型。15.會(huì)議要盡可能小，以免分散注意力。

16.在容易看見(jiàn)的位置上放一個(gè)表或鐘，以便掌握時(shí)間。17.凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。18.會(huì)前先拉幾個(gè)盟友。

19.開(kāi)會(huì)前必須確信一定能達(dá)到會(huì)議目的。

20.只要有人偏離會(huì)議方向，立即提醒他們注意議程。

會(huì)議準(zhǔn)備

為準(zhǔn)備會(huì)議花的時(shí)間是不會(huì)浪費(fèi)的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)前來(lái)參加會(huì)議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。

21.要考慮與會(huì)者在群體合作狀況下的工作情況。22.決定開(kāi)會(huì)時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。23.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會(huì)議。24.在議程各個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言人姓名。

25.要避免在低效能時(shí)間開(kāi)會(huì)，如午餐剛結(jié)束后。26.任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。27.議程要盡可能短小簡(jiǎn)單。28.盡量將議程限制于一頁(yè)紙上。

29.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會(huì)者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。30.要考慮須長(zhǎng)途跋涉趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人所花的時(shí)間。31.要確保有向殘疾與會(huì)者提供便利條件的設(shè)施。32.必須將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)。

33.將有可能出問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地開(kāi)。

34.要求你的后勤人員核實(shí)會(huì)場(chǎng)當(dāng)?shù)毓�共交通的線路站點(diǎn)、運(yùn)行時(shí)刻表和季節(jié)變化。35.要找個(gè)確保沒(méi)有干擾的會(huì)場(chǎng)。

36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。37.使用圓桌可使會(huì)議定調(diào)為非正式。

38.務(wù)必使全體與會(huì)者既能看見(jiàn)又能被看見(jiàn)。39.座位之間應(yīng)有一臂長(zhǎng)的間隔。40.不能讓與會(huì)者受太陽(yáng)直接曝曬。41.要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話和傳呼機(jī)。

42.不要用很舒服的椅子，以防與會(huì)者打瞌睡。43.開(kāi)會(huì)前要檢查所有的視聽(tīng)輔助是否完好。44.要謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)過(guò)度提供酒菜牟取額外利潤(rùn)。45.要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應(yīng)。

46.會(huì)前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。

出席會(huì)議

一個(gè)會(huì)議的每個(gè)參加者都有責(zé)任確保會(huì)議達(dá)到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備，積極發(fā)言，使每次會(huì)議都有成效。47.會(huì)前擬出自己的發(fā)言稿。

48.和其它參與者在會(huì)前詳細(xì)討論并解決有問(wèn)題的議案。49.要保持積極的臉部表情和音調(diào)。

50.為自己的排練錄像以檢查說(shuō)話是否清楚。51.開(kāi)始發(fā)言前先作深呼吸。

52.既然一個(gè)意見(jiàn)是你自己的意見(jiàn)，你就應(yīng)該信心十足地講述。53.不要打斷別人發(fā)言，而應(yīng)讓他們暢所欲言。

54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動(dòng)有趣。55.談判時(shí)要識(shí)別任何有一致性的地方。56.為使每次會(huì)議成功，你要盡到個(gè)人責(zé)任。57.鼓勵(lì)那些在常規(guī)會(huì)議上輪流當(dāng)主席的人。

58.即使你要否決某項(xiàng)動(dòng)議，也要盡量找出至少一處共同點(diǎn)。59.作為一名主席，要確信你能聽(tīng)得進(jìn)各種觀點(diǎn)。60.必須按照議程順序作會(huì)議記錄。

61.建議主席在新會(huì)議記錄定稿前先念一遍。62.根據(jù)會(huì)上所做筆記，會(huì)后立即寫(xiě)出會(huì)議記錄。63.會(huì)議記錄寫(xiě)完后，還要使句子簡(jiǎn)短中肯。

主持會(huì)議

每個(gè)會(huì)議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會(huì)議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì)議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。

64.要公開(kāi)提問(wèn)，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說(shuō)出自己的觀點(diǎn)。

65.要求某些與會(huì)者就你主持會(huì)議的表現(xiàn)作出真實(shí)的反饋。66.盡量于會(huì)前認(rèn)識(shí)新來(lái)者。

67.要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的領(lǐng)袖。

68.將會(huì)議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。69.會(huì)議一開(kāi)始就告訴與會(huì)者會(huì)議計(jì)劃需進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。70.讓遲到者知道他們的行為對(duì)會(huì)議不利。71.要制止支流辯論和私下交談。

72.請(qǐng)發(fā)怒的與會(huì)者談?wù)劙l(fā)怒的原因，以此消弭憤怒。73.要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。74.在與會(huì)者中尋找感興趣的正面跡象。

75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問(wèn)題，以引起辯論。77.要掌握適用于會(huì)議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。78.用片刻沉默將會(huì)議從爭(zhēng)吵中帶回到正軌上來(lái)。79.必須清楚每次會(huì)議的規(guī)則。

80.開(kāi)會(huì)時(shí)要盡量使大多數(shù)與會(huì)者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。81.要改變會(huì)議氣氛，須先改變議題。

82.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。83.要趁全體與會(huì)者在場(chǎng)時(shí)安排好下次會(huì)議。84.確保各項(xiàng)決議記錄在案。

85.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會(huì)議。86.向每位到會(huì)者、所有的發(fā)言人致謝。87.要區(qū)別書(shū)面規(guī)則與非書(shū)面儀式。

88.可為正式會(huì)議錄音以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。89.向與會(huì)者提供收發(fā)信件服務(wù)。90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。91.應(yīng)在簽名報(bào)到臺(tái)旁設(shè)一信息臺(tái)。

92.會(huì)場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權(quán)威。93.要為小組委員會(huì)制定準(zhǔn)則。

94.不要過(guò)多使用程序，因?yàn)檫@樣有可能會(huì)抑制自由討論。95.可將復(fù)雜問(wèn)題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。96.請(qǐng)記住，你有權(quán)決定何時(shí)閉會(huì)。97.為重要會(huì)議錄像，以便將來(lái)參考。98.要盡可能簡(jiǎn)化程序規(guī)則。

99.面對(duì)抗議示威要保持冷靜，示威可能會(huì)自行消失。100.如果與會(huì)者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會(huì)。

101.預(yù)先與保安人員商討處理?yè)v亂份子的程序規(guī)則。

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可以肯定，沒(méi)有多少人喜歡開(kāi)會(huì)；甚至“開(kāi)會(huì)”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過(guò)頻繁開(kāi)會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通。然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開(kāi)會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。

研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫(xiě)過(guò)一本《開(kāi)會(huì)的革命》。按照書(shū)中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開(kāi)會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)（即連軸轉(zhuǎn)逾一年）以上；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35％的時(shí)間用于開(kāi)會(huì)；如果是高層管理者，更可能超過(guò)50％.從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開(kāi)會(huì)上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷。

面對(duì)花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力，而且在看得見(jiàn)的未來(lái)還離不開(kāi)的“會(huì)議”，我們?cè)诒г归_(kāi)得太多而效率太低之后，最終有意義的行動(dòng)，唯有用心琢磨如何才能開(kāi)好會(huì)。尤其在這個(gè)經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會(huì)召開(kāi)比平時(shí)更多的會(huì)，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法。

我們每天都在操演的會(huì)議，為什么始終開(kāi)不好？怎樣才能開(kāi)好會(huì)？如果會(huì)議目標(biāo)不清晰，如果會(huì)前準(zhǔn)備不充分，那……其實(shí)這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！會(huì)，怎么就那么長(zhǎng)？

聽(tīng)說(shuō)過(guò)熬夜，可聽(tīng)說(shuō)過(guò)“熬會(huì)”嗎？

在“文山會(huì)�！敝�后，這可是表達(dá)對(duì)開(kāi)會(huì)反感與無(wú)奈的最新名詞。其實(shí)“會(huì)”本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)。大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，許多問(wèn)題不開(kāi)會(huì)還真沒(méi)法解決。可就是這么重要的會(huì)，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長(zhǎng)。而且特別奇特的是，越是冗長(zhǎng)的會(huì)議越是難以有效果，開(kāi)了等于沒(méi)開(kāi)。那么會(huì)議，怎么就那么長(zhǎng)呢？只會(huì)不議，議而不決

好不容易熬到部門(mén)大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時(shí)的發(fā)言，五個(gè)項(xiàng)目組組長(zhǎng)各自用長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)的PPT匯報(bào)了各自小組的工作盡管對(duì)于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說(shuō)了些什么，但這又使會(huì)議增加了兩小時(shí)。

真正的討論階段開(kāi)始了該如何最大限度地把成本降下來(lái)。無(wú)數(shù)人從昏昏欲睡中醒來(lái)，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號(hào)人，你一句我一句，你見(jiàn)縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個(gè)通宵的成果仔細(xì)匯報(bào)了一番。但是此時(shí)已華燈初上，會(huì)議在喧囂中宣布結(jié)束下次再議。

點(diǎn)評(píng)：這是許許多多企業(yè)開(kāi)會(huì)時(shí)常有的景象。或者只“會(huì)”不“議”，把會(huì)議變成純粹的報(bào)告會(huì)；或者議而不決，只設(shè)定會(huì)議主題，卻沒(méi)設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費(fèi)了會(huì)議的財(cái)務(wù)成本和參與者的精力、時(shí)間，卻完全沒(méi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的效益。而在報(bào)告和單純的議論中，時(shí)間消逝，會(huì)議就這樣無(wú)限度地被拉長(zhǎng)了。站在不對(duì)等的平臺(tái)上

平時(shí)整個(gè)部門(mén)都在各忙各的，部門(mén)會(huì)議只是分配任務(wù)的代名詞。誰(shuí)料到，同事小王突然遭遇難題，部門(mén)會(huì)上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。但問(wèn)題是，沒(méi)人知道小王所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目具體是做什么，進(jìn)展如何，無(wú)從說(shuō)起。于是，小王花費(fèi)了一小時(shí)來(lái)詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會(huì)議變成更熟悉情況的部門(mén)主任和小王兩個(gè)人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會(huì)”者，生生熬了兩個(gè)小時(shí)，因?yàn)椴粩嘧呱�，到最終也沒(méi)明白究竟問(wèn)題是什么。點(diǎn)評(píng)：開(kāi)會(huì)的一個(gè)重要目的當(dāng)然是交流，解決問(wèn)題。但一旦交流者處于不對(duì)等的平臺(tái)上，就會(huì)因?yàn)槭紫纫�相互了解而大大延長(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間。而且，這種不對(duì)等情況下的交流，效率也必然大打折扣。各色問(wèn)題一鍋燴

今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開(kāi)家庭“會(huì)議”，本來(lái)想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過(guò)生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛(ài)的兒子，進(jìn)而討論到今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子的議題。

談話結(jié)束的時(shí)候，似乎什么成果也沒(méi)有，你們依然沒(méi)決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰(shuí)去接孩子也沒(méi)定。

點(diǎn)評(píng)：其實(shí)企業(yè)里的會(huì)議也常常如此。戰(zhàn)略問(wèn)題和戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題常常混為一談，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會(huì)兒是公司面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問(wèn)題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。來(lái)回扯皮之間，時(shí)間大段大段地消耗過(guò)去，而且往往難以形成有效的決議。一個(gè)個(gè)冗長(zhǎng)而低效的會(huì)議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。如何召開(kāi)一個(gè)有結(jié)論、有效率、不招煩的會(huì)議？開(kāi)好會(huì)議有訣竅！

許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開(kāi)不完的會(huì)？會(huì)議不僅多，而且總是那么長(zhǎng)。本打算開(kāi)一個(gè)小時(shí)的，最后兩個(gè)小時(shí)也解決不了問(wèn)題。如何做才能擺脫這種狀況？會(huì)前要做哪些準(zhǔn)備？

對(duì)部門(mén)主管來(lái)說(shuō)，即使是小型的會(huì)議，也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議的效果。

首先，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題。作為部門(mén)主管，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報(bào)下周工作，溝通重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計(jì)好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式（比如：頭腦風(fēng)暴），卻沒(méi)有提前考慮好。

于是，會(huì)議就變成了無(wú)休止的溝通和討論，頭緒越來(lái)越多，根本無(wú)法達(dá)成任何結(jié)果。因此，主管在會(huì)前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定；而在會(huì)中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計(jì)的方案中。

其次，會(huì)前幾天要公布議題。主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門(mén)會(huì)議，員工在會(huì)前對(duì)要討論什么都一無(wú)所知。沒(méi)有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢？主管要盡可能在會(huì)前兩三天，哪怕是前一天通知大家會(huì)上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個(gè)較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。

再次，確定參加者。有的主管會(huì)說(shuō)，部門(mén)總共就這十幾個(gè)、幾十個(gè)人，所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見(jiàn)。但事實(shí)上，讓許多與議題無(wú)關(guān)的人參會(huì)，只會(huì)讓會(huì)議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見(jiàn)的參考價(jià)值會(huì)大大減弱，甚至?xí)�誤導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時(shí)會(huì)議時(shí)間也必然增長(zhǎng)。事實(shí)上，對(duì)于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時(shí)間。或者，對(duì)于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會(huì)后通報(bào)，或者用簡(jiǎn)報(bào)的形式去通報(bào)亦可。

會(huì)中為什么愛(ài)“跑題”？

為什么設(shè)計(jì)好的議程，在進(jìn)程中總會(huì)出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象？

首先，明確會(huì)議討論方向。在會(huì)議中，常會(huì)出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題了。最讓人遺憾的，有時(shí)會(huì)議看似開(kāi)得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問(wèn)題其實(shí)都沒(méi)有確定下來(lái)，其他不都是徒勞嗎？因此，會(huì)議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

其次，抓住會(huì)議核心人物。在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說(shuō)服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會(huì)議效果事半功倍。

同時(shí)，會(huì)議主持人一定明確自己的立場(chǎng)，不可把自己當(dāng)成個(gè)局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪�，自己只是組織者和教練的角色而已。但也不能相反。主管一定要明確：開(kāi)會(huì)的目的是為了汲取更多人的智慧和意見(jiàn)，而不是主管個(gè)人的演講會(huì)。要知道，如果你太多地發(fā)表意見(jiàn)，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒(méi)實(shí)質(zhì)。有時(shí)，主管為了營(yíng)造一種溝通的氣氛，偶爾會(huì)拋磚引玉，但是有時(shí)磚難免會(huì)拋得“遠(yuǎn)”了一點(diǎn)兒�；蛘呤怯腥嗽诎l(fā)言中，說(shuō)了句笑話，接下來(lái)的發(fā)言者，可能一不自覺(jué)就引申到了其他內(nèi)容上。其實(shí)，“跑題”很多時(shí)候都是不由自主發(fā)生的。

因此，主管此時(shí)就要及時(shí)“喊�！保�如果一個(gè)話題，被四個(gè)人說(shuō)跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬(wàn)八千里了，這完全是一個(gè)級(jí)數(shù)效應(yīng)。會(huì)后難道還有事嗎？

首先，別忘總結(jié)。在一個(gè)部門(mén)會(huì)議中，通常會(huì)對(duì)幾個(gè)議題進(jìn)行討論。有很多會(huì)議都是虎頭蛇尾，只要所有議題都討論過(guò)，會(huì)議也就隨之結(jié)束了。這看似節(jié)省了時(shí)間，而實(shí)際上卻不可取。主管在會(huì)議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點(diǎn)，再次明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、工作要點(diǎn)、完成時(shí)間等，要將會(huì)議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié)。這不僅能讓員工再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能。

其次，要做好會(huì)議紀(jì)要。也許主管會(huì)說(shuō)，每個(gè)參會(huì)者都做了記錄，還用多此一舉嗎？事實(shí)上，會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)很重要的部門(mén)資料，尤其對(duì)于達(dá)成了明確目標(biāo)、責(zé)任人、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間等內(nèi)容的成果，都是對(duì)項(xiàng)目、個(gè)人、成果進(jìn)行考核的依據(jù)。

再次，會(huì)議結(jié)果不要有模糊字眼。在許多會(huì)議結(jié)束后，都常常沒(méi)有確切的結(jié)果，比如：“基本上同意”、“大致通過(guò)”這樣的話，要盡可能減少甚至拒絕。因?yàn)檫@樣的話根本沒(méi)有意義。因此，會(huì)議一定是要有明確結(jié)果。哪怕沒(méi)有明確結(jié)果，也要給出達(dá)成結(jié)果的時(shí)間。三星會(huì)議的三原則

韓國(guó)三星集團(tuán)曾經(jīng)出過(guò)一本書(shū)《開(kāi)會(huì)就要學(xué)三星》。為什么三星會(huì)將開(kāi)會(huì)這樣的“小事”出一本書(shū)？是因?yàn)�，三星認(rèn)為會(huì)議文化的差異，將直接影響一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。在三星會(huì)議中，有三個(gè)最基本的原則不可不知。

第一個(gè)原則：周三不開(kāi)會(huì)。對(duì)于許多公司而言，開(kāi)會(huì)一般是不會(huì)考慮哪天不宜開(kāi)會(huì)的。而在三星，則確定了周三不開(kāi)會(huì)。因?yàn)檫@一天，無(wú)論是員工的工作狀態(tài)還是業(yè)務(wù)，都是處于最高潮的時(shí)候，一定要抓住這個(gè)良好的狀態(tài)服務(wù)于工作。

第二個(gè)原則：會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1小時(shí)，最多不超過(guò)1.5小時(shí)。召開(kāi)會(huì)議時(shí)，三星還會(huì)將一個(gè)定量為一小時(shí)的沙漏，放置在會(huì)議室中，為嚴(yán)格遵守時(shí)間施加了無(wú)形的壓力。而三星這么做，也是有充分科學(xué)依據(jù)的，專家稱：一個(gè)成年人集中精力的時(shí)間，不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。同時(shí)，為了避免閑談或因無(wú)關(guān)的事浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間，三星還采用了可使效率提高兩倍的站立式會(huì)議形式。因?yàn)�，�?jù)說(shuō)人的大腦活動(dòng)最活躍的時(shí)間是在站立的狀態(tài)下，并且是確定好了結(jié)束時(shí)間的時(shí)候。

第三個(gè)原則，將會(huì)議內(nèi)容整理成一張紙。有時(shí)只要一說(shuō)會(huì)議結(jié)束了，至于談了什么、結(jié)果是什么、必須實(shí)施的內(nèi)容就記不清楚了。因此，三星規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容要由專人整理好，發(fā)給參會(huì)者和相關(guān)人員，同時(shí)，這份記錄一定要是簡(jiǎn)潔的一張紙。管理能管理好員工，但你能管理好會(huì)議嗎？也許，這本來(lái)就是一回事。會(huì)議也需要管理當(dāng)好主持人

多數(shù)時(shí)候，部門(mén)會(huì)議的主持人就是部門(mén)主管本人。但是，主管們，你是否真正知道，主持人的責(zé)任有多重大？

溝通漏斗可以告訴你：如果一個(gè)人心里想的是100％，那嘴上說(shuō)的就是80％，別人聽(tīng)到的則只有60％，別人聽(tīng)懂的變成40％，而別人行動(dòng)，最后只有20％。

溝通的效率是如此之少……而即便這20％是否能保證，還系于主持人。主持人能否引導(dǎo)大家真的說(shuō)出80％，又能讓其他人真的聽(tīng)懂40％？主持人究竟需要怎樣的管理會(huì)議技巧？

其實(shí)很簡(jiǎn)單，那就是“聽(tīng)”和“說(shuō)”。你會(huì)“聽(tīng)”嗎？

每個(gè)人都會(huì)聽(tīng)，但對(duì)主持人來(lái)說(shuō)，要做的是真正“中立”地聽(tīng)。把自己的思想、期待、成見(jiàn)和愿望暫時(shí)全部拋棄，全神貫注地來(lái)理解講話者的內(nèi)容，和他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這可是一種管理技巧。要知道這看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上你未必能做得到。

傾聽(tīng)本身就是一種互動(dòng)。來(lái)點(diǎn)兒眼神的碰撞，點(diǎn)頭，簡(jiǎn)短的“不錯(cuò)”、“是的”等小反饋，或者把身子稍微前傾，如此可以增強(qiáng)對(duì)方的被尊重感，激發(fā)他的發(fā)言熱情。最關(guān)鍵的則是重復(fù)和總結(jié)。重復(fù)和總結(jié)既是對(duì)發(fā)言者最有效的反饋，也有助于幫助大家準(zhǔn)確理解發(fā)言者的意思，提高溝通效果。

傾聽(tīng)還是一個(gè)排除“雜質(zhì)”的過(guò)程。比如：有些發(fā)言者天生就是個(gè)“跑偏的人”。他可能在講與主題無(wú)關(guān)的故事，很久才進(jìn)入主題，或者講得太模糊。還有些人則喜歡攻擊別人，總是給予消極的意見(jiàn)。主持人真正去全神貫注地聽(tīng)，就會(huì)迅速發(fā)現(xiàn)這些偏離點(diǎn)，馬上采取對(duì)策，比如：給予一些非語(yǔ)言性的暗示，低頭看看手表，或者提議“能給點(diǎn)具體的建議嗎”。

非常常見(jiàn)的情況還有上邊開(kāi)大會(huì)，下邊開(kāi)小會(huì)。一旦出現(xiàn)這種情況，最有效的辦法是主持人“不說(shuō)”，示意發(fā)言者也“不說(shuō)”，想想看什么效果？會(huì)場(chǎng)突然安靜下來(lái)，開(kāi)小會(huì)的人自然就不開(kāi)了。“說(shuō)”的技巧

除了聽(tīng)，當(dāng)然還要說(shuō)。

一個(gè)很重要的說(shuō)話技巧是探詢。員工發(fā)言常常是不假思索的，或者過(guò)于激動(dòng)或者表達(dá)能力欠佳，往往使其他人不知所云。這時(shí)候主持人要了解他的真實(shí)意見(jiàn)，例如：“那結(jié)果怎么樣呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”不過(guò)，探詢之后并未結(jié)束。在發(fā)言者回答之后，主持人還需要繼續(xù)呼應(yīng)確認(rèn)，比如：“我明白你的意思了”，“我認(rèn)為問(wèn)題是……”如此，一個(gè)完整的溝通過(guò)程才算完成。

會(huì)議中，總難免有反對(duì)意見(jiàn)。對(duì)反對(duì)意見(jiàn)，主持人尤其要確保自己和大家都明白。這時(shí)候可以采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如：“剛才某某的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō)：“你剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，對(duì)嗎？”在測(cè)試之后，再把大家的意見(jiàn)集中，例如：“剛才大家討論得非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三……”使與會(huì)者一目了然。

在會(huì)議中，把大家的意見(jiàn)集中是主持人的一項(xiàng)重要功能。這也是需要很高技巧的。在會(huì)議進(jìn)行到一個(gè)小階段時(shí)，主持人需要將大家表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低到高，并引導(dǎo)大家達(dá)成一致；下一個(gè)階段也如此，再引導(dǎo)大家進(jìn)一步達(dá)成一致，如此遞進(jìn)，最終達(dá)成整個(gè)會(huì)議的一致。在這個(gè)過(guò)程中，也有幾句常用的說(shuō)法可以借鑒，例如：“現(xiàn)在第一個(gè)問(wèn)題討論完了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題你怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊�，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”

最后需要強(qiáng)調(diào)的是，一旦發(fā)現(xiàn)會(huì)議中有人在打瞌睡，就要考慮會(huì)議是不是進(jìn)行得太長(zhǎng)了？這時(shí)候可以休息五分鐘，或者把會(huì)議議程加快。

還有一個(gè)來(lái)自西方企業(yè)的觀點(diǎn)：主管不能主導(dǎo)會(huì)議。主管只是會(huì)議的參加者之一，但他仍然擁有其他權(quán)力和職責(zé)，包括做最后的決策。此點(diǎn)也供主管們參考。呵呵,會(huì)議通知流程一定要做完美!!通知入住人員帶身份證是重中之重!最好把房間號(hào)提前分好!

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