總結(jié)會(huì)前準(zhǔn)備

“市文化宮年度總結(jié)表彰大會(huì)”工作流程

一、會(huì)前材料

1、年終總結(jié)稿。提前三個(gè)月準(zhǔn)備。2、總結(jié)主持稿。提前一周。

3、總結(jié)會(huì)序。各類資料每個(gè)主任人手一份。4、表彰先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人、優(yōu)秀服務(wù)員工的決定。5、先進(jìn)的獎(jiǎng)狀。辦公室負(fù)責(zé)。

6、與各科長簽訂的責(zé)任狀（每個(gè)科室兩個(gè)）。辦公室負(fù)責(zé)7、獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)的現(xiàn)金、紅包由財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)。二、會(huì)場布置1、會(huì)議時(shí)間：

2、會(huì)議地點(diǎn)：多功能廳。

3、橫額內(nèi)容“xx市文化宮201*年度總結(jié)表彰大會(huì)”。尺寸及制作由宣傳科負(fù)責(zé)。（橫額比正常紅布尺寸縮小一些）用粘貼的字。橫額布最好事先用熨斗熨平。

4、主席臺會(huì)議桌3個(gè)，擺鮮花。2個(gè)麥克。4個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在主席臺就坐。再擺一個(gè)會(huì)議桌，斜放，簽?zāi)繕?biāo)責(zé)任狀用。

（主席臺噴繪背景，大會(huì)標(biāo)題，背景是國旗、文化宮活動(dòng)照片）5、姓名牌，粉紙、黑字、華文新魏。排放順序：4213。6、根據(jù)參會(huì)人數(shù)，分兩組排放聽眾座位。一排桌子、一排椅子。先進(jìn)在前排就坐。

7、音響劇場負(fù)責(zé)。發(fā)獎(jiǎng)音樂、簽責(zé)任狀時(shí)的背景音樂等，會(huì)前至少試播一遍。

8、禮儀服務(wù)，劇場安排2名服務(wù)員。一人捧獎(jiǎng)狀，一人捧現(xiàn)金。準(zhǔn)備兩個(gè)大托盤，用紅綢子鋪上，用來裝獎(jiǎng)狀和先進(jìn)。跟隨領(lǐng)導(dǎo)，把獎(jiǎng)狀遞到領(lǐng)導(dǎo)手里。9、在桌上給每人放一瓶水。10、先進(jìn)個(gè)人胸前佩戴的大紅花。

11、會(huì)前在接待室，領(lǐng)導(dǎo)接見先進(jìn)個(gè)人，并合影。

三、其他事宜

1、提前通知在總結(jié)會(huì)上發(fā)言的先進(jìn)代表xxx、職工代表xx準(zhǔn)備發(fā)言稿。

2、安排錄像、攝影，宣傳科負(fù)責(zé)。至少按兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備錄像帶和電池。

3、準(zhǔn)備簽訂責(zé)任狀用的水性筆。（辦公室負(fù)責(zé)）

4、裝先進(jìn)個(gè)人等獎(jiǎng)勵(lì)現(xiàn)金的信封，盡量大�？捎眉t紙糊。5、會(huì)后聚餐的飯店安排好。事先分好桌。

6、噴繪要至少提前一天制作。寬10米，8米內(nèi)做畫面；高4.3米，3.5米內(nèi)做畫面。

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公司內(nèi)部資料：年中會(huì)文件

201*年年中會(huì)議準(zhǔn)備工作

一、

會(huì)議前準(zhǔn)備工作

1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：會(huì)議通知、會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)工作內(nèi)容清單、主持稿、參會(huì)人員表、會(huì)議議程、各組名單（分派到各組長手上，負(fù)責(zé)會(huì)議和活動(dòng)前的點(diǎn)名）、座次表、餐卷、會(huì)議橫幅、會(huì)議背景PPT、房間號碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料。（各文件具體形式如附件）2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程2.1、會(huì)議的計(jì)劃：

1）確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。

2）確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3）決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員（會(huì)務(wù)組），必要時(shí)成立籌備組。2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。1）議程表：

將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。2）日程表與作息時(shí)間表。

按兩天時(shí)間訂出日程表和作息時(shí)間表。2.3、會(huì)議成本預(yù)算：

會(huì)議的成本場地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿旨+活動(dòng)費(fèi)。2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。

1）開幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等

2）會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。

2.5、發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。

1）會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。2）回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。

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2.6、會(huì)場布置，會(huì)場根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場所，具體要求如下：

1）會(huì)場要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。2）主席臺席位。

第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低，前排為主、后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。3）會(huì)場設(shè)施。

會(huì)場的所有設(shè)施必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全、如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。2.7、其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。二、

會(huì)議期間工作

1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：簽到表、會(huì)務(wù)發(fā)放表、考勤表。2、會(huì)議期間的工作流程

2.1、在機(jī)場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。2.3、會(huì)場桌椅擺設(shè)確認(rèn)：2.4、會(huì)議現(xiàn)場

2.5、專人負(fù)責(zé)會(huì)場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場溫度控制等）。

2.6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

2.7、協(xié)助會(huì)議期間的交通工具的安排。

2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)

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事件能以最短的時(shí)間解決。三、

會(huì)議后續(xù)工作

1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、

會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。2、會(huì)議后的工作流程

2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。2.2、會(huì)議的總結(jié)、評估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

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