文秘人員如何做好會(huì)務(wù)工作 會(huì)前籌備 會(huì)中服務(wù) 會(huì)后總結(jié)

文秘人員如何做好會(huì)務(wù)工作會(huì)前籌備會(huì)中服務(wù)會(huì)后總結(jié)

會(huì)議是自有人類以來就存在的一種社會(huì)現(xiàn)象。美國社會(huì)學(xué)家摩爾根指出，原始部落時(shí)期的易洛魁人每逢一個(gè)首領(lǐng)死去時(shí)，本氏族的成員就舉行一次會(huì)議來提名繼承人。我國古代也有會(huì)議這種形式。史籍中有關(guān)于堯召集部落首長(zhǎng)用會(huì)議形式?jīng)Q定繼承人和治水人選的記載。在現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯(cuò)，造成不良影響。會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。因此要想做好會(huì)議服務(wù)，應(yīng)抓好以下三個(gè)方面工作:一、會(huì)前籌備工作

會(huì)議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好，計(jì)劃性就是會(huì)前籌備。會(huì)前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%�？梢哉f，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃，組建會(huì)務(wù)班子，準(zhǔn)備會(huì)議材料，安排會(huì)議后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)。（一）擬定會(huì)議計(jì)劃

擬定會(huì)議計(jì)劃是會(huì)前籌備的第一步。它指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會(huì)議計(jì)劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會(huì)議、區(qū)政府常務(wù)會(huì)議、單位黨組會(huì)等會(huì)上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會(huì)議具體的概略安排，通過會(huì)議日程顯示出來。擬定會(huì)議工作方案的要點(diǎn)是明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍等。（二）組建會(huì)務(wù)班子

組建會(huì)務(wù)班子是會(huì)前籌備的第二步。有些會(huì)議的規(guī)模相對(duì)較大，持續(xù)時(shí)間也較長(zhǎng)，因此會(huì)有相當(dāng)繁雜的會(huì)前籌備事項(xiàng)。這就需要事先成立一個(gè)籌備委員會(huì)來負(fù)責(zé)會(huì)議的所有籌備工作�；I備委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會(huì)，可以由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會(huì)議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成員，在籌備委員會(huì)下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報(bào)道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭交流工作進(jìn)展。（三）準(zhǔn)備會(huì)議資料

會(huì)前籌備的第三步是準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料（會(huì)上學(xué)習(xí)的或要宣讀的文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞等）、來賓資料（會(huì)議指南、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請(qǐng)柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、小組召集人名單、討論地點(diǎn)等）和溝通資料（會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳資料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、各種記錄、注意事項(xiàng)、各種會(huì)議協(xié)議合同以及其他相關(guān)資料）。有的會(huì)議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。

（四）安排會(huì)議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會(huì)議，就要熱情做好會(huì)議生活的安排工作。要根據(jù)出席會(huì)議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹櫋��?huì)議期間的安保、出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。（五）布置會(huì)場(chǎng)

會(huì)場(chǎng)是會(huì)議的重要場(chǎng)所，要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應(yīng)的氣氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主要應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、裝飾會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)場(chǎng)座位、布置主席臺(tái)以及其他一些附屬設(shè)施。由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會(huì)有一定差別，但總的原則是會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。一般包括：

１、懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。２、設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明了。４、保證照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。５、擺放適量花卉。6、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7、場(chǎng)外彩虹門、氫氣球、歡迎標(biāo)語、紅地毯、花卉等。8、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。二、會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo)簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場(chǎng)時(shí)向會(huì)議組織者表示入場(chǎng)的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式和卡片式。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。此刻特別重要的是要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。

2、組織會(huì)議進(jìn)行維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)務(wù)人員要按照會(huì)議議程做好服務(wù)工作，注意安排會(huì)議發(fā)言，做好會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，起草、修改會(huì)議有關(guān)決議文件以及做好新聞報(bào)道等。這其中主要是一些服務(wù)和保障性工作，該工作要求會(huì)務(wù)人員要了解會(huì)議內(nèi)容，熟悉會(huì)議流程，領(lǐng)悟會(huì)議精神，關(guān)鍵是要做到細(xì)致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障會(huì)中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。會(huì)議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動(dòng)也要精心組織好。根據(jù)需要有些會(huì)議還要準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)念品。外地與會(huì)人員的返程車票、機(jī)票要在散會(huì)前送到訂票人手中。對(duì)與會(huì)者提出的其他合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

會(huì)中階段，會(huì)務(wù)人員除了主要進(jìn)行各種服務(wù)工作外，還要接受會(huì)中反饋信息，及時(shí)處理各種突發(fā)狀況。要求會(huì)務(wù)人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的應(yīng)變能力和高度的責(zé)任心。此階段的有關(guān)工作同樣實(shí)行明確分工、層層負(fù)責(zé)制。要確定各小組乃至每個(gè)人的任務(wù)，標(biāo)明完成時(shí)間，在每天會(huì)議結(jié)束后集中，核對(duì)各項(xiàng)工作的完成情況，交流會(huì)中出現(xiàn)的新情況，以便對(duì)第二天的會(huì)議進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

三、會(huì)后總結(jié)工作

會(huì)議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會(huì)議基本結(jié)束。但會(huì)務(wù)工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會(huì)中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。會(huì)議有效性的20%是會(huì)后落實(shí)。該階段的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“有始有終”。會(huì)后總結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表，會(huì)場(chǎng)的善后工作，整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。

1、送別會(huì)議代表與會(huì)場(chǎng)善后

與會(huì)人員的車票或機(jī)票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。

2、整理會(huì)議文件

整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3、會(huì)務(wù)總結(jié)反饋

會(huì)后總結(jié)工作的重點(diǎn)是會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足，表揚(yáng)有功人員，向支持會(huì)議工作的有關(guān)部門表示感謝，布置會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會(huì)議工作總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)充滿變革的社會(huì)，會(huì)議作為一種社會(huì)現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好會(huì)，會(huì)務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。成功的會(huì)務(wù)安排，會(huì)使會(huì)議開得圓滿成功。反之，則會(huì)使會(huì)議達(dá)不到預(yù)定的效果。因此，會(huì)務(wù)工作的相關(guān)理論和技巧，是所有會(huì)議組織者必須掌握的一門科學(xué)。

擴(kuò)展閱讀：淺談秘書如何做好會(huì)務(wù)組織工作

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文

摘要

在現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。隨著人類社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)組織工作已經(jīng)被置于一個(gè)越來越重要的地位。因而，對(duì)于現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的辦文、辦會(huì)、辦事三項(xiàng)基本能力中，辦會(huì)也相應(yīng)地被提到了越來越重要的位置。如何做好會(huì)務(wù)組織工作成為現(xiàn)代秘書面臨的一項(xiàng)十分重要的課題。

隨著越來越多的人參與各種各樣的會(huì)議，從事會(huì)議策劃的人也逐漸的多了起來。然而，會(huì)議的人員卻幾乎沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和訓(xùn)練。他們雖然可以找到一些參考資料，但整個(gè)會(huì)議組織過程的具體程序了解的并不深。因此會(huì)遇到了許多問題。除了專業(yè)的會(huì)議策劃人員以外，現(xiàn)在有許多人在不知不覺中也加入到會(huì)議策劃的工作中。本論文主要圍繞著會(huì)務(wù)的組織工作作出一些細(xì)節(jié)性見解。

操辦會(huì)務(wù)，是秘書人員的一項(xiàng)重要工作。任何一個(gè)成功的會(huì)議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性的勞動(dòng)。因此，充分認(rèn)識(shí)秘書人員在會(huì)議中的職責(zé)，掌握做好會(huì)務(wù)組織工作的方法和藝術(shù)，提高會(huì)議的質(zhì)量和效果，是秘書人員應(yīng)具備的一種最基本的能力。

【關(guān)鍵詞】秘書；會(huì)議；會(huì)務(wù)組織

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文

目錄

摘要.................................................................................................11會(huì)議概述

1.1會(huì)議的概念..................................................................................21.2會(huì)議的類型.................................................................................21.3會(huì)議的作用.................................................................................32會(huì)務(wù)組織工作概述

2.1會(huì)務(wù)組織工作的基本概念...........................................................42.2會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)...........................................................................53會(huì)務(wù)組織工作內(nèi)容與方法

3.1會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容.....................................................................63.1.1會(huì)前準(zhǔn)備......................................................................................63.1.2會(huì)議期間控制...............................................................................63.1.3會(huì)后工作………………………………………………..……….73.1.4會(huì)議接待工作................................................................................73.2秘書應(yīng)該如何做好會(huì)務(wù)組織工作..................................................83.3會(huì)務(wù)組織工作總結(jié).........................................................................114應(yīng)該如何獲得做好會(huì)務(wù)組織工作的能力.......................................13致謝語....................................................................................................14參考文獻(xiàn)................................................................................................15

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文

1會(huì)議概述

1.1會(huì)議的概念

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

1.2會(huì)議的類型

會(huì)議有十種類型：現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、觀摩會(huì)議、電話會(huì)議、電視會(huì)議、廣播會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、座談會(huì)、茶話會(huì)、工作性會(huì)餐和普通會(huì)議。但根據(jù)不同類型會(huì)議可以做如下分類：

按照舉辦單位劃分，可以分為企業(yè)類會(huì)議、社團(tuán)協(xié)會(huì)類會(huì)議和其他組織類會(huì)議。

企業(yè)類會(huì)議的主題通常是管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等，具體可分為：銷售會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、管理者會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)議等。

社團(tuán)協(xié)會(huì)類會(huì)議大致可以細(xì)分為：行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會(huì)會(huì)議、教育協(xié)會(huì)會(huì)議、技術(shù)協(xié)會(huì)會(huì)議等。社團(tuán)協(xié)會(huì)類會(huì)議通常伴有展覽會(huì)。

其他組織類會(huì)議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會(huì)議。

按照會(huì)議規(guī)模劃分，可以分為小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議和特大型會(huì)議。按照會(huì)議活動(dòng)特征劃分，可以分為商務(wù)型會(huì)議、政治性會(huì)議、展銷會(huì)議、文化交流會(huì)議、度假型會(huì)議和專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議。

按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分，可以分為年會(huì)、專業(yè)會(huì)議、代表會(huì)議、論壇、座談會(huì)或?qū)ｎ}討論會(huì)、講座、研討會(huì)或?qū)＜矣懻摃?huì)或討論會(huì)、專題討論會(huì)、培訓(xùn)性會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議。

新型和新穎類會(huì)議：玻璃魚缸式會(huì)議、辯論會(huì)、角色扮演和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。

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1.3會(huì)議的作用

（1）會(huì)議的積極作用

1）交流信息，互通情報(bào)。通過會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。

2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會(huì)議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結(jié)工作，開展批評(píng)與自我批評(píng)淪，有助于加強(qiáng)上下級(jí)之間、同級(jí)之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過會(huì)議作出決議、決定，共同貫徹，以推動(dòng)工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5）帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(2)會(huì)議的負(fù)面作用。

1）造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚�命要在�?huì)議中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％�！比毡拘�率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長(zhǎng)以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會(huì)�！痹谖覈�，領(lǐng)導(dǎo)人員開會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履?

2）金錢的浪費(fèi)。開會(huì)就要用錢，越高級(jí)、越長(zhǎng)、越大型的會(huì)議，一般說來用錢越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3）信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見，或者為會(huì)而會(huì)，走過場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長(zhǎng)文牘主義。

4）滋長(zhǎng)不正之風(fēng)。長(zhǎng)期以來，有少數(shù)干部成了專門開會(huì)的“職業(yè)開會(huì)者”，還有些人極力爭(zhēng)取參加各種會(huì)議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會(huì)”外，別無他事，開完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。

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2會(huì)務(wù)組織工作概述

在現(xiàn)代社會(huì),會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式.隨著人類社會(huì)的進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域.會(huì)務(wù)組織工作已經(jīng)被置于一個(gè)越來越重要的地位。因而，對(duì)于現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的辦文、辦會(huì)、辦事三項(xiàng)基本能力中,辦會(huì)也相應(yīng)地被提到了越來越重要的位置.如何做好會(huì)務(wù)組織工作成為現(xiàn)代秘書面臨的一項(xiàng)十分重要的課題。

2.1會(huì)務(wù)組織工作的基本概念

（1）會(huì)務(wù)組織工作的概念

會(huì)議有廣義和狹義兩種，狹義的會(huì)議是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會(huì)議規(guī)則的前提下，圍繞一定議題,三個(gè)人以上（包括三個(gè)人）在一起共同（商議）問題（議題）,以便達(dá)到或互通情況,或交流思想,或達(dá)成協(xié)議,或做出決議（決定）等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的集會(huì).這個(gè)概念包括有組織,有領(lǐng)導(dǎo),有商議,有議題,有人數(shù),有目的六個(gè)基本要素。嚴(yán)格地說，只有符合這六要素的集會(huì)才能稱為會(huì)議。但現(xiàn)實(shí)生活中,實(shí)際工作中,許多只有上述會(huì)議概念中的某些特征的集會(huì)，如各種總結(jié)會(huì)、報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、動(dòng)員會(huì)、表彰會(huì)等，也在習(xí)慣上稱之為會(huì)議.我們可以把它看作是上述狹義的會(huì)議概念的外延，即廣義的會(huì)議概念。

既然有了會(huì)議，自然就有會(huì)務(wù)組織工作。會(huì)議從籌劃到善后，有一系列工作需要秘書參與和組織，這一系列秘書工作就叫做會(huì)務(wù)組織工作。它包括會(huì)前籌備工作擬定會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備會(huì)議材料、安排會(huì)議生活和布置會(huì)場(chǎng)；會(huì)中服務(wù)工作簽到與引導(dǎo)、組織會(huì)議進(jìn)行和搞好生活服務(wù)；會(huì)后總結(jié)工作送別會(huì)議代表、會(huì)場(chǎng)善后、整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。因此，做好會(huì)務(wù)組織工作，對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理有著重要作用，是秘書必須具備的一項(xiàng)基本技能。

（2）會(huì)務(wù)組織工作背景1)社會(huì)發(fā)展，會(huì)務(wù)需求量加大

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在現(xiàn)代社會(huì)，經(jīng)濟(jì)不斷增長(zhǎng)，交流不斷增多，這使得會(huì)議在數(shù)量上日趨增多，在范圍上日趨擴(kuò)大，在內(nèi)容上日趨豐富，在種類上也千姿百態(tài)。

2)“會(huì)�！背蔀�(zāi)，會(huì)議質(zhì)量亟待提高

會(huì)議泛濫已經(jīng)成為一個(gè)世界性的問題。究其根本，中國會(huì)議管理研究專家葛廣智認(rèn)為：“所謂會(huì)多其實(shí)只是一種假象，真正問題不是會(huì)議的數(shù)量太多，而是不少會(huì)議的質(zhì)量太低。是在會(huì)議活動(dòng)中存在很多的不合理�！币虼耍�要想真正做到精簡(jiǎn)會(huì)議，就必須要提高會(huì)議的效能。作為秘書人員而言，要努力做到在會(huì)務(wù)組織工作中增強(qiáng)科學(xué)性，減少盲目性、隨意性，遵循會(huì)議活動(dòng)的一些最基本的工作原則，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議的科學(xué)管理。

2.2會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)

會(huì)務(wù)工作是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動(dòng)形式。會(huì)務(wù)工作的一些基本問題，具有以下特點(diǎn)：

第一，政治性。會(huì)議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務(wù)。第二，服務(wù)性。會(huì)務(wù)工作是隨著開會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動(dòng)，都是為了給會(huì)議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開好會(huì)議。

第三，被動(dòng)性。會(huì)務(wù)工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性。

第四，事務(wù)性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡(jiǎn)報(bào)，很多環(huán)節(jié)都有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。這種事務(wù)性工和中蘊(yùn)含著極強(qiáng)的政治性和思想性。有時(shí)一個(gè)很小的事務(wù)性工作未做好，可能會(huì)發(fā)展成為一個(gè)大的政治問題。

第六，保密性。我國無論大小機(jī)關(guān)、單位，許多重要事情都通過會(huì)議討論后作出決定。因而，許多會(huì)議如省委常委會(huì)、縣委常委會(huì)等日常工作會(huì)議的內(nèi)容都有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會(huì)議秘密，理所當(dāng)然地是會(huì)議秘書工作的任務(wù)之一，需要慎之又慎。

第七，時(shí)間性。會(huì)議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，有很強(qiáng)的時(shí)間性。作為與會(huì)者應(yīng)遵守時(shí)間，按時(shí)參加會(huì)議。作為會(huì)議秘書工作人員更應(yīng)有高度的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)諸如與會(huì)者已到齊了，會(huì)議記錄人員還未到或是會(huì)場(chǎng)還未布置好等現(xiàn)象。

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3會(huì)務(wù)組織工作內(nèi)容與方法

秘書應(yīng)該如何做好會(huì)務(wù)組織工作呢？在實(shí)際進(jìn)行會(huì)務(wù)組織工作前，秘書人員應(yīng)首先了解會(huì)務(wù)組織工作的原則，即準(zhǔn)備充分，組織嚴(yán)密，服務(wù)周到，節(jié)儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的并增強(qiáng)會(huì)議效果。當(dāng)然，會(huì)務(wù)組織工作并不是秘書一個(gè)人的事情，而是在會(huì)議召集人的領(lǐng)導(dǎo)下由秘書部門或各有關(guān)部門組成的會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)來完成的。這類機(jī)構(gòu)被稱為秘書部門。

3.1會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容

3.1.1會(huì)前準(zhǔn)備

1）確定會(huì)議是否必要。能否通過其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？

2）確定會(huì)議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？

3）準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。

4）收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。5）會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。6）根據(jù)要討論的問題限定與會(huì)人員。3.1.2會(huì)議期間控制1）敘述會(huì)議的目的。2）核對(duì)并記錄與會(huì)者。

3）根據(jù)議事日程順序提出項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見。4）給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會(huì)。

5）控制討論過程,如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。

6）如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將觀點(diǎn)加以概括。

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7）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。8）確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。3.1.3會(huì)后工作

1)在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)。

2)根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

3)會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理。

4)會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

3.1.4會(huì)議接待工作

（1）會(huì)議接待方案的含義

會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案，屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會(huì)議總體方案的附件。

（2）會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容

1)接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團(tuán)名義來訪的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2)接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。

3)接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。

4)接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。

5)接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。（3）會(huì)議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法

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1)標(biāo)題。由會(huì)議活動(dòng)名稱＋“接待方案”組成。

2)主送機(jī)關(guān)。接待方案直接上報(bào)上級(jí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明上級(jí)機(jī)關(guān)的名稱。如以請(qǐng)示的附件上報(bào)，則不必寫主送機(jī)關(guān)。

3)正文。逐項(xiàng)載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號(hào)加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分寫明接待的對(duì)象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責(zé)任和經(jīng)費(fèi)；直接上報(bào)請(qǐng)求批準(zhǔn)的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請(qǐng)審批”等字樣。

4)落款。署提交接待方案的部門名稱。5)成文時(shí)間。寫明提交的具體日期。

3.2秘書應(yīng)該如何做好會(huì)務(wù)組織工作

由于會(huì)議的規(guī)模形式等各不相同，這里我將以某報(bào)社辦報(bào)100周年報(bào)慶座談會(huì)為例，闡述會(huì)務(wù)組織工作的主要流程。

（1）會(huì)前籌備工作

會(huì)議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好。計(jì)劃性就是會(huì)前籌備。會(huì)前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%�？梢哉f，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。作為秘書，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。

會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃，準(zhǔn)備會(huì)議材料，布置會(huì)場(chǎng)。1）擬定會(huì)議計(jì)劃

擬定會(huì)議計(jì)劃是會(huì)前籌備的第一步。它指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會(huì)議議程是秘書部門的任務(wù)，通常由秘書人員擬寫議程草稿，交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。它是會(huì)議具體的概略安排，通過會(huì)議日程顯示出來。擬定會(huì)議計(jì)劃的要點(diǎn)是明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日程的編制方法。制定會(huì)議議程時(shí)，要注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后；編制會(huì)議日程時(shí)，要注意確定參加會(huì)議的人員范圍和參加會(huì)議的一些提書議程的人員范圍。

2）準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)前籌備的第二步是準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議資料包括來賓資料（會(huì)議手冊(cè)、會(huì)

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議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)和餐券等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表等）和溝通資料（會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議合同以及相關(guān)資料）。對(duì)于此次報(bào)慶座談會(huì)而言，需要準(zhǔn)備的會(huì)議材料主要有：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券；接站表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表；會(huì)議參考文獻(xiàn)，報(bào)社宣傳文件、表彰人員獎(jiǎng)品以及發(fā)給嘉賓的報(bào)慶周年紀(jì)念品等。在準(zhǔn)備會(huì)議材料時(shí)，要留心一些不確定因素。如某嘉賓因有另外一個(gè)活動(dòng)不確定能否參加本次報(bào)慶座談會(huì)。座談會(huì)到來時(shí)，嘉賓卻到了。在這種情況下，該報(bào)社秘書部門就應(yīng)事先考慮到嘉賓到來的可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

3）安排會(huì)議生活

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會(huì)議，就要熱情做好會(huì)議生活的安排工作。會(huì)議期間的伙食和醫(yī)療要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。在本例中，會(huì)議召開的時(shí)間只有一天，但是由于有從外地邀請(qǐng)來的嘉賓，秘書部門就要做到住宿安排工作。要根據(jù)出席會(huì)議的名額，提前編定住房分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹�，如給領(lǐng)導(dǎo)可安排向陽通風(fēng)衛(wèi)生條件較好的單人商務(wù)間，給年老體弱的同志除了房間要向陽通風(fēng)衛(wèi)生外，還要考慮環(huán)境是否安靜，樓層是否方便進(jìn)出，周圍是否靠近公共設(shè)施等。此外，注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一個(gè)房間；預(yù)定房間的數(shù)量也應(yīng)略有富余。

4）布置會(huì)場(chǎng)

會(huì)場(chǎng)是會(huì)議的重要場(chǎng)所，要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，體現(xiàn)出相應(yīng)的氣氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主要注意選擇會(huì)場(chǎng)、裝飾會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)場(chǎng)座位、布置主席臺(tái)以及其他一些附屬性的布置。

由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，會(huì)場(chǎng)布置也會(huì)有一定差別。這里仍以報(bào)慶座談會(huì)為例。

報(bào)慶座談會(huì)屬于慶典、表彰性的會(huì)議，應(yīng)將會(huì)場(chǎng)整體基調(diào)定為紅、粉色。本著開好會(huì)，又要考慮到與會(huì)人員身體需要的原則，會(huì)中的座椅應(yīng)使用軟椅。此外，會(huì)中附屬性設(shè)備，如音響、聲像設(shè)施，電源、衛(wèi)生設(shè)施以及會(huì)標(biāo)會(huì)徽、旗幟花卉、

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標(biāo)語口號(hào)等一些裝飾性布置等都要派專人督促到位。在安排主席臺(tái)座次時(shí)，要注意依職務(wù)的高低安排座次職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列，并將座次編制成表，貼于入口處的墻上。對(duì)于場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次，可直接根據(jù)系部或部門分塊安排。會(huì)議在多功能會(huì)議大廳舉行，采取主席臺(tái)同一般與會(huì)者面對(duì)面的大小方形或半圓形方式。

（2）會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，秘書需要完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議進(jìn)行，搞好生活服務(wù)等工作。

1）簽到與引導(dǎo)

簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場(chǎng)時(shí)向會(huì)議組織者表示入場(chǎng)的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式和卡片式。在本次報(bào)慶座談會(huì)中，可分成兩部分進(jìn)行簽到：一部分專門負(fù)責(zé)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)簽到；另一部分負(fù)責(zé)本報(bào)社員工簽到。組織簽到的同時(shí)，秘書人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以便方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。

2）組織會(huì)議進(jìn)行

在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，工作人員要注意安排會(huì)議發(fā)言，作好會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，起草、修改會(huì)議文件以及準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言等。這其中主要是進(jìn)行文書工作，該工作要求秘書人員要了解會(huì)議內(nèi)容，領(lǐng)悟會(huì)議精神。此外，還要注意會(huì)議值班工作。如在本例中，可成立一個(gè)會(huì)議值班室，由秘書部門中的成員輪流值班。值班期間需做好電話記錄、接待記錄、做好信息傳遞等。其中要注意加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制；要備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系方式和一份設(shè)備維修人員、后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄；要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

3）搞好生活服務(wù)

會(huì)中的生活服務(wù)除了吃、住、行要善始善終外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。會(huì)議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動(dòng)也要精心組織好。針對(duì)本次座談會(huì)而言，來賓大都是新聞報(bào)刊界的知名人物。因此可安排一些高檔次的活動(dòng)，如參觀報(bào)史陳列館和舉辦酒會(huì)。外地與會(huì)人員的返程車票、機(jī)票要在散會(huì)前送到訂票人手中。對(duì)與會(huì)者提出的合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。此外，還須特別注意不同宗教信

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仰、不同民族的與會(huì)人員的特殊飲食習(xí)慣與生活習(xí)慣，并給予特別照顧。如在訂制菜單時(shí)，要與飯店一起確定；飲食要衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出；有飲食禁忌的人可單獨(dú)安排菜單。

（3）會(huì)后總結(jié)工作

會(huì)議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會(huì)議基本結(jié)束。但會(huì)務(wù)組織工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會(huì)中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。該階段秘書的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“有始有終”。

會(huì)后總結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表，會(huì)場(chǎng)的善后工作，整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。

1）送別會(huì)議代表與會(huì)場(chǎng)的善后

與會(huì)人員的車票或機(jī)票已事先訂好，秘書人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后。對(duì)于報(bào)慶座談會(huì)而言，會(huì)場(chǎng)的善后包括及時(shí)清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；清理會(huì)場(chǎng)；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。其中，秘書部門要考慮到嘉賓返程途中可能碰到的特殊情況，如惡劣天氣或自然災(zāi)害等而導(dǎo)致嘉賓滯留。此時(shí)秘書部門要做好滯留人員的臨時(shí)住宿安排，并做好登記。

2）整理會(huì)議文件

整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。在本次報(bào)慶座談會(huì)中需要收集的文件主要有：宣傳交流性文件；會(huì)議記錄；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議新聞報(bào)道等。收集文件要及時(shí)，并注意履行一定的登記手續(xù)。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3）會(huì)務(wù)總結(jié)反饋

會(huì)后總結(jié)工作的重點(diǎn)是會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。會(huì)議結(jié)束時(shí)，要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)如本次座談會(huì)的在總結(jié)時(shí)，可主要針對(duì)肯定成績(jī)，分析不足，表揚(yáng)有功人員，向支持會(huì)議工作的有關(guān)部門表示感謝，布置會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作等方面。對(duì)于會(huì)中產(chǎn)生的各種決定以及建設(shè)性的意見或建議要及時(shí)反饋至相關(guān)部門。通過會(huì)議工作總結(jié)，可積累秘書人員的會(huì)務(wù)組織工作經(jīng)驗(yàn)，提高秘書人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

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3.3會(huì)務(wù)組織工作總結(jié)

會(huì)務(wù)組織工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會(huì)務(wù)組織工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果，而會(huì)務(wù)組織工作能否做好，往往取決于對(duì)細(xì)節(jié)的把握。在會(huì)務(wù)工作中，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，潛心把握，精心組織，實(shí)現(xiàn)精益求精辦會(huì)的目標(biāo)。具體來說，要從細(xì)節(jié)上做到“三個(gè)到位”。

（1）從細(xì)節(jié)上做到會(huì)前準(zhǔn)備到位

會(huì)前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的，在做會(huì)前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個(gè)細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到的細(xì)節(jié)制定好會(huì)務(wù)工作方案。象這樣的細(xì)節(jié)問題，在會(huì)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容，從而保證會(huì)議質(zhì)量和效果。

（2）從細(xì)節(jié)上做到會(huì)中服務(wù)到位

會(huì)中服務(wù)是辦會(huì)工作的重要一環(huán)，做好會(huì)中服務(wù)，要對(duì)細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會(huì)議開得井然有序。

（3）從細(xì)節(jié)上做到會(huì)后整理到位

辦會(huì)工作是個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過程，不但要搞好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)，還要搞好會(huì)后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會(huì)后整理工作。對(duì)此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)會(huì)議召開后，及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)議資料進(jìn)行整理，及時(shí)整理好會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議室舉行，這一細(xì)節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動(dòng)。此后我們十分注重加強(qiáng)這項(xiàng)工作，確保了會(huì)場(chǎng)整理及時(shí)。

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4應(yīng)該如何獲得做好會(huì)務(wù)組織工作的能力

（1）理論知識(shí)的學(xué)習(xí)

首先，獲得做好會(huì)務(wù)組織工作的能力離不開理論知識(shí)的學(xué)習(xí)�？梢苑�閱有關(guān)權(quán)威人士的關(guān)于會(huì)務(wù)組織工作的書籍。目前我國對(duì)于會(huì)務(wù)組織工作的專門研究還比較少，在國外，關(guān)于會(huì)務(wù)組織工作的專門研究早在上世紀(jì)七十年代就已經(jīng)開始，著名國際顧問、美國會(huì)議專家邁克爾多伊爾、大衛(wèi)斯特勞斯等都是該方面的研究專家。他們編寫的《成功的會(huì)議管理從策劃到評(píng)估》《會(huì)議手冊(cè)》《開會(huì)的革命》都值得一看。其中，《開會(huì)的革命》一書中提出的“互動(dòng)開會(huì)法”能使開會(huì)效率提高50％，據(jù)介紹，“互動(dòng)開會(huì)法”，已被IBM、通用電氣等數(shù)十家公司及美國政府機(jī)構(gòu)廣泛采用，并作為員工培訓(xùn)的必修課程之一。

在我國，會(huì)議管理研究專家、國務(wù)院新聞辦公室副局長(zhǎng)葛廣智是該方面研究的領(lǐng)軍人物，他編寫的《會(huì)議詞典》《會(huì)議效率手冊(cè)》《辦公室業(yè)務(wù)》《開會(huì)的革命》同樣值得一看。相信會(huì)對(duì)文秘人員獲得并提高會(huì)務(wù)組織能力提供相當(dāng)?shù)膸椭��?/p>

此外參加有關(guān)會(huì)務(wù)組織工作方面的培訓(xùn)也是獲得該方面能力的一種有效方法。目前，專門對(duì)該方面的培訓(xùn)還相當(dāng)少，但是對(duì)于秘書工作的培訓(xùn)都會(huì)有關(guān)于會(huì)務(wù)組織工作上的內(nèi)容。

（2）實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累

對(duì)于秘書人員而言，關(guān)于工作的接觸會(huì)相當(dāng)頻繁。在實(shí)踐中慢慢摸索工作方法，積累工作經(jīng)驗(yàn)也是必不可少的獲得會(huì)務(wù)組織工作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在會(huì)務(wù)組織工作中，秘書人員要留心各個(gè)階段的工作程序，并記下自己的工作內(nèi)容；對(duì)于自己不了解的地方要虛心向經(jīng)驗(yàn)豐富的人員討教；會(huì)后要積極總結(jié)自己在本次會(huì)務(wù)服務(wù)工作中的不足，在總結(jié)中獲得經(jīng)驗(yàn)；對(duì)于會(huì)務(wù)組織工作秘書人員不能滿足于固有的工作方式，要根據(jù)社會(huì)發(fā)展與實(shí)際情況靈活變換，這樣才能不斷提高自己會(huì)務(wù)組織工作上的能力。

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)充滿變革的社會(huì)，會(huì)議作為一種社會(huì)現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。會(huì)務(wù)組織工作是對(duì)會(huì)議的主導(dǎo)、策劃、管理和安排，是開好所有會(huì)議的先決條件。成功的會(huì)務(wù)組織工作，會(huì)使會(huì)議開得圓滿成功。反之，會(huì)務(wù)組織工作不力，會(huì)議也必將達(dá)不到其預(yù)定的效果。因此，會(huì)務(wù)組織工作的理論和技巧，是所有的秘書人員必須掌握的一門科學(xué)。

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致謝語

大學(xué)三年的學(xué)習(xí)時(shí)光已經(jīng)接近尾聲，在此我對(duì)培養(yǎng)教育我的老師和關(guān)心鼓勵(lì)我的同學(xué)們表達(dá)我由衷的謝意。感謝學(xué)校給了我在大學(xué)三年深造的機(jī)會(huì)，讓我學(xué)習(xí)能力和思維能力得到提高；這次畢業(yè)論文設(shè)計(jì)我得到了很多老師和同學(xué)的幫助，其中我的論文指導(dǎo)老師李國英老師對(duì)我的關(guān)心和支持尤為重要。

畢業(yè)設(shè)計(jì)的每個(gè)階段，從選題到查閱資料，論文提綱的確定，中期論文的修改，后期論文格式調(diào)整等各個(gè)環(huán)節(jié)中都給予了我悉心的指導(dǎo)。這幾個(gè)月以來，老師不僅在學(xué)業(yè)上給我以精心指導(dǎo)，同時(shí)還在思想給我以無微不至的關(guān)懷，在此謹(jǐn)向老師致以誠摯的謝意和崇高的敬意。感謝在整個(gè)畢業(yè)設(shè)計(jì)期間和我密切合作的同學(xué)，和曾經(jīng)在各個(gè)方面給予過我?guī)椭�的伙伴們，在此，我再一次真誠地向幫助過我的老師和同學(xué)表示感謝。

最后要感謝在整個(gè)論文寫作過程中幫助過我的每一位人。首先，也是最主要感謝的是我的指導(dǎo)老師，在整個(gè)過程中他給了我很大的幫助，在論文題目制定時(shí)，他首先肯定了我的題目大方向，但是同時(shí)又幫我具體分析秘書如何做好會(huì)務(wù)組織工作這個(gè)具體目標(biāo)，讓我在寫作時(shí)有了具體方向。在論文提綱制定時(shí)，我的思路不是很清晰，經(jīng)過老師的幫忙，讓我具體寫作時(shí)思路頓時(shí)清晰。在完成初稿后，老師認(rèn)真查看了我的文章，指出了我存在的很多問題。在此十分感謝李老師的細(xì)心指導(dǎo)，才能讓我順利完成畢業(yè)論文。

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