文秘人員如何做好會務工作 會前籌備 會中服務 會后總結

文秘人員如何做好會務工作會前籌備會中服務會后總結

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式決定繼承人和治水人選的記載。在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會議、區(qū)政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作�；I備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規(guī)模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調設備齊全、有效。５、擺放適量花卉。6、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。8、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發(fā)言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態(tài)，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發(fā)狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，標明完成時間，在每天會議結束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現的新情況，以便對第二天的會議進行適當調整。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協同合作的良好作風。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學。

擴展閱讀：淺談秘書如何做好會務組織工作

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摘要

在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。隨著人類社會的進步，科學技術的發(fā)展，這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務組織工作已經被置于一個越來越重要的地位。因而，對于現代秘書應具備的辦文、辦會、辦事三項基本能力中，辦會也相應地被提到了越來越重要的位置。如何做好會務組織工作成為現代秘書面臨的一項十分重要的課題。

隨著越來越多的人參與各種各樣的會議，從事會議策劃的人也逐漸的多了起來。然而，會議的人員卻幾乎沒有相關的專業(yè)知識和訓練。他們雖然可以找到一些參考資料，但整個會議組織過程的具體程序了解的并不深。因此會遇到了許多問題。除了專業(yè)的會議策劃人員以外，現在有許多人在不知不覺中也加入到會議策劃的工作中。本論文主要圍繞著會務的組織工作作出一些細節(jié)性見解。

操辦會務，是秘書人員的一項重要工作。任何一個成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務性的勞動。因此，充分認識秘書人員在會議中的職責，掌握做好會務組織工作的方法和藝術，提高會議的質量和效果，是秘書人員應具備的一種最基本的能力。

【關鍵詞】秘書；會議；會務組織

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目錄

摘要.................................................................................................11會議概述

1.1會議的概念..................................................................................21.2會議的類型.................................................................................21.3會議的作用.................................................................................32會務組織工作概述

2.1會務組織工作的基本概念...........................................................42.2會務工作的特點...........................................................................53會務組織工作內容與方法

3.1會務工作的具體內容.....................................................................63.1.1會前準備......................................................................................63.1.2會議期間控制...............................................................................63.1.3會后工作………………………………………………..……….73.1.4會議接待工作................................................................................73.2秘書應該如何做好會務組織工作..................................................83.3會務組織工作總結.........................................................................114應該如何獲得做好會務組織工作的能力.......................................13致謝語....................................................................................................14參考文獻................................................................................................15

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1會議概述

1.1會議的概念

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

1.2會議的類型

會議有十種類型：現場會議、觀摩會議、電話會議、電視會議、廣播會議、網絡會議、座談會、茶話會、工作性會餐和普通會議。但根據不同類型會議可以做如下分類：

按照舉辦單位劃分，可以分為企業(yè)類會議、社團協會類會議和其他組織類會議。

企業(yè)類會議的主題通常是管理、協調和技術等，具體可分為：銷售會議、經銷商會議、技術會議、管理者會議、董事會會議、股東會議等。

社團協會類會議大致可以細分為：行業(yè)協會會議、專業(yè)和科學協會會議、教育協會會議、技術協會會議等。社團協會類會議通常伴有展覽會。

其他組織類會議的典型代表是政府機構會議。

按照會議規(guī)模劃分，可以分為小型會議、中型會議、大型會議和特大型會議。按照會議活動特征劃分，可以分為商務型會議、政治性會議、展銷會議、文化交流會議、度假型會議和專業(yè)學術會議。

按照會議的性質和內容劃分，可以分為年會、專業(yè)會議、代表會議、論壇、座談會或專題討論會、講座、研討會或專家討論會或討論會、專題討論會、培訓性會議、獎勵會議。

新型和新穎類會議：玻璃魚缸式會議、辯論會、角色扮演和網絡會議等。

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1.3會議的作用

（1）會議的積極作用

1）交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2）發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3）增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下級之間、同級之間的了解，增進團結。

4）統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5）帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業(yè)”。(2)會議的負面作用。

1）造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％�！比毡拘�率協會統計發(fā)現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會�！痹谖覈�，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢?

2）金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3）信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4）滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。

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2會務組織工作概述

在現代社會,會議是領導機構進行決策和管理,實現領導職能的一種重要方式.隨著人類社會的進步,科學技術的發(fā)展,這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域.會務組織工作已經被置于一個越來越重要的地位。因而，對于現代秘書應具備的辦文、辦會、辦事三項基本能力中,辦會也相應地被提到了越來越重要的位置.如何做好會務組織工作成為現代秘書面臨的一項十分重要的課題。

2.1會務組織工作的基本概念

（1）會務組織工作的概念

會議有廣義和狹義兩種，狹義的會議是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會議規(guī)則的前提下，圍繞一定議題,三個人以上（包括三個人）在一起共同（商議）問題（議題）,以便達到或互通情況,或交流思想,或達成協議,或做出決議（決定）等有目的有組織有領導的集會.這個概念包括有組織,有領導,有商議,有議題,有人數,有目的六個基本要素。嚴格地說，只有符合這六要素的集會才能稱為會議。但現實生活中,實際工作中,許多只有上述會議概念中的某些特征的集會，如各種總結會、報告會、傳達會、動員會、表彰會等，也在習慣上稱之為會議.我們可以把它看作是上述狹義的會議概念的外延，即廣義的會議概念。

既然有了會議，自然就有會務組織工作。會議從籌劃到善后，有一系列工作需要秘書參與和組織，這一系列秘書工作就叫做會務組織工作。它包括會前籌備工作擬定會議計劃、準備會議材料、安排會議生活和布置會場；會中服務工作簽到與引導、組織會議進行和搞好生活服務；會后總結工作送別會議代表、會場善后、整理會議文件以及會務總結反饋。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此，做好會務組織工作，對輔助領導決策和管理有著重要作用，是秘書必須具備的一項基本技能。

（2）會務組織工作背景1)社會發(fā)展，會務需求量加大

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在現代社會，經濟不斷增長，交流不斷增多，這使得會議在數量上日趨增多，在范圍上日趨擴大，在內容上日趨豐富，在種類上也千姿百態(tài)。

2)“會�！背蔀模瑫�議質量亟待提高

會議泛濫已經成為一個世界性的問題。究其根本，中國會議管理研究專家葛廣智認為：“所謂會多其實只是一種假象，真正問題不是會議的數量太多，而是不少會議的質量太低。是在會議活動中存在很多的不合理�！币虼耍�要想真正做到精簡會議，就必須要提高會議的效能。作為秘書人員而言，要努力做到在會務組織工作中增強科學性，減少盲目性、隨意性，遵循會議活動的一些最基本的工作原則，實現對會議的科學管理。

2.2會務工作的特點

會務工作是現代社會生活、政治生活、經濟生活中一種經常的廣泛的活動形式。會務工作的一些基本問題，具有以下特點：

第一，政治性。會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務。第二，服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。

第三，被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。

第四，事務性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環(huán)節(jié)都有較強的事務性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務性工作，保證了會議的順利進行。這種事務性工和中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務性工作未做好，可能會發(fā)展成為一個大的政治問題。

第六，保密性。我國無論大小機關、單位，許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而，許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性，保守會議秘密，理所當然地是會議秘書工作的任務之一，需要慎之又慎。

第七，時間性。會議是一種有組織有領導的活動，有很強的時間性。作為與會者應遵守時間，按時參加會議。作為會議秘書工作人員更應有高度的時間觀念，決不能出現諸如與會者已到齊了，會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現象。

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3會務組織工作內容與方法

秘書應該如何做好會務組織工作呢？在實際進行會務組織工作前，秘書人員應首先了解會務組織工作的原則，即準備充分，組織嚴密，服務周到，節(jié)儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會議達到預期的目的并增強會議效果。當然，會務組織工作并不是秘書一個人的事情，而是在會議召集人的領導下由秘書部門或各有關部門組成的會務組織機構來完成的。這類機構被稱為秘書部門。

3.1會務工作的具體內容

3.1.1會前準備

1）確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

2）確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

3）準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。

4）收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太多，將其要點摘錄出來。5）會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6）根據要討論的問題限定與會人員。3.1.2會議期間控制1）敘述會議的目的。2）核對并記錄與會者。

3）根據議事日程順序提出項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。4）給每一個人表述自己意見的機會。

5）控制討論過程,如果發(fā)生與論題無關或深入到不必要的細節(jié)上，應及時引導到議題本身。

6）如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將觀點加以概括。

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7）在會議結束時，對已取得的結果進行概括。8）確定下次會議的議題和時間。3.1.3會后工作

1)在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動。

2)根據會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。

3)會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理。

4)會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

3.1.4會議接待工作

（1）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

（2）會議接待方案的基本內容

1)接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2)接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3)接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4)接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5)接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。（3）會議接待方案的結構和寫法

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1)標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

2)主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。

3)正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4)落款。署提交接待方案的部門名稱。5)成文時間。寫明提交的具體日期。

3.2秘書應該如何做好會務組織工作

由于會議的規(guī)模形式等各不相同，這里我將以某報社辦報100周年報慶座談會為例，闡述會務組織工作的主要流程。

（1）會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好。計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。作為秘書，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。

會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，準備會議材料，布置會場。1）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程是秘書部門的任務，通常由秘書人員擬寫議程草稿，交領導批準后，復印分發(fā)給所有與會者。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議計劃的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時，要注意將主要的、具有保密內容的議程放在最后；編制會議日程時，要注意確定參加會議的人員范圍和參加會議的一些提書議程的人員范圍。

2）準備會議材料

會前籌備的第二步是準備會議資料。會議資料包括來賓資料（會議手冊、會

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議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議合同以及相關資料）。對于此次報慶座談會而言，需要準備的會議材料主要有：會議手冊、會議文件資料、筆記本、文具、代表證、房號、餐券；接站表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表；會議參考文獻，報社宣傳文件、表彰人員獎品以及發(fā)給嘉賓的報慶周年紀念品等。在準備會議材料時，要留心一些不確定因素。如某嘉賓因有另外一個活動不確定能否參加本次報慶座談會。座談會到來時，嘉賓卻到了。在這種情況下，該報社秘書部門就應事先考慮到嘉賓到來的可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

3）安排會議生活

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。會議期間的伙食和醫(yī)療要有專人負責，并事先做好安排。在本例中，會議召開的時間只有一天，但是由于有從外地邀請來的嘉賓，秘書部門就要做到住宿安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住房分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧，如給領導可安排向陽通風衛(wèi)生條件較好的單人商務間，給年老體弱的同志除了房間要向陽通風衛(wèi)生外，還要考慮環(huán)境是否安靜，樓層是否方便進出，周圍是否靠近公共設施等。此外，注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一個房間；預定房間的數量也應略有富余。

4）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規(guī)模把它布置好，體現出相應的氣氛。在布置會場時，主要注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬性的布置。

由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，會場布置也會有一定差別。這里仍以報慶座談會為例。

報慶座談會屬于慶典、表彰性的會議，應將會場整體基調定為紅、粉色。本著開好會，又要考慮到與會人員身體需要的原則，會中的座椅應使用軟椅。此外，會中附屬性設備，如音響、聲像設施，電源、衛(wèi)生設施以及會標會徽、旗幟花卉、

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標語口號等一些裝飾性布置等都要派專人督促到位。在安排主席臺座次時，要注意依職務的高低安排座次職務最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列，并將座次編制成表，貼于入口處的墻上。對于場內其他人員的座次，可直接根據系部或部門分塊安排。會議在多功能會議大廳舉行，采取主席臺同一般與會者面對面的大小方形或半圓形方式。

（2）會中服務工作

在會中服務階段，秘書需要完成簽到與引導，組織會議進行，搞好生活服務等工作。

1）簽到與引導

簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在本次報慶座談會中，可分成兩部分進行簽到：一部分專門負責嘉賓和領導簽到；另一部分負責本報社員工簽到。組織簽到的同時，秘書人員要做好入場引導工作，以便方便與會人員入場，同時縮短入場時間。

2）組織會議進行

在會議進行時，工作人員要注意安排會議發(fā)言，作好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議文件以及準備總結發(fā)言等。這其中主要是進行文書工作，該工作要求秘書人員要了解會議內容，領悟會議精神。此外，還要注意會議值班工作。如在本例中，可成立一個會議值班室，由秘書部門中的成員輪流值班。值班期間需做好電話記錄、接待記錄、做好信息傳遞等。其中要注意加強與會議無關人員出入會場的控制；要備有公司和各部門領導的聯系方式和一份設備維修人員、后勤服務部門主管人員的電話通訊錄；要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

3）搞好生活服務

會中的生活服務除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。針對本次座談會而言，來賓大都是新聞報刊界的知名人物。因此可安排一些高檔次的活動，如參觀報史陳列館和舉辦酒會。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的合理要求也應盡可能給予滿足。此外，還須特別注意不同宗教信

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仰、不同民族的與會人員的特殊飲食習慣與生活習慣，并給予特別照顧。如在訂制菜單時，要與飯店一起確定；飲食要衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出；有飲食禁忌的人可單獨安排菜單。

（3）會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務組織工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。該階段秘書的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。

會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1）送別會議代表與會場的善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，秘書人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后。對于報慶座談會而言，會場的善后包括及時清退客房和會議用房；歸還借用的物品；清理會場；結算帳目并向財務部門報銷等。其中，秘書部門要考慮到嘉賓返程途中可能碰到的特殊情況，如惡劣天氣或自然災害等而導致嘉賓滯留。此時秘書部門要做好滯留人員的臨時住宿安排，并做好登記。

2）整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。在本次報慶座談會中需要收集的文件主要有：宣傳交流性文件；會議記錄；會議簡報；會議紀要；會議新聞報道等。收集文件要及時，并注意履行一定的登記手續(xù)。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3）會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。會議結束時，要對本次會議工作進行一次認真的總結如本次座談會的在總結時，可主要針對肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作等方面。對于會中產生的各種決定以及建設性的意見或建議要及時反饋至相關部門。通過會議工作總結，可積累秘書人員的會務組織工作經驗，提高秘書人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協同合作的良好作風。

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3.3會務組織工作總結

會務組織工作是辦公室的一項經常性工作，會務組織工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果，而會務組織工作能否做好，往往取決于對細節(jié)的把握。在會務工作中，就必須以細致的作風，對會務工作中的細節(jié)細心觀察，潛心把握，精心組織，實現精益求精辦會的目標。具體來說，要從細節(jié)上做到“三個到位”。

（1）從細節(jié)上做到會前準備到位

會前的準備工作是由若干細節(jié)組成的，在做會前準備工作前，就要充分考慮各個細節(jié)，并根據考慮到的細節(jié)制定好會務工作方案。象這樣的細節(jié)問題，在會務工作中經常出現，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。

（2）從細節(jié)上做到會中服務到位

會中服務是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務，要對細節(jié)細心觀察，只有把握好每一個細小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。

（3）從細節(jié)上做到會后整理到位

辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會后服務，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節(jié)入手，在一個會議召開后，及時將會議記錄、會議資料進行整理，及時整理好會場。在會議室舉行，這一細節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此后我們十分注重加強這項工作，確保了會場整理及時。

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4應該如何獲得做好會務組織工作的能力

（1）理論知識的學習

首先，獲得做好會務組織工作的能力離不開理論知識的學習�？梢苑�閱有關權威人士的關于會務組織工作的書籍。目前我國對于會務組織工作的專門研究還比較少，在國外，關于會務組織工作的專門研究早在上世紀七十年代就已經開始，著名國際顧問、美國會議專家邁克爾多伊爾、大衛(wèi)斯特勞斯等都是該方面的研究專家。他們編寫的《成功的會議管理從策劃到評估》《會議手冊》《開會的革命》都值得一看。其中，《開會的革命》一書中提出的“互動開會法”能使開會效率提高50％，據介紹，“互動開會法”，已被IBM、通用電氣等數十家公司及美國政府機構廣泛采用，并作為員工培訓的必修課程之一。

在我國，會議管理研究專家、國務院新聞辦公室副局長葛廣智是該方面研究的領軍人物，他編寫的《會議詞典》《會議效率手冊》《辦公室業(yè)務》《開會的革命》同樣值得一看。相信會對文秘人員獲得并提高會務組織能力提供相當的幫助。

此外參加有關會務組織工作方面的培訓也是獲得該方面能力的一種有效方法。目前，專門對該方面的培訓還相當少，但是對于秘書工作的培訓都會有關于會務組織工作上的內容。

（2）實踐經驗的積累

對于秘書人員而言，關于工作的接觸會相當頻繁。在實踐中慢慢摸索工作方法，積累工作經驗也是必不可少的獲得會務組織工作能力的一個重要環(huán)節(jié)。在會務組織工作中，秘書人員要留心各個階段的工作程序，并記下自己的工作內容；對于自己不了解的地方要虛心向經驗豐富的人員討教；會后要積極總結自己在本次會務服務工作中的不足，在總結中獲得經驗；對于會務組織工作秘書人員不能滿足于固有的工作方式，要根據社會發(fā)展與實際情況靈活變換，這樣才能不斷提高自己會務組織工作上的能力。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。會務組織工作是對會議的主導、策劃、管理和安排，是開好所有會議的先決條件。成功的會務組織工作，會使會議開得圓滿成功。反之，會務組織工作不力，會議也必將達不到其預定的效果。因此，會務組織工作的理論和技巧，是所有的秘書人員必須掌握的一門科學。

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致謝語

大學三年的學習時光已經接近尾聲，在此我對培養(yǎng)教育我的老師和關心鼓勵我的同學們表達我由衷的謝意。感謝學校給了我在大學三年深造的機會，讓我學習能力和思維能力得到提高；這次畢業(yè)論文設計我得到了很多老師和同學的幫助，其中我的論文指導老師李國英老師對我的關心和支持尤為重要。

畢業(yè)設計的每個階段，從選題到查閱資料，論文提綱的確定，中期論文的修改，后期論文格式調整等各個環(huán)節(jié)中都給予了我悉心的指導。這幾個月以來，老師不僅在學業(yè)上給我以精心指導，同時還在思想給我以無微不至的關懷，在此謹向老師致以誠摯的謝意和崇高的敬意。感謝在整個畢業(yè)設計期間和我密切合作的同學，和曾經在各個方面給予過我?guī)椭�的伙伴們，在此，我再一次真誠地向幫助過我的老師和同學表示感謝。

最后要感謝在整個論文寫作過程中幫助過我的每一位人。首先，也是最主要感謝的是我的指導老師，在整個過程中他給了我很大的幫助，在論文題目制定時，他首先肯定了我的題目大方向，但是同時又幫我具體分析秘書如何做好會務組織工作這個具體目標，讓我在寫作時有了具體方向。在論文提綱制定時，我的思路不是很清晰，經過老師的幫忙，讓我具體寫作時思路頓時清晰。在完成初稿后，老師認真查看了我的文章，指出了我存在的很多問題。在此十分感謝李老師的細心指導，才能讓我順利完成畢業(yè)論文。

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參考文獻

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[6]江河,蘭艷;大型會議會務管理系統的設計與實現[J];電腦與信息技術;201*年02期

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