例會制度V.4

例會制度

第一條為加強(qiáng)工作追蹤及溝通協(xié)調(diào)，規(guī)范公司例會的組織開展，配合公司會議制

度的實(shí)施，特制定本制度。

第二條本制度適用于月度工作計(jì)劃總結(jié)例會、品質(zhì)分析例會、費(fèi)用檢討例會、績

效考核總結(jié)例會、生產(chǎn)調(diào)度例會及部門例會的召開情形。

第三條月度工作計(jì)劃總結(jié)例會

1.月度工作計(jì)劃總結(jié)例會由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)召集和主持，如總經(jīng)理助理因特殊原因不能履行本職時(shí)，可由其指定其他人員負(fù)責(zé)召集和主持。2.月度工作計(jì)劃總結(jié)例會一般由公司A、B級管理人員參加，必要時(shí)，由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。

3.例會于每月第一個星期五（如當(dāng)月五個星期，則為第二個星期五）18：30在A座109會議室召開，如有變動由總經(jīng)理助理提前通知。4.會議一般議程：

1)檢討各部門上月工作計(jì)劃完成情況；2)各部門經(jīng)理匯報(bào)本月工作計(jì)劃情況；

3)主持人協(xié)調(diào)和處理各部門在工作中存在的問題；4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。

5.會議記錄由總經(jīng)理助理秘書負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交會議主持人審核，由會議主持人電郵給各與會人員。6.由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)檢查。

第四條品質(zhì)分析例會

1.品質(zhì)分析例會由品質(zhì)部經(jīng)理召集和主持，如品質(zhì)部經(jīng)理因特殊原因不能

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履行本職時(shí)，可由品質(zhì)部經(jīng)理指定其他人員召集和主持。

2.品質(zhì)分析例會一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、PMC、生產(chǎn)部、采購部、市場部、開發(fā)部的經(jīng)理及主管參加，必要時(shí)各部門決定與此有關(guān)的工程師或代表參加。

3.例會于每月第二個星期五（如當(dāng)月五個星期，則為第三個星期五）18：30在A座107會議室召開，如有變動由品質(zhì)部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程：

1)追蹤以前例會決議的執(zhí)行情況；

2)匯報(bào)、總結(jié)上月來料檢查及生產(chǎn)品質(zhì)狀況；3)討論分析品質(zhì)事故（問題）；4)研究決定品質(zhì)改進(jìn)措施；

5)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。

5.會議記錄由品質(zhì)部經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交主持人審核后，由主持人電郵給各與會人員。

6.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)和檢查。

第五條費(fèi)用檢討例會

1.費(fèi)用檢討例會由會計(jì)部經(jīng)理召集和主持，如會計(jì)部經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時(shí)，可由會計(jì)部經(jīng)理指定其他人員召集和主持。

2.費(fèi)用檢討例會一般由公司A、B級管理人員參加，必要時(shí)，由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。

3.例會于每月第三個星期五（如當(dāng)月五個星期，則為第四個星期五）18：30在A座109會議室召開，如有變動由會計(jì)部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程：

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1)主持人匯報(bào)公司上月預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用的使用情況，說明本月預(yù)算安排；2)與會人員匯報(bào)本部門上月預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用的使用情況；3)分析、討論及制定各部門“開源節(jié)流”的措施；4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。

5.會議記錄由會議主持人指定人員負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交主持人審核后，由主持人電郵給各與會人員。

6.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)和檢查。

第六條績效考核總結(jié)例會

1.績效考核總結(jié)例會由人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)召集和主持，如因人力資源部經(jīng)理特殊原因不能履行本職時(shí)，可由人力資源部經(jīng)理指定其他人員負(fù)責(zé)召集和主持。

2.績效考核例會一般由公司A、B級管理人員參加，必要時(shí)，由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。

3.例會于每月第四個星期五（如當(dāng)月五個星期，則為第五個星期五）18：30在A座109會議室召開，如有變動由人力資源部經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程：

1)總結(jié)上月績效考核成績；

2)檢討上月績效考核工作中存在的問題及提出解決方案；

3)各部門提交本部門上月績效考核管理目標(biāo)中存在的問題及解決方案；4)主持人對與會人員發(fā)言做簡要總結(jié)。

5.會議記錄由績效考核專員負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交會議主持人審核后，由會議主持人電郵給各與會人員。

6.會議主持人或指定績效考核專員負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)檢查。

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第七條生產(chǎn)調(diào)度例會

1.生產(chǎn)調(diào)度例會由分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)召集和主持，如副總經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時(shí)，可由副總經(jīng)理指定其他人員負(fù)責(zé)召集和主持。2.生產(chǎn)調(diào)度例會一般由生產(chǎn)部、品質(zhì)部、PMC的經(jīng)理和主管，采購部經(jīng)理和采購代表、綜合管理部、人力資源部、質(zhì)量體系管理中心的主管參加，必要時(shí)由會議主持人決定召集其他相關(guān)人員參加。

3.例會于每周星期一18：30在A座107會議室召開，如有變動由分管副總經(jīng)理提前通知。4.會議一般議程：

1)追蹤以前例會決議的執(zhí)行情況；

2)與會人員匯報(bào)生產(chǎn)、品質(zhì)、物流及技術(shù)方面存在的問題；3)主持人協(xié)調(diào)和處理各部門在工作中存在的問題；4)本周三發(fā)貨情況。

5.會議記錄由總經(jīng)理助理秘書負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交副總經(jīng)理審核后，由副總經(jīng)理電郵給各與會人員。

6.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)檢查。第八條部門例會

1.部門例會由各部門經(jīng)理召集和主持，如部門經(jīng)理因特殊原因不能履行本職時(shí)，由部門經(jīng)理指定其他人員召集和主持。2.部門例會的參加人員由部門經(jīng)理決定。

3.例會召開時(shí)間由各部門根據(jù)本部門具體情況合理安排，每周至少召開一次。4.會議一般議程：

1)檢討總結(jié)部門上周工作的開展情況及安排部門下周工作；

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2)宣傳公司的規(guī)章制度；

3)傳達(dá)生產(chǎn)調(diào)度例會、績效考核總結(jié)例會及其它例會的相關(guān)決定及指示。

5.會議記錄由部門文員或部門經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)，并于次日整理出會議記錄，交主持人審核后，由主持人電郵給各與會人員。6.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行跟進(jìn)和檢查。

第九條各與會人員于例會召開前一個工作日將會議議題輸入《會議記錄》UTD001

的格式表格，并提交給會議記錄員，會議記錄員將所有議題匯總于《會議記錄》UTD001于會議召開前分發(fā)給所有與會人員。

第十條例會要按規(guī)定定期召開，不得無故中斷，因特殊原因需取消或延期召開例

會，須提前一天通知所有相關(guān)人員。

第十一條例會屬公司會議的一種形式，《會議管理制度》的通用條款適用公司各類

例會的管理。

第十二條執(zhí)行本制度過程中，如遇本制度與《會議管理制度》的同類條款規(guī)定存在

不同表述時(shí)，以本制度為準(zhǔn)。

第十三條本制度最終解釋權(quán)歸公司所有。第十四條此制度自頒布之日起正式實(shí)施。

優(yōu)利德科技（東莞）有限公司

總經(jīng)理：洪佳寧

201*年9月1日

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擴(kuò)展閱讀：會議制度

*********有限公司1目的企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1為改進(jìn)工作風(fēng)，減少會議，縮短會議時(shí)間，提高會議質(zhì)量，特制訂本制度。2會議分類及組織2.1公司會議歸納為四類。（1）公司級會議：主要包括公司領(lǐng)導(dǎo)會、公司員工大會，公司技術(shù)人員會以及各種代表大會，應(yīng)分別報(bào)請公司董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)人分別組織召開。（2）專業(yè)會議：指公司的工程、技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會（如施工進(jìn)程分析會、工程質(zhì)量分析會、設(shè)計(jì)準(zhǔn)備會、工程技術(shù)協(xié)調(diào)會、安全工作會等），由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。（3）部門工作會：各部門召開的工作會（如部門辦工會、業(yè)務(wù)會、部門員工會等），由各部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。（4）班組（小組）會：由各部門小組長或業(yè)務(wù)主管決定并主持召開。2.2上級或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報(bào)告會、辦公會等）或公司級業(yè)務(wù)會（如洽談會、座談會等）一律由行政部安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作作好會務(wù)工作。3例會的安排為避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。3.1總經(jīng)理辦公會：研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。3.2公司業(yè)務(wù)會：總結(jié)評價(jià)當(dāng)月工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。3.3業(yè)務(wù)主管以上干部大會（或員工大會）：總結(jié)上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、全年）工作任務(wù)，表彰獎勵先進(jìn)集體、個人。3.4施工、運(yùn)營活動分析會：匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和施工、運(yùn)營成果，評價(jià)各方面的工作情況，肯定成績，找出不足，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司效益。3.5質(zhì)量分析會：匯報(bào)、總結(jié)、上月施工質(zhì)量情況，討論分析施工質(zhì)量事故（問題）、研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。3.6安全工作會（含治安、消防工作）：匯報(bào)總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/13.7工程技術(shù)協(xié)調(diào)會：調(diào)度平衡生產(chǎn)進(jìn)度、研究解決各部門不能自行解決的重大問題。3.8部門辦公業(yè)務(wù)會：檢查、總結(jié)、布置工作。3.9班組會：檢查、總結(jié)、布置工作。3.10部門班前會：對頭一天工作進(jìn)行講評，布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項(xiàng)。4其他會議的安排凡涉及多個部門負(fù)責(zé)人參加的各種會議，均須經(jīng)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報(bào)行政部匯總，并由行政部統(tǒng)一安排，方可召開。4.1綜合辦應(yīng)將公司例會和各種臨時(shí)會議，統(tǒng)一平衡編制會議計(jì)劃并訂印發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門及有關(guān)服務(wù)人員。4.2凡行政部已列入會計(jì)計(jì)劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時(shí)，召集單位應(yīng)提前報(bào)請綜合辦調(diào)整會議計(jì)劃。未經(jīng)行政部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計(jì)劃。4.3對于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會議，行政部有權(quán)拒絕安排。4.4對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個會議，行政部有權(quán)安排合并召開。4.5各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）。應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會，局部服從整體的原則。5會議的準(zhǔn)備所有會議主持人、召集單位和與會人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準(zhǔn)備工作。6會議管理規(guī)定6.1公司、各部門根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營管理的需要確定相應(yīng)的會議，會議定期、定時(shí)、定人召開。6.2會議必須要有紀(jì)要，重要會議必須會簽確認(rèn)。6.3會議紀(jì)要應(yīng)編號、及時(shí)、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（條件允許可通過電子郵件傳遞）。6.4與會者到會必須有準(zhǔn)備，發(fā)言坦誠、有序，嚴(yán)肅、精煉。6.5與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有檢查。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/16.6會議不得無故缺席、遲到。遲到每次20元，無故缺席每次罰50元。7會議規(guī)程7.1目的本規(guī)程旨在明確本公司會議的運(yùn)營原則，確定會議運(yùn)營的基本事項(xiàng)，以提高會議的效率與效果。7.2適用范圍本規(guī)程使用于公司內(nèi)部的所有會議。7.3一般原則（1）減少會議次數(shù)原則①對各類會議是否有必要召開，應(yīng)嚴(yán)格審查，如通過個別聯(lián)系、協(xié)商或請示，能夠解決的問題，原則上不召開會議討論。②嚴(yán)格限定出席會議人數(shù)。（2）嚴(yán)守時(shí)間原則①會議主持人會前須向與會者通報(bào)有關(guān)事項(xiàng)，聽取有關(guān)人員意見。主持人和會務(wù)工作者提前進(jìn)入會場。②按通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開會。③按通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議。（3）會議通知的明確性原則①在會議通知上，必須明確寫明：日期、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、場所、出席人、會議議題和準(zhǔn)備事項(xiàng)。②利用內(nèi)部通信系統(tǒng)（廣播、電話等）下達(dá)會議通知，須在會前由總務(wù)科下達(dá)。（4）缺席、遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則①因客觀原因而缺席或遲到的，必須事先與主持人（或召集人）聯(lián)系。②會前盡量不安排會客和接打電話，以免影響按時(shí)與會。（5）效率性原則①事先安排好會場，確定座序，確定會議記錄人。②事前向與會者分發(fā)有關(guān)會議資料（一般應(yīng)提前兩天）。③必要時(shí)需限定發(fā)言時(shí)間。④主持人有權(quán)中斷游離會議議題的發(fā)言。*********有限公司7.4召開會議要領(lǐng)決定會議時(shí)間與場所。企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1（1）會議決定。下月會議日程，原則上依照“例會一覽表”，由各科科長向總務(wù)科提出申請，每月20日前由部長會議作出最終決定。（2）公布月度會議安排。依據(jù)會議日程，由總務(wù)科編制“月度會議預(yù)定表”，在公司公告欄上公布，并分發(fā)各科�！霸露葧�議預(yù)定表”需列示會議時(shí)間、場所、主要議題和與會人。（3）會議日程變更通知。當(dāng)會議時(shí)間、地點(diǎn)等發(fā)生變化時(shí)，總務(wù)科必須迅速發(fā)出變更公告，或個別通知有關(guān)人員。7.5會議記錄要領(lǐng)會議運(yùn)營的核心是提高會議的效率。7.6會議記錄要領(lǐng)。（1）明確機(jī)密事項(xiàng)。會議主持人需向會議記錄人明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理注意事項(xiàng)。（2）統(tǒng)一記錄用紙。會議記錄用紙應(yīng)統(tǒng)一編號，便于裝訂和復(fù)制。（3）會議記錄保管。會議記錄元件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管。（4）注意事項(xiàng)。會議記錄除記載會議時(shí)間、場所、出席人、議事內(nèi)容外，還要簡潔地記錄會議結(jié)論、主要意見和議事過程。*********有限公司1目的企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/11.1實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通和合作。1.2提高公司各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度。1.3集思廣益，提出改進(jìn)性及開展性的工作方案。1.4協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。2會議分類2.1總經(jīng)理辦公會（1）會議組織：行政辦公室。（2）會議支持人：公司總經(jīng)理�？偨�(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定公司高級干部代行職權(quán)。（3）會議參加人：副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門經(jīng)理。（4）列席人員：視需要，可讓其他有關(guān)人員。（5）會議內(nèi)容。①聽取各部門主管對所屬工作的匯報(bào)，對完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法。②對工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)跟蹤改進(jìn)，對工作中的失誤找出原因并及時(shí)改正、總結(jié)。③探討公司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時(shí)總結(jié)，以達(dá)到整體經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。④對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)。（6）會議記錄人：行政部秘書。（7）會議時(shí)間：時(shí)間為每月月末5日內(nèi)。2.2管理例會。（1）會議主持人：各部門經(jīng)理輪流主持。（2）會議參加人：各部門經(jīng)理。（3）列席人員：視需要，可邀請其他人員。（4）會議內(nèi)容。①協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使各項(xiàng)經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/1②對涉及部門較多，對公司整體有較大影響的問題集體探討。集思廣益，尋求解決問題的方法。不能達(dá)到共識時(shí)，上報(bào)總經(jīng)理辦公會請總經(jīng)理裁決。③追蹤并改進(jìn)日常管理工作。（5）會議記錄人：行政部秘書。（6）會議時(shí)間：時(shí)間為每周五下午或周一上午。2.3公司全體會。（1）會議主持人：公司總經(jīng)理或者總經(jīng)理指定人員。（2）會議參加人：公司全體員工。（3）列席人員:視需要，可邀請公司外部人員。（4）會議內(nèi)容。①公司運(yùn)營狀況，日常工作進(jìn)度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布，促使上下信息的溝通。②公布有關(guān)員工獎勵或懲處措施，以求公開、公正、合理。（5）會議記錄人：行政部秘書。（6）會議時(shí)間：時(shí)間為每月月初5日內(nèi)。2.4部門工作會。（1）會議主持人：部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定人員。（2）會議參加人：部門所有人員（3）列席人員：：視需要，可邀請其他人員。（4）會議內(nèi)容。①協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作開展，對工作中的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決。②所屬工作有進(jìn)展難度時(shí)，提出幫助要求，并集體討論解決。③明確部門工作在公司整體經(jīng)營活動中的進(jìn)展?fàn)顩r，及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并制訂下期工作計(jì)劃（5）會議記錄：部門文職人員。（6）會議時(shí)間：時(shí)間由部長自行安排，每周至少兩次。3會議記錄*********有限公司企業(yè)管理手冊會議制度文件編號G/JYH-A-01版本頁碼V/201*1/13.1總經(jīng)理辦公會會議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后應(yīng)在復(fù)印分發(fā)給各出席人一份，并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回會議主持人，作為下一次會議的重要資料。3.2管理例會會議記錄整理完畢后，分發(fā)至各出席人一份。3.3公司全體會會議記錄由行政部秘書整理完畢，先請總經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后分發(fā)至各部門，以備查詢。3.4部門工作會議各與會人員均應(yīng)記錄會議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便指導(dǎo)日后工作。4會議紀(jì)律管理制度4.1會議實(shí)行簽到制度，凡不能參加會議或不能準(zhǔn)時(shí)參加會議者，要向主管領(lǐng)導(dǎo)請假，不請假又不按時(shí)到場者，將記工作差錯一次，并責(zé)令寫出檢討。4.2與會人員提前10分鐘入場，不得無故遲到、早退，不得中途退會。4.3會議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動位置。4.4不準(zhǔn)在會場或上級領(lǐng)導(dǎo)出席的任何會議和正規(guī)場合接打手機(jī)。4.5會議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。4.6會議內(nèi)不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。4.7與會人員不準(zhǔn)做與會議無關(guān)的雜事，不得在會場上隨意走動。4.8不準(zhǔn)泄露會議機(jī)密，妥善保管會議材料，不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。4.9會議內(nèi)容要“精”、“短”、“實(shí)”。

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