駐外辦事處

酒店設立外地辦事處計劃書

1、形式分析

目前與酒店簽署協(xié)議的旅行社向酒店輸送的客流量始終不能滿足酒店的實際可容納數(shù)量，并且始終保持著平均數(shù)量，并沒有較大的入住數(shù)量飛躍。為提高酒店的客房入住效率，酒店可在沈陽、大連等省內主要城市設立駐外辦事處，來為酒店廣結客源，并且可以最大限度的挖掘潛在客源市場，為酒店及漂流項目進一步擴大東北市場埋下伏筆。

2、辦事處職能①擴展當?shù)厥袌?/p>

避免了因酒店與目標城市的距離因素，使拜訪客戶更加具有效率與即時性。酒店選擇目標區(qū)域后，辦事處工作人員即可馬上與其取得聯(lián)系，并建立協(xié)議關系，高效率的促成之后的消費發(fā)生性。辦事處職員應選擇當?shù)貭I銷業(yè)務熟練對當?shù)厥袌隽私獾娜藛T，可以更事半功倍的完成工作，也可以節(jié)省住宿和其他補助方面的開支。

②接受散客及團體預訂

目前酒店已經(jīng)在各旅游網(wǎng)上架構訂房系統(tǒng)，同時與旅行社建立了協(xié)議關系，同時還有大量的散客資源不在網(wǎng)上訂房或參加旅行團等因素導致資源流失。辦事處可將其組織運送至酒店，有效的避免客源流失。

③宣傳即時性

酒店有最新的活動動態(tài)或者優(yōu)惠信息時，辦事處可將酒店的資料即時的匯報給協(xié)議客戶，并且通過當?shù)孛襟w進行宣傳，做到信息的及時性公布。

④廣告拓展

通過辦事處可與當?shù)孛襟w及電視臺建立合作關系，并向社會發(fā)布廣告，避免了因地域差異導致的媒體選擇不當，并且予以監(jiān)督等避免發(fā)布時間不符、發(fā)布效果不佳等不利因素的產生。

⑤當?shù)赝�行業(yè)信息的掌握

辦事處可通過各種關系獲得其他同行業(yè)的相關內部信息，從而第一時間發(fā)送至酒店參考研究，使酒店做到酒店與時俱進，超越其他同行業(yè)。⑥酒店文化滲透

酒店可通過當?shù)仉娨暸_或傳媒公司聯(lián)合承辦各類活動，將酒店信息通過軟性植入的形式滲透給當?shù)馗麟A層人士，起到更為全面的宣傳作用，屆時辦事處可作為與當?shù)孛襟w合作平臺。3、風險分析

①以沈陽為例門市租金約每天投入180元，加上水、電、寬帶等每日共近200元；②以兩人為準，人員開支成本每天200元；

③電腦、打印機、傳真機、辦公用品、裝修、雜費等一次性投入約5萬元總約投入以年計算（200+200）×365天+50000元=196000元

酒店客房均價約500元；以196000元÷500元/房=392間

由此數(shù)據(jù)可看出如駐外辦事處一年內訂房392間（平均每天訂房1.07間）就可以基本達到收支平衡，如平均每天訂出2間便可擴大盈利。

4、結論

駐外辦事處每天為酒店帶來2間的訂房率便可達到其收支平衡并且小創(chuàng)利潤，并且考慮辦事處其他的職能附加效益，因此此計劃可行性極高，并且無風險性。

營銷部201*-10-

擴展閱讀：駐外辦事處管理細則

駐外辦事處管理細則（201*年度）

各辦事處是公司的駐外營銷服務機構，是企業(yè)向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于營銷管理中心，為規(guī)范辦事處管理，特制訂以下政策：

一、辦事處組織結構及基礎編制

辦事處經(jīng)理（1）處方藥銷售經(jīng)理（1）OTC銷售經(jīng)理（1）產品專員（1）備注：銷售經(jīng)理人員數(shù)量根據(jù)市場實際開發(fā)情況報公司批準后增加。二、辦事處工作的重點

一個中心以重點目標醫(yī)院的歐立停學術推廣和純銷為中心；兩個網(wǎng)絡遍布全省的商業(yè)網(wǎng)絡和目標科室、醫(yī)生網(wǎng)絡；三個VIP團醫(yī)院院長團、藥劑科團、專家團；三、辦事處工作職能：

1、建設和管理辦事處所在區(qū)域的市場銷售網(wǎng)絡：

銷售工作就是圍繞進藥和上量的兩個主題開展的。要想很好的實現(xiàn)這兩個主題，那么我們的主要工作就是兩個網(wǎng)絡的建設，商業(yè)網(wǎng)絡和目標醫(yī)生網(wǎng)絡。下面是辦事處主要的日常工作：

A、商業(yè)的渠道工作和商業(yè)業(yè)務員積極性的調動

商業(yè)給我們所起的作用主要通過商業(yè)經(jīng)理和業(yè)務員來體現(xiàn)。因為多年的業(yè)務關系，使他們和醫(yī)院的聯(lián)系和了解比我們更加緊密。通過他們可以實現(xiàn)：醫(yī)院進藥、優(yōu)質服務、限制競爭對手。所以要善用我們的商業(yè)和其他任何有利于刺激業(yè)務員積極性

的手段、政策和活動。每個省市我們至少有兩家可以覆蓋全省的配送商，條件許可的地市有一家配送商。

B、醫(yī)院的基本資料要按公司規(guī)定的表格進行匯總收集，這是我們確定目標醫(yī)院的重要參考依據(jù)。

C、目標醫(yī)生網(wǎng)絡的建設：

目標醫(yī)生對產品的熟悉、開方，是產品純銷上量的保證。2、組織實施所在區(qū)域公司重點產品的學術推廣。3、組織實施公司產品當?shù)豋TC市場的推廣工作。4、組織協(xié)調當?shù)氐墓�共關系工作。

5、收集反饋所在區(qū)域的行業(yè)、競爭產品的市場信息。6、辦事處工作人員的日常管理和培訓：A、言行舉止，待人接物；

B、面對面拜訪；會議組織（小型會、大型會）

C、早請示，晚匯報，周末例會、溝通信息加強即時管理；D、管理表格，總結工作；

E、定期培訓，以不同主題組織學習，不斷提升能力；F、主管及上級的傳、幫、帶。四.辦事處崗位職責:1.辦事處經(jīng)理職責:

（1）、負責所轄市場產品年度銷售計劃的制定、執(zhí)行及完成。要認真分析研究市場,并對所負責市場合理細分,并對工作過程作書面陳述向公司營銷中心匯報.(2)、根據(jù)市場需求向公司申請合理銷售人員使用計劃.

（3）、負責所轄市場醫(yī)院、醫(yī)生、商業(yè)、醫(yī)藥代表的數(shù)據(jù)庫的建立。

（4）、負責所轄市場物價備案、招標、社保、藥監(jiān)及相關政府部門的協(xié)調工作。（5）、負責所轄市場對銷售經(jīng)理、代理商業(yè)務員及醫(yī)生的培訓。

（5）、負責所轄市場對銷售經(jīng)理和產品經(jīng)理的計劃的執(zhí)行、指導及考核；培養(yǎng)，培訓一支作風過硬，技術過硬有戰(zhàn)斗力的隊伍。

（6）、負責所轄市場指導、督導、參與銷售經(jīng)理與代理商的談判、銷售協(xié)議的簽訂、執(zhí)行及維護。

（7）、負責對所轄市場銷售經(jīng)理提供的報表、銷售計劃及信息分析的處理。（8）、負責所轄市場銷售經(jīng)理費用的審批和核報。（9）、負責所轄市場現(xiàn)有代理商和新招代理商的協(xié)調。

（10）、負責所轄市場一級城市醫(yī)院的銷售、VIP商業(yè)的拜訪及維護。（11）、負責所轄市場權威學術帶頭人的建立和維護。

（12）、負責對所轄市場貨、款、票和公司配置的電腦、硬盤等資產的安全（13）、負責所轄市場發(fā)貨和貨物流向管理，防范竄貨風險。處理客戶和消費者的投訴，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

（14）、負責競爭產品的分析和應對策略。多提有利市場拓展的建議和意見。（15）管理，監(jiān)控，指導辦事處所有人員對公司總部規(guī)定的各項管理辦法流程的執(zhí)行，杜絕違反規(guī)定管理和損害公司利益行為的發(fā)生，如有違反規(guī)定造成直接經(jīng)濟損失的辦事處經(jīng)理要承擔直接管理責任和經(jīng)濟處罰。

（16）每月根據(jù)辦事處人員的工作表現(xiàn)，進行工作成績和業(yè)務能力的考核，填寫工作人員月度評分表，配合公司總部對辦事處人員工資核算和定極考核工作。（17）不定期對工作人員進行綜合培訓工作，并作好計劃和記錄。

（18）負責不泄漏公司機密。2．辦事處經(jīng)理權利：

（1）對辦事處員工和各項業(yè)務工作的管理權。（2）對公司銷售總監(jiān)的報告權（3）對篩選客戶有決策和建議權

（4）對直接下級崗位的建議權和任用的調配權和提名權（5）對下級的監(jiān)督檢查權

（6）對下級爭議有裁決權，對下級的管理水平，業(yè)務能力和業(yè)績的考核權（7）對限額資金有支配權

2.處方藥銷售經(jīng)理職責:

(1)協(xié)助辦事處經(jīng)理完成公司處方藥產品在當?shù)厥袌龅匿N售任務.(2)協(xié)助辦事處經(jīng)理做好處方藥各種信息收集,數(shù)據(jù)庫檔案的建立工作.

(3)完成辦事處經(jīng)理下達的銷售(招商)任務.按照辦事處經(jīng)理的思路和策略，細劃區(qū)域，深入一線挖掘客戶資源，尋找目標客戶。（4）負責完成辦事處經(jīng)理分派的其它工作。3.產品經(jīng)理職責:

(1）、負責區(qū)域產品學術推廣工作，配合辦事處經(jīng)理開展物價、招投標及相關事宜；（2）、協(xié)助辦事處經(jīng)理搞好市場調研、產品分析和產品培訓（包括幻燈片制作）；（4）、收集建立縣級以上醫(yī)院、醫(yī)生檔案；

（5）、積極開展學術推廣，參與組織召開學術會議，醫(yī)生和專家訪談；做好公司產品在當?shù)厥袌錾狭抗ぷ?

（6）、負責接待VIP客戶，并全程陪同，建立接待檔案，（7）、負責區(qū)域業(yè)務員專業(yè)培訓工作（8）負責辦事處經(jīng)理分派的其它工作。4、OTC銷售經(jīng)理職責；

(1)協(xié)助辦事處經(jīng)理完成公司OTC產品在當?shù)厥袌龅匿N售任務.

(2)協(xié)助辦事處經(jīng)理做好OTC產品各種信息收集,數(shù)據(jù)庫檔案的建立工作.

(3)完成辦事處經(jīng)理下達的銷售(招商)任務.按照辦事處經(jīng)理的思路和策略，細劃區(qū)域，深入一線挖掘客戶資源，尋找目標客戶。

(4)做好公司基藥（普藥）銷售網(wǎng)絡的建立和產品的銷售。（4）負責完成辦事處經(jīng)理分派的其它工作。

四、辦事處日常行政管理1、辦事處辦公地點盡量租民房。

2、省級辦事處直屬營銷管理中心領導，辦事處組織結構盡量垂直管理，減少扁平管理，實行一個首長負責制管理辦事處日常行政工作，業(yè)務上接受總部指示。3、加強辦事處硬件設施，如傳真、打印復印機，實行無紙化辦公，建立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。

4、加強辦事處紀律：

為加強出勤監(jiān)督，辦事處工作人員早晚報到，即第一和最后一個拜訪點用固定電話向辦事處經(jīng)理報到，辦事處經(jīng)理每天需用座機向主管領導報到，如全天未報到者視為曠工；

堅持周六例會制度，必要地方每周兩次例會。并有會議記錄。

5、加強各級人員績效考核，獎罰分明對各項考核不稱職的人員將由公司決定是否試用、轉正及辭退等。

6、嚴肅人員進出程序，本著對公司、對員工個人負責的態(tài)度慎重招聘、任用、晉升及辭退。

8、各辦事處經(jīng)常進行銷售競賽活動如學術推廣、市場開發(fā)(占有率)、純銷、回款、費用產出投入比及演講等內容。

9、各辦人員工作任用、解聘均由總部決定，地區(qū)只有建議權。10、任何病、事假均明確記錄在考勤上。

11、辦事處經(jīng)理，不得跨地區(qū)（域）銷售，否則，一經(jīng)查明，其銷量費用結算兌現(xiàn)給被跨地區(qū)（域）的市場辦事處經(jīng)理，公司有權對該辦事處經(jīng)理批評、處罰、辭退的權利，行為觸犯法律的，移交司法部門依法處理。

12、營銷管理中心財務部門對各地辦事處每月預算兌現(xiàn)費用日期為每月25日，撥付兌現(xiàn)金額給辦事處日期為次月10日-15日（節(jié)假日順延）。五．辦事處日常行政管理制度：1．工作報表管理制度

報表系統(tǒng)是公司上層及各級管理人員了解基層工作開展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題并研究解決對策的重要信息來源，也是監(jiān)督基層工作開展情況的有效措施，更是各級銷售人員自覺檢查自身工作、自我督促、自我鞭策的有力武器。各級人員應當打消被動應付的心理，以積極的心態(tài)，認真、嚴肅地做好這項工作。（1）工作報表的類別：

a.日工作報表（填寫要求：當日工作任務，完成情況，客戶開發(fā)溝通記錄和成交客戶溝通記錄，存在問題和解決辦法。）

b.周工作報表（填寫要求：1本周工作總結：重點工作完成，達成心得和未完成原因分析，存在問題和解決方案，存在困難和需要的支持；2下周工作計劃：重點工作計劃，行動方案和措施；

c.月工作報表（填寫要求：1本月工作總結和下月工作計劃：重點工作完成情況和心得體會與經(jīng)驗交流，存在問題的解決方案和需要的支持，下月工作的重點和完成工作的具體方案和措施；2月度回款計劃完成情況小結和下月回款計劃；）d.客戶資訊表（醫(yī)院客戶，商業(yè)公司客戶，醫(yī)生檔案，醫(yī)院檔案）e.學術活動開展計劃，跟蹤，評價表（2）考核：

a.辦事處各級員工每個工作日必須據(jù)實填寫日報表，每少報一次罰款50元，每月累計3次未提交報表每次罰款100元，累計超過10次視為自動離職，扣發(fā)當月工資和所有提成獎勵。

b.周報表在每周六晚9：00前上報，每少一次罰款100元，月報表（含月工作總結計劃，回款計劃表，終端計劃表，成交客戶溝通記錄表，客戶開發(fā)進度表，客戶資訊表）在每月最后一個星期天晚9：00前上報，每少一次罰款100元。

C.報表填寫內容不完整者一項罰款10元，弄虛作假發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。三次以上扣發(fā)當月工資。

（3）獎勵：最佳報表獎（連續(xù)三月能遵守報表管理規(guī)定者，可獲得最佳報表提名，最佳報表獎由公司管理層以無記名投票得出，獲獎者獎勵200元。

2．會議管理

每周一次周會，時間：周六下午1：30(5.1-9.1期間調整為2:30)；每月一次

月例會，時間：每月初第一個周日(早上8:30開始)。

1、無特殊情況下，每周六本區(qū)域召開周例會,要求區(qū)域內的所有銷售人員必須參加，如不能參會需提前2小時請假，未按要求請假罰款100元2、每周例會由區(qū)域內１名代表主持，每周輪流。會議時長至少4小時,包括工作回顧和詳細工作計劃方案,公司政策宣讀，產品知識、企業(yè)文化培訓學習,實戰(zhàn)案例分享，上級不在場時，主持人指定人員做會議記錄。無會議記錄每次罰辦事處經(jīng)理50元。

3、參加會議或培訓不能遲到。遲到10分鐘內，罰款20元；遲到20分鐘，罰款30元；遲到30分鐘，罰款50元

4、參會期間不得自由出入，違反規(guī)定者罰款50元。特殊情況需會前與會議主持人提前申請，在不影響會議效果的前提下可免除罰款。

5、參會期間注意力不集中或未做會議記錄者，經(jīng)會議主持人認定的，需要當場表演節(jié)目。

6、會后要維持會場衛(wèi)生，并將椅凳收好復原，經(jīng)發(fā)現(xiàn)未能保持會場衛(wèi)生和秩序的，當事人需罰款20元。3、通訊管理

1、不接電話并2小時內未能回復者，罰款50元。2、3小時內均關機者，罰款50元。3、一線人員應24小時開機。4、著裝管理

工作期間應著商務便裝。不能穿圓領T恤衫、無袖T恤衫，戶外運動裝、拖鞋等。違反者每次罰款50元。

5、辦事處日常衛(wèi)生制度

辦公場所、會議場所、集體宿舍內禁止吸煙、賭博，如有發(fā)生，每人次罰款50元，辦事處各寢室無特殊事情晚11：30必須熄燈，辦事處謝拒任何無關人員非公來訪，如有特殊情況（限員工親屬），需提前與直接領導請示。違反人員每次罰款100元。

6．辦事處人員按照值班表輪流值日要求：

1.周一至周五檢查各寢室無人狀態(tài)下的各種帶電設備的關閉情況2.值班人員每日晚睡前負責打掃公共區(qū)域桌面、地面、廚衛(wèi)衛(wèi)生3.值班人員負責匯報公共場所及各寢室損壞的設備情況考核：

1.主觀原因損壞設備照價賠償，如屬故意每次罰款100元2.打掃衛(wèi)生遺漏或不認真，罰連續(xù)值日三天

3.如因住宿人員個人或非全體人員做飯、用餐等事宜造成衛(wèi)生狀況不良，則當事人自行打掃，否則當事人全部連續(xù)值日三天4.個人產生碎紙、剩餐等其他垃圾不清理，罰款10元

5.公用物品（含票據(jù)、設備、器具）使用完畢放回原固定地點，違反每人次罰款20元，如系多人共用，追究最后使用人責任

6.各宿舍住宿人負責各自房間衛(wèi)生，物品擺放必須條理、被褥等疊放整齊，地面無垃圾，否則房間住宿人員集體每人罰款10元。

注：除報表管理罰款由公司統(tǒng)一執(zhí)行外，其它罰款使用由辦事處作為團隊聚餐，娛樂活動的經(jīng)費。六．辦事處業(yè)務管理：

1．市場執(zhí)行的銷售模式：

以為重點，以學術推廣為主線，以醫(yī)院開發(fā)為目標，構建自已的經(jīng)銷商網(wǎng)絡和自已的銷售網(wǎng)絡。重點產品以學術推廣為重點尋找多形式合作代理商，以醫(yī)院為目標進行開發(fā)，有條件的在一級市場的目標醫(yī)院進行自營開發(fā)，（政策另訂）；其他產品以底價招商策略進行區(qū)域細分和渠道細分尋找合作代理商，基藥（普藥）根據(jù)各地市場不同由辦事處經(jīng)理提方案另行制訂。2．產品價格的制定和管理：

1）辦事處對外的產品價格和相關的價格政策應嚴格按公司規(guī)定執(zhí)行，如因市場因素需要調整由辦事處提出報營銷中心批準后方可執(zhí)行。所有產品的價格由營銷中心銷售總監(jiān)和公司財務負責監(jiān)督。

2）辦事處未經(jīng)審批程序不得以任何形式變相降低產品價格，對違反規(guī)定擾亂經(jīng)營秩序的公司將對責任人進行嚴肅處理。

3）對提高產品價格開票的，但以開票價格與實際價格差額返還客戶的業(yè)務須報營銷中心和財務審批。

4）所有產品的回款必須回到公司指定帳戶，任何人不得以任何理由和借口向經(jīng)銷商和代理商收取貨款和借款，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理；造成嚴重影響公司形象和經(jīng)濟損失的將追究法律責任。3．客戶管理：1）客戶選擇：2）客戶審查3）客戶檔案建立4）客戶合同管理

5）客戶訂單的處理和發(fā)貨流程：4．商業(yè)渠道和竄貨管理：七、辦事處日常費用管理

內容額度使用及核銷B類地區(qū)1500到201*/月，A類地區(qū)地區(qū)原則上不超過2500元/憑合同，公司支付到房東帳號或憑發(fā)票報月銷手機號公司統(tǒng)一辦理，屬于公司資產。憑每個月的機打話費發(fā)票據(jù)實報銷。房租物業(yè)費通信費用（手機、寬帶、固定電話）前六個月每月4000元額度由辦事處經(jīng)理控制，全年總額控制在每月25號前向公司申請，憑發(fā)票（招待費全年回款額的1%以內，超出部需附宴請申請單和評價表）在額度內實報分，由辦事處自己承擔。特殊情實銷。辦公費在額度內憑購物發(fā)票和小票招待費用、辦公費用況突破額度須向公司請示。據(jù)實報銷。市內交通費省會城市每人每月補貼200元，省會以下城市每人每月100元。長途4000元/月（非駐地出差每月不能車票公司報銷，不能當天往返的按150元/少于15天）天包干（B類地區(qū)），200元/天（A類地區(qū)）。憑正式單據(jù)實報實銷憑發(fā)票實報實銷差旅費暖氣費（不含空調）辦公設備（傳真，電話）1000元以內辦事處開辦費床上用品，灶具按每人350元額度根據(jù)需要由辦事處經(jīng)理添置，所有權屬公司。辦事處經(jīng)理額度內據(jù)發(fā)票報銷。備注：

1、辦事處每月30日前將當月費用票據(jù)按公司財務要求整理并粘貼好，郵寄回公司，

按流程核銷。

2、當月費用月未報銷者又未作說明次月不報銷。3、A類地區(qū)：北京、上海、廣州、大連B類地區(qū)：除A類地區(qū)外的城市

七、辦事處人員薪資標準：1、薪資結構：A、薪資組成

基本工資+崗位工資+津貼+工齡工資

B、發(fā)薪日期：每月工資的發(fā)放日為次月10日15日，逢節(jié)假日則順延。C、津貼：津貼主要針對工作及崗位不同所發(fā)放的工資補充，包括交通費、誤餐補助、勞保、醫(yī)保等。

D、崗位工資：每個崗位均有崗位工資，崗位工資的不同體現(xiàn)了崗位價值和承擔責任的不同。

E、工齡工資：員工在公司工作滿一年以上，享受公司工齡工資待遇，每年增加100元，上限500元。F、薪資明細（元/月）

2、關于試用期的工資管理辦法：

進入公司后，原則上試用期為一個月。在試用期間新員工應盡快融入到公司的工作氛圍中去，充分展示才干。這是新員工與公司互相了解互相適應的時期。如果在試用期內的任何時候，新員工認為公司對自己不合適，可以完全自由地提出辭職。同樣地，如果新員工的工作無法達到要求，公司也會終止對新員工的試用。試用期滿

后，須提出書面申請并填寫《轉正審批表》，經(jīng)所在部門和綜合部審核，通過董事長（總經(jīng)理）審批后，就成為公司的正式員工。

3、所有員工的社保、醫(yī)保一律由公司在辦理。

4、工齡工資，按照上述基礎工資，每年增加100元，最高不得超過500元。八、獎勵政策（另行制訂）

九．本辦法試行日期201*年12月26日。

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營銷管理中心二零一零年十二月二十五日

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