檔案實(shí)習(xí)報(bào)告

關(guān)于在淮安市檔案局檔案學(xué)實(shí)習(xí)的報(bào)告

從201*年5月30日起，我在淮安市檔案館（業(yè)務(wù)指導(dǎo)處）開始了為期兩周的實(shí)習(xí)，一下是我關(guān)于這兩周實(shí)習(xí)工作所做的報(bào)告。

一、淮安市檔案館概況

淮安市檔案館系國家綜合檔案館，是中共淮安市委、淮安市政府直屬正處級(jí)事業(yè)單位，是全市永久保管檔案和進(jìn)行愛國主義教育的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。其主要職責(zé)是負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范圍內(nèi)的檔案資料。

淮安市檔案館成立于1980年6月，其前身為淮陰地區(qū)檔案館、淮陰市檔案館�，F(xiàn)坐落于市委、市政府院內(nèi)。201*年擴(kuò)建竣工的新館庫面積4200平方米，設(shè)有閱檔室、檢索工具室、陳列展覽室和微機(jī)室，已基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。淮安市檔案館收藏著能反映淮安歷史真實(shí)面貌的舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案、建國后黨政機(jī)關(guān)文書檔案和一部分科技檔案、專門檔案、聲像檔案以及各種報(bào)刊、雜志、圖書等資料，起止年限為1865年～1990年。截止201*年底，館藏檔案資料70342卷、冊(cè)。其中檔案266個(gè)全宗51125卷，上架排列總長度為1054.43m，資料19217冊(cè)。改革開放以來，在黨的基本路線和鄧小平偉大理論的指引下，淮安市檔案局、館各項(xiàng)工作有了長足的進(jìn)步。檔案和檔案工作在淮安市“三個(gè)文明”建設(shè)中發(fā)揮了重要作用。201*年，淮安市檔案館評(píng)定為江蘇省二級(jí)檔案館。

根據(jù)《檔案法》規(guī)定，淮安市檔案館已將形成滿30年的檔案對(duì)外開放，我國公民可持工作證、身份證等合法證明來館自行查閱；利用其他檔案資料，必須持有單位介紹信。館內(nèi)為利用者提供業(yè)務(wù)咨詢、電函代查、出具證明、查檔復(fù)制等多種服務(wù)。檔案資料陳列展覽室常年接待參觀。歡迎社會(huì)各界人士參觀指導(dǎo)、利用檔案。

館內(nèi)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)有：辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、法規(guī)宣教處、征集編研處、檔案管理處、技術(shù)保護(hù)處。

二、淮安市檔案局(館)職能職責(zé)根據(jù)《關(guān)于淮安市檔案局、淮安市檔案館主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制的批復(fù)》，淮安市檔案局為淮安市委、市政府直屬正處級(jí)事業(yè)單位，依法履行檔案行政管理職能，主要職責(zé)為：

（一）貫徹執(zhí)行檔案管理工作有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，并結(jié)合本地區(qū)實(shí)際制訂具體執(zhí)行意見。

（二）對(duì)全市檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。組織、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)市直各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及所轄縣（區(qū)）檔案管理工作。

（三）負(fù)責(zé)全市專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初、中級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審的有關(guān)工作。

（四）集中統(tǒng)一管理市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)委及市級(jí)機(jī)關(guān)各部門的重要檔案和資料，同時(shí)征集、接收撤銷單位具有永久、長期保存價(jià)值的檔案以及散失在社會(huì)上的各種珍貴檔案、資料。

（五）對(duì)館藏檔案、資料進(jìn)行管理、編目、保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)，并實(shí)施現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。

（六）依法接收市級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位到期檔案進(jìn)館，開發(fā)利用檔案信息資源，按時(shí)向社會(huì)公布、開放歷史檔案。

（七）開展檔案史料的編纂、研究工作，有計(jì)劃地開展檔案學(xué)理論研究。（八）完成市委、市政府及上級(jí)檔案部門交辦的有關(guān)事宜

三、館藏介紹

檔案是歷史的記憶，社會(huì)的財(cái)富。檔案館是保證檔案能夠得以安全保管和世代相傳的組織。檔案館不僅是收藏檔案的場(chǎng)所，而且是組織檔案信息交流的中心，是社會(huì)各方面獲取歷史和科學(xué)等知識(shí)信息的寶庫。館內(nèi)收藏的檔案分為舊政權(quán)時(shí)期檔案、革命歷史檔案和中華人民共和國成立后檔案三個(gè)部分。

館內(nèi)收藏的資料主要有清河縣志、淮安府志、山陽縣志、宿遷縣志、盱眙縣志、泗虹合志、泗陽縣志和淮陰市的地方志、水利志、企業(yè)志、金融志、年鑒等各類史料書刊；有《民國日?qǐng)?bào)》、《大公報(bào)》、《救國時(shí)報(bào)》等報(bào)刊；有韓信、吳承恩、周恩來、陳白塵等與淮安有關(guān)的知名人士生平資料、書籍等。

四、了解檔案整理工作的內(nèi)容及原則

（一）檔案整理工作的內(nèi)容全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。3、全過程整理檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。（二）、檔案整理工作的原則

1、整理檔案必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系。2、整理檔案應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)。

3、整理后的檔案必須便于保管和利用。

五、實(shí)習(xí)結(jié)果

（一）、明確掌握檔案整理的方法一是以“案卷”為單位整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：（1）分類。常用是年度分類法和問題分類法。

（2）組卷。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。（3）卷內(nèi)文件材料排列；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號(hào)；（5）編制卷內(nèi)目錄和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜；

（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

二是按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度——保管期限分類；

（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝入檔案盒。（二）、檔號(hào)的編制

1、全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

2、目錄號(hào)編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

（三）案卷號(hào)、頁號(hào)的編制

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

3、頁號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

六、實(shí)習(xí)總結(jié)

在這次實(shí)習(xí)中，我對(duì)檔案工作有了更深刻的理解，我們掌握檔案整理技能，完成高質(zhì)量的檔案整理工作，成為檔案整理的行家里手，必須掌握幾項(xiàng)要訣：

一、學(xué)習(xí)理論

學(xué)習(xí)檔案管理基本理論，掌握和熟練運(yùn)用檔案整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。貫徹“強(qiáng)化收

集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的指導(dǎo)思想。

二、掌握標(biāo)準(zhǔn)

掌握國家和地方檔案行政管理部門的標(biāo)準(zhǔn)、要求是檔案整理的必要前提。常用的標(biāo)準(zhǔn)有：《歸檔文件整理規(guī)則》及《江蘇省實(shí)施辦法》等。

三、了解歷史

必須對(duì)本單位的歷史演變、機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職能、工作流程等盡可能多地了解，掌握文件材料的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的流程和規(guī)律。

四、結(jié)合鑒定

整理時(shí)要結(jié)合檔案鑒定環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確界定文件材料的保管期限。五、知曉邏輯

掌握一定的形式邏輯知識(shí)，有助于提高分類整理的科學(xué)規(guī)范性。特別是要準(zhǔn)確運(yùn)用形式邏輯的分類要求，達(dá)到分類的統(tǒng)一性、包容性、排斥性、發(fā)展性等要求。

六、分析利用

要分析檔案利用特點(diǎn)、規(guī)律，預(yù)測(cè)未來檔案利用趨勢(shì)，在整理檔案時(shí)充分考慮編史修志、辦理退休、工作查考等不同的利用需求。

七、洞察背景

要學(xué)會(huì)大尺度地考量、深刻認(rèn)知和了解檔案與文件材料的本質(zhì)和相互關(guān)系，熟悉本單位工作情況及社會(huì)背景。

八、嚴(yán)格操作

按照國家和地方檔案行政管理部門規(guī)定的檔案整理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)程嚴(yán)格操作。

擴(kuò)展閱讀：檔案專業(yè)實(shí)習(xí)總結(jié)

實(shí)習(xí)報(bào)告

201*年的七月十日，跟隨著兩位老師和四位學(xué)長學(xué)姐走進(jìn)了省委大院，組織部辦公室的程主任和戴主任接待了我們，安排好住宿后，我的實(shí)習(xí)生活就開始了。在實(shí)習(xí)期間，我們?cè)诮M織部羅處長和機(jī)關(guān)檔案室陳姐的熱心指導(dǎo)下，進(jìn)行了檔案室文件的清理和查缺、1990年至1993年的永久卷檔案的電子歸檔文件目錄的輸入、1992年至201*年的機(jī)要文件的整理歸檔、201*年和201*年的辦公室部務(wù)會(huì)議紀(jì)錄整理等工作。能被分配在中共湖南省委組織部進(jìn)行實(shí)習(xí)，我一直覺得很幸運(yùn)，所以我認(rèn)真努力的工作。實(shí)習(xí)期雖然比較短暫，但我全身心全方位地體驗(yàn)了緊張而有序、學(xué)習(xí)與實(shí)踐同步、機(jī)遇與挑戰(zhàn)兼?zhèn)涞纳习嘧迳��?很大程度地豐富了工作經(jīng)驗(yàn)，增加了生活閱歷，增長了見聞見識(shí)，鍛煉和提升了各方面能力和素質(zhì)。

第一次實(shí)習(xí)，第一次接觸檔案，才感到理論知識(shí)和現(xiàn)實(shí)工作的距離。原以為自己學(xué)了兩年的檔案理論知識(shí)，基本的檔案整理應(yīng)該可以應(yīng)付，但當(dāng)我真正面臨一大堆文件的時(shí)候，真的是有點(diǎn)不知所措。幸好在實(shí)習(xí)初期，實(shí)習(xí)單位就組織我們學(xué)習(xí)了新下發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和省檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處編制的《公文辦理和歸檔整理》一書。而且請(qǐng)來省檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的黃主任給我們進(jìn)行了全面的指導(dǎo)。這對(duì)于我很快融入工作有很大的幫助。

在實(shí)習(xí)初期，我們首先進(jìn)行的是檔案的清理查缺和文件目錄的輸入。在查缺過程中，當(dāng)我們很自信的把缺失數(shù)據(jù)交給老師時(shí)，沒想到老師核對(duì)了一下，就讓我們重新來過。于是我們又不得不把1990年

到201*年的檔案重新核對(duì)。結(jié)果，有兩個(gè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。可見，做檔案工作要細(xì)心，而且得認(rèn)真的對(duì)待每件所做的事，這樣才會(huì)避免錯(cuò)誤。在文件目錄的輸入過程中，由于很多都是手寫體，我們就不得不重新翻開原始檔案去查找，這也需要有足夠的細(xì)心。面對(duì)煩瑣的檔案工作,細(xì)心是必須的。

在實(shí)習(xí)中，我們也出現(xiàn)了一些問題。例如，與指導(dǎo)老師的聯(lián)系不是十分密切。由于是在組織部實(shí)習(xí)，我們認(rèn)為文件都比較重要，所以不敢輕易亂動(dòng)。另外，我們對(duì)單位指導(dǎo)老師的意愿也不是很明確。這就大大減緩了我們的工作進(jìn)程。在老師與單位進(jìn)行了溝通后，我們才明確了我們的任務(wù)。促進(jìn)了我們的工作進(jìn)程。

實(shí)習(xí)的日子，平淡而充滿樂趣。在整整一個(gè)月的實(shí)習(xí)生活中,我們五人一直在一起工作,這讓我學(xué)會(huì)了怎樣更好的合作。在組織部實(shí)習(xí)的學(xué)生,一般都是學(xué)生黨員,這對(duì)于我來說,是一個(gè)很好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。在與他們一起工作學(xué)習(xí)生活的過程中,我看到感知到很多他們的優(yōu)點(diǎn)。他們對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé),他們的熱心助人,他們?cè)趯?shí)習(xí)空隙間的努力學(xué)習(xí),他們的很多地方都值得我去學(xué)習(xí)。

實(shí)習(xí)的日子也讓我對(duì)檔案工作有了一些思考，思考我的工作前景，思考我們檔案工作存在的問題：

1、對(duì)檔案工作的重視

當(dāng)我們7月10日走進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室的時(shí)候，那里的環(huán)境讓我們明顯感到對(duì)檔案工作的重視不足。我驚訝！作為省委的機(jī)關(guān)檔案室，原以為是一個(gè)比較重要的部門，卻灰塵滿桌，桌子上的日歷還顯示著

201*年8月10號(hào)。所以，我們那天的工作就是清掃房間，為自己清理出一個(gè)工作的地方。實(shí)習(xí)的第二天，我們從庫房搬來兩臺(tái)電腦，可是，實(shí)習(xí)結(jié)束的那天，電腦又回到了庫房。我就在想，又不知道過多長時(shí)間這個(gè)檔案室才會(huì)有人來。在實(shí)習(xí)期間我們也發(fā)現(xiàn)，201*年以后的檔案就沒有，可見這幾年的檔案工作就處于癱瘓狀態(tài)。而且在庫房里上交上來的文件，就裝在編織袋里，根本沒有進(jìn)行歸檔整理。這讓我想起了那篇文章《失望中的奮斗》。我覺得，檔案工作要做好，首先就必須重視檔案工作。只有人們重視檔案工作，人們才會(huì)想著怎樣去做檔案工作，怎樣去做好檔案工作。

2、文件管理部門和檔案管理部門的脫節(jié)

自從我們一進(jìn)入檔案室，陳姐就告訴我們說：這兩天可能有處室交檔案上來�？墒侵钡轿覀儗�(shí)習(xí)完，也沒有人交檔案上來。而且，上面也說過，201*年以后的檔案就沒有。這就反映出文件管理部門和檔案管理部門的脫節(jié)問題，有文件規(guī)定：機(jī)關(guān)檔案要在第二年的六月上交給檔案部門。而我們現(xiàn)在已經(jīng)是201*年了，卻連04年的檔案都沒有。下面的部門說，把文件交給檔案館自己利用不方便�；蛟S這可以成為一個(gè)理由，但是從另一個(gè)方面不就是反映了我們的檔案利用工作就沒有做好嗎？另外，我們整理的201*年和201*年的部務(wù)會(huì)議紀(jì)錄基本上處于原始狀態(tài)，而且201*年八月份以后的會(huì)議紀(jì)錄竟然丟失，文件形成部門沒有進(jìn)行初步的文件整理，而我們?cè)跈n案收集這一環(huán)節(jié)就沒有做好。所以我覺得，我們也要注意檔案的全程管理，要進(jìn)行前端控制。

3、檔案人員專業(yè)素質(zhì)問題

在具體的實(shí)習(xí)期間，我們的指導(dǎo)老師是陳姐�？墒撬�說，自己對(duì)檔案也不懂，有什么專業(yè)問題可以直接找省檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。信息處的一個(gè)技術(shù)員給我們維修電腦時(shí)說，他是前兩周從下面借調(diào)上來工作的，在和我們聊天的過程中，知道我們是學(xué)檔案管理的，就問我們?cè)趺幢９軝n案。原來，他現(xiàn)在的工作兼任他們處的檔案管理工作。而且，據(jù)我們調(diào)查，整個(gè)組織部的檔案管理方面，沒有一個(gè)檔案專職人員。我們于是就不得不發(fā)問，沒有一個(gè)專職人員，我們的檔案怎么管理？而我們每年的檔案專業(yè)的畢業(yè)生到哪里就業(yè)去了？我在思考。

實(shí)習(xí)的日子是快樂的，體會(huì)到了把知識(shí)運(yùn)用于實(shí)踐的愉悅，也體會(huì)到了他人的關(guān)心和溫暖。實(shí)習(xí)的日子是新奇的。體會(huì)到了檔案整理歸檔的一些操作流程，學(xué)到了一些書本上學(xué)不到的知識(shí)，也讓我有了一次和更多優(yōu)秀的人接觸的機(jī)會(huì)。但實(shí)習(xí)的日子過后，我的感覺也攙雜著些許失望與憂慮。我們檔案的管理現(xiàn)狀，我的未來的生活。所以自己得更加努力，努力去改變一種生活。

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