醫(yī)藥公司采購部工作流程

一、購進(jìn)單傳遞流程規(guī)定

1、2、1）2）3）

購進(jìn)單據(jù)包括

采購入庫單、采購?fù)嘶亍⒉少復(fù)搜a(bǔ)價(jià)單，購貨發(fā)票及相關(guān)附件。

傳遞方向

驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購?fù)嘶貑沃敛少彶浚�紅聯(lián)、藍(lán)聯(lián)），由采購內(nèi)勤接收驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購?fù)嘶貑蝹鬟f至財(cái)務(wù)部（綠聯(lián)），由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)庫存商品管理的會(huì)計(jì)接收。

采購部傳遞至財(cái)務(wù)部（入庫單必須連同對應(yīng)的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票。退貨單必須連同對應(yīng)的采購?fù)顺錾暾垎危�且退貨單必須由采購部�?jīng)理簽字，當(dāng)月內(nèi)所有退貨的無論有無對應(yīng)發(fā)票，退貨單連同對應(yīng)的采購?fù)顺錾暾垎味紓鳎�，由�?cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)接收，上述要素不齊者，財(cái)務(wù)拒收。

3、1）2）3）4、1）

傳遞時(shí)間

驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉庫傳遞至采購部的時(shí)間：每日下午5：00前，將單據(jù)傳遞至采購部。驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉庫傳遞綠聯(lián)至財(cái)務(wù)部時(shí)間：次月1日上午10:00前。

采購部傳遞至財(cái)務(wù)時(shí)間：每周六下午5：00前，月末無論星期幾，都必須傳遞。傳遞要求

驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉庫向外傳出的所有驗(yàn)收入庫單據(jù)，都必須經(jīng)庫管員簽字。

驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室、倉庫傳向財(cái)務(wù)的綠聯(lián)，按入庫單先后順序，每50頁裝訂成一冊，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封為一本。2）

采購部向財(cái)務(wù)傳遞紅聯(lián)，在傳遞時(shí)，必須連同對應(yīng)發(fā)票傳至財(cái)務(wù)，要求發(fā)票要素要與入庫單所載明各要素相符。

傳遞的發(fā)票需是經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后的發(fā)票。凡采購部經(jīng)理未簽字的發(fā)票，財(cái)務(wù)一律拒收。3）所傳遞的進(jìn)項(xiàng)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，凡代理人員配送品種的，需在發(fā)票聯(lián)上標(biāo)明聯(lián)系人姓名。特殊情況下，只能傳遞入庫單，無對應(yīng)發(fā)票的，必須有購進(jìn)品種的隨貨同行或相關(guān)證明該購進(jìn)品種購進(jìn)價(jià)格的單據(jù)證明，連同總經(jīng)理簽批同意入賬的申請入賬單，隨同入庫單傳遞至財(cái)務(wù)。申請入賬單要素內(nèi)容包括如下：申請單

供應(yīng)單位入庫時(shí)間產(chǎn)品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額備注申請人：采購部經(jīng)理：

該表要求采購部自行設(shè)計(jì)，利用公司現(xiàn)有單據(jù)紙張類型（五聯(lián)紙），要求做到整齊、整潔、美觀。在發(fā)生上述特殊情況時(shí)，先填寫該單據(jù)，經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理簽署后，連同相關(guān)采購單據(jù)，入庫單一并傳至財(cái)務(wù)，未有上述手續(xù)的，財(cái)務(wù)拒收，拒付。5、1）

進(jìn)項(xiàng)發(fā)票簽字手續(xù)與流程

采購內(nèi)勤將發(fā)票連同對應(yīng)的入庫單整理完畢，交由采購部經(jīng)理簽字，時(shí)間由采購部根據(jù)具體情況擬定。

2）

采購內(nèi)勤每周四上午9點(diǎn)前，將有采購經(jīng)理簽字的發(fā)票及對應(yīng)入庫單傳遞至總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理進(jìn)行簽批，簽批完畢，返回采購部，采購部將簽字完畢的發(fā)票及對應(yīng)入庫單及傳遞記錄本傳遞至財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)接收后進(jìn)行入賬處理。每月末，不論是否星期六，都要將剩余未簽字發(fā)票都要送交總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)傳財(cái)務(wù)。

6、采購?fù)顺觥⒉少復(fù)搜a(bǔ)價(jià)單相關(guān)要求

A：辦理采購?fù)顺龅�，�?yīng)由采購內(nèi)勤填制書面退貨申請單，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，持申請單至倉庫，庫管員見采購經(jīng)理簽字的退貨單進(jìn)行減帳處理并打印退出出庫單，將退庫單簽字后交與采購內(nèi)勤。采購部傳至財(cái)務(wù)的退貨單，一律需附退貨申請單，不附的，財(cái)務(wù)拒收。采購?fù)顺錾暾垬訂稳缦拢?/p>

（公司名稱）采購?fù)顺錾暾垎?/p>

退貨單位：日期：年月日藥品名稱規(guī)格劑型產(chǎn)地批號(hào)數(shù)量有效期含稅價(jià)含稅金額制表人：采購部經(jīng)理：

備注：白聯(lián)（倉庫）紅聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）黃聯(lián)（采購部）

此單要求設(shè)計(jì)美觀�？梢淮涡源蛴�100份，留存?zhèn)溆茫�用完再打�?/p>

B：辦理采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)

辦理采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)，應(yīng)由采購內(nèi)勤在系統(tǒng)內(nèi)生成采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，采購經(jīng)理在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)審核，審核執(zhí)行后由采購部自行打印采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，傳遞至財(cái)務(wù)的采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)單，需有采購部經(jīng)理簽字。

凡單據(jù)傳遞重復(fù)的，每次罰款不低于200元，造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)全部責(zé)任。

7、

其他事項(xiàng)相關(guān)規(guī)定

財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款管理會(huì)計(jì)，每月結(jié)賬后，向采購部傳遞應(yīng)付賬款余額表及應(yīng)付賬款負(fù)數(shù)余額表傳采購部經(jīng)理，采購部應(yīng)對負(fù)數(shù)余額進(jìn)行分析，并對異常負(fù)數(shù)進(jìn)行解決或催收發(fā)票等相關(guān)手續(xù)，如不進(jìn)行及時(shí)催收，造成損失或影響公司及時(shí)抵扣，追究責(zé)任人相關(guān)責(zé)任。

8、

違規(guī)罰則

如有違反上述規(guī)定，給予責(zé)任人每次不低于20元罰款，如因此造成經(jīng)濟(jì)損失，將依據(jù)具體情況

追究責(zé)任人。

上述流程自年月日起正式執(zhí)行。二、采購付款流程管理規(guī)定1、

采購部購進(jìn)普通品種付款支出1）

貨到即需付款的

采購部填寫付款申請單，申請人簽字，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字，連同對應(yīng)的入庫單、發(fā)票，發(fā)票傳遞登記記錄傳遞至財(cái)務(wù)，由應(yīng)付賬款管理會(huì)計(jì)簽收發(fā)票及入庫單，簽收后同時(shí)在付款申請單上簽明入庫單及發(fā)票均已收到，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理簽名后，由采購部送交總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會(huì)計(jì)處付款。2）

付款期付款的

由采購部填寫付款申請單，每月24日傳財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)管理處，會(huì)計(jì)人員查看賬戶余額，符合付款條件的，簽字。簽字完畢，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字完畢，每月25日傳總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會(huì)計(jì)處進(jìn)行付款。3）

預(yù)付貨款的

①凡需要預(yù)付貨款的，由采購部填寫付款申請單，付款申請上需明確標(biāo)明預(yù)付款，并且需在付款單備左上角編制預(yù)付款單據(jù)編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為年月日加小號(hào)。例如，201*年11月12日前后簽批兩張預(yù)付款申請單，則編號(hào)分別為201*111201,201*111202

②采購部需對預(yù)付款項(xiàng)做出明確登記，設(shè)定備查本，逐筆登記預(yù)付款項(xiàng)，根據(jù)所登記事項(xiàng)，及時(shí)催要商品及發(fā)票等手續(xù)。登記表包含要素如下：

預(yù)付款采購發(fā)票傳遞記錄簿

日期單位名稱付款單編號(hào)預(yù)付款金額到貨日期發(fā)票傳遞日發(fā)票接收人備注上述紙張采用A4紙橫排，需加釘硬質(zhì)封皮，由采購部妥善保管。

自年月日起，預(yù)付款發(fā)票傳遞與其他普通付款發(fā)票傳遞需分本登記。普通付款發(fā)票仍延續(xù)以往模式，預(yù)付款發(fā)票傳遞表采用專門傳遞記錄簿。

④凡預(yù)付貨款的，本月內(nèi)預(yù)付的，在次月末結(jié)賬時(shí)仍未能辦理完入庫、發(fā)票及入庫單移交財(cái)務(wù)做賬的，所付款項(xiàng)一律轉(zhuǎn)掛采購部經(jīng)理個(gè)人名下，視作個(gè)人借款。如因特殊情況，如十分走俏藥品，需早于2個(gè)月需要預(yù)付款的，采購部寫明情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)可不予轉(zhuǎn)掛。

⑤財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理的會(huì)計(jì)，在預(yù)付款單上簽字，并做預(yù)付款單號(hào)記錄表，月末與采購部所

留存的預(yù)付款采購發(fā)票傳遞記錄簿上載明的付款單編號(hào)相對證，看是否有遺漏編號(hào)。并根據(jù)預(yù)付款發(fā)票登記傳遞記錄表上所載明的到票情況，與每月末將上月預(yù)付款項(xiàng)未到票的轉(zhuǎn)掛采購部經(jīng)理個(gè)人名下賬上。

2、

代理配送品種付款支出

①原則上代理配送的品種，由代理人員自行進(jìn)貨，各項(xiàng)手續(xù)、辦理入庫，票據(jù)齊全，由采購

部傳至財(cái)務(wù)做賬。

②如因特殊要求，廠家需要我公司對公打款發(fā)貨的，需代理配送人員先到采購部簽訂購銷合

同（采購部蓋章后留存存根聯(lián)，作為打訂單依據(jù)），合同簽訂完畢，代理配送人員持購銷合同至財(cái)務(wù)科交款。交款完畢，出納會(huì)計(jì)開具收據(jù)，并填開付款申請，經(jīng)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后打款。打款時(shí)間原則上為每周一、周三，如配送商有特殊請求需當(dāng)天打款或出納人員時(shí)間方面允許，也可當(dāng)天打款。打款完畢，依據(jù)采購合同所記載傳真電話等資料，向廠家發(fā)送打款底單傳真，并通知發(fā)貨。代理配送人員需妥善保存收據(jù)，作為日后結(jié)算憑據(jù)。

3、

殊情況下的采購支出

對于特殊情況下的采購，如急用搶救藥品采購、突發(fā)性衛(wèi)生防疫藥品采購，緊俏藥品采購及其他特殊情況下的采購，采購人員需帶現(xiàn)金進(jìn)行現(xiàn)場即時(shí)采購的，由采購人員寫借據(jù)，經(jīng)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后，到財(cái)務(wù)支取現(xiàn)金。業(yè)務(wù)辦理完畢，7個(gè)工作日內(nèi)處理完賬務(wù)，歸還借款。超過7個(gè)工作日不進(jìn)行賬務(wù)處理的，每超一日，罰款50元。一個(gè)月內(nèi)不處理的，自工資中扣除。如因特殊情況，確實(shí)在7個(gè)工作日內(nèi)無法處理完畢，需做出書面說明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理簽名，交與出納會(huì)計(jì)處存檔。

上述流程自年月日起正式施行

擴(kuò)展閱讀：醫(yī)藥公司采購部流程圖

廣東灃澤醫(yī)藥有限公司采購部工作流程目錄

一、首營資料收集流程二、產(chǎn)品采購操作流程三、發(fā)票核銷和結(jié)算流程四、產(chǎn)品破損處理流程五、采購?fù)素浱幚砹鞒?/p>

首營資料收集流程

首營企業(yè)資料：營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)（經(jīng)營）許可證（采購器械：醫(yī)療器械許可證）、GSP證或GMP證、質(zhì)保協(xié)議，法人委托書，銷售員的身份證和上崗證、銷售合同首營品種資料：藥品注冊證、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、藥品檢驗(yàn)報(bào)告書、物價(jià)證明文件、藥品最小包裝樣盒、藥品說明書原樣．注：■以上資料全部需加蓋企業(yè)原印章,合同可用復(fù)印件�！鑫�托書應(yīng)有法人代表印章，并明確授權(quán)范圍和委托期限。電腦錄入客戶資料：在采購系統(tǒng)的＂基礎(chǔ)資料＂界面增加供應(yīng)商資料錄入、產(chǎn)品資料錄入。、注：■確保輸入以上資料的全部內(nèi)容。制作并提交首營企業(yè)＼首營品種審批表：1、在質(zhì)量系統(tǒng)增加并提交首營企業(yè)審批表和首營品種審批表2、首營品種提交后，還需在Word做一張首營品種審批表格，錄入相關(guān)內(nèi)容后連同所有資料一齊交質(zhì)量部經(jīng)理審批紙質(zhì)資料和電腦系統(tǒng)內(nèi)容。

首營企業(yè)審批審核：首營企業(yè)審批表需：采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人．首營品種審批審核：首營品種審批表需：采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人．注：■以上須部門經(jīng)理審批后方可發(fā)生業(yè)務(wù)往來。采購合同的管理：供應(yīng)商采購合同需獨(dú)立歸檔并建立目錄，目錄每季度交部門經(jīng)理匯總．注：■需在合同目錄上填寫合同有效期或品種、數(shù)量等內(nèi)容備注：

1、正常業(yè)務(wù)情況下，按電腦系統(tǒng)提示每月對所有客戶資料進(jìn)行檢查，是否出現(xiàn)部分

資料過期，如過期應(yīng)及時(shí)更新，不能按時(shí)更新的客戶以文字方式向質(zhì)量部申請暫停使用，待資料更新后方可重新進(jìn)行業(yè)務(wù)。

2、所有的客戶資料必須在有效期內(nèi)發(fā)生業(yè)務(wù)往來，每年必須對客戶資料進(jìn)行審核更新，確保所有資料的完整性。

2

產(chǎn)品采購操作流程

根據(jù)每月部門經(jīng)理下達(dá)的采購根據(jù)部門經(jīng)理每日下達(dá)的平臺(tái)計(jì)劃，每月15日前按采購計(jì)劃計(jì)劃，結(jié)合購銷存情況，做采日期將月計(jì)劃全部做上系統(tǒng)。購訂單。生成采購訂單：在采購系統(tǒng)的”采購決策平臺(tái)”,將所需要采購的品名輸入,在這個(gè)界面能看到該品種的所有信息,包括:最后供應(yīng)商.采購單價(jià),該商品在途數(shù)量,庫存數(shù)量．根據(jù)這些信息在要采購的品名前打勾然后選擇＂生成采購訂單＂注：1、執(zhí)行訂單前先打電話給客戶落實(shí)該品種有沒有貨，價(jià)格有沒變動(dòng)．2、確定客戶的證照和合同都合格、齊全。采購訂單審核：訂單認(rèn)真核對供應(yīng)商、品種、規(guī)格、廠家、數(shù)量、單價(jià)、稅率等內(nèi)容，提交部門經(jīng)理審核．要趕寫預(yù)計(jì)到貨日期．注：確保所有相關(guān)記錄完整性。先付款后提貨的有款期的交財(cái)務(wù)付款：每周1.3.5按審核通知發(fā)貨：傳真或電話通知供應(yīng)商好的訂單生成付款單交部門經(jīng)發(fā)貨理審核后再交財(cái)務(wù)付款注：付款單打印后檢查備注及收款人帳號(hào)金額是否正確發(fā)貨跟進(jìn)：匯款單上列明采購到貨跟蹤：根據(jù)發(fā)貨周期做好到貨明細(xì)，傳真給供應(yīng)商，并短信跟蹤�；螂娫挻_認(rèn)對方是否收到傳真并安排發(fā)貨3

發(fā)票核銷和結(jié)算流程

采購后及時(shí)向供應(yīng)商催要發(fā)票，收到發(fā)票，在結(jié)算系統(tǒng)選擇未結(jié)算應(yīng)付款，選擇相應(yīng)品種生成發(fā)票，登記并交財(cái)務(wù)審核。注：相同品種按“先發(fā)生的先輸入發(fā)票”原則，生成后輸入發(fā)票號(hào)碼和發(fā)票上邊的開出日期．已經(jīng)預(yù)付貨款的，在發(fā)票系統(tǒng)有帳期的，在每月10號(hào)根找到該筆發(fā)票后，點(diǎn)＂結(jié)算＂，據(jù)結(jié)算條件做好結(jié)算計(jì)劃生成一張預(yù)付款核銷單。上報(bào)部門經(jīng)理審批。根據(jù)結(jié)算計(jì)劃，在發(fā)票系統(tǒng)，選擇該品種未結(jié)算的發(fā)票，點(diǎn)結(jié)算生成付款單交部門經(jīng)理審核注：在用采購系統(tǒng)一些廢的付款單做時(shí)，打開該張廢單，選擇導(dǎo)出該供應(yīng)商未結(jié)算的＂發(fā)票清單＂，切記不能選＂應(yīng)付款＂，選中要結(jié)算的發(fā)票點(diǎn)確定生成發(fā)票．備注欄注明付款的發(fā)票號(hào)，品名簡稱和數(shù)量經(jīng)財(cái)務(wù)審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批后出納付款，取得底單后將付款單傳特殊原因不能按款期付款的要及時(shí)與客戶溝通并取得諒真給對方，并短信或者電話通知解。對方付款內(nèi)容。

4

收貨破損處理流程

倉庫接收貨物檢查來貨與采購計(jì)劃是否相符相符通知驗(yàn)收員驗(yàn)收不合格合格向供應(yīng)商催要發(fā)票退回供應(yīng)商

不相符可不接可受接的受的聯(lián)系供應(yīng)商作拒收并相應(yīng)處理：換通知相貨或銷售；落關(guān)供應(yīng)商，跟蹤實(shí)后通知倉庫到貨和收貨．并跟蹤再發(fā)貨處理好帳務(wù)。情況

采購?fù)素浱幚砹鞒?/p>

待退貨未開發(fā)票的已經(jīng)開票入帳的落實(shí)對方開紅字發(fā)票，或者下批貨開票時(shí)少開該筆數(shù)量金額．填寫＂退（換）貨通知單＂，經(jīng)采購部、銷售部、質(zhì)量部三個(gè)部門經(jīng)理和公司質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核．完成后送倉庫主管辦理退貨．注：需以上各個(gè)部門經(jīng)理簽名才算完成在采購系統(tǒng)的＂采購?fù)素浲ㄖ獑危⒔缑�，�?dǎo)入原入庫單生成采購?fù)素浲ㄖ獑蝹}庫將退貨發(fā)出后，采購員跟蹤落實(shí)貨到對方后將退貨簽收單寄回公司；有紅字發(fā)票的要及時(shí)追回將帳務(wù)做平．

6

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