醫(yī)藥公司采購部工作流程

一、購進單傳遞流程規(guī)定

1、2、1）2）3）

購進單據(jù)包括

采購入庫單、采購退回、采購退補價單，購貨發(fā)票及相關附件。

傳遞方向

驗收養(yǎng)護室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購退回單至采購部（紅聯(lián)、藍聯(lián)），由采購內勤接收驗收養(yǎng)護室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購退回單傳遞至財務部（綠聯(lián)），由財務負責庫存商品管理的會計接收。

采購部傳遞至財務部（入庫單必須連同對應的進項發(fā)票。退貨單必須連同對應的采購退出申請單，且退貨單必須由采購部經理簽字，當月內所有退貨的無論有無對應發(fā)票，退貨單連同對應的采購退出申請單都傳），由財務部負責應付賬款的會計接收，上述要素不齊者，財務拒收。

3、1）2）3）4、1）

傳遞時間

驗收養(yǎng)護室、倉庫傳遞至采購部的時間：每日下午5：00前，將單據(jù)傳遞至采購部。驗收養(yǎng)護室、倉庫傳遞綠聯(lián)至財務部時間：次月1日上午10:00前。

采購部傳遞至財務時間：每周六下午5：00前，月末無論星期幾，都必須傳遞。傳遞要求

驗收養(yǎng)護室、倉庫向外傳出的所有驗收入庫單據(jù)，都必須經庫管員簽字。

驗收養(yǎng)護室、倉庫傳向財務的綠聯(lián)，按入庫單先后順序，每50頁裝訂成一冊，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封為一本。2）

采購部向財務傳遞紅聯(lián)，在傳遞時，必須連同對應發(fā)票傳至財務，要求發(fā)票要素要與入庫單所載明各要素相符。

傳遞的發(fā)票需是經采購部經理、總經理簽批后的發(fā)票。凡采購部經理未簽字的發(fā)票，財務一律拒收。3）所傳遞的進項票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，凡代理人員配送品種的，需在發(fā)票聯(lián)上標明聯(lián)系人姓名。特殊情況下，只能傳遞入庫單，無對應發(fā)票的，必須有購進品種的隨貨同行或相關證明該購進品種購進價格的單據(jù)證明，連同總經理簽批同意入賬的申請入賬單，隨同入庫單傳遞至財務。申請入賬單要素內容包括如下：申請單

供應單位入庫時間產品名稱規(guī)格數(shù)量單價金額備注申請人：采購部經理：

該表要求采購部自行設計，利用公司現(xiàn)有單據(jù)紙張類型（五聯(lián)紙），要求做到整齊、整潔、美觀。在發(fā)生上述特殊情況時，先填寫該單據(jù)，經采購部經理、總經理簽署后，連同相關采購單據(jù)，入庫單一并傳至財務，未有上述手續(xù)的，財務拒收，拒付。5、1）

進項發(fā)票簽字手續(xù)與流程

采購內勤將發(fā)票連同對應的入庫單整理完畢，交由采購部經理簽字，時間由采購部根據(jù)具體情況擬定。

2）

采購內勤每周四上午9點前，將有采購經理簽字的發(fā)票及對應入庫單傳遞至總經理辦公室，總經理進行簽批，簽批完畢，返回采購部，采購部將簽字完畢的發(fā)票及對應入庫單及傳遞記錄本傳遞至財務，財務接收后進行入賬處理。每月末，不論是否星期六，都要將剩余未簽字發(fā)票都要送交總經理簽字后，轉傳財務。

6、采購退出、采購退補價單相關要求

A：辦理采購退出的，應由采購內勤填制書面退貨申請單，經采購部經理簽字后，持申請單至倉庫，庫管員見采購經理簽字的退貨單進行減帳處理并打印退出出庫單，將退庫單簽字后交與采購內勤。采購部傳至財務的退貨單，一律需附退貨申請單，不附的，財務拒收。采購退出申請樣單如下：

（公司名稱）采購退出申請單

退貨單位：日期：年月日藥品名稱規(guī)格劑型產地批號數(shù)量有效期含稅價含稅金額制表人：采購部經理：

備注：白聯(lián)（倉庫）紅聯(lián)（財務聯(lián)）黃聯(lián)（采購部）

此單要求設計美觀。可一次性打印100份，留存?zhèn)溆�，用完再打�?/p>

B：辦理采購退補價

辦理采購退補價，應由采購內勤在系統(tǒng)內生成采購退補價單，采購經理在系統(tǒng)內進行采購退補價審核，審核執(zhí)行后由采購部自行打印采購退補價單，傳遞至財務的采購退補價單，需有采購部經理簽字。

凡單據(jù)傳遞重復的，每次罰款不低于200元，造成經濟損失的，承擔全部責任。

7、

其他事項相關規(guī)定

財務應付賬款管理會計，每月結賬后，向采購部傳遞應付賬款余額表及應付賬款負數(shù)余額表傳采購部經理，采購部應對負數(shù)余額進行分析，并對異常負數(shù)進行解決或催收發(fā)票等相關手續(xù)，如不進行及時催收，造成損失或影響公司及時抵扣，追究責任人相關責任。

8、

違規(guī)罰則

如有違反上述規(guī)定，給予責任人每次不低于20元罰款，如因此造成經濟損失，將依據(jù)具體情況

追究責任人。

上述流程自年月日起正式執(zhí)行。二、采購付款流程管理規(guī)定1、

采購部購進普通品種付款支出1）

貨到即需付款的

采購部填寫付款申請單，申請人簽字，經采購部經理簽字，連同對應的入庫單、發(fā)票，發(fā)票傳遞登記記錄傳遞至財務，由應付賬款管理會計簽收發(fā)票及入庫單，簽收后同時在付款申請單上簽明入庫單及發(fā)票均已收到，經財務經理簽名后，由采購部送交總經理簽字，簽字完畢，轉出納會計處付款。2）

付款期付款的

由采購部填寫付款申請單，每月24日傳財務應付賬款會計管理處，會計人員查看賬戶余額，符合付款條件的，簽字。簽字完畢，轉交財務經理簽字，財務經理簽字完畢，每月25日傳總經理簽字，簽字完畢，轉出納會計處進行付款。3）

預付貨款的

①凡需要預付貨款的，由采購部填寫付款申請單，付款申請上需明確標明預付款，并且需在付款單備左上角編制預付款單據(jù)編號。編號規(guī)則為年月日加小號。例如，201*年11月12日前后簽批兩張預付款申請單，則編號分別為201*111201,201*111202

②采購部需對預付款項做出明確登記，設定備查本，逐筆登記預付款項，根據(jù)所登記事項，及時催要商品及發(fā)票等手續(xù)。登記表包含要素如下：

預付款采購發(fā)票傳遞記錄簿

日期單位名稱付款單編號預付款金額到貨日期發(fā)票傳遞日發(fā)票接收人備注上述紙張采用A4紙橫排，需加釘硬質封皮，由采購部妥善保管。

自年月日起，預付款發(fā)票傳遞與其他普通付款發(fā)票傳遞需分本登記。普通付款發(fā)票仍延續(xù)以往模式，預付款發(fā)票傳遞表采用專門傳遞記錄簿。

④凡預付貨款的，本月內預付的，在次月末結賬時仍未能辦理完入庫、發(fā)票及入庫單移交財務做賬的，所付款項一律轉掛采購部經理個人名下，視作個人借款。如因特殊情況，如十分走俏藥品，需早于2個月需要預付款的，采購部寫明情況，經總經理批準后，財務可不予轉掛。

⑤財務負責應付賬款管理的會計，在預付款單上簽字，并做預付款單號記錄表，月末與采購部所

留存的預付款采購發(fā)票傳遞記錄簿上載明的付款單編號相對證，看是否有遺漏編號。并根據(jù)預付款發(fā)票登記傳遞記錄表上所載明的到票情況，與每月末將上月預付款項未到票的轉掛采購部經理個人名下賬上。

2、

代理配送品種付款支出

①原則上代理配送的品種，由代理人員自行進貨，各項手續(xù)、辦理入庫，票據(jù)齊全，由采購

部傳至財務做賬。

②如因特殊要求，廠家需要我公司對公打款發(fā)貨的，需代理配送人員先到采購部簽訂購銷合

同（采購部蓋章后留存存根聯(lián)，作為打訂單依據(jù)），合同簽訂完畢，代理配送人員持購銷合同至財務科交款。交款完畢，出納會計開具收據(jù)，并填開付款申請，經采購部經理、財務經理、總經理簽字后打款。打款時間原則上為每周一、周三，如配送商有特殊請求需當天打款或出納人員時間方面允許，也可當天打款。打款完畢，依據(jù)采購合同所記載傳真電話等資料，向廠家發(fā)送打款底單傳真，并通知發(fā)貨。代理配送人員需妥善保存收據(jù)，作為日后結算憑據(jù)。

3、

殊情況下的采購支出

對于特殊情況下的采購，如急用搶救藥品采購、突發(fā)性衛(wèi)生防疫藥品采購，緊俏藥品采購及其他特殊情況下的采購，采購人員需帶現(xiàn)金進行現(xiàn)場即時采購的，由采購人員寫借據(jù)，經采購部經理、財務經理、總經理簽批后，到財務支取現(xiàn)金。業(yè)務辦理完畢，7個工作日內處理完賬務，歸還借款。超過7個工作日不進行賬務處理的，每超一日，罰款50元。一個月內不處理的，自工資中扣除。如因特殊情況，確實在7個工作日內無法處理完畢，需做出書面說明，經財務經理簽名，交與出納會計處存檔。

上述流程自年月日起正式施行

擴展閱讀：醫(yī)藥公司采購部流程圖

廣東灃澤醫(yī)藥有限公司采購部工作流程目錄

一、首營資料收集流程二、產品采購操作流程三、發(fā)票核銷和結算流程四、產品破損處理流程五、采購退貨處理流程

首營資料收集流程

首營企業(yè)資料：營業(yè)執(zhí)照、藥品生產（經營）許可證（采購器械：醫(yī)療器械許可證）、GSP證或GMP證、質保協(xié)議，法人委托書，銷售員的身份證和上崗證、銷售合同首營品種資料：藥品注冊證、藥品質量標準、藥品檢驗報告書、物價證明文件、藥品最小包裝樣盒、藥品說明書原樣．注：■以上資料全部需加蓋企業(yè)原印章,合同可用復印件�！鑫�托書應有法人代表印章，并明確授權范圍和委托期限。電腦錄入客戶資料：在采購系統(tǒng)的＂基礎資料＂界面增加供應商資料錄入、產品資料錄入。、注：■確保輸入以上資料的全部內容。制作并提交首營企業(yè)＼首營品種審批表：1、在質量系統(tǒng)增加并提交首營企業(yè)審批表和首營品種審批表2、首營品種提交后，還需在Word做一張首營品種審批表格，錄入相關內容后連同所有資料一齊交質量部經理審批紙質資料和電腦系統(tǒng)內容。

首營企業(yè)審批審核：首營企業(yè)審批表需：采購部經理、質量部經理、質量負責人．首營品種審批審核：首營品種審批表需：采購部經理、財務部經理、質量部經理、質量負責人．注：■以上須部門經理審批后方可發(fā)生業(yè)務往來。采購合同的管理：供應商采購合同需獨立歸檔并建立目錄，目錄每季度交部門經理匯總．注：■需在合同目錄上填寫合同有效期或品種、數(shù)量等內容備注：

1、正常業(yè)務情況下，按電腦系統(tǒng)提示每月對所有客戶資料進行檢查，是否出現(xiàn)部分

資料過期，如過期應及時更新，不能按時更新的客戶以文字方式向質量部申請暫停使用，待資料更新后方可重新進行業(yè)務。

2、所有的客戶資料必須在有效期內發(fā)生業(yè)務往來，每年必須對客戶資料進行審核更新，確保所有資料的完整性。

2

產品采購操作流程

根據(jù)每月部門經理下達的采購根據(jù)部門經理每日下達的平臺計劃，每月15日前按采購計劃計劃，結合購銷存情況，做采日期將月計劃全部做上系統(tǒng)。購訂單。生成采購訂單：在采購系統(tǒng)的”采購決策平臺”,將所需要采購的品名輸入,在這個界面能看到該品種的所有信息,包括:最后供應商.采購單價,該商品在途數(shù)量,庫存數(shù)量．根據(jù)這些信息在要采購的品名前打勾然后選擇＂生成采購訂單＂注：1、執(zhí)行訂單前先打電話給客戶落實該品種有沒有貨，價格有沒變動．2、確定客戶的證照和合同都合格、齊全。采購訂單審核：訂單認真核對供應商、品種、規(guī)格、廠家、數(shù)量、單價、稅率等內容，提交部門經理審核．要趕寫預計到貨日期．注：確保所有相關記錄完整性。先付款后提貨的有款期的交財務付款：每周1.3.5按審核通知發(fā)貨：傳真或電話通知供應商好的訂單生成付款單交部門經發(fā)貨理審核后再交財務付款注：付款單打印后檢查備注及收款人帳號金額是否正確發(fā)貨跟進：匯款單上列明采購到貨跟蹤：根據(jù)發(fā)貨周期做好到貨明細，傳真給供應商，并短信跟蹤。或電話確認對方是否收到傳真并安排發(fā)貨3

發(fā)票核銷和結算流程

采購后及時向供應商催要發(fā)票，收到發(fā)票，在結算系統(tǒng)選擇未結算應付款，選擇相應品種生成發(fā)票，登記并交財務審核。注：相同品種按“先發(fā)生的先輸入發(fā)票”原則，生成后輸入發(fā)票號碼和發(fā)票上邊的開出日期．已經預付貨款的，在發(fā)票系統(tǒng)有帳期的，在每月10號根找到該筆發(fā)票后，點＂結算＂，據(jù)結算條件做好結算計劃生成一張預付款核銷單。上報部門經理審批。根據(jù)結算計劃，在發(fā)票系統(tǒng)，選擇該品種未結算的發(fā)票，點結算生成付款單交部門經理審核注：在用采購系統(tǒng)一些廢的付款單做時，打開該張廢單，選擇導出該供應商未結算的＂發(fā)票清單＂，切記不能選＂應付款＂，選中要結算的發(fā)票點確定生成發(fā)票．備注欄注明付款的發(fā)票號，品名簡稱和數(shù)量經財務審核公司領導審批后出納付款，取得底單后將付款單傳特殊原因不能按款期付款的要及時與客戶溝通并取得諒真給對方，并短信或者電話通知解。對方付款內容。

4

收貨破損處理流程

倉庫接收貨物檢查來貨與采購計劃是否相符相符通知驗收員驗收不合格合格向供應商催要發(fā)票退回供應商

不相符可不接可受接的受的聯(lián)系供應商作拒收并相應處理：換通知相貨或銷售；落關供應商，跟蹤實后通知倉庫到貨和收貨．并跟蹤再發(fā)貨處理好帳務。情況

采購退貨處理流程

待退貨未開發(fā)票的已經開票入帳的落實對方開紅字發(fā)票，或者下批貨開票時少開該筆數(shù)量金額．填寫＂退（換）貨通知單＂，經采購部、銷售部、質量部三個部門經理和公司質量負責人審核．完成后送倉庫主管辦理退貨．注：需以上各個部門經理簽名才算完成在采購系統(tǒng)的＂采購退貨通知單＂界面，導入原入庫單生成采購退貨通知單倉庫將退貨發(fā)出后，采購員跟蹤落實貨到對方后將退貨簽收單寄回公司；有紅字發(fā)票的要及時追回將帳務做平．

6

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