秘書處201*年度工作總結(jié)

10／11學(xué)年第一學(xué)期機(jī)械系秘書處

工作總結(jié)

首先，秘書處和其他部門一樣，作為團(tuán)總支的一個常務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)處理檔案、文件、日常會議、各種申請、秘書處物品管理等工作；

其次，秘書處應(yīng)該是一個監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，通過各項(xiàng)制度的制定、實(shí)施、監(jiān)督三個環(huán)節(jié)，協(xié)助團(tuán)總支對各部門工作進(jìn)行監(jiān)督管理；

最后，秘書處還應(yīng)該是服務(wù)機(jī)構(gòu)，是團(tuán)總支和各部門的情報機(jī)構(gòu)，咨詢機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)活動的全程參與者，協(xié)助者。

一切的工作開展都得在此定位的基礎(chǔ)上開展。下面是秘書處具體負(fù)責(zé)工作：

一、常規(guī)工作

主要在值班和資料整理存檔，以及每次的會議通知，會議記錄和工作證的制作。

存在問題：1、值班方面存在早退、未到等現(xiàn)象。2、有時通知還不夠及時。3、收集材料格式不規(guī)范。4、值班沒人開門。5、值班的反饋無用處。

建議：1、在安排各種事項(xiàng)前（緊急情況除外）計(jì)劃、安排好，并提前告知秘書處，以保證能有充分時間通知各部門及相關(guān)工作人員。

二、內(nèi)部建設(shè)

1）干事發(fā)展：對于自己部門的干事進(jìn)行培養(yǎng)，對部門加深了解，熟悉工作。建議：1、進(jìn)行納新培訓(xùn)，并寫出部門納新計(jì)劃，保證能找到最適合的同

學(xué)加入部門；

2、應(yīng)該由部門定期組織各方面培訓(xùn)講堂（電腦應(yīng)用技能、文案寫

作技能、日常禮儀等），也可以不定期播放電影，組織集體郊游或運(yùn)動比賽（拔河、籃球、足球等），在安排干事干部學(xué)到一些實(shí)用的知識的同時，讓大家樹立整體觀念和集體榮譽(yù)感，也保

證了大家的興趣和積極性；

3、提升干部的領(lǐng)導(dǎo)技能和素質(zhì)，同時干部應(yīng)該和干事之間建立私人友誼，多聯(lián)絡(luò)，多溝通，經(jīng)常集會或活動，用個人感情和魅力凝聚部門。

2）內(nèi)部分工：秘書處內(nèi)部工作要分工明確，從而加大工作效率。對于每項(xiàng)

工作，根據(jù)干事干部的能力正確的分配好工作，使工作更加準(zhǔn)確而有效率的完成。

建議：秘書處針對工作，具體分工，權(quán)責(zé)清晰。

三、活動組織

秘書處這學(xué)期組織、協(xié)助了以下幾個活動：1、2、3、4、

團(tuán)代會。知識競賽。

“爭創(chuàng)先進(jìn)集體，爭當(dāng)優(yōu)秀團(tuán)員”的系列活動。機(jī)械系、船舶系、應(yīng)用設(shè)計(jì)系交流會。

設(shè)想：針對秘書處的職能和特點(diǎn)，應(yīng)該多舉辦像內(nèi)部聯(lián)誼和培訓(xùn)講座、座談

會等密切聯(lián)系各部門干部干事，提高團(tuán)總支內(nèi)部凝聚力的活動。以后要由秘書處組織辦公技能講座、禮儀講座、內(nèi)部聯(lián)誼、學(xué)生組織聯(lián)誼等活動。

10／11學(xué)年第二學(xué)期秘書處工作計(jì)劃

1、不要把工作只停留于常規(guī)工作上，擴(kuò)展秘書處的工作。2、活躍部門的內(nèi)部氣氛，提高工作效率以及自身的能力。3、做好本職工作外，開展大家的思維進(jìn)行創(chuàng)新。

4、使機(jī)械系團(tuán)總支認(rèn)識到秘書處的意義，提升秘書處的潛在意義。5、每月進(jìn)行部門例會，增進(jìn)彼此感情以及探討工作中的問題。希望秘書處全體成員的工作和努力，能給各部門帶來方便，并能加深各部門的溝通聯(lián)系，為各部門的合作打好基礎(chǔ)。

機(jī)械系團(tuán)總支秘書處

201*年01月05日

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管院學(xué)生會秘書處201*年度工作總結(jié)

從去年9月學(xué)生會換屆以后，在07級主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)下，我們秘書處已經(jīng)走過9個月的時光。在過去的時間里，秘書處剛起步就遇到了從未接受過的任務(wù)，準(zhǔn)確給自己定位，經(jīng)過這么長時間摸索，我認(rèn)為秘書處應(yīng)該這樣定位：

首先，秘書處和其他兄弟部門一樣，作為學(xué)生會的一個常務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)處理檔案、文件、日常會議、各種申請、辦公室及倉庫的物品管理等工作；

其次，秘書處應(yīng)該是一個監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，通過各項(xiàng)制度的制定、實(shí)施、監(jiān)督三個環(huán)節(jié)，協(xié)助主席團(tuán)對學(xué)生會工作進(jìn)行監(jiān)督管理；

最后，秘書處還應(yīng)該是服務(wù)機(jī)構(gòu)，是主席團(tuán)和各部門的情報機(jī)構(gòu)，咨詢機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)活動的全程參與者，協(xié)助者。

一切的工作開展都得在此定位的基礎(chǔ)上開展。下面我總結(jié)由秘書處具體負(fù)責(zé)工作：一，制度建設(shè)：

秘書處兩學(xué)期共制定了《辦公室值班制度》、《檔案管理制度》、《辦公室物品管理制度》、《學(xué)生會例會制度》、《學(xué)生會委員考核制度》、《部長級干部考核制度》、《學(xué)生會部門量化考核制度》、《義務(wù)勞動參與辦法》等八項(xiàng)制度。這些制度都是以前管理學(xué)院學(xué)生會所沒有的，單不說制度實(shí)施情況，就在學(xué)生會制度化規(guī)范化上也邁出了前進(jìn)的一步。存在問題：但是任何組織管有制度是不行的，管院有了制度，但沒有強(qiáng)有力監(jiān)督組織的任何結(jié)構(gòu)存在，制度形同虛設(shè)。把制定制度和監(jiān)督制度的職能都交給和其他部門同級的秘書處，這顯然讓制度的實(shí)施情況大打折扣。

在固有模式的慣性作用下，各部門主管主席說了算，不遵從學(xué)生會大局，部門內(nèi)部自成一體，從來都是應(yīng)付制度。例會制度制定后，就是能每次多收一張例會記錄表；考核制度做好后，就是期末打打分，顯得很正規(guī)，從未想到制度是為了讓大家朝那方向奮斗。在部門疆界觀念濃厚的一個組織里，任何從全局出發(fā)的制度都是行不同的。比如說《義務(wù)勞動參與辦法》，的確要改，要從管院實(shí)際出發(fā)，可是學(xué)生會這個學(xué)生課余參加的組織，怎樣做到強(qiáng)有力。委員同時也是學(xué)生，也是有感情的個人，有時他會考慮自己前途，有時他要看部長、主席臉色，這就是他所理解的制度全部。所謂懶惰和部門觀念這時候成生了，現(xiàn)有條件下無法全部實(shí)現(xiàn)的規(guī)范，我們只能讓他們朝著制度要求靠近，而不能單純考察她的實(shí)施效果。

設(shè)想：

在以后的學(xué)生會工作中，制度必須要繼續(xù)改進(jìn)，并且長期固定，從思想上和行為上慢慢扭轉(zhuǎn)。應(yīng)把學(xué)生會的方方面的制度、條例、表格都用統(tǒng)一的程序固定下來；而且應(yīng)該在制度監(jiān)督上由主席團(tuán)成員（一個或幾個）專職負(fù)責(zé)，并賦予秘書處特殊且高于其他部門的監(jiān)督權(quán)利。二，日常工作主要在辦公室值班和倉庫物品管理，以及每次的通知，和材料收集。

存在問題：

1、辦公室要其他部門委員值班，效果很不好，沒人及時去，去了也沒有按要求打掃衛(wèi)生等；

2、倉庫物品的拿、取時間很不規(guī)范，任意性很大，占用倉庫保管員大量時間，而且大量物品在多次出借外院后損耗嚴(yán)重，并且也沒有按照《物品管理制度》實(shí)施；

3、由于部長級以上干部人少，能保證每次正常通知到，在突發(fā)情況下也能及時聯(lián)系上，而委員人數(shù)眾多，部門分離，專業(yè)分散，從而委員有時不能及時接到通知；

4、所收集材料格式很不規(guī)范，不符合《檔案管理制度》要求，材料上交也不完整和及時；設(shè)想：

1、每周固定兩到三個時間段，由固定的幾個委員值班，并且固定盡量在此時間段出借和歸還倉庫及辦公室物品，并嚴(yán)格按照制度規(guī)定執(zhí)行；

2、在每個專業(yè)中安排男女各一名學(xué)生會委員為聯(lián)絡(luò)員，由秘書處領(lǐng)導(dǎo)，及時傳遞學(xué)生會通知等其他信息，并能積極和班委取得密切聯(lián)系，便于工作順利開展；

3、有學(xué)生會統(tǒng)一各種資料，文件格式，包括簽到表、策劃書、

總結(jié)書等等。建議：

1、在保證安全的情況下，辦公室鑰匙和倉庫應(yīng)該多配發(fā)幾把鑰匙，保證任何緊急情況下，能及時打開門；

2、在安排各種事項(xiàng)前（緊急情況除外）計(jì)劃、安排好，并提前

告知秘書處，以保證能有充分時間通知各部及委員。三，內(nèi)部建設(shè)：

A、委員發(fā)展：也許是巧合，秘書處的委員都有個共同特點(diǎn)：內(nèi)

斂，但思維活躍。從一開始納新時，一個個緊張的表情和稚嫩的想法，到現(xiàn)在的成熟和穩(wěn)重，大家都有了很大轉(zhuǎn)變。我從一開始就一直培養(yǎng)他們獨(dú)立思考，獨(dú)立完成事項(xiàng)，現(xiàn)在7個人基本都能完成秘書處常規(guī)工作任務(wù)，交代的任務(wù)也能按時，按質(zhì)完成。在我安排委員去各部當(dāng)聯(lián)絡(luò)員后，7個人也都很注意交際和禮貌，能力得到更大提升。而且秘書處不存在其他部門委員存在的問題：部門觀念強(qiáng)、積極性下滑。設(shè)想：

1、在各部長納新前就應(yīng)該進(jìn)行納新培訓(xùn)，并寫出部門納新計(jì)劃，保證能找到最適合的同學(xué)當(dāng)委員；

2、應(yīng)該由院學(xué)生會定期組織各方面培訓(xùn)講堂（電腦應(yīng)用技能、文案寫作技能、日常禮儀等），也可以不定期播放電影，組織集體郊游或運(yùn)動比賽（拔河、籃球、足球等），在安排委員學(xué)到一些實(shí)用的知識的同時，讓委員樹立學(xué)生會整體觀念和集體榮譽(yù)感，也保證了委員的興趣和積極性；

3、提升學(xué)生會干部的領(lǐng)導(dǎo)技能和素質(zhì)，同時部長應(yīng)該和委員之間建立私人友誼，多聯(lián)絡(luò)，多溝通，經(jīng)常集會或活動，用個人感情和魅力凝聚委員。B、內(nèi)部分工

秘書處內(nèi)部分為內(nèi)務(wù)組和涉外組，由兩個主任分管，并且往各部安排了聯(lián)絡(luò)員，從而在理論上形成了高效的辦公機(jī)制。設(shè)想：

1、秘書處針對工作，應(yīng)該分為：制度組、常務(wù)組、涉外組，三個工作小組具體分工，權(quán)責(zé)清晰。制度組負(fù)責(zé)學(xué)生會檔案，以及制度的制定和監(jiān)督、考核；常務(wù)組負(fù)責(zé)辦公室值班和物品出借；涉外組負(fù)責(zé)通知和聯(lián)絡(luò)各部門，收集各部上交和下發(fā)資料（協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)員）

2、既然一個部門用兩個或三個部長級干部，每個部都要形成分工和統(tǒng)一，避免多頭領(lǐng)導(dǎo)，在部長級干部分工具體分管工作的情況下，還要遵從部長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。四，活動組織

秘書處上學(xué)期組織了學(xué)生會內(nèi)部聯(lián)誼活動，本學(xué)期組織了風(fēng)箏節(jié)活動，兩個活動的具體總結(jié)這里不贅述了。

設(shè)想：針對秘書處的職能和特點(diǎn)，應(yīng)該多舉辦像內(nèi)部聯(lián)誼和培訓(xùn)講座、座談會等密切聯(lián)系各部門委員，提高學(xué)生會內(nèi)部凝聚力的活動。以后要由秘書處組織辦公技能講座、禮儀講座、學(xué)生會內(nèi)部聯(lián)誼、學(xué)生組織聯(lián)誼等活動。五，學(xué)生會整體

建議：1、各部門進(jìn)行重新定位、分工，明確權(quán)責(zé)；

2、建設(shè)好管院的各種代表隊(duì)，如：足球隊(duì)、籃球隊(duì)、辯論隊(duì)、排球隊(duì)、舞蹈隊(duì)、田徑隊(duì)，這些隊(duì)伍有好多都?xì)w一個部門主管，必然導(dǎo)致精力分散，應(yīng)該有學(xué)生會干部牽頭，由固定的一個學(xué)生會干部與該隊(duì)隊(duì)長共同負(fù)責(zé)該代表隊(duì)，保證在非比賽期內(nèi)的訓(xùn)練，保持良好的競技技能和狀態(tài)；

3、在活動方面避免急于擴(kuò)張和別的學(xué)院攀比，守好自己已經(jīng)形成的大型特色活動，如風(fēng)箏節(jié)等；多組織一些小規(guī)模的精品活動，積累人氣和經(jīng)驗(yàn)。

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