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關于檔案管理工作的思考

為進一步提高全市國土資源系統(tǒng)檔案管理工作水平，實現(xiàn)檔案管理科學化、數(shù)字化、規(guī)范化，合理開發(fā)利用檔案資源，更好服務經(jīng)濟社會發(fā)展，市局信息檔案中心組成調研組，對市局系統(tǒng)和各縣市區(qū)局的檔案進行了調查研究，分析了問題，提出了建議對策，明確了今后檔案工作的思路和措施。

一、檔案管理工作基本情況

一是完善組織機構，充實干部隊伍。今年年初，為加強檔案管理工作力量，市局整合系統(tǒng)編制，將原信息中心改名為信息檔案中心，增加5名編制，將局辦公室負責的檔案管理工作職能劃轉到信息檔案中心，改變了以往檔案工作由局辦公室1名人員兼職管理檔案的現(xiàn)狀，實現(xiàn)了專門機構專業(yè)人員管理檔案。8月份，又從**大學招收了1名檔案專業(yè)的大學生，充實檔案管理干部隊伍。同時，注重檔案管理工作人員的業(yè)務培訓。不僅按照省廳要求組織檔案人員參加全省國土資源系統(tǒng)機要保密暨檔案管理培訓，還邀請市檔案局的專家對全市系統(tǒng)的檔案人員進行培訓授課，現(xiàn)場講解《檔案法》、《**省檔案管理條例》和中央、省、市三級檔案管理工作的有關要求，傳授檔案管理經(jīng)驗，解答檔案日常工作中的具體問題，切實提高檔案工作人員的理論水平、實際操作技能和專業(yè)素質。

二是建立健全檔案管理制度，形成長效管理機制。上半年，報經(jīng)局長辦公會同意，信息檔案中心起草印發(fā)了《**市國土資源局檔案管理暫行辦法》，明確了檔案工作的組織管理和檔案的歸檔分類、整理接收、開發(fā)利用、銷毀移交、借閱等各個方面的具體要求，建立健全了檔案管理工作的長效機制，使全系統(tǒng)的檔案管理工作有章可循。

三是積極推進檔案資料數(shù)字化，為檔案信息化管理奠定基礎。2015年，市局列支了20多萬元專項資金，聘請業(yè)務檔案公司對歷年的文書檔案和業(yè)務檔案等進行了整理，對文書檔案進行了掃描和數(shù)字化，建立了檔案管理系統(tǒng)。今年，擬繼續(xù)投入20萬元專項資金，對市局機關和部分直屬單位未數(shù)字化的業(yè)務檔案繼續(xù)進行整理、掃描和數(shù)字化處理，為檔案資料信息化管理奠定基礎。

四是以上率下，努力提高全市系統(tǒng)檔案工作的整理水平。在努力做好市局機關檔案管理工作的同時，積極加強對各直屬單位和各縣市區(qū)局的指導和督查，以上率下，以機關帶系統(tǒng)，不斷提高全市系統(tǒng)檔案工作的整體水平。二季度，信息檔案中心對整個系統(tǒng)的檔案工作情況進行了摸底清查，對少數(shù)單位存在的歸檔規(guī)范問題進行業(yè)務指導與監(jiān)督，力爭提高整個系統(tǒng)的檔案管理水平。目前，全市縣市區(qū)局和直屬單位檔案工作全部達標，7個縣市區(qū)局中除漢川市和應城市2個是省一級外，其他5個縣市區(qū)局全部是省特級；9個直屬單位和城區(qū)4個所全部是省一級。

二、存在的問題

一是現(xiàn)有的檔案庫房不能滿足整個局系統(tǒng)檔案的存放需求。目前市局系統(tǒng)共有檔案資料23萬多卷，其中，市局機關11萬多卷，各直屬單位12萬多卷。而且，不動產(chǎn)中心在成立之前，房產(chǎn)局原有的需移交的業(yè)務檔案有24萬多卷，目前存放在市房管局400平方米左右的檔案庫房中，今后將移交至我局檔案庫房統(tǒng)一管理。同時，每年局機關系統(tǒng)約新產(chǎn)生檔案1萬卷左右，不動產(chǎn)中心產(chǎn)生3-4萬卷。我們新辦公樓現(xiàn)有的檔案庫房只有300多平方米，并配備有22個活動密集架及相應的恒溫空調、除濕機、氣體滅火器等設施。但這所能存放的檔案數(shù)量有限，并不足以支持今后10-20年的檔案工作發(fā)展，未來收集的檔案及新產(chǎn)生的檔案將面臨無處可放的困境。

二是檔案管理工作力度不夠。主要表現(xiàn)在檔案的收集整理工作不夠到位，目前只收集了局機關的檔案，還未接收二級單位的檔案；檔案整理工作剛剛起步，需要不斷跟進以及完善。

三是檔案信息化管理水平有待提高。局辦公室雖然在2015年已經(jīng)對2014年及以前的市局機關檔案進行了數(shù)字化處理，形成了電子目錄，其中文書檔案進行了原件掃描，但還有大量的期限30年及永久保存的業(yè)務檔案沒有進行掃描和數(shù)字化處理，需要逐年進行數(shù)字化，實現(xiàn)室藏檔案網(wǎng)絡化管理。

三、下步打算和建議

一是編制檔案管理工作五年發(fā)展規(guī)劃。對全市國土資源系統(tǒng)的檔案管理工作進行通盤考慮，統(tǒng)一規(guī)劃，明確今后五年的指導思想、工作目標和落實措施。著力加強檔案基礎建設、檔案法制建設、檔案信息化建設、檔案業(yè)務建設和檔案干部隊伍建設，拓展檔案工作新領域，使檔案管理工作更好地為新常態(tài)下的國土資源管理服務，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面。

二是加強檔案基礎工作。加大對局機關及二級單位檔案的收集力度，并對收集上來的檔案進行統(tǒng)一整理，形成完備的檔案管理制度。信息檔案中心將在做好局機關檔案收集整理工作的基礎上，逐步接受二級單位的檔案，并指導監(jiān)督其進行檔案管理。2016年計劃對100件文書檔案、7600卷業(yè)務檔案進行原件掃描，并爭取在資金允許的情況下對更多的檔案進行數(shù)字化，努力實現(xiàn)室藏檔案網(wǎng)絡化管理。并按照有關制度和規(guī)范，制定檔案管理的相關制度。規(guī)范化、系統(tǒng)化檔案管理工作，確保能在2017年檔案工作目標考評中達到省特級標準。

三是提高檔案信息化管理水平。借助“一張圖”平臺，開發(fā)網(wǎng)絡版檔案管理軟件，實現(xiàn)市局系統(tǒng)檔案工作的信息化管理。將已經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資料數(shù)據(jù)注入核心數(shù)據(jù)庫，機關各科室和各直屬單位通過“一張圖”平臺的軟件管理系統(tǒng)終端，根據(jù)設定的管理權限直接訪問各自對應管理的檔案資料數(shù)據(jù)，進行檔案查詢和利用，實現(xiàn)“信息多跑路、群眾少跑腿”。

四是改善檔案管理工作條件。建議將新辦公樓二樓檔案庫房進行全面調整，并將三樓改造為檔案庫房，同時按照庫房管理要求達到“八防”標準。根據(jù)市局系統(tǒng)檔案實現(xiàn)統(tǒng)一管理和達標省特級的硬件要求，建議按《**省機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》標準，將二樓原實物檔案榮譽陳列室改造成檔案庫房，存放二級單位的業(yè)務檔案；將二樓原陳列室隔壁的兩間辦公室分別改為檔案整理室及閱檔室，供檔案臨時整理及用戶查閱利用檔案時使用；將二樓原活動室改造為檔案庫房，供不動產(chǎn)中心使用；將整個三樓結構加固并改造成檔案庫房，留給不動產(chǎn)中心未來存放檔案使用；將一樓大會議室對面的房間改成實物檔案榮譽陳列室，或以文化長廊形式展示。同時，完善現(xiàn)有檔案庫房的相關設施設備，形成符合規(guī)范的機關綜合檔案室。

 

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