一． 活動名稱：學(xué)院舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式

二． 活動背景:為慶祝“偉南亭”的落成，對陳偉南先生無私奉獻(xiàn)母校建設(shè)表示衷心的感謝，我院在東區(qū)隆重舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式。

三． 活動主題:傳承偉南精神 培養(yǎng)奉獻(xiàn)人才

四． 揭幕剪彩儀式時(shí)間：201*年2月25日

五． 揭幕剪彩儀式地點(diǎn):xx師范學(xué)院東區(qū)

六． 出席人員（詳見附件一）

七． 活動準(zhǔn)備:

(1)秘書部：

1. 擬寫邀請函，并提前將邀請函跟回執(zhí)發(fā)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓手中。確認(rèn)是否出席此次揭幕儀式。

2. 負(fù)責(zé)策劃書的整理歸檔，擬定座次表。

3. 負(fù)責(zé)儀式前后的聯(lián)絡(luò)工作。

（2）組織部：

1.負(fù)責(zé)審查出席此次剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓資格。

2.起草揭幕儀式的通知。

3．組織指導(dǎo)開幕儀式的相關(guān)工作，匯總出席名單。

4.安排儀式日程，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)到場人數(shù)。

5.起草開幕儀式的主持詞；

6.負(fù)責(zé)文件的打印、校對、裝訂及分發(fā)。

7.聯(lián)系節(jié)目表演者，并在前一天進(jìn)行彩排。

（3）公關(guān)部：

1.安排禮儀小姐負(fù)責(zé)接待領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓，禮儀小姐在儀式活動前要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并在活動當(dāng)天穿戴正裝；

2．合理分配人員執(zhí)行各自的人任務(wù)，協(xié)助現(xiàn)場活動有秩序地進(jìn)行。

3.儀式設(shè)置咨詢處并有工作人員負(fù)責(zé)。

（4）后勤部：

1.布置儀式現(xiàn)場，安排好相關(guān)設(shè)備。

2.保安人員安排，維持好現(xiàn)場秩序。

3.安排保安人員負(fù)責(zé)指揮車輛的有序停放。

4.負(fù)責(zé)安排儀式期間的衛(wèi)生保健等事宜。

八． 活動開展

（一）、前期流程

1、將40個(gè)工作人員分工分組，分別為秘書部10人、組織部5人、后勤部20人，公關(guān)部8人，其工作職責(zé)間附件一。

2、活動前兩個(gè)星期召開動員大會，商討活動細(xì)節(jié)。各部門各司其職，遵從領(lǐng)導(dǎo)指示。

3、緊密聯(lián)系學(xué)校在此次儀式安排的總負(fù)責(zé)人，有問題及時(shí)上報(bào)，盡快解決。

4、做好活動場地的維護(hù)，消除安全隱患。

5、做好活動的宣傳工作，粘貼海報(bào)，在xx師范學(xué)院校園網(wǎng)、筆架山信息平臺、各大學(xué)生報(bào)刊發(fā)布通知，動員全校師生積極參與，營造更熱烈的活動氛圍。

6、提前一個(gè)星期預(yù)定好酒店客房、就餐飯店和專車，聯(lián)系潮之旅優(yōu)秀導(dǎo)游到時(shí)陪同領(lǐng)導(dǎo)游覽潮州名勝古跡，聯(lián)系學(xué)校正規(guī)攝影機(jī)構(gòu)拍攝活動全程，安排學(xué)校醫(yī)護(hù)人員全程陪同。

7、征集青年志愿者維護(hù)活動現(xiàn)場秩序，聯(lián)系學(xué)生會文體部組織歡迎隊(duì)列和禮儀小組。

（二）、中期流程

1、會場布置

(1). 剪彩地點(diǎn)（定于學(xué)院偉南亭和偉南籃球館）；

(2).會場布置人員要在2月27日上午7：00前到達(dá)；

(3).沖氣拱形門一個(gè)（紅底黃字）“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”,并鋪上紅色地毯直至主席臺；

（4）.請專業(yè)工作人員在兩個(gè)會場分別安裝并調(diào)試好無線話筒（兩個(gè)以上）和專業(yè)音響等設(shè)備，并制定應(yīng)急方案，多準(zhǔn)備備用話筒；

（5）.規(guī)劃嘉賓席、觀眾席和媒體區(qū)，用彩帶明確劃分，擺好嘉賓發(fā)言臺；

(6).會場置簽到處（桌子、簽到本、筆、禮品）；

(7). 裝飾會場，兩個(gè)會場兩側(cè)分別放置祝賀花籃，四周擺放小盆花。

(8).在會場所的主要路段插上彩旗，擺上鮮花,營造喜慶氣氛；

(9).揭幕剪彩會場背景為大型油畫字幕“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”，屆時(shí)先用紅布遮��；

(10).擺放貴賓致辭專用致辭臺（透明有機(jī)玻璃，上有精美插花），右側(cè)為主持人用立式麥可風(fēng)，臺面鋪有紅色地毯；

（11）.在會場門口放置歡迎牌，歡迎牌上書寫“熱烈歡迎各位領(lǐng)導(dǎo)嘉賓蒞臨”，并在歡迎牌前放置一排鮮花；

（12）. 禮賓花、鞭炮若干。

(13). 在會場中心入門處懸掛熱氣球，熱氣球下有巨幅，標(biāo)上主題；

(14). 站位次序安排（按國際慣例）；

(15). 會場外部應(yīng)有指示標(biāo)語和指路志愿者，引領(lǐng)嘉賓。

2、揭幕剪彩儀式流程：

（1）.由司儀主持揭幕剪彩儀式全過程，使會場井然有序。

8：30嘉賓到達(dá)會場，舞獅，奏樂。

8：45志愿者引導(dǎo)嘉賓進(jìn)入接待室稍做休息。

9：05會場音樂嘹亮，彩旗飄飄，迎賓隊(duì)、禮樂隊(duì)、禮儀小姐（先生）到位，工作人員準(zhǔn)備就緒。禮儀小姐（先生）引導(dǎo)嘉賓到簽到臺辦理簽到，佩戴胸花，并領(lǐng)帶入席。

9：30奏樂和司儀亮相，宣布儀式開始并致開幕詞，后逐一介紹到場領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓（提供領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)名單，包括職務(wù)）。

9：40會場奏校歌，全體肅立。

9：50嘉賓發(fā)言（提供講話嘉賓名單及順序）。

10：30請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓剪彩開始，揭幕儀式，燃放鞭炮及禮賓花（提供剪彩領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)及相應(yīng)剪刀和托盤等）。

10：45主持人總結(jié)儀式，并致閉幕詞。

10：55相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)贈送禮物（學(xué)院文物紀(jì)念冊和相片集）。

11：00嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行合影留念。

11：05記者采訪時(shí)間，采訪嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)。

11：30揭幕儀式結(jié)束，邀請嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)前往接待室稍作休息，并準(zhǔn)備專車接送嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)前往東山食府吃午餐。

（三）、后期流程

1.、撤離音響等設(shè)備；

2、清理現(xiàn)場（包括橫幅，花籃，彩旗等），打掃會場；

3、資料整理

4、與電視臺、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)媒體交流，做好報(bào)道；

5、下午召開表彰大會，總結(jié)反思；

6、結(jié)算支出，賬單報(bào)銷；

九． 經(jīng)費(fèi)預(yù)算（詳見附件二）

十． 注意事項(xiàng)：

1、任務(wù)的工作人員應(yīng)隨時(shí)侯命。

2、提前清理會場，保持整潔。

3、各類歡迎橫幅，宣傳語要提前掛好，防止大風(fēng)吹亂。會場外提供寬敞的停車場，防止門口阻塞。

5、場工作人員提前檢查各項(xiàng)設(shè)備，包括電源設(shè)備，電源需要有自備發(fā)動機(jī)。儀式調(diào)各項(xiàng)多媒體設(shè)備，包括對講機(jī)、麥克風(fēng)、音響，話筒 ，議后臺應(yīng)設(shè)置備用麥克風(fēng)。

6、備故障—音響調(diào)試員馬上試調(diào)，話筒故障—送上后備話筒。

主持人靈活應(yīng)對，安撫眾人。

7、會場鮮花應(yīng)與交流會當(dāng)天布置。

8、遲到—安排、引領(lǐng)嘉賓從會場后方低調(diào)進(jìn)入會場。

嘉賓“不請自來”—登記嘉賓信息，立刻讓人將實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好的未寫名的胸花商嘉賓姓名，為其配戴。

9、嘉賓胸花應(yīng)用牢固的別針扣住，提防掉落。

10、進(jìn)行過程中胸花掉落—告訴嘉賓有后備胸花，嘉賓不必彎腰下去撿。然后一方面讓人將掉落的胸花撿起。，一方面讓人取來已寫上嘉賓姓名的后備胸花。

11、邀請函應(yīng)一個(gè)星期前發(fā)。

12、秘書部成員要安排嘉賓進(jìn)接待室休息和做好儀式回憶記錄。

13、 幕前工作人員統(tǒng)一著裝。男性黑色西裝，女性紅色旗袍。

14、主持人介紹嘉賓是應(yīng)按照從右到左順序。

16、禮儀小姐后場待命，待交流會進(jìn)行到頒獎(jiǎng)流程時(shí)，及時(shí)出臺

17、嘉賓致辭結(jié)束時(shí)，主持人帶頭應(yīng)予掌聲

18、媒體采訪應(yīng)有序進(jìn)行，預(yù)約采訪優(yōu)先

19、院宣傳部應(yīng)在2月27日準(zhǔn)備好開場音樂，并現(xiàn)場試音，保證播放無誤。

20、會場布置均由后勤部負(fù)責(zé)。儀式進(jìn)行前提前30分鐘要再次檢查設(shè)備及所需物品；

21、禮儀小姐（先生）引導(dǎo)來賓入座要根據(jù)身份和地位特征引領(lǐng)到適當(dāng)?shù)奈恢庙樞蛞�確定正確；

22、儀式結(jié)束后注意會場清理，由后勤人員配合相關(guān)人員進(jìn)行處理；

23、安保部門要落實(shí)管轄范圍內(nèi)的保安指揮和負(fù)責(zé)秩序工作；

24、提前5天向廣州氣象局獲取當(dāng)日的天氣情況資料。

25、嘉賓隨從秘書用餐列入嘉賓用餐范圍。

26、注意參會嘉賓用餐忌諱

突發(fā)事件預(yù)想及其處理方案

1、燃放禮炮是或其他情況引發(fā)火災(zāi)事故—事先準(zhǔn)備滅火器，及時(shí)疏散人群，并啟用滅火器，同時(shí)撥打119，并以最快速度將火撲滅。

2 、活動進(jìn)行中有人闖入破壞現(xiàn)場秩序——保安人員立刻制止，并將其帶離現(xiàn)場。

3、現(xiàn)場突遇疾病發(fā)作—急診醫(yī)生馬上處理，情況嚴(yán)重的話立即呼叫120

4 、各種設(shè)備出現(xiàn)故障，及時(shí)更換。

5、禮儀小姐高跟鞋鞋跟折斷或禮儀服出問題，馬上換上后備的禮儀小姐或更換服裝。

6、突然停電，立即啟動備用發(fā)電機(jī)發(fā)電。突然停電—事先由后勤處水電管理中心準(zhǔn)備發(fā)動機(jī)，停電時(shí)立即啟動發(fā)電。

7、有人大聲說話，吸煙，保安人員馬上予以提醒 。

8、活動進(jìn)行中突遇下雨天氣—事先準(zhǔn)備多把雨傘，下雨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓遮雨

9、如預(yù)訂房間不夠，可以臨時(shí)向酒店方訂房。

附件一

出席人員：

x潮屬社團(tuán)總會創(chuàng)會主席陳偉南

x坤祥投資有限公司董事長謝賢團(tuán)

x州市副市長盧淳杰

我院領(lǐng)導(dǎo)陳x

我院原院長、潮學(xué)研究院院長薛xx等領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓

附件二

經(jīng)費(fèi)預(yù)算：

附件三

邀請函

尊敬的------：

您好！

茲定于201*年2月25日（星期一）上午9點(diǎn)整在韓山師范學(xué)院東區(qū)“偉南亭”舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式，屆時(shí)敬請您撥冗出席，期待您的回復(fù)與蒞臨！

回執(zhí)

為了使我們的揭幕剪彩儀式順利進(jìn)行，特作此回執(zhí)，麻煩您在201*年2月23日之前將您的回復(fù)以電話或?qū)懶诺刃问铰?lián)系我們。謝謝！

是否出席：

□出席并作發(fā)言

□出席

□因事無法出席聯(lián)系人：--------

聯(lián)系方式：------------------

地址：x師范學(xué)院東區(qū)

郵政編碼：52x0

x師范學(xué)院秘書部

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