公文管理員工作職責

三臺縣紫河學校電子公文管理辦法

為加快教育信息化建設步伐，提高公文管理的規(guī)范化、制度化和科學化水平，提高辦事效率，確保電子公文交換系統(tǒng)管理的安全、有效、保密，特制定紫河學校電子公文交換系統(tǒng)使用與管理職責

一、高度重視電子公文處理簽收系統(tǒng)建設

1、電子公文處理工作，是改進工作手段、提高工作效率、實現(xiàn)辦公自動化的要求。管理員要充分認識做好電子公文簽收處理工作的重要性；切實把這項工作持之以恒地抓實抓好。

2、配置專用電腦及配套設備。選派政治素養(yǎng)好，思想覺悟高的領導或教師專人管理。并報上級主管部門備案。

二、切實加強電子公文簽收系統(tǒng)管理

1、凡收取的通知、文件等電子公文，一律視為正式公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力，應按照規(guī)定程序和要求及時處理。

2、公文管理員至少要做到“每日四簽”（每個工作日的上、下午的上班后、下班前至少登錄1次電子公文傳輸平臺進行電子公文簽收），簽收后應全文打印并遞交相關人員；

3、公文管理員要保證通訊工具全天24小時暢通，以便接受上級部門的電話或短信通知，并作緊急處理。

4、節(jié)假日期間，也要執(zhí)行“每日四簽”制度，保證上傳下達、政令暢通，不得出現(xiàn)電子公文積壓、延誤現(xiàn)象。

5、簽收電子公文時一定要用中文簽具簽收人的全名，不能簡寫，更不能用拼音或學校名稱代替。

三、嚴格做好公文保密

加強公文的管理、保密及歸檔等工作。凡不宜公開的工作、業(yè)務等重要事項，不得向無關人員泄露。公文傳輸?shù)挠脩裘�及密碼不得泄漏。

四、認真做好異常情況報告

因客觀原因無法簽收公文或在收到電子公文時，發(fā)現(xiàn)公文的完整性、格式等方面有誤要立即報告上級主管部門。

五、嚴格落實責任制度

對維護保障不力、不按要求進行電子公文簽收、對因工作不負責任，造成重大失誤和嚴重影響的，要追究相關責任領導和責任人的責任。

擴展閱讀：倉庫保管員崗位職責及工作流程

倉庫保管員崗位職責

1.樹立為生產(chǎn)服務、為公司服務的觀點，愛護公司財產(chǎn)，終于職守，廉潔奉公，熱愛倉庫工作，

樹立高度責任感，認真鉆研業(yè)務，不斷提高管理水平。

2.在老總的領導下，負責倉庫的物料保管、驗收、入庫、出庫等工作。并電腦員、業(yè)務員做好

倉庫的管理工作。

3.及時編制采購計劃、物料添加計劃，及時匯報商品的庫存情況,確保發(fā)貨的正常執(zhí)行。4.嚴格執(zhí)行公司倉庫保管制度及其先進先出的原則，堵絕少裝、混裝、防止收發(fā)貨物差錯的出

現(xiàn)。入庫要及時登帳，手續(xù)檢驗不合要求,不準入庫；出庫時手續(xù)不全不發(fā)貨，特殊情況須經(jīng)有關領導簽批。

5.合理安排商品在倉庫內的存放次序，按商品種類、規(guī)格、等級分區(qū)堆碼，卡片內容登記齊全，

不得混和亂堆，保持庫區(qū)的整潔。

6.重視倉儲成本管理，不斷降低倉儲成本。妥善保管好庫存商品、廢舊包裝的收集和處理，做

好回收工作。用具、貨板等妥善保管、細心使用,促使延長使用壽命。

7.各類物資分類賬目齊全,進出清楚,做到有據(jù)可尋,負責定期對倉庫物料盤點清倉，做到帳、卡、

物三者相符，對報廢產(chǎn)品及時清理,做好盤盈、盤虧的處理及調帳工作。

8.負責倉庫管理中的入、出庫單、驗收單等原始資料、賬冊的收集、整理和建檔工作，每月月

底及時編制相關的統(tǒng)計報表，報財務部審核。

9.負責倉庫區(qū)域內的治安、防盜、消防工作，發(fā)現(xiàn)事故隱患及時上報，對意外事件及時處置。10.負責將物料的存貯環(huán)境調節(jié)到最適條件，經(jīng)常關注溫度、濕度、通風、鼠害、蟲害、腐蝕等

因素，并采取相應措施。

11.做到以公司利益為重，愛護公司財產(chǎn)，不得監(jiān)守自盜。12.完成領導臨時交辦的其他任務。

倉庫保管員工作流程

一.入庫

1.外購商品入庫。做好入庫前數(shù)量清點,查驗材料質量,符合要求,填制入庫單:按入庫單的要求分別填列,內容有:⑴.供貨單位⑵供貨單位地址電話聯(lián)系人⑶.商品類別⑷.發(fā)貨號碼或送貨單號碼⑸送貨日期⑹.材料編號⑺.材料名稱⑻規(guī)格⑼.計量單位⑽.數(shù)量(應收、實收)⑾.單價⑿.無稅金額⒀.抵稅金額⒁.部門主管簽字⒂.記賬簽字⒃.驗收簽字⒄.制單簽字。入庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財務部(登記材料往來);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交采購部(用于材料付款結賬)。

2.半成品入庫(內部調撥)填制半成品入庫單內容有:⑴.入庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.包裝定額及箱數(shù)⑺.入庫人簽字⑻.制單人簽字等填寫完整。入庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財務部(了解生產(chǎn)狀況);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時掌屋生產(chǎn)情況)。

3.產(chǎn)成品入庫產(chǎn)品完工,經(jīng)質量檢驗員檢驗合格后,車間填寫"產(chǎn)品入庫單"。填列內容有:⑴.入庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.產(chǎn)品名稱⑸.規(guī)格⑹.數(shù)量⑺.包裝定額及箱數(shù)⑻.驗收簽字⑼.制單簽字等填寫完整.入庫單一式四聯(lián)第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián)交財務部(登記產(chǎn)成品數(shù)量).第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿).第四聯(lián)交部門主任(隨時掌屋生產(chǎn)情況)。

4.報廢品入庫車間填寫"產(chǎn)品入庫單"時,除原來填寫的內容以外應注明報廢原因入庫。二.出庫

1.原材料出庫(領用材料)車間填寫"材料領料單",填列內容有:⑴.日期⑵.材料名稱⑶.規(guī)格⑷數(shù)量⑹.單價⑺.金額⑻.部門主管簽字⑼.領料人簽字⑽發(fā)貨人簽字等填寫完整.領料單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交車間;.第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時掌屋生產(chǎn)情況)。

2.半成品出庫填制半成品出庫單內容有:⑴.出庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.包裝定額及箱數(shù)⑺.領用人簽字⑻.發(fā)貨人簽字等填寫完整.出庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財務部(了解生產(chǎn)狀況);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時掌屋生產(chǎn)情況)。

3.成品出庫必須按照"先進先出"原則辦理出庫,必須經(jīng)質檢認定無問題后,填寫產(chǎn)品出庫單及送(提)貨單,送(提)貨單由購貨單位簽字或蓋章確認后回傳倉庫。出庫單的填列內容有:⑴.收貨單位名稱⑵收貨單位地址電話聯(lián)系人⑶.訂單號⑷送貨日期⑸.產(chǎn)品編號⑹.產(chǎn)品名稱⑺規(guī)格⑻.計量單位⑼.數(shù)量⑽.單價⑾.金額⑿.包裝定額及箱數(shù)⒀.部門主管簽字⒁.發(fā)貨人簽字⒂.送貨人簽字⒃.收貨人簽字.送貨單一式五聯(lián)第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián).倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿)第三聯(lián).出門證.第四聯(lián)驗收回執(zhí).第五聯(lián)收貨單位留存。

4.報廢產(chǎn)品出庫對報廢產(chǎn)品應及時整理,清點報廢,減少庫存。報廢時應填制報廢單,內容有:⑴.報廢產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.單價⑺.金額⑻報廢原因.⑼.部門主管簽字⑽.制單人簽字⑾注塑物流部簽字等.報廢單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián).倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿)第三聯(lián).報廢回執(zhí)(必須經(jīng)過物流部簽字).第四聯(lián)收貨單位留存。

三.編制報表

1.設置賬簿:原材料帳簿、半成品帳簿、在產(chǎn)品帳簿、產(chǎn)成品帳簿、實地貨物卡、隨發(fā)生時間及時登記。

2.每月月底,根據(jù)以上入庫單,出庫單,定期編制”原材料盤點表”、“半成品盤點表”、“在產(chǎn)品盤點表”、”產(chǎn)成品盤點表”、“庫存匯總表”。應做到表格計算準確,表與表的銜接關系準確，所附單據(jù)齊全。

3.與供應商銷售商及時核對賬目,確認銷售金額,以便及時開票。

4.每月月底(26日)應與公司物流部核對注塑件的入庫金額,如有差額,應及時調整。

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