時間管理培訓(xùn)心得

“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，“逝者如斯夫！”。這些對時間的描述，是我一直以來所了解的。時間的價值和重要性，一去不復(fù)返，流失的速度之快。一直以來我都認(rèn)為自己是有時間觀念的人，故如魯迅說過的名言：“時間就像棉花里的水，只要肯擠，總會有的�！蔽乙恢便懹浽谛摹？墒乾F(xiàn)實工作卻會發(fā)現(xiàn)，即使再怎么擠時間還是不夠用。最終得到的結(jié)果為：“我沒有時間，我忙！”每天疲于奔命，卻感覺還有大量工作未完成。

這次課程的學(xué)習(xí)讓我發(fā)現(xiàn)了我的問題所在。只知道時間，卻不懂得時間管理。時間管理是門現(xiàn)在人所必須學(xué)習(xí)專研的課程。僅僅懂得時間這個傳統(tǒng)的概念，最終導(dǎo)致就會是我原來的實際結(jié)果。時間的管理才是重要的，管理決定了最終時間的效能。毛主席說的“多、快、好、省”就是真正的效能。

時間管理的出發(fā)點，在于學(xué)會處理事情的優(yōu)先次序，先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”也就是我們通常采用的“象限法”。按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。要學(xué)會優(yōu)先處理B類工作，B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進(jìn)一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。兩者不可兼得，那時就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。我們總是習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，我就是沒有進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩�，所以就只能疲于�?yīng)付，致使自己陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。

時間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規(guī)定和計劃好工作。例如可以用一個表格記錄一周的時間安排，把所有的個人工作和家庭生活事項全部記下來，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發(fā)現(xiàn)，在每天的生活中確實有很多的事情是很無聊的，有很多的事情是不需要做的，這時，就可以把這些事情合并掉、刪除掉，或者把它們放在另外的時間段。通過這樣不斷地思考，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報的、重要的、有價值的工作和活動，這樣才能進(jìn)入高效的時間管理之中�，F(xiàn)代生活里，“一年之計在于春，一日之計在于晨”的說法已經(jīng)不適用了，可以稍加變通，改成“一年之計在于去冬，一日之計在于昨夜”。因為到了春天再開始做計劃已經(jīng)來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計劃，同樣，一天的計劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了。也就是所有的計劃都要提前做。我們應(yīng)該像國家那樣，有五年計劃，有十年計劃，最終，我們要有人生的計劃！人生的計劃又出自于人生的目標(biāo)。只有設(shè)立了目標(biāo)，才不會疲于奔命，更好的進(jìn)行時間的管理與分配。以前從不會把目標(biāo)和時間扯上關(guān)系，以前總是沒有目標(biāo)，或者目標(biāo)比較模糊，結(jié)果就導(dǎo)致每天都感覺沒有完成自己的目標(biāo)計劃。將目標(biāo)寫出來的時候，就容易發(fā)現(xiàn)這些目標(biāo)的缺陷，就要重新做整理，設(shè)定更現(xiàn)實的目標(biāo)。這樣我們就更容易管理時間，每天都完成計劃好的目標(biāo)。無數(shù)個小目標(biāo)的完成，最終才會達(dá)到大的成功。時間管理才能產(chǎn)生最大的效能。

最后實際處理工作時，要遵循帕累托原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎是源于20%的活動，即二八理論。人在每天的工作時間中，總會有一段時間的工作效率最高，這就是巔峰期。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)該將最重要的工作放在工作成效最高的巔峰期來完成，就可以取得非常好的效能。

感謝公司安排了這次極為受用的時間管理學(xué)習(xí)課程，我將牢記這些知識，并養(yǎng)成一種良好的習(xí)慣，運用到今后的生活和工作中。

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時間管理和執(zhí)行力

聽了王方華-企業(yè)的戰(zhàn)略執(zhí)行力和劉興村-時間管理與工作效率后感觸良多。從執(zhí)行者的角度來研究執(zhí)行力是目前管理思想的普遍著眼點所在，大多數(shù)管理思想都是在研究執(zhí)行者如何提升執(zhí)行力。作為管理人員，我們思考的更多的應(yīng)該是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的實現(xiàn)，可是當(dāng)我們上班的時候，卻總是被這個人、那件事無情打擾，我們根本就沒有一段自己獨立的時間去思考我們該想而始終沒時間想的問題，始終都被陷入到"現(xiàn)在"的瑣事之中。

不光是我們，很多老總都是這樣，而且一般而言，我們的職位越高，權(quán)力越大，這種痛苦也就越大。

大家現(xiàn)在有什么感受？經(jīng)常提到"管理三元素"，喜歡把管理者比作劍客，因為管理不能僅僅停留在理論上，真正的好管理一定是在實戰(zhàn)中得以體現(xiàn)的。正如劍客，他在實戰(zhàn)中需要一把劍，劍本身只能作為工具，如果你不會劍招，那么你的劍越鋒利，可能傷你的就越深。同樣，同一把劍，同一個招式，不同的劍客使出來，效果可能有天壤之別，問題就在于不同的人擁有的內(nèi)功不一樣，所以，管理中，同樣的方法，在別人企業(yè)里能夠起到效果，到我們這卻不一定能成功。當(dāng)我們遇到問題的時候，千萬不要對照別人類似的經(jīng)驗來照搬，更不要指望別人能幫我們提供一種實際的解決自己問題的方法，管理中沒有萬能鑰匙。

你要想真正解決你遇到的問題，借鑒別人的經(jīng)驗是應(yīng)該的，但一定要先透過別人成功的經(jīng)驗，找出經(jīng)驗背后更深層次的原理或道理，領(lǐng)悟這些道理（內(nèi)功）之后，再結(jié)合自身的實際情況，自行設(shè)計和調(diào)整真正適合自己的方法。時間管理也是如此。

有些人在時間管理上存在一種誤區(qū)：認(rèn)為抓住每一分鐘，每一秒鐘就是做好時間管理了，就是合理利用時間了。

實際上，關(guān)鍵不在于你是不是每分鐘都在工作，而在于你是如何安排你的時間的，你的時間是零散的還是整塊的。這里有個"時間塊"的概念。

我們先說個大家都能體會的實驗�，F(xiàn)在你要寫一篇報告，如果給你獨立的時間，完整的時間，在這段時間里你除了這件事沒有任何別的事情打擾你，你可能只需要5小時就能完成，而且寫出的報告非常漂亮。

但現(xiàn)在換一種模式，給你5小時的時間，但這5個小時不是獨立的，完整的，而是5天中每天上午半小時，下午半小時，這么零散的，加起來一共5小時，這樣下來，一星期你很可能都不能完成這份報告。這就是"時間塊"原理。

他告訴我們，我們要把一天的時間盡量合理的分成獨立的完整的時間塊，在每個時間塊中都只專心的做一件事情，盡量不要被別的事情打擾，而且，盡量不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中。這樣做，我們的效率是最高的。

劉興村的那段話中，關(guān)于時間管理的還有另一個原理"要事優(yōu)先"原理。

他告訴我們，我們始終要做最重要最緊急的事情，因為當(dāng)我們在做一件并不是最重要最緊急的事情的時候，即使我們擁有了獨立而完整的時間塊，我們也很難做到"專心"，因為那些比這件事更重要更緊急的事情會時時"騷擾"我們的"心".所以，我們一定要做到"要事優(yōu)先"，先選擇最重要、最緊急的事情去做，當(dāng)我們時時刻刻都在做當(dāng)時最重要最緊急的事情的時候，我們才能獲得最大程度上的"專心".這就是時間管理原理。

這就是時間管理法則背后的東西。

在實際中，我們沒必要嚴(yán)格按照時間管理法則，一定要強(qiáng)調(diào)6件事，而是應(yīng)該更好的理解，并結(jié)合我們的實際去運用好這個時間管理原理，提出真正適合我們自己的時間管理法則，只有這樣，我們才有可能做到"落地".三、時間管理"落地"但是，時間管理原理依然還是停留在理論和思想上，到底該如何"落地"呢？我們來看看TEAMOFFICE能幫我們做到哪個程度。

要想真正"落地"，我們首先就要先分析好，"落地"難的真正原因。下面，我們分別從員工和老總兩個角度來分析時間管理的"落地".1.員工的時間管理在談到這個問題的時候，有不少老板很苦悶，每天都嚴(yán)格要求每個員工寫工作計劃，也盡量要求員工們做到"時間塊"和"要事優(yōu)先".剛開始的時候，大家還都這么做，可是，慢慢就淡下來了，總覺得計劃沒有變化快。每每問到怎么回事的時候，答案都是一致的：計劃的東西基本沒用，真正執(zhí)行的時候，往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來的事情，都是些計劃不出來的事情，就都來了。做計劃的時候，死活想不到，問他們也都說不上來，可是一旦計劃寫好了，真正做的時候，什么事就都來了。我們還是"亂"了，"時間塊"對我們來說好象沒有什么意義了。非常痛苦，卻又是非常普遍，非常現(xiàn)實。問題在哪？

a）傳統(tǒng)溝通模式的實時性第一個問題就是：傳統(tǒng)溝通模式的實時性。什么意思？

就是說，在傳統(tǒng)的溝通交流方式下，溝通的雙方必須是實時的，必須同時關(guān)注于同一件事情，否則就不能形成溝通。比如說，你要找小張談個事情，你就得先看看小張現(xiàn)在有沒有空，你如果現(xiàn)在去找他，就一定會打斷他手頭正在做的事情。于是，他的"時間塊"就必將被你打散，對于他而言，你就是個"突發(fā)"或者"意外"事件，這個事件就很容易破壞他的"時間塊".反過來也是一樣，我們的"時間塊"基本上就是被這個傳統(tǒng)溝通模式的實時性無情的給破壞掉了。

怎么辦？不可能不溝通。而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄，你也拋棄不了。

這就跟以前我們的交流一樣，必須面對面的交流，后來，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時間和地點，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流，在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不用見面也能交流�？墒�，電話的交流方式還是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上，有急事很難找到人。于是，后來手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實現(xiàn)了移動交流。

現(xiàn)在，對于我們管理而言，出現(xiàn)的問題是，不管上面哪種模式，都不能解決實時性的問題，怎么辦？

在TEAMOFFICE中，進(jìn)行溝通就沒有這個實時性的問題。當(dāng)我們需要與某個或某些同事溝通一件事情的時候，我們可以直接利用TEAMOFFICE特有的柔性流程設(shè)計根據(jù)自己的需要隨意建立適合自己的"協(xié)同"事項，把我們需要溝通的事情，事項的背景、現(xiàn)狀、目的、要求、困難、計劃等等等等我們需要溝通的信息填寫下來，還可以帶附件，以串行、并行或多層的溝通過程，直接發(fā)送給我們需要溝通的同事。

更為重要的是，在這個事項信息中，我們可以判斷并填寫該事項的處理時限，該事項的重要程度，系統(tǒng)會在所有需要溝通的同事「待辦事項」中自動按時間的緊急性和事項的重要程度進(jìn)行排序。這樣以來，我們同事收到信息后，不必當(dāng)時馬上處理，就完全可以根據(jù)自己的工作安排，同時根據(jù)系統(tǒng)中事項的重要性和緊急性進(jìn)行判斷和選擇處理。必須當(dāng)時處理的，才馬上處理，其他事項就可以放到以后，統(tǒng)一處理，這樣，既保證了自己計劃中的"時間塊"，同時，又把以前無法分身的"瑣事"集中起來，形成另一個"時間塊"，自己的時間管理主動性和自由度就大大提高了。

而且，當(dāng)事項發(fā)起之后，收到事項的人可以根據(jù)自己的情況進(jìn)一步增加流程，讓更多的人加入進(jìn)來，這是"柔性流程"的一個表現(xiàn)。比如，我們大家在探討某件事情的時候，到一定程度，突然發(fā)現(xiàn)某個方面單靠我們這些人是不夠的，需要請另外的同事加入，很簡單，我們就可以自由的將現(xiàn)有流程延續(xù)下去，讓其他人很方便的加入進(jìn)來。同時，我們可以圍繞這個事項，方便的跟流程中所有的參與人員進(jìn)行交流，TEAMOFFICE中這個功能叫做"流程震蕩".這樣以來，我們就能在相對快樂、邊界的交流中很好的規(guī)避了傳統(tǒng)溝通中的實時性問題。

b）增加內(nèi)部信息透明度第二個問題就是，內(nèi)部信息的模糊和錯位。

我們通過對3000多家企業(yè)的實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)，那些影響原有計劃的"突發(fā)"或"意外"事件有90%以上來自我們企業(yè)內(nèi)部，主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件。

而這些事件中有50%以上是由于彼此間計劃本身的矛盾和錯位。什么意思？

雖然我們每個人都在計劃和安排自己的"時間塊"，可是，大家知道，在一個企業(yè)里，有80%以上的事情是需要2人或多人共同協(xié)作才能完成的，也就是說，我們的事件或計劃有80%以上是彼此關(guān)聯(lián)的，但是，由于我們彼此在各自計劃自己的"時間塊"時，沒有做到充分的溝通，我們內(nèi)部的信息透明度不高，使得我們彼此的"時間塊"出現(xiàn)了沖突和錯位。

比如，小張安排明天上午9：00到11：00完成某件事情，而完成這件事情需要得到小李的某些數(shù)據(jù)，或者某些幫助，但是小李在明天上午同一時間安排了別的對他而言更為重要的事情，于是麻煩就來了。于是，小張的事情就成了小李的"突發(fā)"或"意外"事件，這樣，小張的"時間塊"受到了影響，小李的"時間塊"也受到了影響。這就是影響時間管理的第二個問題。如何"落地"？

最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加信息透明度。當(dāng)然，這一點，目前很多企業(yè)都已經(jīng)意識到了，也采用了很多可行的解決方法，只是各自的效果有所差異而已。

同樣，信息流的問題，用信息化的手段來處理，效果可能會更直接，更徹底。

我們來看看TEAMOFFICE能做什么？

增加信息透明度，其核心就在于關(guān)注以下幾個問題：我如何知道自己近期的工作安排和時間安排？

我如何讓相關(guān)人知道我最近的工作安排和時間安排？我如何知道哪些人近期的工作安排和時間安排與我有關(guān)？我們先看第一個問題。在TEAMOFFICE中，有專門的工作安排和時間安排模塊，叫「日程/計劃/會議」，我們可以通過這個模塊方便的安排自己的工作和時間。到時間，系統(tǒng)將自動給我們提示。也可以隨時查看自己已有的工作和時間安排。在安排自己的工作和時間時，系統(tǒng)中有選項，你需要選擇這個事件和時間是私人的還是公開的，是只對上級公開還是只對下級公開。這樣，你就能方便的把自己的工作安排和時間安排通知給相關(guān)人。同樣，針對第三個問題，我們也可以根據(jù)權(quán)限和關(guān)聯(lián)性，查看和我們有關(guān)的同事的工作和時間安排情況。

2.老總的時間管理正如前邊提到的，老總們的時間管理更難，相比員工而言，除了員工時間管理遇到的問題以外，還有一件更難處理的事情，就是事件的積壓，而且這些事情大多都不是你自己安排的，都是公司下屬給你"安排"的。

當(dāng)你的職位越高，你的權(quán)限越大，你遇到的這種事情就會越多，原因很簡單，隨著你職位和權(quán)限的提升，你的工作將越來越忙，有的甚至很少到公司坐班，但是，卻有很多內(nèi)部的、外部的事情必須你簽字，必須你拍板，必須讓你知道，而你不在公司，所以，這些事情就在你辦公桌上，在下屬手里，越積越多，你越忙，到公司的時間越少，你積壓的工作就會越多，你就會越忙不過來。

所以，你一到公司，還沒喘過氣來，門外就會排成隊了，你的"工作"就來了，你根本就不可能有"時間塊"了。怎么辦？最直接的辦法就是實現(xiàn)異地辦公，讓你不在辦公室，隨時都能處理公司的各種審批和信息。這是信息化手段的強(qiáng)項。TEAMOFFICE是B/S架構(gòu)系統(tǒng)，只要你能上網(wǎng)，不管你在什么地方，什么時間，登陸到你公司的系統(tǒng)，跟你有關(guān)的工作信息，包括需要你知道的、需要你審批的、你安排給別人的和你安排給自己的工作在你的個人頁面上一目了然，而且，各個事項都自動按照時間的緊急性、事件的重要程度進(jìn)行排序，你不僅能實現(xiàn)隨時、隨地網(wǎng)絡(luò)辦公，還能根據(jù)系統(tǒng)的排序自由的管理自己的時間。這樣以來，事件積壓的可能性就變得非常的低了。

李林

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