美姑縣民政局檔案工作情況報(bào)告

美姑縣民政局

關(guān)于檔案工作情況的報(bào)告

美姑縣檔案局：

201*年我局的檔案工作在縣委、縣政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案局的支持、幫助和指導(dǎo)下，我局高度重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)，加大資金投入，始終注重對(duì)檔案材料的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用，力求資料歸檔的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)�，F(xiàn)將201*年度的檔案工作情況作如下報(bào)告。

一、基本情況

我局認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案實(shí)施辦法》，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的規(guī)范管理和對(duì)檔案管理員的思想教育，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入，改善檔案的保管條件，各科室人員負(fù)責(zé)對(duì)本科室文件資料收集整理保存移交的職責(zé)。文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、照片檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，采取分開(kāi)存放的方式，便于檔案資料充分查閱利用。對(duì)檔案資料進(jìn)行定期整理，檔案資料由辦公室主任統(tǒng)一管理。

二、存在的不足

雖然我局在檔案工作中取得佳績(jī)，但還有一些需要改進(jìn)的地方。檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)和提高。對(duì)多媒體檔案管理還需要加強(qiáng)。檔案編研工作開(kāi)展不夠豐富�？辈熨Y料的收集、整理、歸案工作沒(méi)有完成。

三、整改措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

我局檔案工作以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，以貫徹落實(shí)黨的十七大精神為動(dòng)力，緊緊圍繞局中心工作、為加快體育全面發(fā)展服務(wù)這個(gè)主題，堅(jiān)持正確的政治方向，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)，不斷深化對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立崗位責(zé)任制，實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案管理工作納入了規(guī)范化、制度化的軌道。

2、完善制度，規(guī)范管理

我局按照檔案法規(guī)的要求，吸收兄弟單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作實(shí)際，制定了檔案管理的一系列規(guī)章制度，建立了文件材料收集、整理、歸檔、查借閱、簽收、統(tǒng)計(jì)、崗位責(zé)任等各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法，規(guī)范機(jī)關(guān)文檔工作程序，并把檔案工作納入年度目標(biāo)任務(wù)，同其它工作一同部署、一起落實(shí)、一并考核。

3、注重安全，保密為先

多年來(lái)，我局深入開(kāi)展《保密法》宣傳教育，不斷提高對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全局人員保密意識(shí)，加強(qiáng)保密制度建設(shè)，為做好保密工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)：一是成立各級(jí)保密領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，制定工作職責(zé)，明確保密責(zé)任。二是建立和完善要害部門(mén)和重點(diǎn)涉密人員的管理規(guī)章制度，層層簽訂責(zé)任書(shū)，完善約束機(jī)制，明確責(zé)任和義務(wù)。三是嚴(yán)格加強(qiáng)公文保密管理規(guī)定，切實(shí)履行公文的收發(fā)、傳遞、借閱、清退、歸檔和銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的登記、簽字手續(xù)，嚴(yán)禁公文隨處丟放，確保檔案的安全與機(jī)密；秘密文件嚴(yán)格限制知悉范圍，從不隨意擴(kuò)散、復(fù)�。粋鬟_(dá)秘密文件按照有關(guān)的管理規(guī)定，除公務(wù)需要外不得擅自攜帶秘密文件外出。

四、下一步打算

我局對(duì)檔案資料的管理，進(jìn)行了新一步的打算。1、以檔案數(shù)字化、信息化管理為重點(diǎn)，進(jìn)一步完善文檔一體化管理，充分利用信息技術(shù)提高檔案管理效率。

2、在檔案的收集上適當(dāng)拓寬收集的種類(lèi)范圍和內(nèi)容，加大檔案的信息覆蓋面。在檔案的歸檔上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)在線(xiàn)歸檔，即“發(fā)文、歸檔、利用”的三同步，盡力壓縮文件生成到歸檔提供服務(wù)的滯后時(shí)間。

3、加強(qiáng)收集、整理勘界資料，爭(zhēng)取在明年歸案完成檔案達(dá)標(biāo)工作。

4、進(jìn)一步重視和加強(qiáng)對(duì)重大工程建設(shè)項(xiàng)目資料及貴重儀器設(shè)備資料的存檔工作，為今后工作提供歷史參考依據(jù)。

二0一一年十月三十一日

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市民政局關(guān)于民政檔案行政執(zhí)法檢查

自查情況的報(bào)告

省民政廳社會(huì)事務(wù)處：

按照省民政廳、省檔案局《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)民政部、國(guó)家檔案局的通知》（鄂民辦[201*]83號(hào)）文件要求，我局高度重視、迅速行動(dòng)，把落實(shí)民政檔案行政執(zhí)法檢查工作任務(wù)，作為加強(qiáng)收養(yǎng)、婚姻登記規(guī)范化建設(shè)，提高民政檔案整體管理水平的重要機(jī)遇，安排專(zhuān)人、成立專(zhuān)班、責(zé)任到人、任務(wù)到崗，對(duì)照《民政檔案行政執(zhí)法檢查的通知》的具體要求和檢查內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行了全面自查，及時(shí)查漏補(bǔ)缺,進(jìn)一步推動(dòng)全市收養(yǎng)和婚姻登記檔案工作的規(guī)范化建設(shè)�，F(xiàn)將自查情況報(bào)告如下：

一、收養(yǎng)登記檔案行政執(zhí)法情況

1、基本情況。XX市地處鄂西，與陜、豫、渝等多省市相鄰，共有人口351萬(wàn)。全市所轄X縣區(qū)及旅游經(jīng)濟(jì)特區(qū)共設(shè)有X個(gè)收養(yǎng)登記辦理機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，隨著交通條件的不斷改善，伴隨全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，人口流動(dòng)性也越強(qiáng)，導(dǎo)致收養(yǎng)工作量越來(lái)越大。自201*年201*年底，全市共辦理收養(yǎng)登記XXX件，其中城區(qū)辦理XXX件。其中，市局直接辦理收養(yǎng)登記的由市局建立管理檔案，所轄縣、市、特區(qū)的收養(yǎng)登記由市局在檔案管理上予以經(jīng)常性的指導(dǎo)檢查。

2、主要做法。為了認(rèn)真做好收養(yǎng)登記的檔案規(guī)范化建設(shè)，我們嚴(yán)格按照民政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《收養(yǎng)登記檔案管理

暫行辦法》有關(guān)規(guī)定，及時(shí)認(rèn)真地做好收養(yǎng)登記檔案的整理和歸檔工作。201*年以來(lái)，市局及各縣市區(qū)收養(yǎng)登記機(jī)構(gòu)分別安排了專(zhuān)人對(duì)收養(yǎng)檔案進(jìn)行管理，對(duì)收養(yǎng)登記檔案、資料做到了單獨(dú)存放，專(zhuān)人專(zhuān)室專(zhuān)柜管理和存放。在收養(yǎng)登記中嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行登記，確保檔案管理高質(zhì)量。一是對(duì)前來(lái)辦理和咨詢(xún)收養(yǎng)登記的當(dāng)事人，講解規(guī)范管理事宜，確保原始資料清楚、準(zhǔn)確和全面。二是對(duì)已符合收養(yǎng)法規(guī)定條件的進(jìn)行登記階段的當(dāng)事人，按照規(guī)范的辦證程序，認(rèn)真做到證件、證明材料齊全完整。對(duì)有當(dāng)事人介紹不清楚或資料有疑問(wèn)的，進(jìn)行走訪(fǎng)調(diào)查，對(duì)調(diào)查的結(jié)果必須取證，指導(dǎo)完全清楚明白。對(duì)每一個(gè)收養(yǎng)人的真實(shí)有效的資料，進(jìn)行一人一袋保存。三是根據(jù)十民辦發(fā)[201*]8號(hào)文件精神，每季度的最后一個(gè)工作日和年底的最后一個(gè)工作日，我們將收養(yǎng)登記情況及時(shí)報(bào)送市計(jì)劃生育部門(mén)。四是對(duì)收養(yǎng)登記材料按規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行歸檔。我們的具體方式是，1卷一個(gè)檔案袋，6卷檔案袋裝入一個(gè)檔案盒。對(duì)每份檔案袋和盒，統(tǒng)一編號(hào)，每年度排列，做到了每袋、每盒、每年的情況一目了然，安全完整。五是對(duì)歸檔的檔案資料，一律不外借、不泄露。對(duì)確有收養(yǎng)人因特殊情況需要查閱檔案資料的，我們專(zhuān)人接待和辦理，以確保被送養(yǎng)人、送養(yǎng)人和收養(yǎng)人的隱私權(quán)。

3、存在的主要不足及打算。對(duì)照省廳通知，通過(guò)自查，我們發(fā)現(xiàn)在個(gè)別的檔案中，存在著資料填寫(xiě)不整潔的現(xiàn)象，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，我們已及時(shí)進(jìn)行了糾正。此外，對(duì)收養(yǎng)檔案還未做到電子化管理。

下一步，我們將進(jìn)一步提高對(duì)收養(yǎng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加

強(qiáng)工作責(zé)任感，努力改善工作條件，為進(jìn)一步滿(mǎn)足人民群眾收養(yǎng)子女的愿望，提供越來(lái)越便利、越來(lái)越完備的服務(wù)。

二、婚姻登記檔案行政執(zhí)法情況

1、基本情況。全市轄X縣X市X區(qū)共設(shè)有婚姻登記處XX個(gè)，其中，集中登記處XX個(gè)，分散登記處XX個(gè)，現(xiàn)有婚姻登記員75人。目前，全市總?cè)丝?51萬(wàn)人，每年的婚姻登記量約有2萬(wàn)余對(duì)。201*年，全市共辦理結(jié)婚登記XXX對(duì)，離婚登記XXX對(duì)。

2、主要做法。近年來(lái)，全市各婚姻登記機(jī)構(gòu)依法加強(qiáng)婚姻登記規(guī)范化建設(shè)，建立健全婚姻登記管理制度，不斷提高依法利用婚姻檔案服務(wù)人民群眾的水平。市局于201*年7月下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)和學(xué)習(xí)貫徹的通知》（十民辦發(fā)44號(hào)），要求各地嚴(yán)格按照《婚姻登記檔案管理辦法》，分年度、分性質(zhì)（結(jié)婚登記類(lèi)、離婚登記類(lèi)、補(bǔ)發(fā)婚姻登記類(lèi)、撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)、無(wú)婚姻狀況登記記錄證明類(lèi)）認(rèn)真整理婚姻登記檔案。確保了從婚姻登記檔案的填寫(xiě)、收集、整理、歸檔到保管利用過(guò)程，基本做到“四有三到位”，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)、有專(zhuān)庫(kù)（集中登記處）、有專(zhuān)柜（分散登記處）、有專(zhuān)網(wǎng)。一是強(qiáng)化措施，確保婚姻登記檔案管理規(guī)范。各縣市區(qū)婚姻登記處均設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，按照檔案歸類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)，配齊專(zhuān)門(mén)的檔案柜、檔案盒，并嚴(yán)格按要求進(jìn)行分類(lèi)。組卷規(guī)范、合理，符合標(biāo)準(zhǔn)要求，文件編排有序，卷內(nèi)文件排列有序，并按照要求進(jìn)行了編號(hào)，卷內(nèi)文件目錄、編目規(guī)范，排架合理，案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、清晰，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，檔案排列有序。做到婚姻登記檔案的網(wǎng)絡(luò)版、電子版、紙質(zhì)版“三版”相統(tǒng)一。對(duì)所有檔案進(jìn)行安全管理，檔案室配備防盜窗、窗簾，

滅火器、干燥劑、防腐劑等必要的設(shè)備。注重了防火、防潮、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防霉變、防褪色、防污染等措施的落實(shí)。二是建立健全制度，確�；橐龅怯洐n案管理規(guī)范。各縣市區(qū)為規(guī)范檔案管理，從制度建設(shè)入手，全面加強(qiáng)婚姻登記檔案管理制度建設(shè)。制定了《婚姻登記檔案管理制度》、《婚姻登記檔案保管制度》、《婚姻登記檔案保密制度》、《婚姻登記檔案利用制度》《婚姻登記檔案材料歸檔制度》、《婚姻檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《婚姻檔案查、借閱制度》、《婚姻登記檔案管理員崗位責(zé)任制度》及《婚姻登記檔案人員崗位考核制度》等工作制度，這些制度大多上墻，做到有章可循、有法可依。進(jìn)一步明確了婚姻登記檔案工作職責(zé)任務(wù)以及要求。年底進(jìn)行全面考核，并與婚姻登記員的年度評(píng)選創(chuàng)優(yōu)和獎(jiǎng)金福利相掛鉤，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)了婚姻登記員做好檔案管理工作的積極性。三是嚴(yán)格程序，確�；橐鰴n案整理規(guī)范�；橐龅怯洐n案管理規(guī)范化，重在平時(shí)基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格登記程序，婚姻登記員在每辦理完一對(duì)婚姻登記，及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、收集、整理，逐項(xiàng)檢查合格后歸檔。整理裝訂時(shí)做到有目錄，有序號(hào)，有頁(yè)碼，加蓋印章統(tǒng)一，材料齊全完整，案卷規(guī)范整齊，目錄一律按A4規(guī)格紙張打印。同時(shí)，我市婚姻登記檔案信息化建設(shè)進(jìn)展順利，婚姻登記信息大部分?jǐn)?shù)據(jù)已錄入湖北省婚姻登記系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了婚姻檔案信息化管理。四是建立查詢(xún)制度，方便人民群眾查閱。婚姻檔案是公民個(gè)人婚姻狀況的重要證明材料，與人民群眾婚姻、家庭、生活關(guān)系極為密切。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。城鄉(xiāng)社會(huì)人口流動(dòng)越來(lái)越頻繁，婚姻檔案的利用率越來(lái)越高，如辦理生活救濟(jì)補(bǔ)貼、部分糾紛案件、戶(hù)口遷移、房地產(chǎn)

買(mǎi)賣(mài)、銀行貸款、外出務(wù)工、計(jì)劃生育等等大量的社會(huì)活動(dòng)都需要婚姻檔案查閱出證。為切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，方便婚姻登記當(dāng)事人的查閱，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。各縣市區(qū)民政局婚姻登記處和分散的鄉(xiāng)鎮(zhèn)婚姻登記處，堅(jiān)持以人為本，牢固樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，最大限度的發(fā)揮婚姻檔案作用，為人民群眾提供查檔服務(wù)。由婚姻登記員對(duì)查詢(xún)?nèi)诵彰�、時(shí)間、查詢(xún)內(nèi)容、出證進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)歸檔，有效地發(fā)揮了婚姻登記檔案的社會(huì)效益，確保了公、檢、法等利用證據(jù)的準(zhǔn)確率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全市年出具婚姻證明在2724人次。

3、存在的主要不足及打算。對(duì)照省廳通知，通過(guò)自查，我們發(fā)現(xiàn)在檔案管理中，還存在一些不足，主要是：歷史婚姻登記檔案收錄進(jìn)度參差不齊。主要原因是現(xiàn)有人員少，工作任務(wù)繁雜，有婚姻登記檔案歸檔立卷收錄不夠及時(shí)現(xiàn)象；婚姻登記員素質(zhì)參差不齊，個(gè)別人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，有培訓(xùn)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流的需求。

下一步，我們將按照國(guó)家民政部和省廳要求，加強(qiáng)婚姻檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，加大工作力度，廣泛地開(kāi)展婚姻登記執(zhí)法檢查，提升婚姻檔案管理的水平，使我市的婚姻登記各項(xiàng)工作更加規(guī)范、完善。

二一年四月十五日

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