貨代崗位職責與操作流程

貨代操作各崗位職責與操作流程

為規(guī)范貨代部日常工作，明確各崗位職責，加強內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，特制定本規(guī)范。

第一部分、風范自律

第一、遵規(guī)守紀，嚴格遵守各項制度規(guī)范要求做個合格的百瑞特人第二、細致耐心，認真對待每件事情盡職盡責做好本職工作第三、熱心誠摯，持續(xù)為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務第四、誠懇好學，不斷提升自身服務能力和綜合素質(zhì)第五、快捷高效，及時準確有效地服從執(zhí)行上級指令第六、忠誠奉獻，積極努力為團隊進步發(fā)展獻計獻策第七、團結互助，胸懷寬容博愛的團隊共建精神

第二部分、崗位職責

依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)在貨代部內(nèi)設立有經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成構成貨代部完整的運作機制。第一、職位與職權部門經(jīng)理：

1、管理團隊的組建、管理和提升

2、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進和評估本部的長短期目標3、各部門總體運作的計劃、協(xié)調(diào)、推進和評估部門主管：

1、部門團隊的組建、管理和提升2、各部門日常運作的協(xié)調(diào)、推進和評估3、報價對內(nèi)與對外的更新、發(fā)布和核批4、業(yè)務的受理、指派和跟蹤5、市場目標的制定、推進和評估操作：

1、業(yè)務的審核、運作和跟蹤2、費收的核實、確認和輸入3、業(yè)務的完結、統(tǒng)計和分析調(diào)度：

1、門點服務/倉儲服務的受理、協(xié)調(diào)和安排2、門點服務/倉儲服務的跟蹤、反饋和完結3、月度統(tǒng)計、分析與評估文件：

1、提單的確認、核對和簽發(fā)2、操作的日常事務助理3、月度統(tǒng)計和分析客服:

1、業(yè)務的受理、指派和跟蹤2、報價的對外發(fā)布、跟蹤和核實3、客戶日常操作維護銷售：

1、業(yè)務的報價、攬取和跟蹤2、報價的對外發(fā)布、跟蹤和核實3、客戶日常銷售維護第二、職權與職責1、經(jīng)理管理

部門經(jīng)理和主管對部門內(nèi)日常事務和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策的權力和義務。2、權責對應

部門內(nèi)所有人員應依據(jù)各自所在職位的職權配置，積極主動盡職盡責地完成日常本職工作。3、能動互助

部門內(nèi)所有人員應重視自我促進業(yè)務素質(zhì)和工作能力，積極主動協(xié)助關聯(lián)職位成員完成日常本職工作。第三、個人與團隊1、對任何事件，各成員應首先積極努力地盡己之所能處理。

2、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結果的要求或者事件，需立即請示上一級職權直至部門經(jīng)理要求協(xié)助，并依據(jù)上一級和或者部門經(jīng)理的指令或者指導及時處理并反饋、總結。

3、各職員日常應積極主動學習積累有利于促進改善本職工作的知識和資源，提升團隊實力和個人素質(zhì)

4、各職員應積極協(xié)助和指導有需要的部門成員。5、待物客觀公正，就事寬容耐心。

第三部分、操作流程

根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下"接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報關、文件、費收和其他"各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。

本流程即是各崗位的工作指導，也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。

一、接單部分

接單工作原則上應該成為日常中"最優(yōu)先"的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認。

（注）對于部分無法短時間內(nèi)確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

1、審核客戶委托內(nèi)容和確認客戶服務要求（客服或者接單員）（1）接單人員必須預先審核客戶的委托內(nèi)容�？蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶服務要求。（客服或者接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報關等。到/預付訂艙確認即對（1）內(nèi)容的確認；

對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排

2、運價核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

(1)對來自銷售部的業(yè)務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認,待銷售員返回公司再補簽字確認(2)對于公司業(yè)務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據(jù)客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分

一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當提前；

一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè)務有關數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。2、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發(fā)送確認、中轉港代碼確認和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內(nèi)容的核對。3、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當?shù)馗黜椃�務的業(yè)務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。三、拖車/內(nèi)裝（調(diào)度）

客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報關等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風險。1、拖車安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點

(4)同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約

(5)向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車行是否已經(jīng)領取設備交接單、提箱點的確認已經(jīng)空箱狀況確認）；

對于特種箱業(yè)務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

(6)安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等

(7)必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港(9)其他注意事項

在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

對于客戶業(yè)務退關，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記2、內(nèi)裝安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風險

(3)根據(jù)前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間(4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費用等

(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經(jīng)領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）

(6)向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港四、報關部分（操作員）

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發(fā)送情況

(4)收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理(5)在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行(6)對于報關資料，要求復印留底；對于重要報關資料如*等，必須在做登記

(7)跟蹤反饋報關結果五、文件部分1、提單確認(文件員)(1)提單確認件的膳制和發(fā)送

提單確認件的膳制和發(fā)送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發(fā)送(2)催促提單確認件

一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

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貨代操作各崗位職責與操作流程

為規(guī)范貨代部日常工作，明確各崗位職責，加強內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，特制定本規(guī)范。

第一部分，風范自律

第一、遵規(guī)守紀，嚴格遵守各項制度規(guī)范要求做個合格的百瑞特人

第二、細致耐心，認真對待每件事情盡職盡責做好本職工作

第三、熱心誠摯，持續(xù)為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務

第四、誠懇好學，不斷提升自身服務能力和綜合素質(zhì)

第五、快捷高效，及時準確有效地服從執(zhí)行上級指令

第六、忠誠奉獻，積極努力為團隊進步發(fā)展獻計獻策

第七、團結互助，胸懷寬容博愛的團隊共建精神

第二部分，崗位職責

依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)在貨代部內(nèi)設立有經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成構成貨代部完整的運作機制。

第一、職位與職權

部門經(jīng)理：1、管理團隊的組建、管理和提升

2、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進和評估本部的長短期目標3、各部門總體運作的計劃、協(xié)調(diào)、推進和評估

部門主管：1、部門團隊的組建、管理和提升2、各部門日常運作的協(xié)調(diào)、推進和評估

3、報價對內(nèi)與對外的更新、發(fā)布和核批4、業(yè)務的受理、指派和跟蹤5、市場目標的制定、推進和評估

操作：1、業(yè)務的審核、運作和跟蹤2、費收的核實、確認和輸入

3、業(yè)務的完結、統(tǒng)計和分析

調(diào)度：1、門點服務/倉儲服務的受理、協(xié)調(diào)和安排

2、門點服務/倉儲服務的跟蹤、反饋和完結

3、月度統(tǒng)計、分析與評估

文件：1、提單的確認、核對和簽發(fā)

2、操作的日常事務助理3、月度統(tǒng)計和分析

客服:1、業(yè)務的受理、指派和跟蹤

2、報價的對外發(fā)布、跟蹤和核實

3、客戶日常操作維護

銷售：1、業(yè)務的報價、攬取和跟蹤

2、報價的對外發(fā)布、跟蹤和核實

3、客戶日常銷售維護

第二、職權與職責

1、經(jīng)理管理

部門經(jīng)理和主管對部門內(nèi)日常事務和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策

的權力和義務。

2、權責對應

部門內(nèi)所有人員應依據(jù)各自所在職位的職權配置，積極主動盡職盡責地完成日常本職工作。

3、能動互助

部門內(nèi)所有人員應重視自我促進業(yè)務素質(zhì)和工作能力，積極主動協(xié)助關聯(lián)職位成員完成日常本職工作。

第三、個人與團隊

1、對任何事件，各成員應首先積極努力地盡己之所能處理。

2、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結果的要求或者事件，需立即請示上一級職權直至部門經(jīng)理要求協(xié)助，并依據(jù)上一級和或者部門經(jīng)理的指令或者指導及時處理并反饋、總結。

3、各職員日常應積極主動學習積累有利于促進改善本職工作的知識和資源，提升團隊實力和個人素質(zhì)

4、各職員應積極協(xié)助和指導有需要的部門成員。

5、待物客觀公正，就事寬容耐心。

第三部分，操作流程

根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報關、文件、費收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。

本流程即是各崗位的工作指導，也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。

一、接單部分

接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、

高效，在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認。

（注）對于部分無法短時間內(nèi)確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。1、審核客戶委托內(nèi)容和確認客戶服務要求（客服或者接單員）（1）接單人員必須預先審核客戶的委托內(nèi)容。

客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、

運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶服務要求。（客服或者接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報關等。

到/預付訂艙確認即對（1）內(nèi)容的確認；

對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。

特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。

對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排

2、運價核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

(1)對來自銷售部的業(yè)務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認,待銷售員返回公司再補簽字確認

(2)對于公司業(yè)務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據(jù)客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分

一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當提前；

一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。

1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè)務有

關數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過程（訂艙操作員）訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發(fā)送確認、中轉港代碼確認和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內(nèi)容的核對。

3、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當?shù)馗黜椃�務的業(yè)務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。

如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

三、拖車/內(nèi)裝（調(diào)度）

客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報關等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和

市場環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風險。

1、拖車安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點

(4)同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求預約

(5)向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車行是否已經(jīng)領取設備交接單、提箱點的確認已經(jīng)空箱狀況確認）；

對于特種箱業(yè)務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

(6)安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等

(7)必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港(9)其他注意事項

在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

對于客戶業(yè)務退關，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

2、內(nèi)裝安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風險

(3)根據(jù)前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間

(4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費用等

(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經(jīng)領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）

(6)向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求

(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港

四、報關部分（操作員）

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發(fā)送情況

(4)收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理

(5)在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行

(6)對于報關資料，要求復印留底；對于重要報關資料如核銷單等，必須在做登記

(7)跟蹤反饋報關結果

五、文件部分

1、提單確認(文件員)

(1)提單確認件的膳制和發(fā)送

提單確認件的膳制和發(fā)送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發(fā)送

(2)催促提單確認件

一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

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