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貨代公司操作部工作流程

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貨代公司操作部工作流程

貨代公司操作部工作流程

I一1

.客、、戶向我客戶

訂司

訂艙服

務(wù)艙的

2.客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此:1)托運(yùn)人/發(fā)貨人2)船公司/船名/航次或船期3)起運(yùn)港4)目的港/中轉(zhuǎn)港5)貨名6)柜型

、柜量7)運(yùn)價8)托運(yùn)人的簽字、蓋章

3.客服人員收到訂艙單后,須與SALES核對運(yùn)價是否正確,并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn),然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn),待SALES返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時,需先在各船公司專用臺帳上自編

S/O

號。

4.訂艙單發(fā)出后,客服人員應(yīng)主動向船公司確認(rèn)艙位,并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時間傳給客戶,訂艙確認(rèn)上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確,以免造成混淆。5.訂艙完畢后,客服人員應(yīng)及時將資料輸入電腦,具體步驟如下:1)新建委托輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱

量。

2)工作號,并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號,比如“客戶服務(wù)”以KF開頭。34

))

入訂

費(fèi)艙

用確明

細(xì)認(rèn)

-主

要輸

是入

應(yīng)訂

收艙費(fèi)

用號

。。

輸入電腦時,應(yīng)確保準(zhǔn)確,并特別注意以下信息:船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX

6.操作臺帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫,應(yīng)注意以下幾點:

的格式)、開船日期

。1)托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致,并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人;2)費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫,“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用;“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用;運(yùn)費(fèi)到付的需填寫在“到付”欄,各種費(fèi)用應(yīng)分項列明;向客戶收取的費(fèi)用為ALLIN時,須注明包含哪些費(fèi)用;免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺帳上簽字確認(rèn);3)需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的,須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理,必

須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn));

4)客戶需倒簽、順簽、預(yù)借提單的,須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請,由操作部經(jīng)

理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);

5)訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;6

)客服人員應(yīng)在臺帳上相應(yīng)位置簽字。

7.客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺帳,客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號登記在臺帳上,以便統(tǒng)計查詢。二1

、出

書面

拖申

請,

車公

司批

、準(zhǔn)

后方

報能

安排

關(guān)。

2.安排拖車前,需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點。

3.安排拖車時,需向拖車行發(fā)出書面委托,寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等,并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認(rèn)后,根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車行、報關(guān)行列表及相應(yīng)價格進(jìn)行安排。對個別重要客戶有特殊要求的,需提下資料:客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費(fèi)用等。4.應(yīng)至少提前半天時間向拖車行下委托,以便拖車行有時間打單、安排。5.委托后,客服應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名,手機(jī)號碼、柜號,并報給工廠。6.客服應(yīng)叮囑車行按要求時間抵達(dá)裝貨地點,否則由此引起的押車費(fèi)等損失由車行承擔(dān)。7.一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機(jī)本,若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車行帶司機(jī)本前往,可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)。

8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間,是否需要預(yù)冷,及通風(fēng)口開啟情況,以

便船公司通知碼頭做

PTI

檢驗及相應(yīng)安排。

9.如客戶要求凍柜需代發(fā)電機(jī)的,應(yīng)安排有帶發(fā)電機(jī)的拖車公司拖柜。10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下,可委托各碼頭的貨運(yùn)站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服,蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。11.在給貨運(yùn)站的委托書中需注明提空柜時間,可事先與客戶確認(rèn)貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜,還是等貨到后再提,避免產(chǎn)生還空費(fèi)用。12.安排報關(guān)時,需將退稅聯(lián)等重要報關(guān)文件在報關(guān)臺帳上作登記,由報關(guān)行簽收。在收到由報關(guān)行退回的退稅聯(lián)后,應(yīng)立即通知客戶,并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶,并三

、其他做好交接紀(jì)錄。

1.如由我司安排拖車、報關(guān)的,客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場,避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn),并

在臺帳上登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的,需要求其書面確認(rèn),在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可

在電腦中刪除資料。

3.客服收到財務(wù)打印出來的DEBITNOTE,與電腦資料核對無誤后,立即傳真給客戶?蛻粜栝_稅務(wù)發(fā)票的,須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡妫瑢懨靼l(fā)票抬頭及金額、幣種。4.對由客戶自拖自報的,客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜,將箱號登記在臺帳上,即

可將臺帳立即交文件組。

5.對由我司安排拖車報關(guān)的,客服在與報關(guān)行確認(rèn)放行后,即可將臺帳交文件組。II

、文件

1.文件組收到船公司的LOADINGLIST后,與臺帳核對,已經(jīng)裝上船的,應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)

料。

2.文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費(fèi)用清單,如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的,而客服尚未確認(rèn)的,應(yīng)立即通知客戶,要求其書面確認(rèn),并在臺帳上登記。3.文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料,先與客戶核對清楚后再向船公司提供補(bǔ)料,爭取在短時間內(nèi)將提單資料核對清楚,并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)4

.提單的繕制應(yīng)注意以下幾點:

HB/L

MB/L。

1)提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTR

NO。

/SEAL

NO。,

DELIVERY

AGNET

等。

2)提單表面應(yīng)清潔,避免過多涂改,一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目,比

如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。

3)應(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。4)客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實確認(rèn)。5)如客戶要求倒簽提單的,原則上短航線倒簽不超過三天,長航線不超過七天,在收到客戶保函后,交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。6

)外代提單不允許預(yù)借

。5.使用我司目的港代理收運(yùn)費(fèi)或代放貨物時,應(yīng)注意:1)出我司HB/L給客戶,HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人,并可注明到付運(yùn)費(fèi)的金額,DELIVERY

AGENT

為我司代理。

2)OB/L上面SHIPPER為我司,CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理,其它資料與HB/L

相同,將

OB/L

電放給我司代理。

3)事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款(預(yù)付或到付)。4)制作CHARGESSETTLEMENT,列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費(fèi)用,支付給船公司的費(fèi)

用,代理費(fèi)及應(yīng)退給我司的費(fèi)用。

5)制作放貨通知書,通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放,然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件,OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理。6)對代理有向我司退代理費(fèi)的,應(yīng)在臺帳上注明,并輸入電腦。61

.)

繕HB/L

制與

美OB/L

的提

繕單制

時可

,參

應(yīng)考

注第

意5

:項

2)OB/L上注明我司與船公司的S/C號,但HB/L上不得顯示該S/C號3)核對貨名、價格、中轉(zhuǎn)港,必須與合約中規(guī)定的一致7.將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務(wù),以便財務(wù)在收妥運(yùn)費(fèi)后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.將提單號、提單日期填在臺帳上,并將文件費(fèi)、電放費(fèi)、拖車費(fèi)、報關(guān)費(fèi)、超堆費(fèi)、改船費(fèi)、改單費(fèi)等貨物在港期間發(fā)生的費(fèi)用輸入電腦,核對無誤后通知財務(wù)。9.將臺帳、提單、與代理的CHARGESETTLEMENT(若有)復(fù)印交財務(wù)簽收。10.費(fèi)用通知財務(wù)后不可繕自更改,特殊情況可填寫費(fèi)用更改單,列明更改費(fèi)用項目、金額、更改原因,由操作部經(jīng)理簽字,再交財務(wù)部。但需注意以下幾點:1)海運(yùn)費(fèi)的更改需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意;

2)改船費(fèi)、超堆費(fèi)等雜費(fèi)需在通知財務(wù)前輸入清楚;3)因漏輸、錯輸費(fèi)用造成公司損失的,按公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人處罰。11

.將臺帳分船公司按月份存檔

。

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貨代公司操作部工作流程

I、客戶服務(wù)

一、訂艙

1.客戶向我司訂艙的

2.客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此:

1)托運(yùn)人/發(fā)貨人2)船公司/船名/航次或船期3)起運(yùn)港4)目的港/中轉(zhuǎn)港5)貨名6)柜型、柜量7)運(yùn)價8)托運(yùn)人的簽字、蓋章

3.客服人員收到訂艙單后,須與SALES核對運(yùn)價是否正確,并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn),然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn),待SALES返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時,需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。4.訂艙單發(fā)出后,客服人員應(yīng)主動向船公司確認(rèn)艙位,并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時間傳給客戶,訂艙確認(rèn)上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確,以免造成混淆。

5.訂艙完畢后,客服人員應(yīng)及時將資料輸入電腦,具體步驟如下:

1)新建委托?C輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

2)工作號,并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號,比如“客戶服務(wù)”以KF開頭。

3)輸入費(fèi)用明細(xì)-主要是應(yīng)收費(fèi)用。

4)訂艙確認(rèn)?C輸入訂艙號。輸入電腦時,應(yīng)確保準(zhǔn)確,并特別注意以下信息:船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。

6.操作臺帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫,應(yīng)注意以下幾點:

1)托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致,并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人;

2)費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫,“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用;“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用;運(yùn)費(fèi)到付的需填寫在“到付”欄,各種費(fèi)用應(yīng)分項列明;向客戶收取的費(fèi)用為ALLIN時,須注明包含哪些費(fèi)用;免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺帳上簽字確認(rèn);

3)需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的,須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理,必須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn));

4)客戶需倒簽、順簽、預(yù)借提單的,須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請,由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);

5)訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;

6)客服人員應(yīng)在臺帳上相應(yīng)位置簽字。

7.客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺帳,客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號登記在臺帳上,以便統(tǒng)計查詢。

二、拖車、報關(guān)

1.出書面申請,公司批準(zhǔn)后方能安排。

2.安排拖車前,需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點。3.安排拖車時,需向拖車行發(fā)出書面委托,寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等,并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認(rèn)后,根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車行、報關(guān)行列表及相應(yīng)價格進(jìn)行安排。對個別重要客戶有特殊要求的,需提下資料:客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費(fèi)用等。

4.應(yīng)至少提前半天時間向拖車行下委托,以便拖車行有時間打單、安排。

5.委托后,客服應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名,手機(jī)號碼、柜號,并報給工廠。

6.客服應(yīng)叮囑車行按要求時間抵達(dá)裝貨地點,否則由此引起的押車費(fèi)等損失由車行承擔(dān)。

7.一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機(jī)本,若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車行帶司機(jī)本前往,可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)。

8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間,是否需要預(yù)冷,及通風(fēng)口開啟情況,以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應(yīng)安排。

9.如客戶要求凍柜需代發(fā)電機(jī)的,應(yīng)安排有帶發(fā)電機(jī)的拖車公司拖柜。

10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下,可委托各碼頭的貨運(yùn)站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服,蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

11.在給貨運(yùn)站的委托書中需注明提空柜時間,可事先與客戶確認(rèn)貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜,還是等貨到后再提,避免產(chǎn)生還空費(fèi)用。

12.安排報關(guān)時,需將退稅聯(lián)等重要報關(guān)文件在報關(guān)臺帳上作登記,由報關(guān)行簽收。在收到由報關(guān)行退回的退稅聯(lián)后,應(yīng)立即通知客戶,并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶,并做好交接紀(jì)錄。三、其他

1.如由我司安排拖車、報關(guān)的,客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場,避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn),并在臺帳上登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的,需要求其書面確認(rèn),在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.客服收到財務(wù)打印出來的DEBITNOTE,與電腦資料核對無誤后,立即傳真給客戶?蛻粜栝_稅務(wù)發(fā)票的,須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡妫瑢懨靼l(fā)票抬頭及金額、幣種。4.對由客戶自拖自報的,客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜,將箱號登記在臺帳上,即可將臺帳立即交文件組。

5.對由我司安排拖車報關(guān)的,客服在與報關(guān)行確認(rèn)放行后,即可將臺帳交文件組。

II、文件

1.文件組收到船公司的LOADINGLIST后,與臺帳核對,已經(jīng)裝上船的,應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)料。

2.文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費(fèi)用清單,如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的,而客服尚未確認(rèn)的,應(yīng)立即通知客戶,要求其書面確認(rèn),并在臺帳上登記。

3.文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料,先與客戶核對清楚后再向船公司提供補(bǔ)料,爭取在短時間內(nèi)將提單資料核對清楚,并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。

4.提單的繕制應(yīng)注意以下幾點:1)提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。,DELIVERYAGNET等。

2)提單表面應(yīng)清潔,避免過多涂改,一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目,比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。

3)應(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。

4)客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實確認(rèn)。

5)如客戶要求倒簽提單的,原則上短航線倒簽不超過三天,長航線不超過七天,在收到客戶保函后,交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。

6)外代提單不允許預(yù)借。

5.使用我司目的港代理收運(yùn)費(fèi)或代放貨物時,應(yīng)注意:

1)出我司HB/L給客戶,HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人,并可注明到付運(yùn)費(fèi)的金額,DELIVERYAGENT為我司代理。

2)OB/L上面SHIPPER為我司,CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理,其它資料與HB/L相同,將OB/L電放給我司代理。

3)事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款(預(yù)付或到付)。

4)制作CHARGESSETTLEMENT,列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費(fèi)用,支付給船公司的費(fèi)用,代理費(fèi)及應(yīng)退給我司的費(fèi)用。5)制作放貨通知書,通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放,然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件,OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理。

6)對代理有向我司退代理費(fèi)的,應(yīng)在臺帳上注明,并輸入電腦。

6.繕制美線提單時,應(yīng)注意:

1)HB/L與OB/L的繕制可參考第5項

2)OB/L上注明我司與船公司的S/C號,但HB/L上不得顯示該S/C號

3)核對貨名、價格、中轉(zhuǎn)港,必須與合約中規(guī)定的一致

7.將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務(wù),以便財務(wù)在收妥運(yùn)費(fèi)后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.將提單號、提單日期填在臺帳上,并將文件費(fèi)、電放費(fèi)、拖車費(fèi)、報關(guān)費(fèi)、超堆費(fèi)、改船費(fèi)、改單費(fèi)等貨物在港期間發(fā)生的費(fèi)用輸入電腦,核對無誤后通知財務(wù)。

9.將臺帳、提單、與代理的CHARGESETTLEMENT(若有)復(fù)印交財務(wù)簽收。

10.費(fèi)用通知財務(wù)后不可繕自更改,特殊情況可填寫費(fèi)用更改單,列明更改費(fèi)用項目、金額、更改原因,由操作部經(jīng)理簽字,再交財務(wù)部。但需注意以下幾點:

1)海運(yùn)費(fèi)的更改需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意;

2)改船費(fèi)、超堆費(fèi)等雜費(fèi)需在通知財務(wù)前輸入清楚;

3)因漏輸、錯輸費(fèi)用造成公司損失的,按公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人處罰。

11.將臺帳分船公司按月份存檔。

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