公司標書制作準備工作及流程

公司標書制作準備工作及流程

投標準備真是體力加細致活，事無巨細，反復查閱，真該有個流程和核對清單，才有主線分工，并能一項項核對。

【標書準備流程】

1.捕獲商機、了解招標內容，確定是否投標

2.購買標書（前期盡量多了解客戶現(xiàn)狀、項目背景和項目需求）3.分析招標文件

4.分工編寫投標文件（一般分商務、技術兩部分）5.打印檢查，定最終報價6.裝訂與密封7.遞送標書【3.分析招標文件】

招標書一定打印出來，將要求要點用筆標注出來，重點頁折頁腳，打印裝訂前對照檢查。同時電子版方便查找，可按關鍵字“偏離、需求”等查找要點。

細讀招標文件，將商務、技術要求和評分要點用MindManager單列出來，準備標書時參照。

【4.分工編寫投標文件】

投標文件分為多個獨立文件（封皮、封面、封條、報價部分(開標一覽表、分項報價明細表)、商務部分、技術部分、技術附件、其他（投標授權書、投標保證金復印件等）。這樣方便檢查、修改和打印。

系統(tǒng)建設方案等放在技術附件中，技術部分對應招標文件技術應答章節(jié)要求，引用技術附件章節(jié)。這樣既保證了建設方案的完整性和持續(xù)性，又確保了適應不同的技術應答文件要求。

商務文件、技術文件篇幅較長(超過200頁)，強烈建議提供“標書導讀”，對照評分項，給出響應篇章索引，便于專家評分。

圍繞招標項目需求、技術偏離表組織和編寫投標技術方案，才能做到提綱接領，響應要點。

各分項報價要符合常理，合情合理，能解釋清楚。

如果項目在分公司所在地實施，且客戶很在意本地服務。標書主要技術人員一定要添加分公司的技術人員，電話需留分公司電話。項目負責人的簡歷一定要符合本項目的規(guī)模和資質要求。如簡歷表在商務、技術方案中都有，需要一一對照，看有無不妥。附了人員簡歷材料的需要檢查，如10年畢業(yè)，缺有5年工作經驗等問題。

【5.打印檢查，定最終報價】

幾部分文件裝訂為一冊的話，建議每部分間插半透明彩頁紙一張，標示各部分內容，便于專家翻閱檢索。

【6.裝訂與密封】

根據標書厚度、體積，用牛皮紙等包裝并貼封條后，可放入紙盒保護，加透明膠條密封和作提手，應對投標路途情況。最好用硬皮紙做標書封面

【7.遞送標書】

封條、電子文檔光盤、質疑應答等文件可預留多份備用。

【特別注意實現(xiàn)】

商務部分中公司資質材料，一定要檢查打印稿中公司組織機構代碼等編號清晰，審計報告、驗收報告、合同等需用蓋章簽字的掃描件。

專家組可能提的問題：

1.簡要介紹下系統(tǒng)建設情況、工期、人員投入？2.服務器是如何選擇的，是否滿足應用需要，如何擴展？3.如何考慮系統(tǒng)運維、用戶培訓、技術支持？4.項目能否降價？

投標文件制作技巧

一、招標中碰到的幾個問題

1．有的人在截標時間之后才送來文件，其實遲到一分鐘都不允許；2．標書規(guī)定，在投標書上必須有投標人或其授權的代表簽字，并加蓋單位公章，但有的投標人忘了簽字，造成一個不可挽回的錯誤；

3．制造廠授權書十分重要，但有的投標人沒有此授權，或拿了授權書，但沒有法人代表簽字，也被看成不合格的授權書；

4．交期明顯與要求不符，使用戶單位不敢要這批設備；5．主要指標只有一項不合格，也被淘汰出局；

6．投標保證金不足，或開立的銀行級別太低，亦成為廢標理由；

7．在設備標中，如分幾個包，投標人可投其中一個包或全部的包，但一個包內的配制，一定要報齊；

8；中標人的投標應當符合下列條件之一

（一）能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準；（二）能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的投標價格最低；但是投標價格低于成本的除外。

由以上可以看出，光報價低，不能成為中標的理由，有的投標人在開標時聽到自己的報價低，以為十拿九穩(wěn)了，這是不對的。二、制作投標文件應注意的問題

1．對招標人的特別要求要注意，再決定是否投。如招標人在業(yè)績上要求投標人必須有幾個業(yè)績；如土建標，要求一級以上的施工資質；再如，要求投標人資金在多少金額以上。再如，參加國際標的必須獲得有進出口經營權的企業(yè)方可參加，等等。2．應認真領會1）前附表各要點2）招標文件各要點

3）投標文件部分，尤其組成和格式

4）保證金應注意開立銀行級別，金額夠不夠，幣種，以及時間5）文件遞交方式時間地點，以及密封簽字要求6）幾個造成廢標的條件7）參加開標儀式；8）積極作好澄清工作

3．投標文件應嚴格按規(guī)定格式制作，如開標一覽表，投標函，投價表，資格聲明，授權書等，包括銀行保函格式亦有統(tǒng)一規(guī)定，不能自己隨便寫。

4．技術規(guī)格的響應

投標人應認真制作技術規(guī)格響應表，主要指標有一個偏離即會導致廢標。次要指標亦應作出響應；

認真填寫技術規(guī)格偏離表，優(yōu)多少，差多少5．價格的選擇

應報出有競爭力的價格

6．服務維修網點與承諾，一定要寫齊，包括備件供應與價格，有的報幾年內不變。

培訓人員，時間、內容、培訓用儀器、地點是免費還是收費應分清。7．編制要點

①注意簽字與加蓋公章②正本每頁小簽③報價不能缺項④正本與付本數(shù)量

⑤制造廠授權應正規(guī)，以制造廠的信函出具⑥修改地方要簽字

⑦打印，裝訂成冊，密封

⑧開標一覽表與投標保函單獨封存⑨提前送交投標文件

⑩有效期的計算，若60天，保函有效期則應為90天。

擴展閱讀：標書的制作流程

標書的制作流程

BiaoShuDeZhiZuoLiuCheng

201*年

總體來說,一個項目大致可以分為以下幾個階段:獲取招標公告、投標報

名、外地企業(yè)進市備案、資格預審(資格候審)、甲方考察、組織投標、正式投標等。

如下圖所示:

當然，每個項目都不盡相同，有些項目只涉及到上面的某些環(huán)節(jié)。下面就對以上部分做總結性闡述:一、獲取招標公告

對于我們投標人而言,及時獲取本行業(yè)相關項目的招標信息,顯得尤為重要。獲取招標信息可以說是展開項目的第一步,因此得知項目信息的時間越早就越能夠為自己爭取到盡可能多的時間,項目的可把控性就越大。而獲得招標信息最為常見的途徑就是招標公告,因此應密切關注招標信息的發(fā)布。

在取得招標公告之后,我們最好積極與業(yè)主或招標代理機構建立聯(lián)系,通過聯(lián)系,一方面我們可以及早了解業(yè)主或建設單位制定的項目的詳細要求,包括:招標項目概況、招標對象、招標說明、技術方面的要求和對工作的特殊要求等.如果在交流中我們能盡早的掌握這些信息那就可以有針對性的做好前期的工作,及早開展投標的準備工作,爭取比其它投標者領先一步.

另一方面也可以對業(yè)主的要求有更深刻的理解,以便在編制投標文件時準確

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獲取公告項目報名資格預審/后審進市備案組織投標（甲方考察）正式投標

響應或著重加以說明.

另外,在與招標代理機構接觸和交流的過程中,我們要積極配合業(yè)主或招標代理機構,努力為他們留下良好的印象,為將來的合作打下良好的基礎.二、報名

取得招標公告后,首先應該仔細閱讀招標公告,找出報名的截至日期、招標文件的售價、報名的具體時間和地點尤其是報名時要求攜帶的證件(通常會有:公司的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、授權書等)注意查看是否要求我們投標者提供這些證件的原件,另外應在購買招標文件的前幾天與財務部門打好招呼,以便準備購買招標文件的資金.

按招標公告的要求把所需的資料裝訂成冊后,在招標公告規(guī)定的時間和地點前去報名,購買招標文件.

注:購買招標文件/預審文件時，如果招標代理機構同時提供文件的電子版那最好隨身攜帶U盤.這樣可為日后投標文件的制作節(jié)省不少時間.

三、資格預審

資格預審和投標報名基本相差無幾,往往需要我們準備一些資質、證書等材料(如:授權書、公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書等.由于每個項目詳情不一,所以以招標公告的要求為準)同樣需要注意的是:查看是否要求我們提供這些證件的原件.按照要求把所需資料裝訂成冊后,被授權人攜帶有效證件將資格預審資料遞交至規(guī)定地點.

資格預審關乎我們是否有資格進入最終投標環(huán)節(jié)，所以對資格預審應該格外注意。

四、制作標書

標書在我們的投標過程中起到了至關重要的作用,這一點毋庸置疑,所以我們對標書的制作應該高度重視起來.

注:那投標文件應該怎么做呢?什么樣的投標文件才能稱得上完美呢?說到這里我覺得很有必要說一說招標文件.

招標文件

招標文件是招標企業(yè)的行動指南，也是投標企業(yè)須遵循的規(guī)則。它應提供投

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標人在參加投標時所需要的一些情況，其繁簡程度與招標項目的規(guī)模有關。招標項目復雜而且規(guī)模較大的，招標文件的敘述就會準確、詳細、清楚；招標項目簡單而規(guī)模較小的，招標文件的敘述可能相對會簡單一些。1.招標文件一般包括的內容

招標文件主要內容可分為三大部分：程序條款、技術條款和商務條款。主要包含下列幾項內容：

招標邀請函；投標人須知；

招標項目的技術要求及附件；技術標準、規(guī)范；投標文件格式；投標企業(yè)資格文件；投標保證文件；合同其中:

⑴投標人須知

投標人須知是招標人向投標者告之關于投標的注意事項，使投標者清楚的了解投標的注意事項，投標須知中通常包含以下內容：項目名稱、業(yè)主名稱、資金來源、招標代理機構的名稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件份數(shù)、投標報價方式、投標地址、截標日期、投標有效期等主要內容。⑵投標人資格文件；

在招投標過程中,一般業(yè)主都會對投標人做出一些要求,不能達到這些要求的則被視為沒有投標資格.這些要求通常是針對投標人的公司規(guī)模、資質、業(yè)績等方面來提出的.

⑶投標保證文件：是投標有效的必要文件。保證文件一般采用三種形式：支票、投標保證金和銀行保函。

投標保函由銀行開具，是借助銀行信譽投標。

若在投標有效期內放棄投標或拒簽合同，則招標公司有權沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。

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(4)另外,招標文件中還主要包括以下內容:投標要求、投標報價說明、投標文件的編制、投標文件的遞交、投標文件的密封和裝訂、開標、評標、合同的主要條款等等.

2.正因為業(yè)主的需求是完全從招標文件中體現(xiàn)的，所以能否真正把握業(yè)主的需求，招標文件是最直接的途徑。

一本合格的投標文件可以是各個投標書模塊的簡單集合，但一本優(yōu)秀的標書應是完備、專業(yè)和具有個性化的。完全針對業(yè)主需求提出方案并幫助業(yè)主解決問題的標書才是最完美的標書。

投標文件

在上面已經簡單的介紹了投標文件的重要性,在此不再重復,下面就投標文件的制作著重說明.

制作投標文件的前期準備工作

1.拿到招標文件后就要仔細閱讀招標文件,確保招標文件的每一頁甚至是每一行中的每個字都要看到.一本招標文件應仔細的反復閱讀,要保證無漏項并能正確的理解招標文件的內容及要求.

2.在看完招標文件后要及時找出其中的問題,如:明確了解投標文件的截至日期、招標代理機構的名稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件遞交的時間和地點、投標保證金的金額、投標保證金的遞交形式(銀行支票、匯票、現(xiàn)金還是其它?)、投標文件份數(shù)、投標報價方式、預算編制中應注意的事項、技術部分中是否有特殊的要求、需要的資質及是否需要這些資質的原件、開標時的出席人、是否需要項目經理同時出席等等事項都應熟記于心.

之所以特別關注這些問題是因為:一方面,我們在做標書時會以其中的某些問題作為制作標書的指導性原則,如:招標文件中若規(guī)定投標文件中所提供的人員證件須為彩色掃描輸出件那我們在做標書時就絕對不會插進黑白的復印件.另一方面,只有及時了解招標文件中的需要,我們才能為日后的準備工作留出時間.如:假如招標文件中規(guī)定,開標時項目經理必須出席那我們就必須要提前與公司聯(lián)系,協(xié)調之間有可能出現(xiàn)的一些問題.

3.上述準備工作完成后確定制作投標文件的時間表.

這一點相當?shù)闹匾?如果各部分時間段制定的不合理,那就會產生一系列的

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不良后果,而這些不良后果的出現(xiàn)很可能導致整個投標項目的失敗.因為在劃分的每個時間段中時間過緊會使前期的準備工作不充分,所做的標書自然會有所欠缺.舉例說明:在標書制作的20天過程中,如果預算部分的內容特別多,工作量相當大那么留出5天的時間給預算部完成預算的制作就會顯得相當?shù)睦щy,即使預算部通宵達旦的工作,那做出來的預算也只能是漏洞百出、差強人意.

反之,如果給預算部留出19天的時間那投標文件后期的工作顯然就難以在投標文件遞交的截至時間內完成.因為投標文件的合成及調整、投標報價的確定、投標文件的審核、裝訂及密封都需要時間,短短的一天是不可能做完這些工作的.所以在時間問題上能否做到統(tǒng)籌安排,合理劃分就顯得尤為重要.

投標文件的具體制作1.投標文件的制作流程:

用一組簡單的框架圖表示,投標文件的制作流程如下:

拿到招標文件后(含圖紙),

仔細閱讀并找出注意事項

是否需要答疑

商務、技術文件的制作由辦公室預算部分的編制應嚴格按照招標文具體負責,但預算與辦公室應相件中對投標文件的格式、順序及各種輔相成，保持投標文件的一致要求制作整合商務、技術文件和預算文件,并找出問題及不足之處,及時修改調整報價最后在非標書制作人審閱后,按照招標文件的要求裝訂、密封.

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簡述:投標文件基本上由商務標和技術標兩部分組成,這兩部分內容相輔相成,在投標文件中所起的作用同等重要.其中:1.商務標

商務標一般包括:法人代表授權書、投標報價、投標企業(yè)的基本情況表、擬投入人員情況表(或人員配備情況表或主要施工管理人員表)、擬投入設備一覽表、項目經理及主要技術負責人簡歷表、企業(yè)近年內所承建工程一覽表、企業(yè)目前正在履約的工程一覽表、投標企業(yè)的財務狀況表及其它附表等內容組成.

注:具體內容視招標文件而定,每個招標文件之間雖有相同之處,但也存在著一定的差異.2.技術標

技術標包括施工組織設計等內容，在評標分值表中一般占30-40%。標書的寫作方法

一般招標方在招標文件中都會對投標文件的制作有具體、明確的規(guī)定和說明，最好的做法就是：充分響應招標文件的要求并遵守規(guī)定好的格式。按照要求的順序完成投標文件的制作。在此基礎上應把寫作的重點放在評分細則的相應內容上，就此充分表達和說明自身企業(yè)的優(yōu)勢。

另外須注意:由于內容較多,所以投標文件的層次一定要清晰，內容祥略得當,語言簡練、流暢,并且要留意防止錯別字的出現(xiàn),避免犯低級錯誤.

項目公開招標之后直至開標之前的這段時間可以說是我們的沖刺階段,在這個過程中要注意以下幾個方面:

編制投標文件的過程中應注意:

1.根據招標文件的要求制定投標文件的制作進度計劃有條不紊的制作投標文件以免造成投標文件的缺失或對招標文件未做出實質性的響應.另外要仔細研究招標文件,正確理解招標文件的全部內容,尤其要注意招標文件中的一些特殊規(guī)定,如果忽略了這些要求就有可能導致廢標.

2.針對招標文件中出現(xiàn)的問題,我們要多與業(yè)主或招標代理機構聯(lián)系和溝通,如果可以答疑那就要把在標書制作過程中所遇到的問題匯總,之后以書面形式傳至招標代理機構并等待答復.這樣做不僅可以防止我們對招標文件的理解有所偏差,而且還可以更好的掌握業(yè)主的意圖和要求.

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如果業(yè)主對招標文件中的一些問題做了補充、說明或是答疑,我們一定要做好充分的準備,以便及時在投標文件中給予明確的響應.3.在具體的投標文件編制過程中應做到:1.嚴格規(guī)范

在認真研究并正確理解招標文件的內容基礎上,一定要按招標文件的要求編制投標文件(如各種表格形式一定要按招標文件中提供的來編制);不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問題;并對招標文件中提出的實質性要求和條件做出明確的回答,切忌偏題,并在此基礎上去細化各項條目.

另外,投標文件中使用的計量單位除招標文件中有特殊要求外應采用法定計量單位.投標文件按統(tǒng)一格式書寫.例如:正文中字體統(tǒng)一為宋體,字號統(tǒng)一為小四,段落為1.5倍行距等.2.統(tǒng)籌考慮

投標文件的內容會涉及到技術、財務、預算等各方面的問題,因此我們會組織相關部門的人員分頭來編制投標文件,雖然各部分的制作者不同,但是我們必須確保整個投標文件的內容保持一致性和貫徹性.3.合理設置文檔

一份完整合格的投標文件不僅要有詳細的內容也要有封面目錄頁眉頁腳等.且在頁面安排、標題設置、圖表說明的運用上合理得體,既符合項目的嚴謹性,又要體現(xiàn)自己的特色.所以在編制投標文件時很有必要在這方面下點功夫.相信一份與眾不同、別具匠心的投標文件肯定會給招標單位留下良好印象的.

4.商務部分和技術部分的合成.

商務部分和技術部分都編制完成后就要把兩部分合成到一起了,按招標文件中規(guī)定的順序編排好兩部分的內容.之后對整體的投標文件進行審核,如發(fā)現(xiàn)問題要及時做出修改或補充.

5.投標報價確定后,就需要按照招標文件的要求簽字、蓋章了.

注意:招標文件中要求簽字或蓋章的地方應格外留意,因為通常來講如果投標文件中出現(xiàn)了漏章或漏簽會被視為沒有響應招標文件的要求而廢標的.6.整個投標文件最終確定后由一個非標書制作者檢查、審核,確認無誤后按照

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招標文件中規(guī)定的要求密封、裝訂.

這個過程主要包括:投標文件的印刷、裝訂以及投標文件的最后包裝、密封.其中:

(1)投標文件的印刷及裝訂

投標文件應視招標項目的具體情況決定是否精裝及裝訂的具體方式.(2)投標文件的包裝和密封

嚴格按照招標文件的要求進行密封，對加蓋印章有要求的，一定要按招標文件要求加蓋有關印章。有時招標機構會規(guī)定投標人的技術標部分不能有任何標記，并要求投標文件中商務標部分與技術部分分別裝訂、分別密封,可能還會規(guī)定技術標使用的字號、行距、字體、紙張型號等.對招標文件有此要求的，我們在制作、裝訂和密封投標文件時，一定要倍加小心.

注:如果在遞交投標文件的同時須遞交電子文檔則應注意電子文檔的制作和刻

盤,并根據招標文件中對電子文檔密封格式的要求來制作光盤貼和光盤套.

開標

投標文件制作完畢后,在招標文件規(guī)定的開標時間和地點前去參加投標.開標是標書制作過程中的最后一個環(huán)節(jié),成敗在此一舉所以對開標這一環(huán)節(jié)也應重視起來.

開標時應注意的問題:(1)注意投標的截止時間。

在招標文件中一般都會對投標的截止時間做出詳細地規(guī)定，所以一定要在規(guī)定的截止時間之前、到指定地點遞交投標文件.另外,參加投標的人員在時間上一定要留有余地，并充分考慮天氣、交通等因素有可能對投標所造成的影響，因為一旦超過規(guī)定的投標截止時間,投標文件將作廢標處理，沒有一點商量的余地.(2)攜帶證件以備檢驗。

一是參加投標要注意攜帶招標文件中要求的資質或證件的原件；二是隨時準備檢驗.一般情況下是在開標之后、唱標之前，按招標文件要求檢驗資格證明文件，此時，沒有攜帶原件或招標文件規(guī)定的其他有效證明文件的將作廢標

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處理。

注:如果是資格后審，則證件更要攜帶齊全。(3)演講

有的招標機構會要求投標人在開標時對所投項目做一定時間內的現(xiàn)場演講(如醫(yī)大三院項目、安居等).為了讓評委對我們的投標文件有一個整體上的了解,并在此基礎上盡量爭取獲得評委對我方投標文件的青睞.所以演講時一定要精練，集中體現(xiàn)優(yōu)勢，且在最大限度上煽動評委,努力給評委留下良好深刻的印象.(4)委托代理人

委托代理人應隨身攜帶身份證等相關證件,并且在開標過程中不中途退場.因為在評標過程中,評標委員會可能會在審閱投標文件時遇到一些疑問，要求委托代理人以書面形式對投標文件中含義不明確的內容作必要的澄清或說明.所以這就要求委托代理人不要中途離開現(xiàn)場，隨時準備就評委提出的問題進行解釋或答復。

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