Excel總結(jié) 簡單快捷 的學(xué)習(xí) (本人精心準(zhǔn)備,希望能幫助到大家)

一、簡介

1、快捷鍵：ctrl+n新建；ctrl+o打開；ctrl+s保存；ctrl+z撤銷；ctrl+x剪切；ctrl+c復(fù)制；ctrl+v粘貼；ctrl+f查找替換2、自動保存

工具選項保存自動恢復(fù)信息（選擇時間）確定3、設(shè)置密碼

文件另存為工具按鈕（右上角）常規(guī)選項打開權(quán)限密碼（設(shè)置密碼）確定

4、打開多個工作表：ctrl不連續(xù)的工作表

shift連續(xù)的工作表（只用單擊第一個和最后一個就行）

二、創(chuàng)建工作表

1、D8表示第8行第4列的單元格2、工作區(qū)域的選定：

1）選定相鄰的單元格區(qū)域時，單擊第一個單元格，然后按shift鍵，再單擊相鄰區(qū)域的最后一個單元格

按ctrl鍵則選擇不相鄰的單元格

2）選定不相鄰的區(qū)域：先選定第一個區(qū)域。然后按ctrl鍵，同樣的方法選定其他區(qū)域3）單擊行標(biāo)題和列標(biāo)題的交匯處而選擇整個工作表，按ctrl+a也可以4）使用【定位】菜單選定單元格

編輯定位引用位置（輸入）在定位條件框中選定相應(yīng)的條件可以選定相應(yīng)的單元格

例：H12B2：F5

5）使用名稱框選定單元格

名稱框位于工作表左上角在名稱框中輸出想選定的單元格+回車鍵即可3、Excel201*中的數(shù)值型數(shù)值最多精確到15位有效數(shù)字如果所用數(shù)字過長時可以轉(zhuǎn)化為【文本】輸入

將數(shù)值轉(zhuǎn)換為文本的過程：

格式單元格數(shù)字分類確定

4、輸入日期和時間

1）年月日格式：201*/1/18或201*-1-18或ctrl+；自動生成。

2）每日時間系統(tǒng)默認(rèn)是按24小時制輸入的要按12小時制要在輸入的時間后加空格后加上AM或A；PM或P結(jié)尾雙擊會變?yōu)?4小時制3）輸入當(dāng)前系統(tǒng)時間ctrl+shift+【：】5、輸入公式的時候要以【=】為開頭：例如：=F3+F4

6、多個單元格中同時輸入相同的數(shù)據(jù)：按ctrl鍵選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格，在最后的空白單元格中輸入數(shù)據(jù)。然后按【ctrl】+【enter】鍵7、輸入連續(xù)數(shù)值

選定一個單元格輸入數(shù)值1將鼠標(biāo)移到該單元格右下角填充柄上鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?】時候下拉到指定位置。出現(xiàn)一個自動填充按鈕單擊該按鈕以序列方式填充。則單元格中的數(shù)值以遞增方式填充。

或要遞減方式排列則可以由下而上的填充1）可以改變自動填充的步長：

選定數(shù)字填充列的單元格區(qū)域編輯填充序列改變步長確定

2）若要以完整的年月日來填充則自動填充選項里面有相應(yīng)的選項：以年填充，以月填充，一工作日填充。

3）格式化數(shù)據(jù)：選定相應(yīng)的單元格，然后選擇相應(yīng)的格式按鈕即可（工具欄上貨幣樣式，百分比樣式等）

三、編輯工作表

編輯單元格中的數(shù)據(jù)1、單元格中的數(shù)據(jù)：編輯刪除

清除單元格中的數(shù)據(jù)：

編輯清除（全部、格式、內(nèi)容、批注）清除只是將單元格中的內(nèi)容清除而不刪除單元格。2、動單元格中的數(shù)據(jù)

1）單元格后剪切復(fù)制粘貼

2）直接用鼠標(biāo)：選定要移動的單元格，鼠標(biāo)放到單元格的邊框上，拖動到目標(biāo)位置。3）移動單元格的數(shù)據(jù)俺不覆蓋目標(biāo)區(qū)域的數(shù)據(jù)：

選定要移動的單元格數(shù)據(jù)編輯剪切單擊選中目標(biāo)單元格插入剪切單元格（目標(biāo)區(qū)域的數(shù)據(jù)將被移動到相鄰的單元格中而不會被覆蓋）3、復(fù)制單元格中的數(shù)據(jù)

1）在拖動單元格的同時按下【ctrl】鍵

2）選擇性粘貼：

選擇要復(fù)制的單元格編輯復(fù)制選定目標(biāo)單元格編輯選擇性粘貼（在對話框中選擇一種方式）其中運算的作用是：選擇目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)與源單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)的運算，用所得數(shù)值代替目標(biāo)區(qū)域。

3）工具欄中的撤銷和恢復(fù)按鈕

重復(fù)的應(yīng)用：【ctrl】+【y】選定單元格后用此組合鍵，可重復(fù)上一步操作。4）編輯查找替換（選項按鈕）4、添加批注

1）插入批注or右擊插入批注

2）復(fù)制批注：選定復(fù)制批注所在單元格編輯復(fù)制選定單元個或單元區(qū)域編輯選擇性粘貼批注確定3）刪除所有批注

編輯定位定位條件對話框批注確定編輯清除批注4）設(shè)置批注格式

鼠標(biāo)右擊單元格顯示/隱藏批注雙擊批注框or在批注邊框上右擊設(shè)置批注格式查看批注：視圖批注

四、工作表的基本操作

1、改變工作表的名稱：激活要重命名的工作表格式工作表重命名

2、工作表的拆分和凍結(jié)

選定單元格，確定拆分工作表的分割點窗口拆分窗口（窗口分割線上雙擊，會撤銷相應(yīng)的分割線）

通常情況下將行標(biāo)題和列標(biāo)題進(jìn)行凍結(jié)。3、控制工作表的視圖顯示

1）多窗口查看工作表：窗口新建窗口（此時窗口是平鋪的，相互重疊的）窗口重排窗口（水平并排、垂直并排）

4、監(jiān)視窗口：有事需要跟蹤特定窗口的數(shù)值，若工作表很大，瀏覽單元格的時候該單元格就會消失，所以可用監(jiān)視窗口來解決。

視圖工具欄監(jiān)視窗口在工作表中選擇要監(jiān)視的單元格添加監(jiān)視添加

五、格式化工作表

1、自動套用格式：對于某些特殊的格式，如會計的統(tǒng)計表格，可以通過自動套用功能自動添加格式。

格式自動套用格式選項2、格式刷（與Word的用法相同）ESC鍵的退出作用

六、使用公式和函數(shù)

1、運算符優(yōu)先級^(乘冪號)*和/（乘號和除號）+和-&（連字符：把兩個文本連接成一個文本）=，>,<

2、輸入公式：

選定要填充結(jié)果的單元格在編輯欄輸入公式（以=開始，也可以雙擊單元格在單元格里面直接輸入公式）按回車鍵（將鼠標(biāo)移動到單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)?時候，按鼠標(biāo)左鍵拖動鼠標(biāo)可以自動計算結(jié)果）

3、編輯公式

選定要修改公式的單元格（編輯欄將出現(xiàn)該公式）在編輯欄中進(jìn)行修改按回車鍵（也可以雙擊單元格，在單元格上進(jìn)行修改）

4、移動和復(fù)制公式

移動是絕對引用（例如：公式中的C3也被引用）；復(fù)制則是相對引用。

1）對于近距離的移動和復(fù)制可以用鼠標(biāo)拖動來操作：

選中單元格鼠標(biāo)移動到單元格的邊框上移動則按下左鍵移動到目標(biāo)單元格然后釋放即可（復(fù)制則要同時按下【ctrl】鍵

2）對于遠(yuǎn)距離的移動或復(fù)制則通過菜單來完成編輯選擇性粘貼5、輸入函數(shù)

1）注意事項：函數(shù)要以【=】開始；函數(shù)名與括號之間沒有空格，括號緊跟在數(shù)字之后，參數(shù)之間要用逗號隔開，逗號和參數(shù)之間也不要插入其他空格和字符；若一個函數(shù)的參數(shù)后面根由省略號（……）表明可以使用多個該中數(shù)據(jù)類型的參數(shù)；名稱后帶有一組空格號的函數(shù)不需要任何參數(shù)，但是使用時必須帶括號，才能識別。

2)手工輸入：一些簡單的函數(shù)可以手工直接輸入，例如：=SUM(F1：F5)3）使用函數(shù)向?qū)л斎耄?/p>

選中要輸入函數(shù)的單元格插入函數(shù)選擇相應(yīng)的函數(shù)確定修改參數(shù)范圍確定

4）用常用工具欄的按鈕快捷輸入函數(shù)

確定輸入公式的單元格單擊自動求和按鈕進(jìn)行選擇回車鍵

八、美化工作表

1、自選圖形

插入圖片自選圖形

在自選圖形上右擊添加文字ESC

2、繪圖工具欄：可以繪制直線、弧線、方框、橢圓、箭頭、不規(guī)則圖形、文本框等。視圖工具欄繪圖

1）繪圖的時候按下【shift】鍵拖動鼠標(biāo)可以保持圖形原有的長寬比例不變，按下【alt】鍵，拖動鼠標(biāo)將使創(chuàng)建的圖形與單元格網(wǎng)格線對齊。3、編輯圖形

1）選定圖形時候按下【shift】或【ctrl】鍵，可以選定多個圖形。2）圖形的組合：

選定要組合的圖形繪圖工具欄里選中繪圖組合（或選中圖形后右鍵單擊組合）

取消組合的操作同上4、工作表背景：

格式工作表背景

如果背景區(qū)域影響閱讀，則可以更改背景顏色：

Ctrl+a選定所有單元格右擊鼠標(biāo)右鍵設(shè)置單元格格式切換到圖案選好背景顏色確定

5、創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖：

選中要插入組織結(jié)構(gòu)圖的單元格插入圖片組織結(jié)構(gòu)圖出現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)圖工具欄單擊工具欄中（插入形狀）的下三角按鈕單擊助手、同時等使得組織結(jié)構(gòu)圖滿足要求

設(shè)計組織結(jié)構(gòu)圖的格式：在組織結(jié)構(gòu)圖內(nèi)雙擊鼠標(biāo)，打開【設(shè)置組織結(jié)構(gòu)圖格式】對話框。

九、使用數(shù)據(jù)列表

最對允許3列同時排序：數(shù)據(jù)排序（主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字）十二、使用共享工作薄

1、在局域網(wǎng)中共享工作薄可以實現(xiàn)多人共同編輯一個工作薄，或者方便其他人閱讀。

打開要共享的工作薄工具共享工作薄編輯允許多用戶同時編輯，同時允許工作薄合并切換到【高級】【更新】中選擇【自動更新時間】查看其它人的更改確定文件另存為將【保存位置】設(shè)置為局域網(wǎng)中已經(jīng)共享的【共享文件夾】中保存

取消共享：激活工作薄工具共享工作薄編輯取消【允許多用戶同時編輯，同時允許工作薄合并】確定

若要保護(hù)共享工作薄的共享及修改記錄，一面被其他人關(guān)閉這些功能，必須在共享該工作表之前進(jìn)行設(shè)置：

工具保護(hù)保護(hù)并共享工作薄以追蹤修訂方式共享輸入密碼2、創(chuàng)建連接

1）同一工作表中的單元格之間的連接

選中任意單元格復(fù)制目標(biāo)單元格粘貼目標(biāo)單元格上出現(xiàn)的下拉框中選擇【連接單元格】

改變一個單元格的內(nèi)容，其他單元格的內(nèi)容也隨之改變

2)同一個工作薄的不同工作表的單元格之間的連接，方法一樣，結(jié)果也一樣3、超鏈接

1）選中單元格插入超鏈接單擊左邊‘連接到’文本框中任意選項在‘要顯示的文字’輸入第一步選中的單元格要顯示的名稱中間下面的框中選擇要連接的文件確定

按照上面的例子可以建立其它類型的連接，例如：只想電子郵件地址的超鏈,指向網(wǎng)站上特定網(wǎng)頁的超鏈接。2）超鏈接的取消、刪除

選定單元格鼠標(biāo)右擊取消超鏈接

刪除超鏈接和代表連接的文本：右擊單元格清除內(nèi)容

刪除超鏈接和代表連接的圖形：按下【ctrl】單擊該圖形將其選中按下【delete】

十三、使用宏

使用宏建立快捷鍵

錄制宏：

任選單元格工具宏錄制新宏【宏名】中輸入錄制新宏的名稱在快捷鍵文本框中輸入字母在保存在下拉框中選擇【個人宏工作薄】在數(shù)名文本框中可以修改對宏的說明確定（系統(tǒng)將彈出【停止】工具欄）在選中的單元格中輸入‘=NOW（）’然后按回車鍵用鼠標(biāo)右鍵單擊已輸入‘=NOW()’的單元格設(shè)置單元格格式切換到數(shù)字選項卡分類列表中選擇自定義，在類型列表框中選擇需要的格式確定【停止】工具欄中單擊【停止錄制】按鈕。

運行宏：

選定要運行宏的單元格工具宏宏菜單項在【位置】下拉列表框中選擇要運行宏所在的位置在【宏名】列表框中選擇要運行的宏單擊【執(zhí)行】按鈕運行宏最簡單的就是：使用快捷鍵

擴展閱讀：Excel學(xué)習(xí)大總結(jié)

制作一個Excel文件的過程無非是啟動軟件，新建、打開軟件或者空白文檔，錄入，編輯數(shù)據(jù)，完成后，就保存、打印、發(fā)送等，這三個是工作目的，最后關(guān)閉或者退出Excel軟件。下面就這個過程總結(jié)備忘錄。

序言：Excel界面的介紹：界面包括9個組成部分：標(biāo)題欄、

菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表區(qū)、行列標(biāo)滾動條、工作表標(biāo)簽區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格。

標(biāo)題列：依次是軟件excel的圖標(biāo)、現(xiàn)在啟動的應(yīng)用程序的名稱、當(dāng)前打開的工作薄的名稱、右邊是最小化、最大化/恢復(fù)按鈕和關(guān)閉程序按鈕縮。

菜單欄：顯示部分或者整個菜單的設(shè)置在自定義。用鼠標(biāo)點住菜單欄或者工具欄前面的豎條，拖動鼠標(biāo)時菜單欄或者工具欄的位置就隨鼠標(biāo)移動，我們可以把它們放在界面的任意位置。

工具欄：不同的工具欄集在界面上的顯示及其他們要顯示的具體工具圖標(biāo)是通過工具選項自定義設(shè)置的，默認(rèn)的設(shè)置是常用的，你可以自己設(shè)置你可能常用的工具圖標(biāo)到工具欄，以實現(xiàn)快速編輯錄入的目的。另外視圖菜單上也能快速調(diào)出你需要的工具欄，這是些最常用和重要的工具欄。熟練的使用工具欄按鈕可以提高我們的工作效率。工具欄不能全部顯示時，單擊它右邊的箭頭，在彈出的面板中可以選擇所需要的功能按鈕。

編輯欄：左邊是名稱框，我們可以在名稱框李里給一個或者一組連續(xù)不連續(xù)的單元格定義一個名稱，也可以從名稱框中直接選擇定義過的名稱來選中相應(yīng)的單元格。這樣

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命名后很方便引用單元格區(qū)域。向下的小黑三角是選擇定義過的單元格或者單元格區(qū)域的名稱的。你可以具體試試。右邊是編輯欄，選中單元格后可以在編輯欄中輸入單元格內(nèi)容，如公式文字?jǐn)?shù)據(jù)等。在編輯欄中準(zhǔn)備輸入時，名稱框和編輯欄中間會依次出現(xiàn)×√=三個按鈕，錯號是取消按鈕，它的作用是恢復(fù)到單元格輸入以前的狀態(tài)；對號按鈕意思是確定輸入欄中的內(nèi)容為當(dāng)前選定單元格的內(nèi)容了；對號是編輯公式按鈕，單擊等號按鈕表示要在單元格中輸入公式。

行列標(biāo)，工作表區(qū)，滾動條：名稱框下面灰色的小方框，就是行列交匯處是“全選按鈕”，單擊它可以選中當(dāng)前工作表的全部單元格。點擊右邊的每個列表字母處都可以選中一列，按住ctrl鍵，再單擊不同的列標(biāo)，就可以同時選中不同的若干列。行標(biāo)，單元格同理。中間最大的區(qū)域就是excel的工作表區(qū)，也是放置表格內(nèi)容的地方。工作表區(qū)的右邊和下邊有兩個滾動條，是翻動工作表查看內(nèi)容用的。行列標(biāo)、滾動條也包括標(biāo)簽區(qū)狀態(tài)欄編輯欄等是可以在工具選項中設(shè)置隱藏的。

工作表標(biāo)簽區(qū)：在工作表區(qū)的左下邊，如圖：是用來工作薄中的工作表的。我們把

一個excel的文檔叫做工作薄，在一個工作薄中可以包含很多的工作表：sheet1、sheet2、等等都代表著一個一個工作表，這些工作表組成了一個工作薄，就好像我們的賬本，每一頁是一個工作表，而一個賬本就是一個工作薄了。標(biāo)簽區(qū)就相當(dāng)于賬本的目錄吧。標(biāo)簽區(qū)的右邊是工作表標(biāo)簽，上面顯示的是每個工作表的名稱。單擊sheet2，就可以轉(zhuǎn)到表sheet2中，同樣，單擊sheet3、sheet4，等都可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的表中。四個帶箭頭的按鈕是標(biāo)簽滾動條按鈕。單擊向右的箭頭可以讓標(biāo)簽整個向右移動一個位置，即從sheet2開始顯示，單擊帶豎線的向右箭頭，最后一個工作表就顯示出來，但是，這樣只是改變了工作表標(biāo)簽的顯示，當(dāng)前比較的工作表是沒有改變的。向左同理。工作表標(biāo)簽區(qū)的編輯：1、除了單擊標(biāo)簽箭頭來移動工作表標(biāo)簽，然后來選中我們要編輯的工作表這個辦法外，我們還有一個快速的轉(zhuǎn)換編輯工作表的辦法：右鍵單擊箭頭，出現(xiàn)了工作薄的全部工作表列表，當(dāng)前編輯的工作表前一個對號√，選取我們想要編輯的工作表就可以了。2、單擊一個工作表標(biāo)簽就進(jìn)入該工作表的編輯狀態(tài)了；雙擊可以直接改工作表名稱，三擊進(jìn)入名稱修改狀態(tài)。3、右鍵單擊工作表標(biāo)簽，出現(xiàn)下拉菜單，包括插入、刪除、重命名、移動復(fù)制工作表、選擇全部工作表和工作表標(biāo)簽染色六項，插入刪除可以利用F4鍵的記憶最后一次操作功能，快速的插入刪除工作表，當(dāng)然，要建立含有我們需要的工作表個數(shù)的工作薄，也可以在工具選項中直接設(shè)置我們想要的工作表數(shù)目。選中移動復(fù)制工作表，可以把當(dāng)前工作表移動或者復(fù)制到當(dāng)前工作薄的其他工作表中或者當(dāng)前打開的其他工作薄的工作表中，注意勾選建立副本是復(fù)制工作表。在一個工作薄中更快捷的移動復(fù)制工作表還有更快的辦法，用鼠標(biāo)按住一個工作表標(biāo)簽拖動，鼠標(biāo)指示多了一個一張紙樣子的圖，表示要拖動的工作表標(biāo)簽，同時左邊出現(xiàn)一個小黑三角，表示要插入的位置，如果拖動前同時按住ctrl鍵，就是復(fù)制了，一張紙樣子圖上多了一個加號+。選擇“選擇全部工作表”可以建立包括全部工作表的工作組，當(dāng)然，我們可以按住ctrl鍵單擊連續(xù)或者不連續(xù)的工作表標(biāo)簽來設(shè)置含有部分工作表的工作組。當(dāng)然也可以這樣快速的給這部分工作表標(biāo)簽染色。也可以先全部選擇工作表標(biāo)簽，然后全部染色。狀態(tài)欄：三個鍵的指示地。

任務(wù)窗格：右邊是任務(wù)窗格，很重要，能幫助我們操作，特別是剪貼板，要學(xué)會使用快速粘貼。

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一、excel的啟動、新建、打開、保存另存為、關(guān)閉退出。

EXCEL軟件的啟動方式：第一是開始菜單，第二是桌面空白處右鍵點擊，如果沒法了就用它所在的路徑

C:\\Documentsand

Settings\\Administrator\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates。直接啟動它的模式。為了方便啟動excel軟件，我們常常創(chuàng)建快速啟動方式，通過開始菜單發(fā)送到桌面快捷方式，把桌面快捷方式拖入快速啟動欄，這兩種快速啟動方式。另外可以直接打開文件夾中的excel文件�？偨Y(jié)：開始菜單和桌面空白處右鍵單擊兩種啟動方式；直接打開excel文件。桌面圖標(biāo)和快速啟動欄兩種快速啟動方式。直接啟動模式。

EXCEL軟件的新建方式：EXCEL啟動后再打開一個EXCEL工作薄，叫新建。注意與啟動的區(qū)別。通過工具欄按鈕和窗口菜單新建窗口可以新建一個空白excel工作薄，通過菜單新建命令是有選擇性的新建空白、本機上的或者在線模板工作薄，等比較多的選擇余地。如圖：

總結(jié)：工具欄和窗口新建是默認(rèn)新建空白工作

薄，而菜單上的新建有多種選擇。

打開工作薄：菜單和工具欄打開按鈕的效果是一樣的，可以打開任意路徑的用excel格式保存的文件，我們常常會用到最近打開過的文檔，而文件菜單的最后顯示的是最近打開過的五個文檔（包括word和excel文檔），窗口菜單下顯示

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的是現(xiàn)在正在運行的文檔（工作薄或者word）。注意區(qū)別。

保存和另存為：在工作中要注意隨時保存工作的成果，保存與沒有保存過的文件的區(qū)別是有沒有后綴word文件是.docexcel文件是.xsl他的設(shè)置是在我的電腦或者右鍵開始菜單選擇資源管理器，在菜單里，工具，文件夾選項，查看，把隱藏文件夾的擴展名前的對號去掉，就是保留文件的擴展名。對于沒有保存過的文件，點擊保存或者另存為是一樣的，都會出現(xiàn)另存為選項卡，這時需要你設(shè)置保存路徑、文件名和保存的類型三項，確定就行了。已經(jīng)保存過的文件，如果修改后點擊保存與另存為是不一樣的，點擊保存就直接保存到原來的位置，不在彈出保存對話框了，原來的文件也不存在了，如果想保留原來的文件，或者想做一個備份，就需要點擊另存為，在彈出的另存為對話框里再設(shè)置路徑、名字和文件類型。這樣可以把你的文件保存在你想要的任意一個文件夾中。自動保存的設(shè)置：無論你保存與否，正常關(guān)閉文檔之后，這個為你自動保存的臨時文件就自動刪除了！這個功能只是為了非正常關(guān)閉程序所用的！比如斷電死機，斷電死機之后重新打開word，一般會提示你是否打開剛才編輯的文字的！自動保存默認(rèn)的時間間隔是10分鐘，位置是C:\\DocumentsandSettings\\Administrator\\ApplicationData\\Microsoft\\word

關(guān)閉和退出excel：關(guān)閉X按鈕在退出的下面，是指的關(guān)閉當(dāng)前運行的工作薄文檔，僅僅關(guān)閉了當(dāng)前的工作薄文檔，而退出是關(guān)閉了全部打開的工作薄文檔。注意區(qū)別。

二、打印

【打印內(nèi)容】選項卡

文件打印，出現(xiàn)【打印內(nèi)容】選項卡

1、打印機屬性縱向，橫向設(shè)定。即打印的頁面縱橫方向設(shè)置。

2、打印范圍：意思是打印的頁碼的范圍。默認(rèn)是全部，可以選從幾頁到幾頁。注意：當(dāng)打印范

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圍是幾個工作表或者整個工作薄時，頁碼數(shù)字將以打印的整個區(qū)域為單位連續(xù)計算，不以工作表為單位。即打印的頁碼數(shù)字范圍。

3、打印內(nèi)容：意思是要打印的工作表工作薄范圍內(nèi)容，注意與打印范圍的區(qū)別。默認(rèn)是當(dāng)前打

開的工作表上有內(nèi)容的的全部范圍，包括畫線的空格�？梢杂衅渌�四個選項：一是通過選定當(dāng)前工作表的一部分區(qū)域，作為打印區(qū)域，這個需要先選定區(qū)域，再點擊設(shè)置打印區(qū)域，（如果反悔，可以再點擊取消打印設(shè)置區(qū)域）；二是可以按住ctrl鍵點擊選擇工作薄的若干個工作表標(biāo)簽，打印選定的這幾個工作表的全部內(nèi)容；三是選擇工作薄，打印整個工作��；四是默認(rèn)的打印當(dāng)前工作表，只有這個不用設(shè)置。就是打印工作表區(qū)域范圍。

4、打印份數(shù)：可以任意份。默認(rèn)是一份。

5、逐份打�。耗�認(rèn)是逐份打印，多份打印時，可以先打完所有第一頁，再打印第二頁，等待。6、打印預(yù)覽：設(shè)置完成后先預(yù)覽一下實際效果，再按確定正式打印。

總結(jié)：【打印內(nèi)容】選項卡記憶內(nèi)容是：四項。

打印的頁碼范圍、工作薄區(qū)域范圍、份數(shù)（逐份打�。�、縱橫向

【頁面設(shè)置】選項卡

文件頁碼設(shè)置，出現(xiàn)【頁碼設(shè)置】選項卡

1、【頁面】方向：縱向、橫向。點擊“打印”出現(xiàn)【打印內(nèi)容】選項卡點擊“打印預(yù)覽”出現(xiàn)【打印預(yù)覽】選項卡點擊“選項”出現(xiàn)【打印機屬性】選項卡縮放：縮放比例【】%，一般50%就可以看清楚內(nèi)容，

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調(diào)整為【】頁寬，【】頁高，默認(rèn)不用。紙張大小，一般默認(rèn)A4，可選A3等。

起始頁碼，默認(rèn)是自動，可以設(shè)置，這個數(shù)字是起始計數(shù)頁碼，不是

實際打印的頁數(shù)，例如：單位的一個完整文件的前一部分是word文檔頁數(shù)是1到

5，后一部分是8頁excel文檔，那么頁數(shù)應(yīng)該是從第6頁開始，那么這里的自動應(yīng)該改為6，另外應(yīng)該在頁眉頁腳里設(shè)置的總頁碼后邊加上5�；蛘哌@個不用設(shè)置，．．．．．直接是頁眉頁腳里在第幾頁后加5，在共幾頁后加5,，倆個都加就行了�？梢栽O(shè)置一下試試就明白了。【頁面】的記憶四項：

縱橫向紙張大小內(nèi)容縮放

人為起始計數(shù)頁碼

2、【頁邊距】可以精確地設(shè)置頁邊距和頁眉頁腳的寬度數(shù)值，比較少用。當(dāng)打印內(nèi)

容少時，可以設(shè)置打印內(nèi)容在紙張上水平和垂直居中。

3、【頁眉頁腳】設(shè)置有有兩種選擇：選擇現(xiàn)有的模式，上下面有預(yù)覽；另外是自

定義。

一個小技巧：如果把當(dāng)前的excel文檔作為另一個文件的第6頁開始，那么頁碼

是這樣設(shè)置的

《Excel備忘錄》第6頁共20頁4/6/20

應(yīng)該熟悉自定義頁眉頁腳的各項內(nèi)容，以便熟練應(yīng)用。一般頁眉左邊是文檔名，右邊是

制作日期，頁碼一般設(shè)置在頁腳上。

上圖依次是：頁眉頁腳的文本設(shè)置，當(dāng)前頁，共幾頁，當(dāng)前日期，當(dāng)前時間，本文檔路

徑，文檔名或者標(biāo)簽，插入圖片。

《Excel備忘錄》第7頁共20頁4/6/20

4、【工作表】可以在當(dāng)前的工作表中設(shè)置打印區(qū)域；打印標(biāo)題可以設(shè)置上面的標(biāo)題

行和左面的標(biāo)題列；打印可以打印網(wǎng)格線、行號列表、批注、草稿方

式、錯誤單元格打印形式等。

打印順序，一般默認(rèn)先列后行，當(dāng)然也可以先行后列。記憶總結(jié)：各頁帶上標(biāo)題行

【頁面設(shè)置】選項卡：記憶總結(jié)六項

頁眉頁腳表頭

內(nèi)容縮放

人為起始計數(shù)頁碼頁邊距精確值

在紙張上的位置（打印內(nèi)容遠(yuǎn)小于紙張時）

【打印預(yù)覽】選項卡

可以分頁預(yù)覽即將打印的各頁：下一頁，上一頁，縮放是可以放大；另一個有用的按鈕

是頁邊距，可以可視性的調(diào)整頁邊距和頁眉頁腳的距離，很方便。其他三

個按鈕“打印”“設(shè)置”“分頁預(yù)覽”分別是【打印】【頁面設(shè)置】【分頁預(yù)覽】選項卡，是為了方便設(shè)置的。

記憶總結(jié)：可視性的調(diào)整頁眉頁腳和頁邊距，總而讓打印內(nèi)容在一頁寬上，

《Excel備忘錄》第8頁共20頁

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或者可控制的幾頁寬上、幾頁高上。

菜單上的【打印區(qū)域】

設(shè)置打印區(qū)域（S）取消打印區(qū)域（C）

【分頁預(yù)覽】選項卡

也可以通過【打印預(yù)覽】進(jìn)入

作用是：【分頁符的任意插入刪除和移動】，意即任意確定各頁所打印的內(nèi)容

如果您要打印一個多頁的工作表，Excel會插入“自動分頁符”對工作表分頁。這些分頁符會以所設(shè)置的紙張大小、頁邊距設(shè)置和縮放比例選項為基礎(chǔ)。在分頁預(yù)覽視圖中，您可以查看分頁符，您可以通過插入“水平分頁符”或“垂直分頁符”來更改每一張頁面上要打印的列或行數(shù)。還可以將它們拖到工作表中的其他位置上。還可以刪除分頁符。具體操作：在分頁預(yù)覽視圖中

刪除分頁符。選定與分頁符相鄰的列或行，單擊“插入”菜單，然后單擊“刪

除分頁符”。

插入分頁符：要插入垂直分頁符，您可以單擊要在其左邊插入分頁符的列標(biāo)

題按鈕。要插入水平分頁符，您可以單擊要在其上邊插入分頁符的行標(biāo)題按鈕。要另起一頁，您可以單擊要在其左和上插入新頁的單元格。單擊“插入”菜單，然后單擊“分頁符”。

《Excel備忘錄》第9頁共20頁

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預(yù)覽和移動分頁符

1.單擊“視圖”菜單，然后單擊“分頁預(yù)覽”。分頁符顯示為藍(lán)色的粗線。2.將分頁符拖到新位置。

3.完成操作之后，單擊“視圖”菜單，然后單擊“普通”。

總結(jié)：這樣可以任意的設(shè)置每頁上的打印內(nèi)容。以全鎮(zhèn)的《獎扶戶名單》為例：雖然是全鎮(zhèn)所有的名單，可以不分村打印，就是全鎮(zhèn)的總名單。也可以分村打�。合仍诜猪擃A(yù)覽視圖中按村設(shè)置好分頁符，再設(shè)置各頁都打印表頭，就可以分村打印了，雖然各頁內(nèi)容可能是不足頁。如果一個村的內(nèi)容一頁打印不完，第二頁用不用，不會接著打印第二個村，仍然會另起一頁打印第二個村的名單。再比如：《一二孩未絕育及絕育不足一年的育齡婦女名單》同理。

關(guān)于打印的總結(jié)

五個位置12個常用功能

【打印內(nèi)容】選項卡：縱橫向、頁碼范圍、區(qū)域范圍、份數(shù)（逐份打印）【頁面設(shè)置】選項卡：縱橫向、縮放、紙張大小、人為起始計數(shù)頁碼；精

確頁眉頁腳頁邊距數(shù)字、位置（當(dāng)打印內(nèi)容遠(yuǎn)小于紙張大小時）；頁眉頁腳的內(nèi)容設(shè)置；工作表設(shè)置（表頭）

【打印預(yù)覽】選項卡：分頁預(yù)覽、可視性調(diào)整頁眉頁腳頁邊距的大小【分頁預(yù)覽】視圖：根據(jù)打印內(nèi)容設(shè)置分頁符的位置【打印區(qū)域】設(shè)置打印區(qū)域、取消打印區(qū)域

紙張大小，人為起始計數(shù)頁碼，精確頁眉頁腳頁邊距和可視性的頁眉頁腳頁邊距設(shè)置，

位置，頁眉頁腳設(shè)置，表頭（工作表設(shè)置），按打印內(nèi)容分頁。

常用的12個功能：縱橫方向，頁碼范圍，區(qū)域范圍，份數(shù)（逐份打�。�，縮放，

一般使用默認(rèn)不需要再設(shè)置的5項：

紙張大小默認(rèn)A4、

需要打印的頁碼范圍默認(rèn)全部頁碼、打印的份數(shù)默認(rèn)一份逐份打印、人為起始計數(shù)頁碼

位置（當(dāng)打印內(nèi)容遠(yuǎn)小于紙張時）

為了特殊需要而設(shè)置的5項：

《Excel備忘錄》第10頁共20頁

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插入頁眉頁腳、為了記憶總頁數(shù)，在頁眉上顯示標(biāo)題，來源，制作時間，插入圖片美化等

需要。

表頭顯示、為了在每一頁都能看到表頭

打印內(nèi)容的縮放、為了在有限的頁數(shù)上打印所有的內(nèi)容。比如一頁上�？梢曅缘恼{(diào)整頁眉頁腳頁邊距，為了在一頁的寬度上容納所打印的內(nèi)容。

根據(jù)內(nèi)容的分頁打印設(shè)置，就是分頁符的插入刪除移動

需要經(jīng)常設(shè)置的2項：

需要打印的工作薄區(qū)域范圍默認(rèn)當(dāng)前工作表、紙張方向縱橫、

上面的內(nèi)容基本對應(yīng)于菜單的“文件”的菜單：

新建打開關(guān)閉

保存另存為另存為網(wǎng)頁保存工作區(qū)文件搜索

權(quán)限

網(wǎng)頁預(yù)覽

頁碼設(shè)置

打印預(yù)覽視圖分頁預(yù)覽打印區(qū)域打印

發(fā)送屬性

最近打開過的本類文檔列表…….._________退出

《Excel備忘錄》第11頁共20頁4/6/20

可以總結(jié)縮小記憶為：建退，存印發(fā)，最近打開過的本類文檔列表。啟動新建打開關(guān)閉退出，保存打印發(fā)送，最近打開過的本類文檔列表。

三、excel的使用環(huán)境設(shè)置

“視圖”菜單普通分頁預(yù)覽任務(wù)窗格工具欄編輯欄狀態(tài)欄頁眉頁腳批注

視圖管理器全屏顯示顯示比例

其中的分頁視圖是打印設(shè)置用的，下面的4個是工具的設(shè)置，接著2個也是工具的設(shè)置，全屏顯示和顯示比例的功能可以讓我們的工作表顯示的足夠大，看的清楚好錄入編輯。另外，在窗口菜單里的凍結(jié)和拆分功能可以固定表頭，便于錄入數(shù)據(jù)。再看工具菜單下的選項中的視圖下

四、EXCEL快速輸入方式舉例：

快速錄入數(shù)據(jù)的方法:單元格里錄入的數(shù)據(jù)，無非是文本、數(shù)字和日期，影響錄入速度的因素有：打字速度，在小鍵盤上數(shù)字的盲打速度，轉(zhuǎn)換單元格的

《Excel備忘錄》第12頁共20頁

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速度，技巧設(shè)置等。

可以通過練習(xí)加快打字和小鍵盤數(shù)字錄入速度；轉(zhuǎn)換單元格的速度的方法是先選定要輸入的單元格范圍，如果單元格區(qū)域很大，需要分區(qū)域一個區(qū)域一個區(qū)域的輸入，那么就先選定一個區(qū)域，再通過按Tab鍵和enter鍵以行的方式錄入，或者一直按enter鍵按列的方式錄入。這樣可以極大地減少因為換錄入的單元格使用的時間。數(shù)字錄入只有熟練小鍵盤的盲打了。日期如入先設(shè)置格式，再用小鍵盤盲打。特殊數(shù)據(jù)的錄入例子如下

第一例、一列中的單元格出現(xiàn)的內(nèi)容是沒有順序的有限個確定的內(nèi)容，就是

制作序列

比如

1、我鎮(zhèn)的20個村莊名字：軍張，田李，鹿店，蒿莊，鹿莊，鄭李，文昌，官廳，中山，順河，西街，左溝，黃莊，坡楊，仲張，東魏，賈湖，上莊，劉莊，泥河王

2、我鎮(zhèn)的組別：一組，二組，三組，四組，五組，六組，七組，八組，九組，十組

3、戶編碼：1、2、3、4、性別：男，女5、子女?dāng)?shù)：0、1、2

6、獎扶戶類別：獨生子女戶，雙女戶

這些都可以通過設(shè)置快速錄入，以我鎮(zhèn)的20個村莊名字為例的錄入方法設(shè)置如下：

第一，先在一個輔助列（比如H列）中依次輸入20個村莊的名字

《Excel備忘錄》第13頁共20頁4/6/20

再選擇需要輸入這些村莊名字的列，例如A列《Excel備忘錄》第14頁共20頁4/6/201*

在菜單里，依次點擊，數(shù)據(jù)，有效性，在出現(xiàn)的數(shù)據(jù)有效性選項卡里，

《Excel備忘錄》第15頁共20頁4/6/20

選擇第一個設(shè)置有效性條件允許,在其中選擇序列，在來源框里單擊，進(jìn)入輸入狀態(tài)，在H列里連續(xù)選中從軍張到泥河王，這些名字就進(jìn)入了來源框里（以絕對引用的形式），如圖

當(dāng)然，也可以在此框里直接輸入20個村莊的名字，名字中間要用英文輸入法的逗號分開，不過名字少時還行，多時，不停地在中英文直接轉(zhuǎn)換，比較麻煩。比較好的方法是先把20個村莊的名字輸入，再右手選擇位置，左手輸入英文的逗號。

最后，點擊確定就可以在所設(shè)置的A列中，在每個單元格右邊的下拉選擇框里選擇輸入這20個村莊名字了。

如果想在其他列中使用這個設(shè)置，只要用選擇性粘貼中的有效性驗證粘貼就可以復(fù)制過去了。

第二例一列中全部是輸入是身份證號碼時，先設(shè)置為文本格式，再在第

《Excel備忘錄》第16頁共20頁

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一個單元格中輸入41112119或者411121，然后復(fù)制到整個列中，最后在不同的單元格中輸入不同數(shù)字的六個出生年月日和四位尾號�；蛘咴谧远�義格式為：”41112119”0000000000注意引號為英文，最后10位0是占位數(shù)字，這種設(shè)置最后一位不能是x,因為這個數(shù)字格式的自定義。如果最后一位是X，就全部錄入數(shù)字就行了。這樣只要在單元格里輸入最后的出生年月日六位數(shù)字和最后四位數(shù)字就行了。類似的其他有部分重復(fù)的一列類似的數(shù)據(jù)也可以這樣設(shè)置輸入。比如：獨生子女證號BW1000等。

第三例一列中需要輸入出生年月日，就是日期的輸入方法

如果對應(yīng)列里有身份證號碼，那么就直接輸入公式，自動生成出生年月日格式，方法是：

公式是=DATE(MID(A1,7,4),MID(A1,11,2),MID(A1,13,2))

圖中，編輯欄是單元格C1的公式，它來自A1單元格。

先在第一個單元格中輸入該公式，再下拉復(fù)制到下面的單元格中就行了。公式中的A1自動會變成相應(yīng)的A2、A3等。

如果沒有身份證號，需要直接輸入年月日，那么需要一下單元格格式的設(shè)置：菜單欄里的格式，單元格，單元格格式（或者右鍵選擇單元格格式），數(shù)字，分類，自定義，在類型中輸入：如表格式輸入數(shù)字示例輸入格式0000-00-00196910250000年00月00日[dbnum1]0000年00月00日[dbnum2]0000年00月00日1969100000年00月那么就會自動生成右邊的格式。

輸出格式1969-10-251969年10月25日一九六九年一○月二五日壹玖陸玖年壹零月貳伍日1969年10月當(dāng)前的系統(tǒng)錄入：ctrl+;或者函數(shù)now()，這個函數(shù)顯示的是你打

《Excel備忘錄》第17頁共20頁

4/6/20

開這個文件時，該電腦的系統(tǒng)日期。當(dāng)前的時間：ctrl+shift+;

特殊符號的錄入：對號√=alt鍵+41420

錯號×=alt鍵+41409

第四例

當(dāng)設(shè)置一個輸入表格時，可以先設(shè)置以上各列的格式，然后，在另一個工作表中設(shè)置好表頭，在頂行插入足夠的行數(shù)后，再把表頭粘貼過來就行了。

Alt+↓這兩個組合鍵顯示列輸入歷史，從中可以選擇本單元格要輸入的對

象。

Alt+Enter這兩鍵可以在單元格里強制換行Tab可以右移單元格輸入狀態(tài)

根據(jù)身份證號提取出生日期

(1)、=IF(LEN(A1)=18，DATE(MID(A1，7，4)，MID(A1，11，2)，MID(A1，13，2))，IF(LEN(A1)=15，DATE(MID(A1，7，2)，MID(A1，9，2)，MID(A1，11，2))，"錯誤身份證號"))

(2)、=TEXT(MID(A2，7，6+(LEN(A2)=18)*2)，"#-00-00")*1

第五例：一列中不輸入重復(fù)數(shù)字

為了防止重復(fù)輸入數(shù)據(jù)，我們可以在一列單元格里這樣設(shè)置：[數(shù)據(jù)]--[有效性]--[自定義]--[公式]輸入=COUNTIF(A：A，A1)=1如果要查找重復(fù)輸入的數(shù)字

條件格式》公式》=COUNTIF(A：A，A5)>1》格式選紅色工作組，按住Shift或Ctrl鍵，同時選定Sheet1、Sheet2

《Excel備忘錄》第18頁共20頁4/6/20

想在SHEET2中完全引用SHEET1輸入的數(shù)據(jù)

工作組，按住Shift或Ctrl鍵，同時選定Sheet1、Sheet2

10列數(shù)據(jù)合計成一列

=SUM(OFFSET($A，(ROW()-2)*10+1，，10，1))多個工作表的單元格合并計算

=Sheet1!D4+Sheet2!D4+Sheet3!D4，更好的=SUM(Sheet1：Sheet3!D4)把word里的數(shù)字轉(zhuǎn)換到excel

方法有多種，選中》復(fù)制》設(shè)置輸入單元格為文本》選擇性粘貼》值選中》表格轉(zhuǎn)換為文本》粘貼》分列》對分列選項設(shè)置為文本

另存為文本文件》excel中打開文本文件》對導(dǎo)入文本對話框進(jìn)行對應(yīng)設(shè)置

快速移動或復(fù)制單元格

先選定單元格，然后移動鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。⒈快速定義工作簿格式

首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框；然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容；單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。⒉快速復(fù)制公式

復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

一是拖動制復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實心十字時，按住鼠標(biāo)左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計算。公式復(fù)制的快慢可由小實心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來調(diào)節(jié)：小實心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快；反之，復(fù)制越慢。

也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“選

《Excel備忘錄》第19頁共20頁4/6/20

擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復(fù)制到已選中的單元格。

⒊快速顯示單元格中的公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。⒋快速刪除空行

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

如何防止單元格輸入重復(fù)內(nèi)容？

數(shù)據(jù)如在A列，則選擇A列數(shù)據(jù)有效性設(shè)置允許自定義公式=COUNTIF(A:A,A1)=1或者公式=COUNTIF(A:A,A1&"*")=1還可以在“出錯警告”輸入提示信息。

隔行顯示不同的顏色的設(shè)置：選中區(qū)域菜單上的格式

條件格式條件1公式：=mod(row(),2)再設(shè)置格式圖案單元格底紋選定你需要的顏色點擊確定就行了。如果是隔列，格式是：=mod(column(),2)

Row,行；column列

【Ctrl+~】:顯示單元格里的公式或者結(jié)果。隔行插入一個空行？

插入兩個輔助列，或者在右邊兩個輔助列中的第一和第二行的一個和第二個，就是對角的兩個單元格里分別輸入一個任意數(shù)字，然后，向下復(fù)制這個4個單元格，選定這兩個輔助列，定位于空值，插入行，完畢。隔列插入一個空列，是同理：插入倆個輔助行，對角輸入兩個數(shù)字，向右復(fù)制，定位，插入列。

《Excel備忘錄》第20頁共20頁4/6/20

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