會(huì)務(wù)前期準(zhǔn)備工作

會(huì)務(wù)前期準(zhǔn)備工作：

會(huì)議的設(shè)計(jì)與策劃服務(wù)：根據(jù)實(shí)際要求和費(fèi)用預(yù)算、提供整體策劃，明確開會(huì)的目的、性質(zhì)并做好宣傳工作。確認(rèn)開會(huì)時(shí)間、與會(huì)人數(shù)及布置要求。1.公關(guān)禮儀服務(wù)：禮儀接待培訓(xùn)、禮儀接待人員的著裝要求、文秘方面等

人員的準(zhǔn)備。

2.會(huì)議用品、禮品、紀(jì)念品、印刷包裝用品和分發(fā)文件。

3.選擇會(huì)議場(chǎng)地。

4.準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品（代表證、餐票、橫幅等），收集、整理、印制會(huì)議內(nèi)容

梗概和裝訂會(huì)議資料。

5.發(fā)邀請(qǐng)函，會(huì)議通知，整理會(huì)議回執(zhí)，參會(huì)名單整理并列表。6.會(huì)議酒店預(yù)訂，用餐安排(預(yù)算：餐費(fèi)和酒店費(fèi)用預(yù)算)，車輛安排（落

實(shí)接站人員及車輛的安排）。

7.簽到準(zhǔn)備工作：如簽到簿、橫幅等。

會(huì)議過程服務(wù)：

1．會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)管理工作。（會(huì)場(chǎng)資料收集、整理與分發(fā)）。

2．秘書事務(wù)服務(wù)及翻譯（同聲或資料翻譯）服務(wù)。3.根據(jù)人數(shù)和要求，確定會(huì)議的臺(tái)形并根據(jù)要求擺放。

根據(jù)要求先將所需的各種用具和設(shè)備準(zhǔn)備好（會(huì)議桌、椅、臺(tái)布、臺(tái)裙、蓋杯、開水、茶葉、煙缸、小毛巾、火柴、紙、筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、會(huì)議

牌），并要求臺(tái)面整潔，各種用具干凈、齊全、擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。

按要求將所需用設(shè)備擺放就位，并調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、電視

機(jī)、錄像機(jī)、投影儀等。會(huì)議開始前半小時(shí)，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位（備好充足開水、調(diào)試音響，開啟燈、

空調(diào)〈22-24〉）。

4．根據(jù)要求，將指示牌放在特定位置。5．禮儀接待小姐開會(huì)前30分鐘，在門口等候。

6．會(huì)議的全程服務(wù)

當(dāng)參會(huì)來到會(huì)議室時(shí)，禮貌熱情地向客人問好，請(qǐng)客人進(jìn)入會(huì)議室入座。

先到達(dá)的客人入以后，提供茶水服務(wù)，會(huì)議人數(shù)到齊后。

通常每半個(gè)小時(shí)左右為代表添加茶水等，特殊情況要按代表要求服務(wù)。

會(huì)議期間禮儀和服務(wù)員站于會(huì)議室門口直至?xí)�議結(jié)束。會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。

7.會(huì)議錄像，攝影，廣告宣傳，會(huì)議紀(jì)念品。8.會(huì)議留念拍照，意見反饋。

觀光考察服務(wù)：

會(huì)后安排參觀、考察等活動(dòng)。為代表安排富有當(dāng)?shù)靥厣�的晚間娛樂活動(dòng)和項(xiàng)

目。

會(huì)展后期服務(wù)：

票務(wù)服務(wù)：為參會(huì)代表提供各地返程飛機(jī)票、汽車票、火車票預(yù)訂服務(wù)。

接送車服務(wù)：為會(huì)議代表提供接送機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭服務(wù)。

會(huì)議結(jié)束時(shí)服務(wù)：

會(huì)議結(jié)束，禮儀小姐和服務(wù)員應(yīng)站在門口，微笑著向客人道別。會(huì)議結(jié)束，仔細(xì)地檢查一遍會(huì)場(chǎng)，看是否有遺忘的東西和文件等。將會(huì)議用具、設(shè)備整理好，關(guān)閉[空調(diào)、電燈、窗、鎖好會(huì)議室門]。

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公司內(nèi)部資料：年中會(huì)文件

201*年年中會(huì)議準(zhǔn)備工作

一、

會(huì)議前準(zhǔn)備工作

1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：會(huì)議通知、會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)工作內(nèi)容清單、主持稿、參會(huì)人員表、會(huì)議議程、各組名單（分派到各組長(zhǎng)手上，負(fù)責(zé)會(huì)議和活動(dòng)前的點(diǎn)名）、座次表、餐卷、會(huì)議橫幅、會(huì)議背景PPT、房間號(hào)碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料。（各文件具體形式如附件）2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程2.1、會(huì)議的計(jì)劃：

1）確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。

2）確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3）決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員（會(huì)務(wù)組），必要時(shí)成立籌備組。2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。1）議程表：

將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。2）日程表與作息時(shí)間表。

按兩天時(shí)間訂出日程表和作息時(shí)間表。2.3、會(huì)議成本預(yù)算：

會(huì)議的成本場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿旨+活動(dòng)費(fèi)。2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。

1）開幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等

2）會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。

2.5、發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。

1）會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。2）回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。

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2.6、會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：

1）會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。2）主席臺(tái)席位。

第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低，前排為主、后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。3）會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全、如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。2.7、其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。二、

會(huì)議期間工作

1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：簽到表、會(huì)務(wù)發(fā)放表、考勤表。2、會(huì)議期間的工作流程

2.1、在機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。2.3、會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：2.4、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

2.5、專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等）。

2.6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

2.7、協(xié)助會(huì)議期間的交通工具的安排。

2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)

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事件能以最短的時(shí)間解決。三、

會(huì)議后續(xù)工作

1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、

會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。2、會(huì)議后的工作流程

2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總、總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

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