采購跟單

采購員工作流程

i進貨訂單

"進貨訂單"是進貨業(yè)務(wù)的起點。

在企業(yè)的日常運作過程中，經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營狀況制訂進貨計劃，在本軟件中以輸入一張進貨訂單實現(xiàn)。

ii進貨開票

當進貨業(yè)務(wù)發(fā)生時，需要做一張"進貨單"。

進貨業(yè)務(wù)有兩種類型，訂單類進貨和非訂單類進貨；訂單類進貨業(yè)務(wù)通過獲取進貨訂單來進行開進貨票；非訂單類進貨業(yè)務(wù)，直接開進貨單。

"進貨單"存盤后生成一張"未審核進貨單"；

只"保存"不"審核"的"進貨單"不增加商品庫存；

只有經(jīng)過審核的"進貨單"才增加商品庫存，同時增加"應(yīng)付賬款"；

在進貨開票時可以選擇"最近進價"或"進貨價"作為缺省進貨單價；

在開進貨單的同時允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。

iii進貨審核

進貨單保存后生成一張"未審核進貨單"。

"未審核進貨單"通過"進貨審核"便成為"已審核進貨單"。

"進貨審核"使商品的庫存數(shù)量增加，同時增加"應(yīng)付賬款"。

iv進貨退回

本模塊可以實現(xiàn)對進貨退回單的管理和控制。

本模塊可以處理"原單進貨退回"和"非原單進貨退回"。

"進貨退回"將減少庫存數(shù)量。

v進貨結(jié)算

采購員工作流程

"進貨結(jié)算"模塊可以對已審核的但未結(jié)算清的進貨單進行結(jié)算。

"進貨結(jié)算"的結(jié)果使"應(yīng)付賬款"減少。

vi預(yù)付款管理

在進貨業(yè)務(wù)中，有些需要提前預(yù)付定金，本模塊便可實現(xiàn)該功能。

做進貨結(jié)算時，可以用預(yù)付款沖抵應(yīng)付款。

當"進貨結(jié)算單"上的"付款總額"大于"付款合計"時，系統(tǒng)自動將余款轉(zhuǎn)為預(yù)付款。

預(yù)付款應(yīng)可輸負數(shù)。buyer.top-sales.com.cn

采購部工作流程與管理制度1、總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進行考核和管理。

2、采購部經(jīng)理職責：

1)負責組織公司所銷售產(chǎn)品的采購。

2)對庫房的管理工作負責。

3)做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。

4)幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。

5)對本部門員工制度執(zhí)行情況負責。

6)對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)負責。

7)對員工進行嚴格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議。

8)嚴格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理負責。責任到人，發(fā)現(xiàn)問

采購員工作流程

題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎懲建議。

9)負責制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

3、庫管員職責：

1)早盤查（點貨備發(fā)）、晚清帳（當日工作當日完）。

2)提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態(tài)，即時登報信息，直至合同完成、存檔。

3)負責庫房日常管理事務(wù)。

4)檢查庫存產(chǎn)品狀況。

5)按規(guī)定收發(fā)物料。

6)物料進庫儲位的籌劃與排放，

7)填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。

8)配合盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。

9)物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。

10)對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。

11)維護和管理搬運工具。

4、流程：

1)采購流程：

A收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單

B審批確認

C詢價、比價

D采購部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請示）

采購員工作流程

E簽訂采購合同

F復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

2)付款流程：

A在ERP內(nèi)錄入付款申請單

B采購部經(jīng)理審核

C副總經(jīng)理審批

D財務(wù)部付款。

3)收貨流程：A直發(fā)：

a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

b.供貨方傳真提貨單

c.通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨

d.銷售部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認

e.采購員辦理入庫手續(xù)

f.銷售部內(nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)B轉(zhuǎn)發(fā)：

a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨

b.供貨方傳真或郵寄提貨單

c.通知辦公室相關(guān)人員提貨

d.提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)

e.采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續(xù)

4)收進項發(fā)票流程：

a.催供貨方開具發(fā)票

b.核對開票內(nèi)容

c.錄入ERP

d.將發(fā)票交財務(wù)部簽收。

5)出庫流程：

a.庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請

b.庫管員備貨并復(fù)核

c.交辦公室發(fā)貨

d.辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤

5、采購管理制度：

1)建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。

2)建立、建全比價制度，保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價廉。

3)建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務(wù)管理表。

4)每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結(jié)，并提出本周用款計劃。

5)簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤

6)所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。

7)采購部負責所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。驗貨完畢后，及時按

操作規(guī)程準確登錄ERP。

8)采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊

9)違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。6、庫房管理制度：

1)庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

2)保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。

3)所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號合理存放。

4)任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。

5)保證貨物完整出庫、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時、準確出庫。

6)接到出庫申請后根據(jù)合同內(nèi)容進行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫。

7)出庫返回單，應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管（需方簽字）。

8)對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、退回時間。退回后應(yīng)妥善保管。

9)庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結(jié)果在次日報副總經(jīng)理。

10)違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

擴展閱讀：采購跟單業(yè)務(wù)管理規(guī)定

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管理規(guī)定

文件名稱:采購跟單業(yè)務(wù)管理規(guī)定

文件編號:TX-C.05.01版本:A

頁碼:第1頁共7頁

生效日期:201*年12月01日

本文件為TCL空調(diào)器（中山）有限公司所有，未經(jīng)許可任何人不得翻印,紙介文件在蓋上紅色受控印章后方為有效！

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文件修訂、批準頁

修訂記錄：

版本修訂日期修訂（內(nèi)容）說明文件審批：編制/日期：馮潔、黃麗華品管部體系管理標準化審查/日期：周鴻部門審核/日期：張曉引其他部門會簽：李國平批準：劉越斌

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1．0目的

1．1規(guī)范采購跟單業(yè)務(wù)及其相關(guān)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)操作流程；1．2規(guī)范庫存物料變更及庫存物料控制流程；1．3適應(yīng)SCM系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作方式。

2．0范圍

2．1本規(guī)定適用于TCL空調(diào)器(中山)有限公司采購部采購跟單主業(yè)務(wù)的控制管理。3．0定義

3．1長線物料：物料采購周期超過周滾動計劃提前期；3．2短線物料：物料采購周期在周滾動計劃提前期之內(nèi)；3．3采購周期：從下采購請購單至物料回廠之間的時間段。

4．0職責

4．1內(nèi)銷計劃部提供《XX年XX周滾動生產(chǎn)計劃》；

4．2海外中心計劃科提供長線物料的滾動計劃和出口機要貨計劃；

4．3設(shè)計開發(fā)部編制標準BOM，技術(shù)工藝部根據(jù)標準BOM編制對應(yīng)的制造BOM；

4．4制造部生管課負責于SCM系統(tǒng)中編制周滾動計劃、周包裝作業(yè)計劃、小批試制生產(chǎn)訂單、

生產(chǎn)計劃更改；

4．5制造部兩器課負責于SCM系統(tǒng)中編制兩器生產(chǎn)訂單；

4．6設(shè)計開發(fā)部提供小批試制通知單，由制造生管課錄入SCM系統(tǒng)；4．7采購課采購員負責按采購流程進行采購作業(yè)及回料交期和數(shù)量的跟進；

4．8采購課物控計劃負責庫存分析及控制、采購請購單的校對，并與銷售部門溝通，作好長線

物料及其它緊缺物料的備貨控制；

4．9制造部倉庫管理課負責物料入庫和出庫作業(yè)管理；

5．0流程與規(guī)范

5．1采購跟單業(yè)務(wù)操作流程與規(guī)范5．1.1長線物料采購業(yè)務(wù)規(guī)范

5．1.1.1內(nèi)銷計劃部須按規(guī)定時間提供下月度四周滾動計劃，外銷計劃科須于每月的10號

或之前提供下月度的緊缺長線物料（如壓縮機等）滾動需求計劃（N月10號提供N+1月四周滾動計劃）；

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5．1.1.2壓縮機采購根據(jù)審批后的“年度生產(chǎn)大綱”、“四周滾動計劃”按其相應(yīng)的供貨周

期提前下達月需求采購訂單，每月再根據(jù)“周包裝計劃”實際生產(chǎn)數(shù)量進行調(diào)整訂購數(shù)量和交期；

5．1.1.3銅管、鋁箔、輔料根據(jù)“四周滾動計劃”，由相關(guān)采購員于每月18號前下達下月

的整月需求采購計劃，物控計劃校對、采購課長審核后，采購員根據(jù)采購計劃下達手工采購訂單，并每周根據(jù)“周包裝計劃”進行調(diào)整訂購；

5．1.2短線物料采購業(yè)務(wù)規(guī)范

5．1.2.1總裝正常批次物料：制造部生管課須按“周包裝計劃”每周二12：00前在SCM

系統(tǒng)中下達第N+2周周包裝作業(yè)計劃，采購員于每周二22：00前根據(jù)SCM系統(tǒng)采購建議下達請購單，經(jīng)物控計劃校對后下達采購訂單，采購周期（包含提前期1天、檢驗周期1天和下單周期1天，共3天）需≥12天（示意圖如下）；

5．1.2.2兩器物料：兩器排程計劃下達必須在生管課包裝計劃下達后第二天中午12：00前完成流程審核，兩器排程若有變更必須于當天20：00前完成�？傃b物料的回料期為9

天，即比包裝計劃提前二天回料；對兩器物料，端板回料期為5天，其余兩器物料回料期為6天；

5．1.2.3小批試制物料：制造部生管課根據(jù)設(shè)計開發(fā)部《小批試制通知單》直接錄入SCM系統(tǒng)，生產(chǎn)時間按采購會簽時間給定；

5．1.2.4提前備貨物料：因采購環(huán)境的變動，造成短線物料采購周期超出周滾動計劃提前期由采購員根據(jù)周滾動計劃或出口機要貨計劃的機型編制相應(yīng)物料的備貨計劃，格式見備貨通知表格1-1，物控計劃員根據(jù)物料屬性和相關(guān)預(yù)測數(shù)據(jù)信息校對備料計劃；5．1.2.5補充條例：

5．1.2.5.1返包機/包修機的物料申購按照《物料申購管理規(guī)定》相關(guān)要求進行處理；5．1.2.5.2因各種原因需補訂物料的，具體申購要求見《物料申購管理規(guī)定》；

5．1.2.5.3采購請購量計算公式為：訂量=批量*單量*（1+損耗百分率）+安全庫存（A）-4下達請購單及采購訂單1天總裝物料采購周期≥12天

9天總裝物料回料期端板5天，其余物料6天兩器物料回料期檢驗期提前期1天1天TCL空調(diào)器(中山)有限公司體系文件

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在途量-可用庫存，但結(jié)果須大于等于最小訂購量（Min）和小于等于最大訂購量（Max）；5．1.2.5.4SCM系統(tǒng)中的“安全庫存量”由制造部提出，采購部會簽后維護到系統(tǒng)，“最小

訂購量”、通用物料“采購批量”由采購部各采購員提出申請，采購部物控計劃校對審批后維護到系統(tǒng)；

5．1.2.5.5正常物料請購單直接由物控計劃員校對后生效，采購訂單須經(jīng)采購課課長批準生

效，物料采購變更訂單須采購課課長審批生效。

5．1.2.5.6物料供應(yīng)異常情況，需及時填寫反饋，格式見物料信息反饋單表格1-2，制造部生

管課會簽后根據(jù)確認后的交貨期調(diào)整相應(yīng)生產(chǎn)計劃，供應(yīng)鏈管理課會簽作為考核供應(yīng)商依據(jù)。

5．2物料控制流程和規(guī)范

5．2.1因設(shè)計、工藝變更造成的制品，由技術(shù)部門給出相應(yīng)處理方案，因計劃變更造成制品

由計劃部門負責在后續(xù)計劃中協(xié)調(diào)處理，制造部物控員做好記錄和跟蹤，每月發(fā)出一份制品統(tǒng)計表；

5．2.2制造部物控員根據(jù)“變更通知單”中的設(shè)計處理方案和庫存對變更所造的制品給出處

理意見，倉庫根據(jù)制品處理意見對制品進行處理。對于報廢、呆滯、用于特定機型或批次當中的物料首先必須做相應(yīng)的移位處理，即貨位的相關(guān)移動。

5．2.3合格狀態(tài)物料，因變更或其它某種原因致使不能使用，設(shè)計開發(fā)部或技術(shù)工藝部必須

通過“變更通知單”或技術(shù)、工藝通知單對庫存進行處理和說明。倉庫管理課進行相應(yīng)的移貨位處理，采購員根據(jù)技術(shù)文件進行補采購作業(yè)；5．2.4采購部物控計劃負責對以上各點操作進行跟蹤、監(jiān)控。

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6．0工作流程圖

采購跟單主業(yè)務(wù)流程內(nèi)銷計劃部/外銷計劃科制造部設(shè)計開發(fā)部技術(shù)工藝部采購部采購課采購部供應(yīng)鏈管理課年度生產(chǎn)大綱存檔、傳遞長線緊缺物料產(chǎn)銷平衡流程根據(jù)供應(yīng)市場情況制定“年度訂購計劃”，并報部長批準和公司領(lǐng)導(dǎo)終批1、壓縮機、輔料、銅管、鋁箔長線物料月度需求采購計劃及采購訂單2、短線物料備貨計劃演變周滾動生產(chǎn)計劃周包裝計劃無BOM編制標準BOM編制制造BOM根據(jù)包裝計劃調(diào)整長線物料及備貨物料采購有BOM采購流程在SCM系統(tǒng)下達周包裝計劃及兩器生產(chǎn)計劃下達短線物料請購單及采購訂單出口機要貨計劃出口機合同評審演變出口機預(yù)測滾動需求計劃確定、存檔、傳遞TCL空調(diào)器(中山)有限公司體系文件

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7．0相關(guān)數(shù)據(jù)及表格

7．1備貨通知表1-17．2物料信息反饋單1-2

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采購備貨通知單

供貨廠家：序號物料代碼123物料名稱備貨數(shù)量交貨時間備貨原因備注：具體數(shù)量和交貨日期以訂單為準，若有疑問請與TCL空調(diào)器中山采購課聯(lián)系.TEL：FAX：3134977

通知日期：編制：審核：批準：

物料信息反饋單

序號機型/物料名稱數(shù)量批次號下單日期訂單號供應(yīng)商訂單交貨日廠家回計劃生備注復(fù)交期產(chǎn)日期原因分析及解決方案生產(chǎn)部意見供應(yīng)商管理課意見

8．0相關(guān)術(shù)語

8．1周滾動生產(chǎn)計劃；8．2周包裝計劃；8．3出口機要貨計劃；8．4凍結(jié)貨位；

8．5

可用貨位。

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