關(guān)于新形式下高�；�建檔案管理工作的創(chuàng)新

論文摘要：高校基建檔案是高校重要的檔案資源，是學(xué)�；�本建設(shè)活動中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從高�；�建檔案的重要性入手，介紹了高�；�建檔案的內(nèi)容、作用及其特點，分析了高�；�建檔案管理存在的問題，提出了幾點可實施的建議。論文關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;管理;對策

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，高校的基本建設(shè)進入了高速發(fā)展時期，隨之而來的是高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上，每個建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個億或十幾個億投入到學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校投入大量的資金建設(shè)教學(xué)、實驗、辦公、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量有保存價值的基建檔案資料，高�；�建工程檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅是高�；�建工作真實記錄，而且是以后高校發(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴建、維修的重要依據(jù)。它記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，其實際保存價值應(yīng)該受到重視。

高�；�建部門工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機關(guān)和其他有關(guān)部門，但建設(shè)單位作為工程項目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設(shè)缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據(jù)，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展，為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供參考和歷史記錄，也對學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據(jù);為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天更有利于將來，是高校一筆寶貴的物質(zhì)財富。

從現(xiàn)在高�；�建管理檔案來看，高�；�建部門現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

一、高�；�建檔案的主要內(nèi)容和特點

高校基建檔案作為高校建設(shè)活動中形成的第一手材料，是高�；�本建設(shè)圖紙、文字記錄、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料�；�建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設(shè)活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)，從立項準(zhǔn)備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項目檔案資料包括了工程項目每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點是：(一)專業(yè)性

是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。(二)成套性

是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。(三)現(xiàn)實性

是指檔案有很強的現(xiàn)實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價值。(四)周期長

主要是檔案要收集從項目的立項、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工驗收、結(jié)算等多個階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項目竣工結(jié)算才能完結(jié)，持續(xù)時間長，一般為1-2年，大型項目2年或更長時間，時間跨度不可預(yù)見。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的。二、高�；�建檔案管理的意義(一)記錄高校建設(shè)歷史

基建檔案承載了高校基本建設(shè)大量的信息，它真實地記載了學(xué)校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計、招投標(biāo)、施工以及使用過程中的維護等實際經(jīng)過的詳細資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。(二)對高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用

完整系統(tǒng)的基建檔案會給后來的建設(shè)者提供翔實的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設(shè)計工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計承載7層的荷載，當(dāng)時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計圖紙直接施工。(三)在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用

檔案的信息價值不僅是項目建設(shè)歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備這樣的特征，可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計檔案已經(jīng)過實踐的考驗，通用性很強的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時間，而且還能節(jié)省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設(shè)項目的經(jīng)濟效益。

三、高校基建檔案管理存在的問題(一)檔案資料收集不齊全

基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個部門、施工程序復(fù)雜、時間跨度大，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設(shè)的各個主體單位，只重視工程進度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實反映施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)。例如建設(shè)單位在施工時不慎將地下管道挖斷的事經(jīng)常發(fā)生，不是因為技術(shù)人員不懂業(yè)務(wù)而是沒有反應(yīng)施工現(xiàn)場的真實記載資料可以參考。好多學(xué)校地下管網(wǎng)經(jīng)過多年的建設(shè)后，逐步豐富和錯亂起來，自來水管線、天然氣管線、電纜管線、暖氣管線、雨污水管線等相互交錯形成一個蜘蛛網(wǎng)，到最后沒有一套完整的綜合所有專業(yè)的管網(wǎng)圖。建設(shè)歷史悠久的學(xué)校，管網(wǎng)圖成了某些技術(shù)人員腦子里的記憶，隨用隨想，時間久了，當(dāng)年的現(xiàn)場技術(shù)人員退休后，這樣的記憶信息就丟失了，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。(二)檔案資料編制質(zhì)量不高

大多數(shù)高校對基建檔案的管理沒有嚴格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識較差的現(xiàn)象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求�？⒐�圖是工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣，它是真實、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。多數(shù)竣工圖沒有按實際施工程序進行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數(shù)據(jù)誤差是一定的;竣工圖紙上相關(guān)責(zé)任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。(三)檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性

施工過程中臨時發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識別數(shù)據(jù)可靠性。(四)檔案資料使用手段有待更新

傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前高�；�建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救;另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。四、加強基建檔案管理的措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵

學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及工程管理人員應(yīng)充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)加強檔案建設(shè)意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。(二)增強學(xué)�；�建部門收集檔案的責(zé)任感

只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學(xué)校要建立以基建處為責(zé)任主體的組織機構(gòu)，明確基建檔案管理人員�；�建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)有專門負責(zé)人分管此項工作，并有專職檔案員負責(zé)收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行;工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

(三)加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平

檔案管理部門應(yīng)有針對性地加強基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，領(lǐng)會現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識，更要熟悉工程項目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。(免費看電影tang)

(四)明確職責(zé)、及時收集，確保檔案工作有效落實

工程項目施工過程中，高�；�建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時查驗、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時反饋給甲方工地代表，確保基建工程竣工檔案是準(zhǔn)確的第一手資料。(五)逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理

隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高�；�建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進的應(yīng)用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計算機信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、網(wǎng)絡(luò)化運用的技術(shù)。設(shè)計單位提供的設(shè)計成果除紙質(zhì)的藍圖還要有電子版圖紙;施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙;與建設(shè)有關(guān)的文件進行電子存檔，建立電子目錄。建筑項目的相關(guān)信息如工程名稱、立項批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計決算價、交付使用時間、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時可以直接檢索、統(tǒng)計和查閱，同時可以實現(xiàn)遠距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

擴展閱讀：試析新形勢下如何做好高校檔案管理工作

試析新形勢下如何做好高校檔案管理工作

摘要：隨著高校教學(xué)和科研活動增加，以及高校管理工作進一步細化，目前需要歸檔的資料越來越多，包括學(xué)生戶籍資料、教學(xué)資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。同時面對快速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，如何實現(xiàn)高校檔案的高效、規(guī)范化管理成為檔案管理部門需要解決的問題。本文簡單介紹了高校檔案管理的重要意義以及當(dāng)前面臨的問題，最后提出了一些檔案管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化一、高校檔案管理的重要意義

首先，高校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動，對學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點和規(guī)律，對于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評價學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)�？傊�，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個階段的成長歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。隨著課改的深入進行，高校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點：一是學(xué)校教學(xué)活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對學(xué)生實習(xí)、學(xué)生實訓(xùn)、實驗室管理、學(xué)生社會實踐等內(nèi)容，這些反映教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)輔導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。高校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現(xiàn)在由于學(xué)校各項教學(xué)活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學(xué)校科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合�，F(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。二、高校檔案管理存在的問題

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