信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為進一步規(guī)范全省信貸業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護和利用信貸業(yè)務(wù)檔案，防范信貸風險，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合全省農(nóng)村信用社實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等資料。主要由客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信用社信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循“明確職責、科學(xué)管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本原則。

第四條信貸業(yè)務(wù)部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。

第五條各級信貸管理部門都要設(shè)置信貸業(yè)務(wù)檔案管理崗位，指定專人負責信貸業(yè)務(wù)檔案的審核、整理、保管、移交等工作，檔案管理人員可兼職。

第六條檔案管理人員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均要嚴格執(zhí)行保密制度。第七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作接受上級信貸部門、檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員職責

第八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員的職責

（一）嚴格執(zhí)行國家政策和法律法規(guī)，認真學(xué)習和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；

（二）負責收集、整理和保管信貸業(yè)務(wù)檔案資料；

（三）對已超過保管期限的檔案進行鑒定，按程序?qū)Τ�過保存期限和無保存價值的檔案進行銷毀；

（四）辦理檔案借閱登記手續(xù)，負責檔案利用工作。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的收集整理和歸檔管理

第九條分支機構(gòu)信貸內(nèi)勤人員負責收集信貸業(yè)務(wù)檔案資料。每筆業(yè)務(wù)終了，由信貸人員（客戶經(jīng)理）向信貸內(nèi)勤辦理檔案交接，同時登記“信貸檔案保管交接登記簿”。信貸內(nèi)勤負責審查信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)規(guī)定，資料是否齊全完整；對于不符合規(guī)定的，退信貸人員（客戶經(jīng)理）。

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理。

（一）檔案資料中的企業(yè)借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規(guī)格，其他需要保管的資料均要提供A4紙樣式，用打號機打印頁碼并固定后歸入檔案盒。

（二）檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄，目錄列示的內(nèi)容必須與檔案盒中保管的信貸檔案資料內(nèi)容相一致。

（三）對破損的資料應(yīng)進行托裱、修補，字跡易擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并保管。第十一條對法人客戶新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案資料，實行統(tǒng)一管理、集中保管，公司各部門的信貸業(yè)務(wù)檔案，要隨發(fā)生隨移交。存量貸款資料按照屬地管理原則，暫由貸款主辦社保管；非法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案資料按照信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)限，實行“誰審批，誰保管”，由最終審批部門相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員集中保管。

第十二條公司應(yīng)建立健全信貸資料的立卷歸檔制度，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員對年度內(nèi)辦理完畢的具有保存價值的檔案資料搜集齊全，分類整理，立案歸檔。

第十三條檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點和工作需要，對信貸業(yè)務(wù)檔案資料進行立卷分類。

（一）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：

1．權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。

2．要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件。

3．管理類：客戶的基本資料。

4．保全類：信貸資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料。5．綜合類：公司內(nèi)部管理資料。

權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響公司權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件。主管信貸員（客戶經(jīng)理）要將復(fù)印件與原件核實，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。（二）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的建立實行一戶一檔、一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個項目）的檔案設(shè)為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆）。每個客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。

權(quán)證類檔案存放區(qū)域為權(quán)證區(qū)，其中有價單據(jù)必須存放于金庫，執(zhí)行中借據(jù)由會計部門集中入庫保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，必須雙人、雙鎖保管。

綜合類檔案存放區(qū)域為綜合區(qū)。

對農(nóng)戶（個體工商戶）貸款，要根據(jù)貸款額度大小，對一定數(shù)額以下的農(nóng)戶（個體工商戶）的信貸業(yè)務(wù)檔案資料按村（市場）或按照信貸人員（客戶經(jīng)理）服務(wù)范圍建檔。（三）各類檔案的主要內(nèi)容：

1．權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評估報告和作價依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險單，抵押（質(zhì)押）公證書（客戶辦理的要收集）等。

2．要件類檔案包括：信用等級評定報告及授信資料，客戶信貸業(yè)務(wù)申請書，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表，貸審會會議紀要，上級管理部門審批（咨詢）意見，貸款意向書，貸款承諾函，信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函，到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告，企業(yè)經(jīng)營活動分析報告，保證金進帳證明材料，貸款五級分類認定表（季度），以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

3．管理類檔案包括：借款人的基本資料和擔保人的基本資料。主要有《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件，《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件，《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件，《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件，《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件，《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件，貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復(fù)印件等。

自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

4．保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料；企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等；呆壞賬核銷的相關(guān)資料。

5．綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報告，調(diào)查檢查報告，審計稽核報告等。第十四條立卷歸檔的基本要求：（一）遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同保管價值，以便于保管和利用；

（二）歸檔的檔案資料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)要齊全完整；

（三）在歸檔資料中，應(yīng)將每份資料的正件與附件、復(fù)印件與原稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷，同時按照批復(fù)在前、請示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后的順序要求辦理資料歸檔；

（四）不同年度的檔案資料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的，放在請示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；

（五）卷內(nèi)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁碼和卷號，統(tǒng)一在每頁正面的右上角填寫頁碼；

（六）卷內(nèi)資料要去掉金屬物，對破損的資料應(yīng)進行托裱、修補，字跡易擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)使用標準的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報表等，應(yīng)使用標準的報表封面、封底，用細線裝訂；（七）按規(guī)定逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》，卷內(nèi)資料需要說明的事項，應(yīng)逐件填寫《卷內(nèi)備考表》并將其放在卷尾，案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，要用毛筆或碳素墨水書寫，字跡要工整、清晰。第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照不同的保管期限進行保管。有信貸關(guān)系的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管；結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案，從該客戶與公司的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年起，保管五年。

第四章檔案的保管、調(diào)閱、交接和銷毀

第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案必須有專用庫房和柜架保管，庫房、柜架要堅固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。庫房內(nèi)不能存放與信貸業(yè)務(wù)檔案無關(guān)的物品，要定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保資料安全。第十七條建立檔案的查閱與調(diào)閱制度。信貸業(yè)務(wù)檔案一律不準外借，以防丟失和泄密。（一）內(nèi)部調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具借條，經(jīng)信貸負責人或分管部門經(jīng)理批準，并登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”。調(diào)閱的信貸業(yè)務(wù)檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復(fù)制或拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）公安、紀檢、司法等部門處理案件，需查閱檔案時，必須持有縣以上主管部門的正式公文介紹信，經(jīng)分管部門經(jīng)理批準方可查閱。查閱時，檔案管理人員必須在場陪同，不準將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關(guān)證據(jù)和資料時，需經(jīng)分管部門經(jīng)理同意后方可抄錄和復(fù)制，但嚴禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關(guān)情況在案卷封底作詳細記錄，同時登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”，由信貸負責人、分管部門經(jīng)理和檔案管理人員共同簽章，以備查考。第十八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)信貸人員調(diào)離時，對經(jīng)管的有關(guān)檔案資料（包括年內(nèi)臨時保管的文件資料），要逐件填寫交接清單，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責任，確保信貸業(yè)務(wù)檔案資料的完整。

第十九條檔案保管期滿后應(yīng)進行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。

（一）銷毀前的整理。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由公司主管部門會同檔案管理人員共同鑒定。銷毀前必須嚴格進行整理和審閱，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)合同及有關(guān)資料，應(yīng)單獨抽出，另行立卷保管到債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。（二）檔案銷毀的審批。對需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)編制“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清單”，一式三份報公司檔案管理部門審查，審查同意后，核發(fā)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準單”，通知相關(guān)分支機構(gòu)。

（三）檔案銷毀。信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀工作由公司上級部門統(tǒng)一辦理，各部門檔案管理人員根據(jù)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準單”，將已核準銷毀的檔案資料報送上級管理部門，公司指定專人（兩人以上）負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)認真進行檢查核對，并在銷毀清單上簽字，將檔案清單入檔保管。銷毀檔案應(yīng)在指定地點進行，銷毀時應(yīng)注意安全和保密，嚴防散失。所有確定銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，不得作廢紙出售。

第五章罰則

第二十條公司有關(guān)工作人員在信貸業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、交接、調(diào)閱和銷毀等過程中有違反本辦法行為的，按照有關(guān)規(guī)定，對責任人進行處理；觸犯刑律的，移交司法機關(guān)處理。

第六章附則

第二十一條本辦法由xx小額貸款公司制定、解釋和修改。第二十二條本辦法自發(fā)行之日起施行。

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貸款業(yè)務(wù)檔案管理辦法（草案）

第一章總則

第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)公司章程、貸款管理制度等規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：

（一）集中統(tǒng)一管理原則。法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，如評級、授信、審查、審批、貸后管理等相關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案收集和整理集中到公司綜合檔案部門統(tǒng)一管理。權(quán)證類檔案原件應(yīng)存放在會計部門專門保險柜中。

（二）及時完整、真實有效原則。業(yè)務(wù)管理部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責；公司各部門應(yīng)在年末30個工作日內(nèi)將信貸業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一交檔案庫保管。

（三）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和借款企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

（四）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是公司綜合檔案管理體系的一部分，公司各部門應(yīng)配合綜合檔案部門對客戶信貸業(yè)務(wù)檔案進行集中統(tǒng)一管理，做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責第四條公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實人員統(tǒng)一管理。公司設(shè)立專門的信貸檔案管理庫，配備專門人員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。檔案資料包括公司信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向監(jiān)管當局報備報批材料及監(jiān)管當局信貸批復(fù)、文件等。

第五條業(yè)務(wù)崗位職責。業(yè)務(wù)崗負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當日移交會計部門專門保險柜管理，納入表外科目核算。

第六條信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，業(yè)務(wù)管理部門負責收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)管理部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條不良貸款按規(guī)定移交給風險管理部門或其他專業(yè)不良貸款管理部門后，由該部門履行客戶檔案管理職責。

第八條業(yè)務(wù)檔案管理員職責。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第九條信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：

1、權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處權(quán)的要件；2、要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

3、管理類：法人客戶的基本資料；

4、保全類：貸后管理及資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料；5、綜合類：公司內(nèi)部管理資料。

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個項目）的檔案設(shè)為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條權(quán)證類檔案包括：抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證的復(fù)印件（原件入會計部門專門保險柜保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權(quán)機關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。第十二條要件類檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、信貸審批委員會貸款批準意見；

（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料；

（三）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)項目立項的批文及可行性研究報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國有土地使用證、地價款繳納憑證復(fù)印件、施工許可證、房屋預(yù)售許可證、合作項目提供的合作開發(fā)合同等復(fù)印件以及項目竣工后的工程決算報告等。

第十三條管理類檔案包括：

1、借款人和擔保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、事業(yè)法人證書復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前許可證明復(fù)印件；

有貸款卡的需提交貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料；

法定代表人、負責人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；

企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復(fù)印件等。

2、專業(yè)擔保機構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔保基金已存入公司在指定銀行設(shè)立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。

3、以保證保險為擔保的還應(yīng)包括保險監(jiān)督管理機構(gòu)同意保險人開辦保證保險業(yè)務(wù)的批文、投保人已全額投保保證保險并一次性繳清全部保費的證明文件。

4、自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第十四條保全類檔案包括：

1、經(jīng)營主責任人、管戶主責任人、風險監(jiān)控主責任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。2、貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔保人的各期財務(wù)報表；《貸后管理檢查表(按客戶)》及所附專題報告說明等。3、按規(guī)定復(fù)測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風險分類資料。4、《風險預(yù)警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風險客戶退出方案。

5、信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔保人同意擔保展期的書面證明，承貸社信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

6、有問題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相關(guān)認定資料；事實風險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

7、信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評價報告。

8、信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。第十五條綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。

第十六條本節(jié)規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各聯(lián)社檔案管理中的主要內(nèi)容，但不限于此。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案可存放復(fù)印件。所有復(fù)印件在不影響信用社權(quán)益的前提下，經(jīng)主管信貸員（客戶經(jīng)理）將復(fù)印件與原件核實后，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。

第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理第十七條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序�？蛻艋�本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。

2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務(wù)、個人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。

5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級社直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級社貸審會審議、下級社經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，本級社信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

第十八條縣級、市級聯(lián)社（辦事處）經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料和省聯(lián)社需保管的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，由本級信用社經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)發(fā)生后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社信貸管理部門負責信貸業(yè)務(wù)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人員對信貸業(yè)務(wù)原始資料進行排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認。本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級聯(lián)社檔案管理人員入庫。

第十九條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務(wù)報表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級綜合檔案部門。

第二十條信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。各級信用社要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，信用社應(yīng)有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案，一律不得外借。

第二十一條檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照當?shù)卣�府檔案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)。檔案庫應(yīng)配相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。第二十二條檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結(jié)果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。第二十三條信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管聯(lián)社主管信貸管理部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責人。

政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。

第五章附則

第二十五條本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十六條以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當簡化。各市州聯(lián)社（辦事處）可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實施細則，并報省聯(lián)社備案。

第二十七條各級（辦事處）聯(lián)社在未建立貸后監(jiān)督檢查部門之前，法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸管理部門負責整理、審核，并直接移交綜合檔案部門。

第二十八條本辦法由公司負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。

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