學術會議的組織程序及籌備細節(jié)

學術會議的組織程序及籌備細節(jié)

我從1998年參與全國中西醫(yī)結合肝病學術會議和全國中醫(yī)肝膽病學術會議的籌備工作，至今已十年有余，對于會議的會前準備、會場組織及會后安排等有一些體會，在此簡要介紹以方便于后來者。

一、會前準備

1.擬定會議計劃：①擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等（常常由總會在前一年11月份前后征求各分會意見確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）和贊助商；②確定會議日期、日程及議程及預備會議內(nèi)容（如委員會議、換屆選舉會議等）；③排出會議作息時間及注意事項；④做出會議經(jīng)費預算和籌資方案；⑤成立會務組，明確會務分工。

2.發(fā)出會議通知：①會議征稿(各委員、委員單位、雜志社)；②第一輪通知（告知會議具體時間、地點、學術委員會名單、演講專家及講題等）；③正式通知及回執(zhí)（包括會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程票預訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準備等等）。

3.準備會議材料：①會議審稿，確定大會發(fā)言名單；②編輯出版論文集（包括投稿論文、講座論文、會議日程、贊助商致謝、廣告等；③確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；④編印會議指南（包括會議日程、代表須知等）；⑤準備會議紀要和通訊錄。

4.準備會議標識：①代表證；②會場背景幕布、會標（賓館門口）、指引標志（會議和就餐）、海報、會議日程（報到處）等；③參展商的展覽布置（宣傳標語、廣告牌、充氣拱門等）；④壁報。

5.安排會議生活：①預定交通工具；②預訂賓館，安排住宿、餐飲、會場；③聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動；④確定財務、接待、保衛(wèi)人員；⑤安排茶歇和娛樂活動。

6.選定布置會場：①排定會議座次；②布置環(huán)境；③檢查并配置電化設備；④展臺安排。二、會議接待

1.會議報到：①接站；②填寫報到單；③分發(fā)會議材料，安排住宿；④收取代表費用；⑤通知有關事項。

2.會場組織：①檢查會議設備；②接待嘉賓；③保證會議主持人、發(fā)言人到位；④調(diào)動與會者提問和討論；⑤會議記錄；⑥評選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報。

3.會議生活服務：①及時定購代表回程票；②印刷并分發(fā)會議代表通訊錄；③檢查住房設施；④征求膳食意見；⑤保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。

三、會后安排

1.整理會議文件：①整理會議記錄；②形成會議決定（簡報、紀要）；③寫總結向上級匯報情況或發(fā)布；④將會議材料分類、立卷、歸檔；⑤向總會和情報信息單位提交論文集。

2.送別會議代表：①分發(fā)回程票；②結清會議費用；③根據(jù)返程時間安排車輛；④發(fā)放會議學分、照片和通訊錄。3.會后工作：①結算會議開支費用；②歸還會議所借物品。召開學術會議最重要的環(huán)節(jié)是征集論文，這是學術會議水平和質(zhì)量的基本保障。學術論文的征集通知應至少在開會前6個月或更早一些時間發(fā)出。國際會議一般要在12個月之前發(fā)送通知。通知中要寫清楚學術會議的目的意義、會議主題、論文議題、論文選錄標準、論文報送時間、論文格式體例，以及開會時間、地點等內(nèi)容，以便投稿和確定參會否。同時還要根據(jù)會議需要，選定一些專家或學者進行專題講座。

學術會議的主體是與會代表，組織好代表是開好會議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會議一般規(guī)范較小（因為會議頻繁），參會代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過廠家或公司特邀一些專業(yè)人員參會，盡量保證會場人員。特別是會議選擇在風景區(qū)，往往開幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無幾，成為典型的虎頭蛇尾。

學術會議的順利召開，往往取決于一些必不可少細節(jié)方面的充分準備。如會議地點應盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強或與會議研討內(nèi)容相關的地區(qū)，最好在當?shù)赜幸劳袉挝�。會場的布置，包括主席臺的設置、橫幅標語、背景幕布、桌簽的擺放、投影設備的安裝使用、茶水服務、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準備的學術會議，一定要按期召開。會議期間應當就討論的主題進行廣泛深入的研討。學術會議要安排緊湊，緊扣主題，對會上所作的大會報告和宣讀的主要論文，要圍繞重點議題認真組織評議，通過討論力求解決一些理論問題和實際問題。要貫徹“雙百”方針，倡導學術民主，提倡各種不同學術觀點的碰撞，對與會者應一視同仁，努力營造學術自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學術會議的資深專家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關部門進行舉薦，使優(yōu)秀人才更好地成長。學術會議期間，除進行學術討論外，還要根據(jù)情況，組織專家針對科學發(fā)展問題（如診療規(guī)范、共識等）提出意見和建議。在會議的形式上，也要力求多樣化，要靈活采用大會報告、墻報、辯論會、學術沙龍、設問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學術會議形式，營造學術會議的寬松氛圍，提高交流成效。

擴展閱讀：學術會議策劃

學術會議的組織程序及籌備細節(jié)

一、會前準備

1.擬定會議計劃：①擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等（常常在會前幾個月前后確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）；②確定會議日期、日程及議程及預備會議內(nèi)容③排出會議作息時間及注意事項；④做出會議經(jīng)費預算和籌資方案；⑤成立會務組，明確會務分工。2.發(fā)出會議通知：①第一輪通知（告知會議具體時間、地點、演講專家及講題等）；②在會議的前幾天正式確認嘉賓是否能夠參加會議。

3.準備會議材料：投影儀、相機、橫幅、簽到表、專家意見反饋表、禮品、場地租用合約、電腦（電源線鼠標等）、排插、數(shù)據(jù)線、水筆、

4．布置會場：①排定會議座次；②布置環(huán)境；③檢查并配置電化設備；④展臺安排。

二、會議現(xiàn)場

1.會議報到：①接待；②填寫簽到表；③分發(fā)會議材料或禮品；④通知有關事項。2.會場組織：①調(diào)動與會者提問和討論；②會議記錄；③做好會議的拍照工作；三、會后安排

1.會后事宜：①做好歡送參會代表的工作②整理簽到表、會議記錄、專家意見反饋表；③整理好會議所用的東西帶回公司④結算會議開支費用

2.會后工作：①將會議材料分類、立卷、歸檔；②討論此次會議的的亮點及不足，制定好后期回訪的計劃。

學術會議的主體是參會代表，組織好代表是開好會議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會議一般規(guī)范較小（因為會議頻繁），學術會議的順利召開，往往取決于一些必不可少細節(jié)方面的充分準備。如會議地點應盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強或與會議研討內(nèi)容相關的地區(qū)，最好在當?shù)赜幸劳袉挝�。會場的布置，包括主席臺的設置、橫幅標語、背景幕布、投影設備的安裝使用、茶水服務、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準備的學術會議，一定要按期召開。會議期間應當就討論的主題進行廣泛深入的研討。學術會議要安排緊湊，緊扣主題，提倡各種不同學術觀點的碰撞，對參會者應一視同仁，主持人努力營造學術自由、平等的氣氛。在會議的形式上，我們也要力求多樣化，要靈活采用大會報告、辯論會、學術沙龍、設問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學術會議形式，營造學術會議的寬松氛圍，提高交流成效。

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