1-會議制度

版本狀態(tài)文件名稱編制.日期A/0文件編號頁碼第1頁共4頁會議管理制度審核.日期批準.日期生效日期確認.日期1.0目的

為了使公司員工作有一良好的溝通渠道，執(zhí)行工作匯報、總結、安排、指令及重要工作信息的傳達、分析、

解決等有效管理，制定會議管理制度。2.0范圍

適用於公司各職能部門。3.0權責

3.1、管理部負責公司一、二級會議的通知、會前準備、記錄、簽到、會議決議事項的跟進與考評反饋。3.2、三級、四級會議由會議召集部門負責召集會議及通知、會前準備、記錄、簽到、會議決議事項的跟進與考

評反饋。

3.3、與會人員及相關部門負責相關會議決議事項的執(zhí)行；3.4、各職能部門負責本制度的確認、執(zhí)行；

3.5、管理部經理或總監(jiān)負責本制度的制定、審核及督促執(zhí)行；

3.6、總經理/董事長負責一、二級會議決議事項的確定與本制度的批準。4.0會議定義

4.1、董事長、總經理辦公會議：指由董事長、總經理召開研究或部署討論、決定全公司的經營管理工作任務重大問題的會議決議；

4.2、員工大會：指由總經理決定召開總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、新年）工作任務，

表彰獎勵先進集體、個人或其他活動組織的會議；

4.5、品質管理會：匯報、總結上月/周產品質量情況，討論分析質量事故（問題）、研究決定質量改進工作措施；4.6、安全工作會：匯報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究

確定安全防范措施；

4.7、技術工作會：匯報、總結當月技術改造、新產品開發(fā)、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，

布置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案；

4.8、生產協(xié)調會：由生產相關單位每周、每月協(xié)調、平衡生產進度、研究解決各部門、車間/班組不能自行解決

的重大問題；

4.9、部門辦公會、班組會：檢查、總結、布置工作；

4.10、部門班前會：對昨天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。版本狀態(tài)文件名稱編制.日期A/0文件編號頁碼第2頁共4頁會議管理制度審核.日期批準.日期生效日期確認.日期5.0作業(yè)內容

5.1、作業(yè)流程圖及相關責任人、配合人及工作內容。

會議工作流程一、二級會議通知會議前準備會議議程會議記錄會議考勤決議跟進三、四級會議工作內容一級、二級、三級、四級會議一級、二級會議由管理部通知，三級、四級會議由召集部門負責人通知。包括議題、議程、主持人、記錄人、會議時間、會議地點、與會人員、會議時長及相關準備文件和場所布置等。主持人于會議開始時，向與會人員宣布會議議題，主持人應圍繞議程主題主持。責任人管理部召集部門或管理部負責人會議主持人配合人相關部門相關部門與會人員相關部門管理部管理部一、二級會議由管理部負責記錄，管理部或三級、四級會議由召集部門指定人員負責記錄。除全體員工大會外，所有參會人員必須簽到，管理部負責考勤及會議紀律的維持工作。一、二級會議由人管理部負責決議的跟進執(zhí)行情況，三級、四級會議由召集部門負責跟進執(zhí)行情況。管理部管理部、召集部門負責人召集部門負責人版本狀態(tài)文件名稱編制.日期A/0文件編號頁碼第3頁共4頁會議管理制度審核.日期批準.日期生效日期確認.日期會議跟進記錄5.2、相關會議重點注意事項

會議跟進記錄必須復印發(fā)送總經理及管理部、并跟進執(zhí)行情況，于下次會議召開時通報，必要時列入周例會進行宣導。管理部、召集部門負責人/總經理5.2.1、緊急會議：緊急會議召開：召集人提出會議議程，通知管理部。管理部將會議主題、會議地點、召開時間、主持人、會議議程等通知與會人員。

5.2.2、會議通知：緊急會議須提前三十分鐘以上時間通知與會人員，非緊急會議須提前半天或以上通知。會上要求發(fā)言的人，須在開會之前準備好發(fā)言內容。

5.2.3、會場紀律：與會人員不得遲到、早退。會上發(fā)言須講普通話，不得講方言。講究文明用語，不允許在會場上罵人或進行人身攻擊。與會人員手機須調至振動或關機，非特別重要事情不得在會議現(xiàn)場接聽電話。會議進行中避免中途離席或走動。會議事項討論中不得因個人原因與其他與會者爭吵，工作討論中對事不對人，會議過程中做好個人會議記錄。5.2.4、會議級別一覽表會議級別一級會議二級會議三級會議四級會議會議名稱董事長、總經理辦公會議、員工大會、董事會議、高層管理會議、臨時會議、大型會議等各部門管理會議、跨部門業(yè)務/技術研討會、管理會議、產銷協(xié)調會議、生產經營活動分析會、質量分析會、生產技術研討會、安全工作會等各部門日常例會、其他專題會議、各部門技術培訓、各種聯(lián)系會議等班組辦公室會議，班前、班后會等

5.2.5、例行會議一覽表會議名稱討論事項召集人地點固定參加人員中心總監(jiān)經理\\直屬主任不固定參加人員會議日期跟蹤人備注若工作董事長、總經理經營管理等其總經理/例行會議他重要會議管理部會議室臨時指定每周/月末或下周/月初人資行政特殊可總監(jiān)臨時調整時間各部門周例會/班前會計劃、總結、安經理\\主各部門辦各部門組長級排、教育培訓等任\\組長公室含以上人員部內事務每周六下午16：00或每日早各部門經上上班前10分鐘理/主任臨時指定同上版本狀態(tài)文件名稱編制.日期A/0文件編號頁碼第4頁共4頁會議管理制度審核.日期批準.日期生效日期確認.日期研發(fā)、技術、品各種聯(lián)系會議質、生產、人資行政等會議由權限單會議室位負責人會議相關部門臨時指定負責人不定期視需要而定開會主導負責人同上5.2.6、以上條款，違者按《人事管理制度》或《獎罰管理制度》執(zhí)行。

5.2.7、若因工作特殊情況不能按時間開會的，可事先發(fā)出通知調整時間開會，確保工作效率、質量、問題及時得

到解決和提升。

5.0、本制度相關支持表格及記錄5.1、會議簽到表；5.2、會議記錄表；5.3、會議事項追蹤報告；5.4、會議通知單；5.5、獎罰管理制度；5.6、人事管理制度。

擴展閱讀：會議制度1

會議制度

1．目的和范圍:會議是公司內部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在于規(guī)范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議紀要發(fā)放、會后跟蹤落實等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續(xù)有效的制度化改進。其范圍涵蓋公司內的各種會議以及公司員工外出參加的會議。2．職責

2.1總經理/管理者代表

2.1.1主持經理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；2.1.2指定專人追蹤經理例會事項的落實情況；

2.1.3經理例會后,指定專人整理會議記錄,形成并發(fā)放會議紀要；2.1.4參加相關會議。2.2辦公室

2.2.1會議計劃人負責經理例會的通知、召集；辦公室有關人員參加經理例會。2.2.2辦公室通知召開公司員工大會；2.2.3組織召開公司專題會議；

2.2.4負責組織與質量管理體系有關的會議；

2.2.5會議計劃人負責經理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀要發(fā)放、會議

布置工作執(zhí)行情況的追蹤、落實和反饋等工作。2.3各部門

2.3.1經理例會前向辦公室遞交本部門工作周記，部門主管和車間負責人參加經理

例會，布置執(zhí)行會議安排工作；2.3.2部門主管主持召開本部門周會，負責周會精神在本部門內部的溝通；2.3.3管理者代表人負責公司專題會議的召開，并組織相關部門參加；指定專人做

會議記錄，發(fā)放會議紀要、追蹤落實會議布置工作；2.3.4部門經理、人事部經理審定并批準員工外出參加外部會議（由總經理批準）；2.3.5人事部負責公司員工大會等會議的具體會務安排。3．工作流程3.1會議類別

3.1.1例會，包括經理例會、各部門周會、生產例會等；

3.1.2專題會議，包括公司專題會議和部門業(yè)務專題會議（針對業(yè)務專題由業(yè)務主

管部門牽頭組織有關人員召開，如圖紙會審會議、質量標準會議、合同評審會議等）；3.1.3與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議，內、外部審核會議，管理評審會議等；3.1.4全體員工大會，包括各種動員大會、年初計劃動員會、年終總結表彰會等；3.1.5其他內部會議；

3.1.6外部會議：指公司員工外出參加的培訓。

3.2會議組織流程3.2.1例會3.2.1.1經理例會

A．經理例會由總經理/管理者代表主持，會議計劃人負責召集，原則上每兩周一次。與會人員為各部負責人、辦公室有關人員以及總經理指定的其他員工。原則上每三個月召開一次經理例會擴大會議，與會人員范圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高級職員。B．在例會前，各部門應向辦公室遞交部門工作周記一式三份（分發(fā)至總經理、管理者代表、記錄存檔各一份）。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問題及改進意見”、“下周主要工作計劃”三個欄目。辦公室指定專人追蹤上次經理例會事項的落實情況，并整理成“經理例會落實情況”一式四份（分發(fā)范圍同部門工作周記）。C．在經理例會上，由管理者代表通報上次例會已落實事項和未落實或正在辦理中的事項；總經理主持討論各部門周記“存在的問題及改進意見”欄目中提出的問題，并確定改進意見；總經理主持討論會上提出的其他問題。D．在經理例會后，由辦公室整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要送呈管理者代表審閱后，及時發(fā)放至各與會者手中。與會者應向本部門員工傳達會議精神，安排落實會議布置工作。會議紀要必須編號，標明“機密”字樣，注明會議時間、地點、參加人員、缺席人員。經理例會紀要共分“上次例會未完事項”和“本周例會事項”兩個欄目。辦公室保存經理例會紀要、各部門周記、“經理例會落實情況”，并按年度整理成冊，按規(guī)定，每年向公司圖書檔案室移交一次。3.2.1.2各部門周會

由各部門經理負責主持召開，會議內容包括傳達經理例會精神、安排執(zhí)行經

理例會上布置的工作、通報本周工作主要情況、討論存在的問題及改進意見、安排下周主要工作計劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會人員為各部門全體員工。各部門周會應形成書面紀要或以周記的形式體現(xiàn)，以適當的形式（如在部門辦公室的看板上張貼）在部門內部傳遞，并在當周經理例會前送呈辦公室。3.2.2專題會議3.2.2.1公司專題會議

總經理/管理者代表根據公司業(yè)務運作的需要確定公司專題會議議題、議程時間、地點、與會人員等，由辦公室根據總經理的意見負責召集有關人員召開專題會議，并負責會議記錄、會議紀要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會者）和會議布置工作的追蹤落實等。公司專題會議根據具體情況不定期舉行。辦公室保存專題會議紀要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。3.2.2.2業(yè)務專題會議

由業(yè)務主管部門負責召集，與會者為各有關部門人員。會議應形成書面紀要分發(fā)至所有與會部門的主管手中，并由專人對會議布置的工作進行追蹤。業(yè)務專題會議根據業(yè)務開展情況不定期舉行，必要時可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀要。會議紀要的發(fā)放和存檔同3.2.2.1的有關規(guī)定。

3.2.3與質量管理體系有關的會議

與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議、內外部審核會議、管理評審會議等，其有關規(guī)定參見《工作改進管理程序》。3.2.4全體員工大會

員工大會由總經理/管理者代表主持，辦公室通知召開，并布置有關部門準備會議資料，人力資源部負責具體會務安排。員工大會不形成會議紀要，但辦公室應保存會議有關材料，并定期整理歸檔。

3.2.5其他內部會議

其他內部會議的有關制度參照上述適用的條款執(zhí)行。3.2.6外部會議

公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機構主辦的各種會議，必須征得部門主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續(xù)。員工外出開會期間，必須做好會議記錄，返回公司后，必須在一周內整理有關資料，向部門主管或辦公室提交報告，必要時召集有關會議進行傳達。

3.3會議紀要及其他會議文件的歸檔

會議紀要及其他會議文件歸檔參照《檔案管理》的有關規(guī)定執(zhí)行。4．相關文件

4.1《生產管理程序》4.2《內審程序》4.3《管理評審程序》4.4《工作改進管理程序》4.5《人力資源管理制度》5.相關表單、記錄工作周記各種會議紀要

編制：武金鳳日期：201*.11.19審核：日期：批準：日期：

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