駐外辦事處日常工作及管理

駐外辦事處日常工作及管理

為適應(yīng)公司的發(fā)展需要，加強(qiáng)辦事處的運(yùn)營管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應(yīng)遵守本制度。

駐外服務(wù)人員主要負(fù)責(zé)所屬區(qū)域內(nèi)的軟件服務(wù)工作，包括：軟件使用過程中出現(xiàn)的各種問題，項目的實施，客戶服務(wù)費(fèi)用協(xié)助收繳，當(dāng)?shù)厥袌龅馁Y料收集工作。一、日常工作：

1、駐外人員工作時間為9:00-12:00，13:00-18:00，如有請假及時和總部負(fù)責(zé)人匯報并說明具體事由。

2、本區(qū)域內(nèi)客戶提出的服務(wù)請求必須立即響應(yīng)，如有解決不了的問題及時和總部負(fù)責(zé)人匯報，跟進(jìn)解決。

3、客戶上門服務(wù)時須填寫客戶服務(wù)反饋單，每周五以電子版?zhèn)髦凉�司部門負(fù)責(zé)人。4、駐外人員每周五制定下周工作計劃和本周工作總結(jié)，周計劃和總結(jié)以電子版?zhèn)髦凉�司部門負(fù)責(zé)人。

5、所屬區(qū)域內(nèi)客戶按月為周期，每月至少拜訪一次。6、駐外人員聯(lián)系方式需要保持暢通，及時接受公司安排。

二、資料管理：

駐外辦事處在設(shè)立后，駐外人員需要建立完整的文件資料，并對文件資料進(jìn)行分類管理，包括現(xiàn)有用戶詳細(xì)資料、市場區(qū)域內(nèi)其他客戶資料、區(qū)域內(nèi)同行業(yè)公司資料、公司產(chǎn)品資料等。

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駐外辦事處日常行政管理及工作制度

為適應(yīng)公司的發(fā)展需要，加強(qiáng)辦事處的運(yùn)營管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應(yīng)遵守本制度。

1、考勤管理：駐外辦事處由于遠(yuǎn)離企業(yè)本部，其日�；顒佑坞x于公司視線之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機(jī)構(gòu)各項工作順利、有序開展的保障。駐外辦事處的考勤一般以企業(yè)的相關(guān)考勤制度為基準(zhǔn)，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營銷人員或外務(wù)人員按照月度工作計劃表進(jìn)行考勤。上班時間開始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時間60分鐘后到達(dá)或下班時間超過30分鐘前離崗為曠工，并對遲到、早退或曠工按公司規(guī)定予以處罰。對于請休假方面，請休假要填寫請假單，履行正常請休假流程，對于無故超假、或不及時銷假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護(hù)制度的權(quán)威性。

2、資料管理：駐外辦事處在設(shè)立后，會收到企業(yè)本部發(fā)來的各種各樣的文件和資料，對于這些資料，作為駐外機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要安排行政人員定期進(jìn)行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準(zhǔn)確，并對文件資料進(jìn)行分類管理，如月度計劃、月度報告、相關(guān)報表、往來傳真件、總部資料、日常報表、審批報表等，便于領(lǐng)導(dǎo)的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機(jī)構(gòu)資料要制定查閱流程，并不得給無關(guān)人員查看，特別是有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、客戶檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關(guān)內(nèi)容的電腦要設(shè)置屏保密碼和開機(jī)密碼，機(jī)密資料要設(shè)打開權(quán)限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰。此外，駐外機(jī)構(gòu)工作人員，除非工作需要，在工作時間內(nèi)不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給根據(jù)公司制度給予相應(yīng)的罰款處理。

3、財產(chǎn)管理：駐外辦事處由于工作需要，須購置各種辦公及生活設(shè)備甚至自行采購一些商務(wù)禮品，這些物品都屬于企業(yè)財產(chǎn)，因此，任何員工都要愛護(hù)和珍惜，不得隨意破壞，駐外辦事處設(shè)立后，所有財產(chǎn)都要填寫《財產(chǎn)清冊登記表》，并傳真回公司存檔。各駐外辦事處負(fù)責(zé)人為財產(chǎn)責(zé)任人，富有對財產(chǎn)的保管和監(jiān)護(hù)權(quán)，對于損壞財產(chǎn)的行為，要追究財產(chǎn)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，財產(chǎn)負(fù)責(zé)人也可以相應(yīng)追究下屬當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。對于駐外機(jī)構(gòu)財產(chǎn)的后期維護(hù)費(fèi)用，納入營銷管理費(fèi)用。如駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人工作調(diào)動，可以將財產(chǎn)責(zé)任轉(zhuǎn)移給下任或授權(quán)人，公司對原財產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行財產(chǎn)離任審計，并要求移交雙方列明財產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認(rèn)。虛報財產(chǎn)、虛報物品、促銷品、辦公用品價值者，經(jīng)查處，要處以虛報數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴(yán)重者予以免職。4、辦公管理：駐外辦事處作為企業(yè)在外設(shè)置的一個“窗口”，代表著公司的形象和風(fēng)貌。因此，作為駐外辦事處的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外辦事處的辦公場所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟(jì)處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無關(guān)的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外辦事處的人員個人手機(jī)號碼或駐外辦事處電話號碼更換時必須提前向公司本部申請，未獲得批準(zhǔn)而更改電話號碼導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。

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