民營企業(yè)辦公室主任職責(zé)

民營企業(yè)辦公室主任職責(zé)

辦公室是一個綜合部門，協(xié)調(diào)機構(gòu)、承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。辦公室的主要職責(zé)是“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”。辦公室主任是一個單位的“總管家”，如何當(dāng)好辦公室主任，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，筆者根據(jù)自己的工作實踐談一點粗淺的認識。

一、要樹立“一種理念”，增強做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感

今年以來受國際市場價格的影響，國內(nèi)物價呈上漲趨勢，物價管理部門的工作任務(wù)更加繁重。新的形勢、新的任務(wù)，對辦公室工作提出了新的、更高的要求。為適應(yīng)新的形勢和任務(wù)，必須樹立辦公室就是服務(wù)部、辦公室主任就是服務(wù)員，辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)的新理念。怎樣才能做好服務(wù)工作呢？

一要有責(zé)任意識。要做好辦公室工作，必須有高度的責(zé)任心，樹立“零距離服務(wù)”和“零差錯服務(wù)”的理念。辦公室工作無小事，如果哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就會牽一發(fā)而動全身，影響全局的工作。如編發(fā)信息、傳閱文件、呈辦文件、擬草公文等等，這些看起來都是小事，但件件事關(guān)全局，耽誤了就是大事，就會貽誤工作。高度的責(zé)任心是做好辦公室工作的前提。作為辦公室主任，必須保持高度負責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細致的作風(fēng)，認真對待和切實抓好每一項工作，以保證全局工作的正常運轉(zhuǎn)。

二要有真誠情感。要牢固樹立真誠服務(wù)的理念，對外要熱誠，對來單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人，即“一張笑臉相迎、一把椅子讓座、一杯熱茶暖心、一片赤誠待人”，杜絕“門難進、臉難看，話難聽、事難辦”的現(xiàn)象。對內(nèi)要真誠，大家在一起共事,是事業(yè)的需要,也是一種難得的緣分,要互相關(guān)心,互相愛護,互相幫助,互相理解,互相尊重。要在辦公室著力營造一種團結(jié)和諧、溫馨融洽的氛圍，要加強品德修養(yǎng)，顧全大局，謙讓包容。要多看他人之長,常思自己之短；以責(zé)人之心責(zé)己,以恕己之心恕人。充滿真誠之心，滿懷真摯情感是做好服務(wù)工作的關(guān)鍵，服務(wù)要熱情誠懇、耐心細致，要多聯(lián)系、多商量、多協(xié)調(diào)、多溝通，堅持以誠待人、以理服人、以情感人。

三要有效率觀念。要樹立時不我待、只爭朝夕的理念，要有強烈的時效觀念和求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過夜。要切實推行首問責(zé)任制和限時結(jié)辦制，立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時按量、保質(zhì)保效完成各項任務(wù)。要注重探索和把握辦公室工作的特點和規(guī)律，形成辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機制。

二、要找準(zhǔn)一個定位，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

辦公室是參謀部、“智囊團”，是信息中心，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。作為辦公室主任，必須找準(zhǔn)自己的定位。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這就是一個辦公室主任的準(zhǔn)確定位。如何當(dāng)好參謀和助手，必須做到以下幾點：

（一）勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析。辦公室主任要圍繞中心工作，協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。在工作中注重把握分寸，做到責(zé)任到位不失職，工作主動不越位，這既是一條工作原則，也是一個工作方法問題。要學(xué)會在繁忙緊張的工作中調(diào)查研究，勤于資料積累，善于總結(jié)分析，及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息、資料，充分發(fā)揮工作的主動性，多出點子、想辦法。要深刻把握黨和國家的方針政策，把握不斷變化的國際國內(nèi)形勢，把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，留心領(lǐng)導(dǎo)平時在不同場合的講話和對一些具體問題的看法，善于將領(lǐng)導(dǎo)零零散散的思路進行系統(tǒng)總結(jié)和歸納，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向，從而有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對性的服務(wù)，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，幫領(lǐng)導(dǎo)之所需，把辦公室工作的重點轉(zhuǎn)到當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策參謀這一高層次的服務(wù)上。通過經(jīng)常性的調(diào)查研究，及時、準(zhǔn)確、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。

（二）善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。辦公室主任要始終站在全局的高度，堅定地貫徹上級精神，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。一是服務(wù)不添亂。要盡力為領(lǐng)導(dǎo)減少瑣碎性事務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)集中更多的精力想大事抓大事。在處理日常事務(wù)中，要依法依理、中規(guī)中矩，攬事不攬權(quán)、到位不越位、補臺不拆臺、幫忙不添亂。二是解難不添憂。注重增強工作的預(yù)見性，防范可能出現(xiàn)的問題，把矛盾控制和解決在萌芽狀態(tài)，不能一有問題就上交，一有困難就繞道，要敢于面對矛盾，要善于化解矛盾，為領(lǐng)導(dǎo)遮風(fēng)擋雨、分憂解愁。三是成事不誤事。辦公室主任必須胸懷大局、心細如發(fā)，學(xué)會“彈鋼琴”，統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)安排，致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化，切實做到忙而不亂，繁而有序，大事不誤、小事不漏，各項工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣。

（三）敢于抓好督查，推動工作落實。督辦工作是確保領(lǐng)導(dǎo)決策落到實處的重要一環(huán)，是辦公室工作的一項重要職能，敢于督辦、善于督辦是辦公室主任的基本職責(zé)和要求。如何抓好督查工作，主要應(yīng)做到以下幾點：一是要突出重點。圍繞縣委、政府和上級業(yè)務(wù)主管部門的工作部署，緊貼全局重點，工作方式應(yīng)從被動性向主動性轉(zhuǎn)變，工作重點應(yīng)從重布置向重督查抓落實轉(zhuǎn)變。不要不分輕重緩急，本未倒置，眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾，找準(zhǔn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到主次分明，條理清晰，提綱契領(lǐng)，帶動全局。二是要完善機制。沒有規(guī)矩不成方圓。要建立健全各項工作制度，做到工作有規(guī)可依、有章可循，明確工作職責(zé)。要認真制定工作目標(biāo)和計劃，做到年初有方案，每月有安排，每季有通報，年終有總評。三是要嚴(yán)格考核。按照人員分工，將每個人的工作目標(biāo)進行量化考核，根據(jù)考核情況提出獎懲建議和完善機制、推進工作的意見。加強全局性工作的督查，做到事前有預(yù)案，事中有跟蹤，事后有反饋。堅持不懈地抓好督查，抓好工作落實，針對工作落實中存在的問題，提出解決辦法。

三、要強化一種素質(zhì)，充分發(fā)揮辦公室的綜合效能

當(dāng)好辦公室主任，做好辦公室工作，關(guān)鍵在于自身的綜合素質(zhì)，這是充分發(fā)揮辦公室綜合效能的基礎(chǔ)和前提。

一要加強理論學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)。首先要勤學(xué)。把“要我學(xué)”的被動消極行為轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙獙W(xué)”的自覺主動行為，堅持不懈地學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個代表”重要思想,貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，以科學(xué)的理論武裝頭腦,不斷提高理論素養(yǎng)和政治素質(zhì)。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)法律法規(guī)，學(xué)習(xí)方針政策，學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識。通過學(xué)習(xí)，拓展視野，更新知識，不斷提升參謀服務(wù)水平。其次要活學(xué)。學(xué)習(xí)要有計劃、有重點，增強學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性和針對性。為解決工作忙、事務(wù)多的矛盾，可采取化整為零、見縫插針的方式擠時間學(xué)；要誠懇向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，虛心向同行學(xué)；向報刊學(xué)，向典型學(xué)。堅持理論聯(lián)系實際，學(xué)用結(jié)合，勤學(xué)多思，通過點點滴滴的日積月累，聚沙成塔、聚腋成裘、積少成多，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。辦公室主任必須不斷提高敏銳發(fā)現(xiàn)問題、辯證思考問題、科學(xué)解決問題的能力，要不斷強化綜合協(xié)調(diào)能力，文稿起草要有精品意識，努力克服空洞、呆板、冗長的文風(fēng)，力求思路新、角度新、意境新，增強文稿的政策性、生動性，努力提高辦文質(zhì)量和效率。鍛造高尚的人格，具有豐富的知識，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，這是當(dāng)好辦公室主任的基本要求。

二要強化奉獻意識，搞好后勤服務(wù)。辦公室工作不僅瑣碎忙亂，而且處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面的批評，又有來自下面的埋怨，眾口難調(diào)。為此，辦公室主任必須從思想上增強甘當(dāng)后勤部長的服務(wù)意識，不計名利、任勞任怨的無私奉獻意識和腳踏實地、勤勤懇懇的務(wù)實作風(fēng)。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么；先干什么，后干什么；要有所為，有所不為；要把握分寸，適時適度。要學(xué)會藝術(shù)性地傳話，注意針對不同的對象和不同的情形采取不同的表達方式，務(wù)必客觀公正、堅持原則，態(tài)度親切、語氣和藹、語意明確，從而達到協(xié)調(diào)關(guān)系、促進團結(jié)，增進合作、化解矛盾、改進工作的目的。

三要加強廉潔自律，樹立良好形象。要把“公正辦事、干凈干事”作為自己的基本準(zhǔn)則。辦公室主任本身不是單位領(lǐng)導(dǎo)，本身沒有權(quán)力，但由于身處領(lǐng)導(dǎo)周圍，身處各種利益關(guān)系的中心，往往被人高看一眼、厚愛一分。對此，要時刻保持清醒的頭腦，注重加強黨性和品行修養(yǎng)，嚴(yán)于律己，不貪不占，清正廉潔，以身作則，不斷淡化領(lǐng)導(dǎo)身邊這個“崗位”帶來的光環(huán)，強化“崗位”賦予的責(zé)任，抵制不良風(fēng)氣，自覺接受監(jiān)督，筑起拒腐防變的牢固防線，樹立良好形象。一是要敢于開展自我批評、誠懇接受他人批評。樂于接受批評，才有自知之明，才能正確認識自己，明確工作中的差距。只有經(jīng)常剖析自己，才能修正不足，彌補差距，才能不斷提高自身素質(zhì)。二是要保持銳意創(chuàng)新的高昂斗志。要不斷解放思想，努力開拓創(chuàng)新、克難奮進。始終保持良好的精神狀態(tài)。在面臨繁重工作壓力、面對困難和挫折的時候，不后退、不畏縮，勇往直前，充滿堅定的信念、充滿樂觀的心態(tài)，充滿勝利的希望。三是要淡泊名利。辦公室工作任務(wù)重、要求高、責(zé)任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，辦公室主任要有甘于清貧、甘于奉獻、甘于吃苦的精神境界，要看淡權(quán)位、看淡名利、看淡榮譽、看淡得失，吃得起苦、吃得起虧，心態(tài)平和、寬容大度，把“工作一絲不茍、精益求精，作風(fēng)一塵染、清正廉明”作為自己的座右銘

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中小企業(yè)總經(jīng)理辦公室主任崗位職責(zé)表

崗位名稱直屬上級工資級別崗位目的

工作內(nèi)容

工作職責(zé)

與上級的溝通方式同級溝通給予下級的指導(dǎo)崗位資格要求崗位技能要求

總經(jīng)理辦公室主任崗位編號

總經(jīng)理所屬部門總經(jīng)理辦公室

直接管理人數(shù)

組織協(xié)調(diào)公司上下、內(nèi)外關(guān)系，保證公司運作正常1.制訂并提交本部門年度工作計劃、人員計劃；2.負責(zé)本部門員工的考評，培訓(xùn)指導(dǎo)、選拔人才；

3.全面掌握公司的運營狀況，為公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供信息和建議；

4.負責(zé)總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要的整理成文以及公司經(jīng)營決策的傳達、落實及信息反饋工作；

5.協(xié)調(diào)公司各職能部門及業(yè)務(wù)部門之間、公司總部與對外投資企業(yè)之間的工作關(guān)系；6.負責(zé)公司對外公共關(guān)系和重大事件的協(xié)調(diào)管理；7.擬訂、修訂公司的有關(guān)管理制度及檢查落實；8.草擬、審核公司對外行文、函件及報告；9.負責(zé)行政、后勤、采購、安全等項工作的管理；10.負責(zé)公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的管理；

11.組織公司承辦的重大會議會務(wù)和重大活動的后勤保障工作；12.控制公司行政用品的開支，合理使用辦公經(jīng)費；13.完成上級交辦的其他工作

1.對為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助支持負責(zé)；

2.對公司內(nèi)、外部工作關(guān)系的協(xié)調(diào)負責(zé)；3.對公司經(jīng)營決策的貫徹、落實負責(zé)；4.對公司后勤、行政工作負責(zé)

接受總經(jīng)理的口頭及書面指導(dǎo)，與公司所有高層保持溝通與各部門負責(zé)人、對外企業(yè)管理人員保持溝通協(xié)調(diào)

對本部門員工進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，與其他部門員工保持業(yè)務(wù)聯(lián)系

1.教育背景：碩士以上學(xué)歷（或同等學(xué)力），企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)學(xué)歷；2.經(jīng)驗：5年以上的工作經(jīng)歷，3年以上的大中型企業(yè)相關(guān)崗位管理工作經(jīng)驗1.專業(yè)知識：熟悉國家有關(guān)政策法規(guī)以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識;

2.能力與技能：較強的組織協(xié)調(diào)能力、文字表達能力和公關(guān)社交能力

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