跟單工作職責

佛山市金興【金怡】家具有限公司業(yè)務跟單日常工作規(guī)范一、跟單定義指企業(yè)在業(yè)務流程運作過程中以客戶訂單為依據(jù)，對各個部門與環(huán)節(jié)進行跟進與追蹤并采取相關措施督促落實，直至訂單圓滿完成的專業(yè)人員。二、業(yè)務跟單人員的日常工作1、熟悉本職工作，對產(chǎn)品材質(zhì)、結構、功能、型號相當了解，對品牌定義、定位理解透徹。非繁忙時必須抽出部分時間到車間學習，由上級領導不定期考核，不合格者將酌情予以《薪資評估》減分處理。2、客戶電話的接聽、回復等相關處理，語氣生動、態(tài)度熱情、解說詳細。3、客戶訂單傳真或口頭訂單的處理，結合產(chǎn)品倉庫與生產(chǎn)進度給予客戶計價回傳或準確交期回復。4、安排客戶所需產(chǎn)品出貨，督促倉庫及時發(fā)貨，并進行交通運輸跟蹤。5、電話推銷產(chǎn)品，與客戶接洽、演示或解說產(chǎn)品的特性、結構、功能等，并詳細回答客戶疑問從而達成訂單。6、展銷會期間的客戶接待、新款產(chǎn)品的上市推銷等相關業(yè)務處理。7、產(chǎn)品分配協(xié)調(diào)，在產(chǎn)品貨源短缺時，根據(jù)客戶輕重緩急等條件，將產(chǎn)品進行分配。8、產(chǎn)品信息的傳遞，包括公司質(zhì)量方針，銷售政策、產(chǎn)品更改、變動等相關信息。9、市場信息的搜集，產(chǎn)品質(zhì)量投訴、客戶建議等整理并定期及時反饋給部門主管。10、產(chǎn)品生產(chǎn)進度的了解、跟催及相關部門的事項安排及處理。11、月結各項銷售報表的統(tǒng)計。12、賬務核對，每月5號前必須與客戶核對好前月的賬務與欠發(fā)產(chǎn)品等事項。并讓客戶簽字回傳，存檔備查。13、客戶資料與專賣店檔案的建立、更新、整理、存檔。14、上級交辦各項事情的處理。15、售后服務。三、跟單員相關處罰1.拒接客戶電話或與客戶發(fā)生爭吵、態(tài)度不好、語言不文明，處罰50元/次。2.在辦公室亂發(fā)脾氣，不配合工作安排，無特殊情況工作未按時完成處罰10元/次。3.客戶投訴的問題，及市場部反映的問題，未及時解決且未反映給部門主管，處罰10元/次。4.發(fā)現(xiàn)問題或者客戶投訴未反映和未寫投訴單，給予處罰10元/次，如造成客戶投訴給予處罰20元/次。5.客戶投訴至部門主管處，經(jīng)查實跟單員責任，處罰20元/次。投訴區(qū)域經(jīng)理處處罰20元/次，投訴至營銷總監(jiān)或總經(jīng)理處罰50元/次。6.每月主動與所屬區(qū)域所有客戶至少溝通兩次，溝通記錄不清楚或未主動與客戶溝通，給予處罰10元/次。7.訂貨、補件、改色、客戶資料、客戶帳目、出貨記錄等相關資料記錄，由部門主管不定時抽查，如其中任何一項不清楚，處罰10元/次。8.客戶訂貨單傳真至公司，一天內(nèi)必須回復客戶有無貨，未按照時間反饋的給予處罰10元/次。開訂貨單后需仔細核實價格表上的單價是否有誤，確保貨款的正確性。9.改色、補件產(chǎn)品生產(chǎn)部未按規(guī)定時間完成，且跟單員未及時向主管反映，如造成客戶投訴，將給予處罰10元/次。10.改色產(chǎn)品下單時，需認真仔細填寫產(chǎn)品更改要求，如因粗心導致下錯單，給予處罰10元/次。11.發(fā)貨清單反饋到銷售部后，認真核對送貨單件數(shù)與托運單是否相同，在倉庫未通知的情況下發(fā)現(xiàn)件數(shù)不對的，填寫好投訴單到成品部追究責任。如未核對，客戶收到貨后投訴件數(shù)有誤，跟單員處罰10元/次。17.發(fā)貨清單應在發(fā)貨后當天或第二天及時以傳真或電話方式通知給客戶，將欠貨第一時間傳達給客戶，如客戶投訴不了解欠貨情況的，經(jīng)查屬實跟單員處罰10元/天。18.對公司發(fā)放給經(jīng)銷商的物品須詳細記錄并跟進是否收到，抽檢到未跟進的，給予各區(qū)域跟單員處罰20元/次。19.公司相關制度及公函的傳達需及時，且做好相關記錄，如因跟單傳達不及時或漏傳，造成客戶投訴給予處罰10元/次。20.改色定做產(chǎn)品先收費再下單，跟單主管不定時抽查，如未按程序操作，給予處罰20元/次，如給公司帶來損失將由區(qū)域跟單承擔。21.如有生產(chǎn)完工欠貨兩天內(nèi)必須及時發(fā)出。新店上貨的跟進，由于跟單員工作失誤造成客戶不能正常開業(yè)，將給予處罰30元/次。22．只有屬公司無法解決的質(zhì)量問題才準許退貨，其他情況一律不允許無償退貨，所有退貨必須提前申請由主管簽字確認，方可通知客戶退貨。23．跟單人員每天清理常規(guī)貨物的單據(jù)，客戶到款后，在倉庫有貨的情況下，8小時內(nèi)必須把單交到倉庫發(fā)貨，否則處罰10-50元。

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跟單部職務工作職責

跟單部工作以公司要求的目標銷售額為準，提供一流品質(zhì)，一流服務，以客戶為中心，在公司現(xiàn)有的資源下爭取更多的利潤更高的訂單，維護良好的客戶關系，以建立與客戶長期穩(wěn)定的合作關系.

***打單員工作職責：

打單員為跟單助手，負責訂單以及文件資料的錄入輸出工作協(xié)助跟單工作，包括樣板單，生產(chǎn)單，銷售合同，報價單（包括每個客戶的報價記錄），及時檢查催促生產(chǎn)部復期；安排及時寄出快件，走貨的文件協(xié)助工作以及日常文件資料的整理；當日工作當日完成，直接向跟單負責；

***跟單員工作職責：

跟單員是一個公司對外的窗口，聯(lián)系客人與工廠的紐帶，貫穿產(chǎn)品從推薦--取辦--報價---接單---訂單生產(chǎn)--準時交貨--貨款回收整個流程，以及此流程中同客人及工廠溝通并確保訂單準時交付事宜。同時要配合公司政策和主管的要求做資料統(tǒng)計工作及其他，安排并檢查打單做好日常工作，直接對跟單組長負責；跟單能力范圍內(nèi)處理不了&所有所有異常問題必須第一時間上報跟單組長落實處理；

跟單工作對象：按照流程分：客戶、工廠內(nèi)部同事、

按內(nèi)務工作分：主管、組長，跟單打單；

跟單同客戶和車間的主要溝通方式：電話、郵件、會議、面對面溝通

跟單主要工作流程售前---產(chǎn)品介紹-----提供樣品和價格----與客協(xié)商---確認訂單打色/開模/等前期

售中接單下訂單給生產(chǎn)復客交期跟蹤生產(chǎn)過程交貨對單/批色進度

售后---確認客人收到大貨（回簽D/N）---對帳收款---質(zhì)量異常問題

的解決以及翻單跟進

跟單員工作對象主要是客戶，尊重客戶，急客戶所急，盡量配合客戶要求，定期拜訪和問候。以下為跟單需要特別注意事項：

A內(nèi)部郵件和外部郵件不可以交叉;

B.經(jīng)常查詢已發(fā)送郵件追蹤未復信息。辦期/貨期/批色/樣板確認意見/單價確認等；

C）制定顏色異常跟蹤表格，將所有小樣和大貨色錄入表格跟蹤，每天查單，發(fā)現(xiàn)延遲，立刻提醒跟單警覺，跟緊。.

D)特別跟進客戶批色時間：寄香港4個工作日內(nèi)確認，寄國外的5-7個工作日內(nèi)確認，寄國內(nèi)，2個工作日內(nèi)回復。超過以上時間客人都未批色的，請知會組長；

E)所有寄客戶的東西，都要發(fā)郵件通知收件人快遞單號（如果多人收件，寫清寄給誰，拜托他分發(fā)），寄了什么物品，需要批色（小樣/大貨色）的-----追批復

F)所有客戶投訴必須第一時間上報給組長落實處理

G）周期性核查客戶是否蓋章簽回所有送貨單及發(fā)票及時追蓋章簽名以及追貨款，如果超期7天前客戶未付貨款，必須上報給跟單組長；超期14天未付貨款，則上報跟單主管；H)COD客戶必須貨前付款；特殊情況必須經(jīng)公司確認方可放貨；.

I)所有需要轉(zhuǎn)廠的客戶送貨資料，請每月5日前郵件發(fā)給報關部同時，超過2個月都未轉(zhuǎn)廠的，跟單請立即提出；

★車間打色周期和客戶批色周期是直接影響有顏色大貨的交期。如果客戶不批，要每隔一

日發(fā)郵件提醒客人盡早批色。

★當天工作必須當天完成；當天的事下班前有未決的必須與組長匯報；

★強制要求跟單每周六核對所有未決銷售訂單進度避免漏單，走漏貨；所有訂單收單后

2-4周內(nèi)交貨（客戶要求延遲的除外）；

★跟單周六對單后，將所有訂單進度更新并發(fā)給客人和主管，追客人2天內(nèi)復回是否有訂單遺漏，是否有貨期提前，未復的顏色什么時間批復。

★跟單根據(jù)以上要求分配訂單運行時間，如果因為某一個環(huán)節(jié)浪費多時間，請向主管申請

后續(xù)流程一律加急處理！！如果不及時通知組長，造成損失有跟單自行承擔。

★所有客戶走貨，跟單必須嚴格按照公司規(guī)定走貨，付清貨款方可走貨，如有欠款，或者

香港&海外客戶大陸交收，但跟單未經(jīng)通知私自走貨，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將做開除處理；

***跟單組長工作職責：

1.負責監(jiān)督管理跟單小組工作，管理跟單小組日常工作及其訂單回到工廠后

的整個流程；確保訂單正確按時交付事宜；監(jiān)督各跟單小組工作，避免問題的發(fā)生（避免漏單，漏報價，漏回復郵件，漏走貨，走錯貨）;

2.及時發(fā)現(xiàn)，分析，解決日常工作問題，異常問題及時反饋；3.定期訪客，評定考核下屬跟單組工作業(yè)績，直接對跟單主管負責，

以下事項必須經(jīng)跟單組長確認方可安排：1.樣板

(1)新開發(fā)樣板包括需要經(jīng)采購外購的特殊樣板；

(2)樣板單數(shù)量超出30/單位的樣板，需要安排漂染的樣板以及無庫存產(chǎn)品樣板單；(3)單模樣板&線切割樣板;

(4)所有模具開發(fā)包括線割辦，單模具，大貨模具開發(fā);

2..小樣：第一次小樣打色布

確認方可安排重打；

OK，重打第二次，必須經(jīng)跟單組長以及染色主管一起看色

3.大貨色：第一次大貨色不OK需要翻染必須上報給組長看色確認，方可安排第二翻染；4.訂單：(1).所有織帶，模杯訂單；

(2).所有超出MCQ的產(chǎn)品生產(chǎn)訂單；(3).少于201*PCS/顏色的塑膠扣訂單；

(4).所有更改訂單；

(5).需要做特別處理的合金扣訂單

5.客訴：所有客戶投訴必須第一時間知會組長；6.貨期：

（1）.特急訂單跟單處理未果，必須收單2小時內(nèi)直接交組長處理避免多人重復同樣的工作耽誤時間；

（2）.大貨訂單調(diào)整貨期，2小時內(nèi)跟單處理未果的，必須2小時內(nèi)上報交予組長處理；

***跟單主管工作職責：

1.負責監(jiān)控管理訂單從樣板開發(fā)到貨款回收以及客戶維護整個流程；監(jiān)控

管理整個跟單部員工及其工作，避免問題發(fā)生以及及時正確處理跟單過程所發(fā)生的一切異常問題；

2.評定考核各跟單組以及跟單部月季業(yè)績，季度業(yè)績以及年度業(yè)績；定期回訪客戶以及做客戶滿意度調(diào)查，及時對每一階段的工作作總結；3.嚴格執(zhí)行公司政策要求，針對性培訓下屬，合理用人，進行人事&業(yè)績

考核，培養(yǎng)團結積極向上的跟單團隊；直接對總經(jīng)理，銷售總監(jiān)，銷售副總監(jiān)，銷售經(jīng)理負責；

以下事項必須經(jīng)跟單主管確認方可安排：1.樣板

(1)新開發(fā)樣板包括需要經(jīng)采購外購的特殊樣板；

(2)樣板單數(shù)量超出30/單位的樣板，需要安排漂染的樣板以及無庫存產(chǎn)品樣板單；(3)單模樣板&線切割樣板;

(4)所有模具開發(fā)包括線割辦，單模具，大貨模具開發(fā)

2.顏色

.(1)小樣如果第二次不OK,同車間溝通后設法同客人當面看色，第三次打色需經(jīng)跟單主管看色后確認簽名方可安排，不允許出現(xiàn)第三次不OK（即不允許打第四次，如果一定要打第四次，請李生簽字方可安排）

(2)大貨色第二次布OK，需經(jīng)跟單主管看色后確認簽名方可安排，不允許出現(xiàn)第二次不OK（即不允許翻染第三次，如果一定要翻染第三次，請李生簽字方可安排）；

3.訂單：(1).所有織帶，模杯訂單；

(2).所有超出MCQ的產(chǎn)品生產(chǎn)訂單；

(3).少于201*PCS/顏色的塑膠扣訂單；(4).所有更改訂單；

（5）需要做特別處理的合金扣訂單

4.客訴：所有客戶投訴必須知會跟單主管；

5.產(chǎn)品測試

(1).除織帶，模杯以外的其他產(chǎn)品的特殊測試（除了本廠常規(guī)色牢度測試以外）：比如淺色產(chǎn)品防處理，合金扣海水測試，客戶要求的特別洗水測試等特殊測試報告必須經(jīng)跟單主管確認方可提供給而客人；(2)織帶，模杯所有相關測試必須經(jīng)跟單主管確認；

6.走貨&貨款

(1)COD客戶未收到貨款前需要放貨跟單需列明原因以及付款時間上報跟單主管申請；待李小姐&李生確認可以放貨方可安排走貨；

(2).拖欠貨款之客戶需要放貨跟單需列明欠款金額，到期時間，欠款原因，以及付款時間給銷售經(jīng)理申請放貨；待李小姐&李生確認可以放貨方可安排走貨；

(3)..香港，海外客戶需要從大陸工廠直接出貨的，必須跟銷售經(jīng)理申請確認；待李小姐&李生確認方可安排走貨；

*新開發(fā)樣板或者詢價，有潛力&可能性拿到大單的，報價第一時間知會相關銷

售以便第一時間與客戶跟進避免錯失機會；

友情提示：本文中關于《跟單工作職責》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，跟單工作職責：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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