高校二級學(xué)院行政秘書工作之淺析

摘要：高校二級學(xué)院行政部門通常設(shè)立了行政秘書崗位，該崗位是屬于綜合性行政事務(wù)崗位，其工作的好壞直接關(guān)系到二級學(xué)院各項(xiàng)工作是否有序開展，因此必須明確其崗位職責(zé)和特點(diǎn)，才能圓滿完成工作任務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院行政秘書工作職責(zé)特點(diǎn)

在我國高等教育快速發(fā)展和改革的背景下，高校的二級學(xué)院已逐漸發(fā)展成為教學(xué)、科研、管理為一體的相對獨(dú)立的單位個(gè)體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學(xué)院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔(dān)了執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)等大量事務(wù)性工作，而不再是單純的“收發(fā)文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉(zhuǎn)變成參謀員、協(xié)調(diào)員、服務(wù)員。1行政秘書的工作職責(zé)

一是文字工作。起草二級學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、決議和行政規(guī)章制度;起草、審核、編號、校印、分發(fā)文件;整理和保存會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要;收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務(wù)工作;文秘、檔案等崗位的管理工作;按照學(xué)校管理的規(guī)定，使用和管理印章、介紹信、證明信;接洽及處理公函、電話、電報(bào)、電傳等政務(wù)工作。

二是人事工作。按照學(xué)院統(tǒng)一的教師工作量核定標(biāo)準(zhǔn)，做好教師工作量的考核工作，并上報(bào)學(xué)院教務(wù)處;計(jì)算和審核教師課時(shí)津貼和行政人員崗位津貼;負(fù)責(zé)教職員工的考勤、評教、年度業(yè)績考核工作;負(fù)責(zé)教職工崗位競聘、職稱申報(bào)評定、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等工作。

三是日常行政工作。在院領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，組織、協(xié)調(diào)與管理辦公室工作，檢查、督促落實(shí)情況，保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)行;開展院建設(shè)、發(fā)展和管理等重大問題的調(diào)查研究工作，為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和建議;籌備、協(xié)調(diào)、組織院各類會(huì)議，做好對外接待與聯(lián)絡(luò)、對外信息發(fā)布、對外宣傳工作;協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)工作，完成部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;負(fù)責(zé)院資產(chǎn)管理工作、辦公用品和辦公設(shè)施的領(lǐng)取和管理、發(fā)放和報(bào)刊雜志、信件的分送工作;處理其他一些突發(fā)事件和臨時(shí)性事務(wù)，并及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)管理層匯報(bào)請示。2行政秘書的工作特點(diǎn)

一是政治性。堅(jiān)持鮮明正確的政治導(dǎo)向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應(yīng)該切實(shí)關(guān)心國家時(shí)事政治，及時(shí)了解國家教育發(fā)展和改革動(dòng)向。遵守學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，貫徹學(xué)校各項(xiàng)精神和指示，掌握學(xué)校工作動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)和研究領(lǐng)導(dǎo)講話和文章，要以良好的精神風(fēng)貌和思想狀態(tài)、強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，愛崗敬業(yè)，忠于職守，無私奉獻(xiàn)，認(rèn)真履行行政秘書的工作職責(zé)。

二是事務(wù)性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學(xué)院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會(huì)議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領(lǐng)導(dǎo)交待的各項(xiàng)工作、教師學(xué)生的聯(lián)系服務(wù)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務(wù)、工會(huì)等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細(xì)認(rèn)真對待，不能有半點(diǎn)馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結(jié)確實(shí)忙忙碌碌一整年，兢兢業(yè)業(yè)無成績，顯現(xiàn)不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學(xué)的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統(tǒng)籌安排，為師生服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

三是協(xié)調(diào)性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)院教師學(xué)生，從各個(gè)職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。在高校的二級學(xué)院里，行政關(guān)系呈現(xiàn)縱橫交錯(cuò)的復(fù)雜網(wǎng)狀關(guān)系，行政工作要多個(gè)方面、多個(gè)部門相互配合協(xié)作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點(diǎn)，同時(shí)也是各種行政矛盾的集中點(diǎn)，因此行政秘書必須協(xié)調(diào)好于上級領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)行政管理部門、師生、教研室、教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員等關(guān)系，團(tuán)結(jié)協(xié)作，責(zé)無旁貸地承擔(dān)起承上啟下、聯(lián)系左右的作用，與各個(gè)部門保持良好的合作關(guān)系，善于分析和處理復(fù)雜關(guān)系，政策靈活、行動(dòng)果斷、處事穩(wěn)妥、勤于思考，提高自己的溝通協(xié)調(diào)能力，創(chuàng)造一個(gè)和諧有序，相互協(xié)作的良好局面。四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學(xué)院的行政事務(wù)工作，還應(yīng)當(dāng)充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的考察團(tuán)和智囊團(tuán)。在平時(shí)的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個(gè)工作環(huán)節(jié)，熟悉教研室、實(shí)驗(yàn)室的教師隊(duì)伍建設(shè)、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時(shí)收集、整理、解決各種問題和矛盾，認(rèn)真總結(jié)，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，善于發(fā)現(xiàn)新經(jīng)驗(yàn)，提出中肯意見和方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始準(zhǔn)確的資料。同時(shí)要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學(xué)合理性。但是在工作中也要準(zhǔn)確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策的思想深入到工作中，盡職盡責(zé)當(dāng)好參謀員。(免費(fèi)看電影tang)

五是服務(wù)性。行政秘書要充分認(rèn)識(shí)到工作的意義，樹立全心全意服務(wù)意識(shí)。一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交待的各項(xiàng)任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供直接的輔助服務(wù)，做好后勤服務(wù)工作，開拓思路，掌握和熟知領(lǐng)導(dǎo)工作程序，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，使學(xué)院的各項(xiàng)工作能夠有條不紊地開展，為學(xué)院的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是服務(wù)師生。教學(xué)為立校之本，要切實(shí)為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學(xué)活動(dòng)順利開展做好前期準(zhǔn)備。在為教師服務(wù)過程中，耐心細(xì)致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進(jìn)修等工作順利開展。對待學(xué)生要以誠相待，愛護(hù)學(xué)生，及時(shí)幫助學(xué)生解決問題和困難，熱情為學(xué)生服務(wù)，做好管理育人。三是服務(wù)各級相關(guān)行政部門。高校二級學(xué)院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處、設(shè)備處、紀(jì)檢處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會(huì)、實(shí)訓(xùn)中心、圖書館、后勤處、各二級學(xué)院等相關(guān)行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學(xué)校整體利益優(yōu)于二級學(xué)院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時(shí)傳遞相關(guān)信息，落實(shí)各項(xiàng)日常工作，同時(shí)也要協(xié)調(diào)好與其他二級學(xué)院的關(guān)系，為二級學(xué)院更好地與其他部門合作打下基礎(chǔ)。

總之，要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學(xué)院行政秘書，首先要清楚認(rèn)識(shí)到其工作本質(zhì)，明確其自身職責(zé)，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，端正工作態(tài)度，勤奮好學(xué)，認(rèn)真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實(shí)實(shí)，認(rèn)真完成每項(xiàng)工作，為新時(shí)期學(xué)院發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

擴(kuò)展閱讀：高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作

淺談高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作

摘要：本文對高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)進(jìn)行闡述，同時(shí)對如何提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)從道德、技能和意識(shí)三個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)地歸納分析，促進(jìn)教務(wù)管理工作規(guī)范化、專業(yè)化，形成合理的能力結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作特點(diǎn)職業(yè)素養(yǎng)中圖分類號：g648.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：cdoi：10.3969/j.issn.1672-8181.201*.11.090

隨著高等教育體制改革的推進(jìn)，高校民辦二級學(xué)院的運(yùn)行模式日趨完善，其教務(wù)管理工作在高效、持續(xù)、穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)下，形成了獨(dú)特的工作內(nèi)涵和特點(diǎn)。民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作特點(diǎn)，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，在教務(wù)管理工作中發(fā)揮重要作用。1民辦二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)工作基層的管理者和執(zhí)行者，其工作繁瑣復(fù)雜，具體負(fù)責(zé)教學(xué)培養(yǎng)方案的執(zhí)行與管理、學(xué)生學(xué)籍管理、選課管理、考試管理、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理、畢業(yè)資格審查、教學(xué)檔案管理、結(jié)業(yè)學(xué)生管理和日常教學(xué)管理等工作。1.1教學(xué)秘書工作具有協(xié)調(diào)溝通的特點(diǎn)

首先，在教務(wù)管理上，民辦二級學(xué)院依托高校教學(xué)資源辦學(xué)，由教務(wù)處及各相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃制定和教學(xué)任務(wù)下達(dá)及課程承擔(dān)等工作，教學(xué)秘書主要協(xié)助學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院分管教學(xué)院長和課

程承擔(dān)學(xué)院處理各項(xiàng)日常教學(xué)工作，協(xié)調(diào)教務(wù)處、各學(xué)院、教師及學(xué)生之間的關(guān)系；其次，注重與輔導(dǎo)員之間的交流與溝通，將各項(xiàng)教務(wù)工作協(xié)調(diào)安排，各種信息多種渠道及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給學(xué)生，確保教學(xué)工作有條不紊地開展。

1.2教學(xué)秘書工作具有分析歸納、統(tǒng)籌安排的特點(diǎn)

民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作方法與高校教學(xué)秘書相比既有共性，又有自身的特點(diǎn)。各項(xiàng)日常教務(wù)工作，如每學(xué)期選課指導(dǎo)、考試報(bào)名、學(xué)分審核、信息傳達(dá)等，需要各年級各系輔導(dǎo)員協(xié)助完成，因此教學(xué)秘書要將各項(xiàng)工作制定計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，工作的要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)確說明，預(yù)見工作執(zhí)行過程中可能發(fā)生的問題，保證各項(xiàng)工作的順利開展。

1.3教學(xué)秘書工作具有主動(dòng)服務(wù)的特點(diǎn)

民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)從多角度、多立場思考問題，圍繞“服務(wù)教學(xué)”、“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)”、“服務(wù)教師”、“服務(wù)學(xué)生”開展工作。在教務(wù)工作中嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校各項(xiàng)管理規(guī)定，耐心做好解釋工作的同時(shí)，積極與教務(wù)處、各學(xué)院協(xié)商溝通，為學(xué)生處理學(xué)業(yè)中遇到的問題。教務(wù)秘書必須把服務(wù)作為基本職能，樹立自覺服務(wù)的意識(shí)，把服務(wù)落實(shí)到具體的工作中。

2民辦二級學(xué)院教務(wù)秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)

職業(yè)素養(yǎng)是指職業(yè)內(nèi)在的規(guī)范和要求，是在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)，包含職業(yè)道德、職業(yè)技能、職業(yè)行為、職業(yè)作風(fēng)和職

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