淺談如何提高高校行政秘書(shū)工作效率
摘要：隨著我國(guó)高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書(shū)提出了更高的要求。本文主要從行政秘書(shū)的工作職責(zé)、職業(yè)認(rèn)同感和綜合素質(zhì)三方面討論如何提高高校行政秘書(shū)工作效率。
關(guān)鍵詞：高校行政秘書(shū);工作職責(zé);職業(yè)認(rèn)同感;綜合素質(zhì)
隨著我國(guó)高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書(shū)提出更高的要求。行政秘書(shū)這一概念本是從企業(yè)管理中提出來(lái)的，高校引入行政秘書(shū)的概念是高校教育改革的體現(xiàn)。如何做好行政秘書(shū)工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文就這一問(wèn)題談?wù)勛约旱膸c(diǎn)看法，以供大家交流探討。一、明確高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)
高校行政秘書(shū)首先必須明確自己應(yīng)該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)為：1.文字工作院系對(duì)內(nèi)對(duì)外文稿(如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知文件和申請(qǐng)報(bào)告等)的草擬，審校，打印和發(fā)布;會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的整理等。2.檔案管理工作負(fù)責(zé)收集整理各類(lèi)信息、資料、各單位部門(mén)來(lái)文來(lái)函的歸檔保存等;管理類(lèi)材料的歸檔;員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協(xié)調(diào)溝通工作聯(lián)系行政管理層與師生員工，聯(lián)系學(xué)校各職能部門(mén)，協(xié)調(diào)院系內(nèi)各部門(mén)間合作，承擔(dān)院系的公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等。4.人力資源工作考勤考核、職稱(chēng)評(píng)定、津貼福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層要求，協(xié)助編制院系行政組織架構(gòu)，如人才招聘，員工培訓(xùn)等。5.日常行政工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí);辦公用品的采購(gòu)保管;固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護(hù);會(huì)議安排，會(huì)務(wù)籌備;在院系行政管理層的授權(quán)下，審核有關(guān)文件資料并簽署意見(jiàn)，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發(fā)事件處理工作，緊急事件處理并及時(shí)向院系行政領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào);領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的特殊工作，臨時(shí)替崗工作等。二、提高高校行政秘書(shū)的職業(yè)認(rèn)同感
高校行政秘書(shū)明確了自己的本職工作，對(duì)工作職責(zé)了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書(shū)工作。他還必須具備良好的職業(yè)認(rèn)同感，才能積極充分的發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)l生開(kāi)展工作。職業(yè)認(rèn)同感是一個(gè)人自我價(jià)值感的體現(xiàn)。職業(yè)認(rèn)同感高的人能夠正確認(rèn)識(shí)自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認(rèn)同自己的職業(yè)而產(chǎn)生責(zé)任感，同時(shí)也促使自己思考，怎樣來(lái)更好的完成工作，提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而提高自己在社會(huì)和家庭中的地位，增加自豪感和價(jià)值感。
目前高校行政秘書(shū)普遍缺乏自我的職業(yè)認(rèn)同感，主要有以下幾個(gè)原因：1.傳統(tǒng)觀念至今仍有些人認(rèn)為，行政秘書(shū)只是打打雜的人，只有那些沒(méi)有能力的人才去從事行政秘書(shū)工作。而有的行政秘書(shū)也只是把工作當(dāng)做跳板，常常是“身在曹營(yíng)心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立自信心，做到干一行，愛(ài)一行，鉆一行。2.工作性質(zhì)由于高校行政秘書(shū)處于行政管理層的從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了行政秘書(shū)在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對(duì)自己能力的評(píng)價(jià)相對(duì)較低，從而影響了自我職業(yè)的認(rèn)同：行政秘書(shū)大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的工作，某種意義上，可能會(huì)等同于蓋章、簽字、材料的發(fā)放和收集。這些工作無(wú)需什么能力，只要簡(jiǎn)單的文件管理常識(shí)、足夠的耐心即可，根本不需要個(gè)人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價(jià)值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至對(duì)工作的厭煩。工作超負(fù)荷成為許多行政秘書(shū)普遍面對(duì)的問(wèn)題，長(zhǎng)期從事這種工作，就使得超負(fù)荷勞動(dòng)的行政秘書(shū)在體力和精神上不堪重負(fù)。3.晉升機(jī)會(huì)處在高學(xué)歷人才集中的高校環(huán)境中，基層行政秘書(shū)提升學(xué)歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質(zhì)，學(xué)習(xí)的時(shí)間很少。當(dāng)前很多高校實(shí)行“定崗定編”的崗位設(shè)置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進(jìn)修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進(jìn)修的希望越來(lái)越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機(jī)會(huì)很少，個(gè)人發(fā)展空間相當(dāng)有限。特別是從中級(jí)晉升到高級(jí)職稱(chēng)困難重重。最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認(rèn)同感，只是把工作當(dāng)做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業(yè)。如何使高校行政秘書(shū)加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感呢?首先，高校應(yīng)該完善對(duì)行政秘書(shū)的激勵(lì)機(jī)制。最大限度地實(shí)現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個(gè)公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運(yùn)用多種激勵(lì)措施，如目標(biāo)激勵(lì)、榜樣激勵(lì)、參與激勵(lì)、尊重激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)等，以全方位激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性;其次，要加強(qiáng)對(duì)行政秘書(shū)的人本關(guān)懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會(huì)地位。人都希望自己有穩(wěn)定的社會(huì)地位，要求個(gè)人的能力和成就得到社會(huì)的承認(rèn)，也就是獲得尊重。尊重得到滿(mǎn)足，能使人對(duì)自己充滿(mǎn)信心，體驗(yàn)到自己的用處和價(jià)值;再次，滿(mǎn)足行政秘書(shū)自我實(shí)現(xiàn)的高層次要求。譬如，對(duì)行政秘書(shū)的業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時(shí)可以去脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)，或攻讀學(xué)歷學(xué)位等。有了這一系列的措施，可以有效的調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感，提高工作效率。
三、加強(qiáng)高校行政秘書(shū)的綜合素質(zhì)
高校行政秘書(shū)如果具有很高的職業(yè)認(rèn)同感而不具備過(guò)硬的綜合素質(zhì)的話(huà)，無(wú)異于紙上談兵，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)的能力。高校行政秘書(shū)除了具備良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質(zhì)之外，必須加強(qiáng)政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識(shí)素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實(shí)工作的同時(shí)，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。
1.政治素質(zhì)高校行政秘書(shū)必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，在日常的工作中行政秘書(shū)經(jīng)常上傳下達(dá)、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，涉及黨和國(guó)家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度，行政秘書(shū)要有較強(qiáng)的政治意識(shí);作為行政秘書(shū)要充分認(rèn)識(shí)自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時(shí)要以學(xué)院的利益為重、以師生的利益為重、以學(xué)校的大局利益為重，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做好保密工作;在不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平過(guò)程中，增強(qiáng)政治敏銳性、堅(jiān)定性，使自己的思想觀念、認(rèn)識(shí)水平、思維能力都能緊跟新形勢(shì)、新變化;確保在實(shí)際工作中準(zhǔn)確無(wú)誤地傳達(dá)學(xué)校的各項(xiàng)方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。
2.心理素質(zhì)心理素質(zhì)是指?jìng)�(gè)體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：(1)細(xì)心耐心高校行政秘書(shū)面對(duì)的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如報(bào)紙、信件的收發(fā)，系檔案的管理，辦公室物品的領(lǐng)取，文件通知的下發(fā)傳達(dá)等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此行政秘書(shū)必須培養(yǎng)自己細(xì)心、耐心的性格。(2)熱情樂(lè)觀高校行政秘書(shū)要時(shí)刻保持熱情樂(lè)觀的心態(tài)，營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，對(duì)周?chē)h(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書(shū)工作經(jīng)常會(huì)面臨一些意想不到的困境，難免會(huì)遇到挫折或不協(xié)調(diào)，這就需要秘書(shū)人員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。(免費(fèi)看電影tang)
3.學(xué)識(shí)素質(zhì)高校行政秘書(shū)身處高校這樣一個(gè)培養(yǎng)高級(jí)人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關(guān)，所以除了學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)知識(shí)之外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)等知識(shí)。這些知識(shí)的掌握和運(yùn)用，可以有效地保證行政秘書(shū)對(duì)事務(wù)的處理能力。高校是知識(shí)說(shuō)話(huà)的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識(shí)，沒(méi)有智慧、沒(méi)有修養(yǎng)就缺乏溝通的基礎(chǔ)。因此一個(gè)優(yōu)秀的行政秘書(shū)應(yīng)該學(xué)會(huì)用自己的知識(shí)積累所形成的修養(yǎng)去影響人，用人格影響來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的結(jié)果，這無(wú)疑是高校管理的最高境界。
明確工作職責(zé)是做好行政秘書(shū)工作的前提，較高的職業(yè)認(rèn)同感是做好行政秘書(shū)工作的關(guān)鍵，過(guò)硬的綜合素質(zhì)是做好行政秘書(shū)工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書(shū)是高校行政管理的一支重要力量，對(duì)保證各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的起到關(guān)鍵}生作用。行政秘書(shū)要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，確實(shí)提高工作效率，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。
擴(kuò)展閱讀：對(duì)如何提高高校院系教學(xué)秘書(shū)工作效率的思考
對(duì)如何提高高校院系教學(xué)秘書(shū)工作效率的思考以塔里木大學(xué)為例
馮剛盧泉塔里木大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院
【摘要】高校教學(xué)秘書(shū)管理水平的高低直接或間接地影響著高校的教育教學(xué)質(zhì)量，本文從分析影響高校院系教學(xué)秘書(shū)工作效率的原因出發(fā)。提出了如何提高高校院系教學(xué)秘書(shū)工作效率的對(duì)策及建議。
【關(guān)鍵詞】高校教學(xué)秘書(shū)效率
教學(xué)是高校的中心工作之一，教學(xué)工作的正常運(yùn)行不僅關(guān)系到高校的發(fā)展前景，也關(guān)乎到學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。教學(xué)工作能否良好運(yùn)行，教學(xué)管理工作者的工作質(zhì)量在這當(dāng)中起著舉足輕重的作用。
教學(xué)秘書(shū)作為院系教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的重要組成部分，發(fā)揮著不可替代的作用。教學(xué)秘書(shū)頻繁和校教務(wù)部門(mén)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等接觸、溝通交流，保證了信息的暢通，使教學(xué)工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因而，提高教學(xué)秘書(shū)工作效率，是使教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)秩序得以保障的重要因素，也是客觀實(shí)際的需要。
一、高校教學(xué)秘書(shū)現(xiàn)狀簡(jiǎn)介目前我校由十個(gè)學(xué)院組成，全�，F(xiàn)有教學(xué)秘書(shū)工作人員１９人，隨著學(xué)校招生規(guī)模的擴(kuò)大，各學(xué)院教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍也在不斷壯大。１９位教學(xué)秘書(shū)中本科學(xué)歷１３人，碩士研究生學(xué)歷６人，平均年齡３１歲。其中初級(jí)職稱(chēng)９人，中級(jí)職稱(chēng)９人，高級(jí)職稱(chēng)１人。實(shí)際學(xué)歷、職稱(chēng)情況及占有比例如表一所示：表一（學(xué)歷、職稱(chēng)人數(shù)占有比例）從以上數(shù)據(jù)和圖表中可以看出，我校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍總體年齡偏年輕，本科人數(shù)較多，碩士研究生人數(shù)還沒(méi)有達(dá)到３５％，初中級(jí)職稱(chēng)人數(shù)占有比例達(dá)到９５％左右，高級(jí)職稱(chēng)人數(shù)占有比例較低，５％左右。這些都與我校的實(shí)際發(fā)展歷史及地理環(huán)境密切相關(guān)。有些學(xué)院由于成立時(shí)間短，因此教師和教學(xué)秘書(shū)工作人員年齡較年輕。再者我校地處新疆南疆的邊遠(yuǎn)地區(qū)，而教學(xué)秘書(shū)工作待遇低、任務(wù)重，因此招聘教學(xué)管理人員難，不得不在學(xué)歷要求上有所降低。
二、影響高校院系教學(xué)秘書(shū)工作效率的原因１．知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏。不少教學(xué)秘書(shū)非專(zhuān)業(yè)出身。
并不具備相應(yīng)的文秘專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)，不少高校在教學(xué)秘書(shū)上崗前也沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)工作，有的教學(xué)秘書(shū)剛參加工作時(shí)，甚至對(duì)學(xué)院開(kāi)設(shè)的專(zhuān)業(yè)及課程設(shè)置都不熟悉，因此工作時(shí)存在一定的盲區(qū)，往往影響了工作效率，使教學(xué)管理工作處于被動(dòng)局面。
２．工作任務(wù)繁重，缺乏主觀能動(dòng)性。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大．學(xué)生人數(shù)大量增加，一定程度上加大了教學(xué)秘書(shū)的工作量。而且高校實(shí)行校院二級(jí)管理后，教學(xué)秘書(shū)工作有增無(wú)減，而教學(xué)秘書(shū)的編制沒(méi)有得到有效解決，在管理人員緊缺的情況下，繁重的教學(xué)管理工作使教學(xué)秘書(shū)疲于應(yīng)付，工作缺少了主觀能動(dòng)性。
３．崗位工作沒(méi)有受到重視。在人們的傳統(tǒng)觀念當(dāng)中，教學(xué)秘書(shū)工作只是一個(gè)簡(jiǎn)單的收發(fā)文件和處理一般瑣碎事務(wù)的工作。在大眾看來(lái)，誰(shuí)都可以勝任這份工作。在這種觀念的影響下，人們?nèi)狈?duì)教學(xué)秘書(shū)工作的正確認(rèn)識(shí)。因此，教學(xué)秘書(shū)工作沒(méi)有得到應(yīng)有的尊重和重
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