高校二級學院行政秘書的自我定位與能力培養(yǎng)

【摘要】高校行政秘書作為一支新興隊伍，在高校管理工作占據著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。本文從行政秘書的自我定位及能力培養(yǎng)兩方面討論了高校行政秘書的角色問題。

【關鍵字】行政秘書;自我定位;能力培養(yǎng)

高校二級學院辦公室是學院工作的窗口，而行政秘書在辦公室建設與學院發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。它在“上傳下達”學校的有關精神，“左右聯系”學院師生及同事之間的團隊合作，“內外溝通”學院內部及學院與其他職能部門之前的公關協調，發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分了解職責分工中對自己的角色期待，才能腳踏實地服務好教學和科研，服務好教師與學生，從而體現自己的崗位價值。一、高校行政秘書的自我定位1、綜合性與專一性的統(tǒng)一

二級學院行政秘書的工作頭緒多，事物雜，范圍廣，具有很強的綜合性。工作范圍幾乎涉及到二級學院機關工作的各個方面。除了要完成每天各類報刊文件的分發(fā)傳閱、各個會議的籌備與后勤服務，各種來電來訪的接待與處理之外，還需向學院各基層單位提供政策咨詢和優(yōu)化資源的引導，建立與其他兄弟單位的行政秘書及本單位同事之間的“左右”聯系，相互配合�？芍^集各種工作角色于一身，成為“多面手”。同時，行政秘書又具有很強的專一性。如計劃生育、財務的管理都帶有嚴格的政策法律性，如果缺乏專門訓練或態(tài)度馬虎，就很容易出紕漏，甚至給學院的工作帶來巨大的損失。2、服務性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一

學院無小事，事事皆教育。高校的核心職能是人才培養(yǎng)，而行政秘書主要從事管理工作，一般不直接參與教學科研工作，不能向專業(yè)教師那樣走上三尺講臺，教書育人。行政秘書的每一項工作，決定了其“管理育人，服務育人”的宗旨。即歸根到底都是為學院服務。服務于教學，服務于教師，服務于學生。因而，行政秘書須樹立大服務意識。堅持有訪必接、有疑必釋、有難必幫。做到對上尊重支持，對下熱情耐心。同時，常言道：辦公室規(guī)矩多。行政秘書工作一般都有一套嚴格的規(guī)章制度和操作程序。按規(guī)定辦事固然沒錯，但行政秘書不能墨守成規(guī)。創(chuàng)新是辦公室工作的動力源泉。行政秘書在堅守服務性的同時，要勇于創(chuàng)新，要善于靈活應付，根據服務對象的不同特點或形勢、任務、要求的變化，大膽嘗試改革和創(chuàng)新，開創(chuàng)學院辦公室工作的新局面。3、主動性與被動性的統(tǒng)一

秘書工作的服務性決定了行政秘書工作的被動性。首先是工作性質被動。行政秘書工作的變化總是隨著上級部門及本單位領導工作的變化而變化，這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。其次是工作時空被動。不同時期、不同地方、不同領導對秘書活動的要求是不同的。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需，不能離開領導和領導工作而單獨開展工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞地工作。行政秘書的工作雖具有被動性，但其角色職能也賦予了其鮮明的主動性。在具體工作中，行政秘書是上傳下達，聯系左右，溝通內外的紐帶。其作用的發(fā)揮需要行政秘書具有主動意識，即充分發(fā)揮主觀能動性，主動參與，主動服務，不應付、不敷衍。4、公開性與保密性的統(tǒng)一

秘書工作的崗位職責決定了工作內容的公開性。小到上級文件精神的傳達，大到辦公用品，大宗設備儀器的采購都需做到公開透明。以公開促公正，以公平樹形象。同時，保密性也是辦公室工作本身的客觀要求，是行政秘書的神圣職責。辦公室一個信息的集散地，秘書工作環(huán)境的特殊性，要求行政秘書具有強烈的保密意識。如果失去了“秘書”，就變成的“文書”。二、高校行政秘書能力培養(yǎng)

作為行政秘書，在明確以上角色后，就應著重培養(yǎng)自己與之相適應的能力，加強自身建設，從而更好的為學院服務。

1、要具備較強的文字表達及人際溝通能力

由于行政秘書承擔著文件的接收與傳遞，學院與其他職能部門之間的公關、溝通，這就需要其用語言或文字對相關部門和人員進行陳述，清楚地、有說服力地表達思想和意圖，讓對方一聽、一看則明，從而提高工作效率。因此，行政秘書必須語言精練、表達流暢，能夠規(guī)范書寫一般應用文，如工作計劃、工作總結、會議通知、紀要等。

2、要具備利用現代化工具獲取和處理信息的能力

科學技術的發(fā)展，早已改變傳統(tǒng)的辦公方法和手段，整個行政管理工作的科學化、現代化要求越來越高�，F代辦公離不開計算機、傳真機、掃描儀、投影儀、數碼相機等電子設備。這就要求行政秘書掌握最基本的操作能力，在工作中不斷熟練，以增加熟練程度。同時，行政秘書的角色還要求其善于利用現代化設備捕捉多方面的信息，運用已有知識對信息進行加工處理，取其精華、去其糟粕，以提高效率和質量。(免費看電影tang)

3、要具備敬銳的洞祭力及正確分析和解決問題的能力

行政秘書主動性與被動性的統(tǒng)一的特點，決定了其在管理過程中會遇到不同的人和事，特別是突發(fā)事件的降臨。因而，行政秘書必須具備敏銳的洞察力，保持冷靜，平靜待人，對問題或事件進行客觀、公正的評判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及時拿出可行性解決方案或處理意見，以保證學院管理工作及時有效的進行。待問題解決之后，要認真分析發(fā)生的原因，評價結果解決的合理性和正確性，從而為今后的工作提供借鑒。三、結論

隨著我國教育改革的不斷發(fā)展，高校二級學院的管理也日趨成熟。這對于行政秘書來說，即使機遇也是挑戰(zhàn)。高校行政秘書只有在明確自己的角色定位后，才能有效的培養(yǎng)與之相適應的能力，完善自己的角色定位，從而更好的為學院，為師生服務。

擴展閱讀：淺析高校二級學院行政秘書工作的特點和現狀

[摘要]高校二級學院的行政秘書是高校二級學院管理隊伍中的一支重要力量,而行政秘書的工作多而廣,雜而亂,細而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此,要對高校二級學院行政秘書工作的特點和現狀進行分析,今后才能更好地開展工作。[關鍵詞]高校二級學院行政秘書現狀

高校二級學院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手,又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶,是管理隊伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視,其工作任務繁重,缺少交流,容易造成許多問題的產生,從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質量。因而要對二級學院行政秘書工作的特點和現狀進行探討,才能更好地做好政秘書工作。一、行政秘書的工作職責

我國高校行政秘書工作廣而多,雜而亂,細而瑣。因此,行政秘書必須明確自己職責,才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負責學院年度工作計劃和總結、學院領導講話稿、通知文件、申請報告、會議紀要等材料的擬草和校對以及學院新聞報道、學院網頁更新、學術報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務處理,如文件檔案管理和歸檔,會務籌備和接待、后勤工作,會議通知,消防安全檢查、資產管理工作、;管理辦公設施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。二、行政秘書工作的特點

高校行政秘書主要是服務于教學、科研、和學生管理,其特點主要有:1.輔助性

輔助性是相對主導性來說的,一般來說,輔助就是在主導的領導指揮和控制下從旁幫助領導完成共同的任務。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置,幫助領導完成其交待的任務和工作,這是秘書工作最核心的職能。院系領導不光承擔行政工作,還要兼顧教學與科研,所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領導布置的工作及時完成,并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將院系教學情況和管理中出現的問題反饋給相關主管領導。2.協調性

秘書協調是領導工作的補充和延伸,是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學院中,教學行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現縱橫交錯的網絡關系,行政任務是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學院、教師、學生的信息交匯點,也是各種行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協調能力,善于分析和處理各種錯綜復雜的關系,堅定而又策略靈活,行動果斷而又處事穩(wěn)妥,才能輔助領導處理好院系各種矛盾,調動一切積極因素,形成和諧有序的工作氛圍。以“內求團結、外求發(fā)展”的原則,上下溝通、協調左右、聯絡內外,處理日常行政事務。3.廣泛性

事務繁雜,范圍擴大,頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領導出謀劃策、參謀咨詢,從與教學秘書、學生政治輔導員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協調聯絡、上下溝通,幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒,統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細心和耐心,有條不紊地安排工作。4.參謀性

參謀是指出謀劃策,為院系行政管理層提出工作建議和設想,提供決策的參考依據和方案,充當學院領導的“顧問”和“智囊”,及時解決領導遇到的難題和疑惑。高校二級學院行政秘書是連接院系領導和各部門的橋梁,他們熟悉與教師教學、學生管理、科研工作相關的各項政策和要求,熟悉教學資源的實際配置情況,熟悉教學行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié),要積極收集整理教學管理工作中出現的問題,為領導修改和重新決策提供依據,從而推動院系工作的順利進行。充當好領導工作的助手,協調領導處理黨、政務,教學、管理矛盾,使領導可以集中精力開辟領導活動和決策,適時地為領導提出建設性方案,做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強預見性,提高對謀略的實效性,把為領導出謀獻策滲透到工作的各個方面和全過程。三、行政秘書工作的現狀

根據行政秘書工作的特點,結合地方高校行政秘書的實際,我認為,二級學院行政秘書工作容易出現以下三方面的問題:

1.工作任務多而繁瑣

二級學院的行政秘書工作頭緒較多,工作范圍幾乎涉及到二級學院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外,還要完成領導臨時交辦的各項任務。同時,要與不同的教師和學生接觸,及時處理他們提出的各種問題,并且還要兼職處理相關的教學任務和黨務工作,工作內容沒有定性的規(guī)定。實際工作中涉及的任務遠遠超過行政秘書這個崗位職責。因此,行政秘書雖然天天忙、月月忙,但年終總結時卻是“忙忙碌碌無頭緒,兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。2.工作得不到重視

二級學院的行政秘書平時工作十分繁忙,通常感覺是上班像打仗一樣,一件事接著一件事,經常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦,領導總是認為這是你應該做的,并且在年終績效考核時,行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學生,你都得為他們服務,如果服務不好,往往會遭到投訴,或是責罵等,因而沒有被重視,得到的回報也少。付出與回報往往難成正比,導致有些行政秘書心里有牢騷,肚里有怨氣。認為干多干少一個樣,干與不干一個樣的心理極易產生,抱怨自己進錯門、上錯崗,情緒郁悶,工作沒勁。3.工作晉升機會少

二級學院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身,很多都是一些引進人才的家屬或是子弟,從事行政事務一般很難升到高級職稱,往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸�，F實中,高校二級學院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關愛。缺乏專業(yè)知識的培訓和交流,缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導,對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,導致行政秘書大多思想不穩(wěn)定,態(tài)度不積極。導致部分行政秘書缺少工作的激情,不深入學習研究相關知識。(免費看電影tnag)

隨著我國高校改革的不斷深化,對高校二級學院行政秘書的要求也越來越高。因此,行政秘書要轉變思想觀念,明確角色定位,樹立服務意識,不斷加強對自身綜合素質和能力的培養(yǎng),廣泛閱讀書籍,增進知識的積累,做到時時虛心,處處留心,事事用心,從多方面、多角度強化自我工作意識的培養(yǎng)。同時,以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài),勤奮學習,銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,踏實工作,與時俱進,為學校和學院健康、快速地發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

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