高校二級學(xué)院行政秘書的自我定位與能力培養(yǎng)

【摘要】高校行政秘書作為一支新興隊(duì)伍，在高校管理工作占據(jù)著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。本文從行政秘書的自我定位及能力培養(yǎng)兩方面討論了高校行政秘書的角色問題。

【關(guān)鍵字】行政秘書;自我定位;能力培養(yǎng)

高校二級學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的窗口，而行政秘書在辦公室建設(shè)與學(xué)院發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。它在“上傳下達(dá)”學(xué)校的有關(guān)精神，“左右聯(lián)系”學(xué)院師生及同事之間的團(tuán)隊(duì)合作，“內(nèi)外溝通”學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院與其他職能部門之前的公關(guān)協(xié)調(diào)，發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分了解職責(zé)分工中對自己的角色期待，才能腳踏實(shí)地服務(wù)好教學(xué)和科研，服務(wù)好教師與學(xué)生，從而體現(xiàn)自己的崗位價值。一、高校行政秘書的自我定位1、綜合性與專一性的統(tǒng)一

二級學(xué)院行政秘書的工作頭緒多，事物雜，范圍廣，具有很強(qiáng)的綜合性。工作范圍幾乎涉及到二級學(xué)院機(jī)關(guān)工作的各個方面。除了要完成每天各類報刊文件的分發(fā)傳閱、各個會議的籌備與后勤服務(wù)，各種來電來訪的接待與處理之外，還需向?qū)W院各基層單位提供政策咨詢和優(yōu)化資源的引導(dǎo)，建立與其他兄弟單位的行政秘書及本單位同事之間的“左右”聯(lián)系，相互配合�？芍^集各種工作角色于一身，成為“多面手”。同時，行政秘書又具有很強(qiáng)的專一性。如計劃生育、財務(wù)的管理都帶有嚴(yán)格的政策法律性，如果缺乏專門訓(xùn)練或態(tài)度馬虎，就很容易出紕漏，甚至給學(xué)院的工作帶來巨大的損失。2、服務(wù)性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一

學(xué)院無小事，事事皆教育。高校的核心職能是人才培養(yǎng)，而行政秘書主要從事管理工作，一般不直接參與教學(xué)科研工作，不能向?qū)�業(yè)教師那樣走上三尺講臺，教書育人。行政秘書的每一項(xiàng)工作，決定了其“管理育人，服務(wù)育人”的宗旨。即歸根到底都是為學(xué)院服務(wù)。服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)生。因而，行政秘書須樹立大服務(wù)意識。堅(jiān)持有訪必接、有疑必釋、有難必幫。做到對上尊重支持，對下熱情耐心。同時，常言道：辦公室規(guī)矩多。行政秘書工作一般都有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度和操作程序。按規(guī)定辦事固然沒錯，但行政秘書不能墨守成規(guī)。創(chuàng)新是辦公室工作的動力源泉。行政秘書在堅(jiān)守服務(wù)性的同時，要勇于創(chuàng)新，要善于靈活應(yīng)付，根據(jù)服務(wù)對象的不同特點(diǎn)或形勢、任務(wù)、要求的變化，大膽嘗試改革和創(chuàng)新，開創(chuàng)學(xué)院辦公室工作的新局面。3、主動性與被動性的統(tǒng)一

秘書工作的服務(wù)性決定了行政秘書工作的被動性。首先是工作性質(zhì)被動。行政秘書工作的變化總是隨著上級部門及本單位領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而變化，這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。其次是工作時空被動。不同時期、不同地方、不同領(lǐng)導(dǎo)對秘書活動的要求是不同的。秘書必須想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，解領(lǐng)導(dǎo)之所難，幫領(lǐng)導(dǎo)之所需，不能離開領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨(dú)開展工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞地工作。行政秘書的工作雖具有被動性，但其角色職能也賦予了其鮮明的主動性。在具體工作中，行政秘書是上傳下達(dá)，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的紐帶。其作用的發(fā)揮需要行政秘書具有主動意識，即充分發(fā)揮主觀能動性，主動參與，主動服務(wù)，不應(yīng)付、不敷衍。4、公開性與保密性的統(tǒng)一

秘書工作的崗位職責(zé)決定了工作內(nèi)容的公開性。小到上級文件精神的傳達(dá)，大到辦公用品，大宗設(shè)備儀器的采購都需做到公開透明。以公開促公正，以公平樹形象。同時，保密性也是辦公室工作本身的客觀要求，是行政秘書的神圣職責(zé)。辦公室一個信息的集散地，秘書工作環(huán)境的特殊性，要求行政秘書具有強(qiáng)烈的保密意識。如果失去了“秘書”，就變成的“文書”。二、高校行政秘書能力培養(yǎng)

作為行政秘書，在明確以上角色后，就應(yīng)著重培養(yǎng)自己與之相適應(yīng)的能力，加強(qiáng)自身建設(shè)，從而更好的為學(xué)院服務(wù)。

1、要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)及人際溝通能力

由于行政秘書承擔(dān)著文件的接收與傳遞，學(xué)院與其他職能部門之間的公關(guān)、溝通，這就需要其用語言或文字對相關(guān)部門和人員進(jìn)行陳述，清楚地、有說服力地表達(dá)思想和意圖，讓對方一聽、一看則明，從而提高工作效率。因此，行政秘書必須語言精練、表達(dá)流暢，能夠規(guī)范書寫一般應(yīng)用文，如工作計劃、工作總結(jié)、會議通知、紀(jì)要等。

2、要具備利用現(xiàn)代化工具獲取和處理信息的能力

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，早已改變傳統(tǒng)的辦公方法和手段，整個行政管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化要求越來越高。現(xiàn)代辦公離不開計算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備。這就要求行政秘書掌握最基本的操作能力，在工作中不斷熟練，以增加熟練程度。同時，行政秘書的角色還要求其善于利用現(xiàn)代化設(shè)備捕捉多方面的信息，運(yùn)用已有知識對信息進(jìn)行加工處理，取其精華、去其糟粕，以提高效率和質(zhì)量。(免費(fèi)看電影tang)

3、要具備敬銳的洞祭力及正確分析和解決問題的能力

行政秘書主動性與被動性的統(tǒng)一的特點(diǎn)，決定了其在管理過程中會遇到不同的人和事，特別是突發(fā)事件的降臨。因而，行政秘書必須具備敏銳的洞察力，保持冷靜，平靜待人，對問題或事件進(jìn)行客觀、公正的評判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及時拿出可行性解決方案或處理意見，以保證學(xué)院管理工作及時有效的進(jìn)行。待問題解決之后，要認(rèn)真分析發(fā)生的原因，評價結(jié)果解決的合理性和正確性，從而為今后的工作提供借鑒。三、結(jié)論

隨著我國教育改革的不斷發(fā)展，高校二級學(xué)院的管理也日趨成熟。這對于行政秘書來說，即使機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。高校行政秘書只有在明確自己的角色定位后，才能有效的培養(yǎng)與之相適應(yīng)的能力，完善自己的角色定位，從而更好的為學(xué)院，為師生服務(wù)。

擴(kuò)展閱讀：淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

[摘要]高校二級學(xué)院的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊(duì)伍中的一支重要力量,而行政秘書的工作多而廣,雜而亂,細(xì)而瑣的特點(diǎn)給實(shí)際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此,要對高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行分析,今后才能更好地開展工作。[關(guān)鍵詞]高校二級學(xué)院行政秘書現(xiàn)狀

高校二級學(xué)院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手,又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶,是管理隊(duì)伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視,其工作任務(wù)繁重,缺少交流,容易造成許多問題的產(chǎn)生,從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因而要對二級學(xué)院行政秘書工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行探討,才能更好地做好政秘書工作。一、行政秘書的工作職責(zé)

我國高校行政秘書工作廣而多,雜而亂,細(xì)而瑣。因此,行政秘書必須明確自己職責(zé),才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負(fù)責(zé)學(xué)院年度工作計劃和總結(jié)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)講話稿、通知文件、申請報告、會議紀(jì)要等材料的擬草和校對以及學(xué)院新聞報道、學(xué)院網(wǎng)頁更新、學(xué)術(shù)報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學(xué)院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調(diào)動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務(wù)處理,如文件檔案管理和歸檔,會務(wù)籌備和接待、后勤工作,會議通知,消防安全檢查、資產(chǎn)管理工作、;管理辦公設(shè)施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。二、行政秘書工作的特點(diǎn)

高校行政秘書主要是服務(wù)于教學(xué)、科研、和學(xué)生管理,其特點(diǎn)主要有:1.輔助性

輔助性是相對主導(dǎo)性來說的,一般來說,輔助就是在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制下從旁幫助領(lǐng)導(dǎo)完成共同的任務(wù)。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置,幫助領(lǐng)導(dǎo)完成其交待的任務(wù)和工作,這是秘書工作最核心的職能。院系領(lǐng)導(dǎo)不光承擔(dān)行政工作,還要兼顧教學(xué)與科研,所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時完成,并對其進(jìn)行跟蹤和督促。對重要的事項(xiàng)要及時匯報和提醒,及時將院系教學(xué)情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。2.協(xié)調(diào)性

秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補(bǔ)充和延伸,是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學(xué)院中,教學(xué)行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系,行政任務(wù)是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學(xué)院、教師、學(xué)生的信息交匯點(diǎn),也是各種行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力,善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系,堅(jiān)定而又策略靈活,行動果斷而又處事穩(wěn)妥,才能輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好院系各種矛盾,調(diào)動一切積極因素,形成和諧有序的工作氛圍。以“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的原則,上下溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外,處理日常行政事務(wù)。3.廣泛性

事務(wù)繁雜,范圍擴(kuò)大,頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點(diǎn)。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、參謀咨詢,從與教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、上下溝通,幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒,統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細(xì)心和耐心,有條不紊地安排工作。4.參謀性

參謀是指出謀劃策,為院系行政管理層提出工作建議和設(shè)想,提供決策的參考依據(jù)和方案,充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的“顧問”和“智囊”,及時解決領(lǐng)導(dǎo)遇到的難題和疑惑。高校二級學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁,他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求,熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況,熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié),要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題,為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù),從而推動院系工作的順利進(jìn)行。充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的助手,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政務(wù),教學(xué)、管理矛盾,使領(lǐng)導(dǎo)可以集中精力開辟領(lǐng)導(dǎo)活動和決策,適時地為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性方案,做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強(qiáng)預(yù)見性,提高對謀略的實(shí)效性,把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策滲透到工作的各個方面和全過程。三、行政秘書工作的現(xiàn)狀

根據(jù)行政秘書工作的特點(diǎn),結(jié)合地方高校行政秘書的實(shí)際,我認(rèn)為,二級學(xué)院行政秘書工作容易出現(xiàn)以下三方面的問題:

1.工作任務(wù)多而繁瑣

二級學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多,工作范圍幾乎涉及到二級學(xué)院各項(xiàng)工作的各個方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外,還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項(xiàng)任務(wù)。同時,要與不同的教師和學(xué)生接觸,及時處理他們提出的各種問題,并且還要兼職處理相關(guān)的教學(xué)任務(wù)和黨務(wù)工作,工作內(nèi)容沒有定性的規(guī)定。實(shí)際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過行政秘書這個崗位職責(zé)。因此,行政秘書雖然天天忙、月月忙,但年終總結(jié)時卻是“忙忙碌碌無頭緒,兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。2.工作得不到重視

二級學(xué)院的行政秘書平時工作十分繁忙,通常感覺是上班像打仗一樣,一件事接著一件事,經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦,領(lǐng)導(dǎo)總是認(rèn)為這是你應(yīng)該做的,并且在年終績效考核時,行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學(xué)生,你都得為他們服務(wù),如果服務(wù)不好,往往會遭到投訴,或是責(zé)罵等,因而沒有被重視,得到的回報也少。付出與回報往往難成正比,導(dǎo)致有些行政秘書心里有牢騷,肚里有怨氣。認(rèn)為干多干少一個樣,干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生,抱怨自己進(jìn)錯門、上錯崗,情緒郁悶,工作沒勁。3.工作晉升機(jī)會少

二級學(xué)院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身,很多都是一些引進(jìn)人才的家屬或是子弟,從事行政事務(wù)一般很難升到高級職稱,往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸�，F(xiàn)實(shí)中,高校二級學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛。缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流,缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo),對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定,態(tài)度不積極。導(dǎo)致部分行政秘書缺少工作的激情,不深入學(xué)習(xí)研究相關(guān)知識。(免費(fèi)看電影tnag)

隨著我國高校改革的不斷深化,對高校二級學(xué)院行政秘書的要求也越來越高。因此,行政秘書要轉(zhuǎn)變思想觀念,明確角色定位,樹立服務(wù)意識,不斷加強(qiáng)對自身綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng),廣泛閱讀書籍,增進(jìn)知識的積累,做到時時虛心,處處留心,事事用心,從多方面、多角度強(qiáng)化自我工作意識的培養(yǎng)。同時,以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài),勤奮學(xué)習(xí),銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,踏實(shí)工作,與時俱進(jìn),為學(xué)校和學(xué)院健康、快速地發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

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