備件工作流程及制度

備件管理制度

備件工作流程圖消耗量資金計(jì)劃\\制作備件訂單審批\\上報訂單庫存清單信息反饋分析報告其它信息盤點(diǎn)整理上架定位存放訂貨跟蹤到貨驗(yàn)收清點(diǎn)入庫備件索賠單領(lǐng)料日報領(lǐng)料單清潔、保養(yǎng)出庫入庫清單單據(jù)審批上報收集信息，制訂計(jì)劃，審批上傳，動態(tài)跟催。憑單驗(yàn)貨，依貨制單，差異制單，單單相符。出庫憑單，先單后料，依單發(fā)料，驗(yàn)料簽單。人人有責(zé)，各負(fù)其責(zé)，出入分離，科學(xué)管理。

備件工作流程描述，

收集信息，制訂計(jì)劃，審批上傳，動態(tài)跟催

1．備件計(jì)劃員應(yīng)根據(jù)備件的消耗情況、庫存情況，服務(wù)顧問提供的缺件登記情況(對缺件要簽字確認(rèn)并30分鐘內(nèi)向業(yè)務(wù)部提供解決方案和預(yù)計(jì)解決時間)，車間提供的維修信息及季節(jié)等因素合理預(yù)測下一周期需求量（要用excel計(jì)算再調(diào)整，對突變量要了解分析原因），制定備件計(jì)劃。由計(jì)劃員制作《采購申請單》（訂單底稿）報備件經(jīng)理審核，報站長召開相關(guān)會議，修改訂單，報材料會計(jì)審核，站長、服務(wù)總監(jiān)審批。

2.審批完《訂單底稿》后，計(jì)劃員依《訂單底稿》制作《采購計(jì)劃》（訂單），相關(guān)審核后，發(fā)往廠家完成訂貨并將單據(jù)及時報財(cái)務(wù)備案。備件計(jì)劃員要電話跟蹤催促主機(jī)廠及時發(fā)貨，掌握貨物在途動態(tài)。

憑單驗(yàn)貨，依貨制單，差異制單，單單相符。

3、到貨后，庫房管理員和計(jì)劃員一起驗(yàn)收箱數(shù)，及包裝箱的封口狀態(tài)，同時對玻璃制品、大燈、CD、裝飾條等易損、易變形件進(jìn)行驗(yàn)收，如果無異常則簽收。如果包裝箱有破損、變形、封口開裂等異常狀況，須開箱依《裝箱清單》對貨物進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，若有損壞缺件請運(yùn)輸商負(fù)責(zé)賠償。

4、備件管理員簽收后須兩人以上開箱依《裝箱清單》對貨物逐樣進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，若有差異則填寫《驗(yàn)貨異�，F(xiàn)象記錄表》，及時與廠家或供貨商聯(lián)系，辦理索賠。依照先進(jìn)先出的原則（新貨擺在舊貨后面或下面）整理上架，定位存放。無位置碼的要先編碼后上架，同時更新系統(tǒng)。備件計(jì)劃員及時辦理入庫手續(xù)，打印《入庫清單》，有關(guān)人員簽字后附《裝箱清單》、《驗(yàn)貨異常現(xiàn)象記錄表》《索賠單》當(dāng)日報財(cái)務(wù)。如遇特殊情況，辦理入庫最多不超過3天。財(cái)務(wù)要當(dāng)日審核單據(jù)之間是否相符，并與發(fā)票相一致。

5、入庫必須按車型入庫，即庫房必須按主機(jī)廠的車型分系列建立備件庫。所有入庫物資（包括贈品等）必須及時按實(shí)物辦理入庫手續(xù)，保證一物一碼且?guī)ぁ⑽�、卡、證、資金相符。多收的辦理盈利入庫，誤發(fā)的(包括多發(fā)、少發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā))與廠家辦理索賠業(yè)務(wù)，并報財(cái)務(wù)掛帳。損壞的如果可以確定責(zé)任和處理結(jié)果的及時處理，不能確定責(zé)任有可能將來索賠的，先辦理入庫及索賠手續(xù)，報財(cái)務(wù)掛賬處理。拆新車必須按車架號辦理入庫手續(xù)，不得負(fù)出庫，恢復(fù)新車辦理負(fù)入庫手續(xù)處理。

6、退料單；維修工退料，庫房管理員要先確認(rèn)備件完好無損，在領(lǐng)料單簽字后方可電腦退料，并打退料單雙方簽字確認(rèn)。為操作簡便，未結(jié)算之前可以在出庫單上負(fù)出庫。

出庫憑單，先單后料，依單發(fā)料，驗(yàn)料簽單。

7、領(lǐng)料單出庫；備件管理員依《任務(wù)委托書》上料，并打領(lǐng)料單，庫房管理員按領(lǐng)料單上的品名、型號、數(shù)量發(fā)料，收貨人要現(xiàn)場驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后雙方簽字認(rèn)可。一聯(lián)留存作出庫單，一聯(lián)隨《任務(wù)委托書》帶走。

8、銷售單(或調(diào)撥單)出庫；在不影響生產(chǎn)情況下，進(jìn)行備件銷售工作，打印《銷售單》（一式三聯(lián)），見用戶簽字與財(cái)務(wù)收款蓋章后發(fā)料，《銷售單》一聯(lián)留收款員處，一聯(lián)留存作出庫單，一聯(lián)交顧客帶走。內(nèi)部轉(zhuǎn)庫使用調(diào)撥單或銷售單，要及時辦理入庫單一起轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)。

9、預(yù)約單出庫；預(yù)約備件到貨后要按照預(yù)約信息制作標(biāo)識并存放在預(yù)約貨位等待用戶來站更換，未經(jīng)預(yù)約的服務(wù)顧問和用戶同意不得挪用。

10、借條出庫，非本維修車間人員不得借料，本維修車間人員外出服務(wù)，救援，試件診斷借料時，本人寫借條，需有部門主管和站長簽字，五百元以上備件借條需有服務(wù)總監(jiān)簽字。經(jīng)備件主管備案簽字后，備件管理員方可發(fā)料。

11、出庫要快捷及時準(zhǔn)確，手續(xù)齊全。庫存為零，不得出庫。保證位置碼準(zhǔn)確無誤，標(biāo)識清楚，并做好整理保養(yǎng)工作，保證在庫備件無灰塵，無損傷，滿足使用要求，做到帳、物、卡一致。銷售的備件原則上不進(jìn)行退換，特殊情況報站長處理。

12、備件管理員每天要進(jìn)行永續(xù)盤點(diǎn)；財(cái)務(wù)每月進(jìn)行抽盤，每年進(jìn)行一次全盤。備件主管每月進(jìn)行庫存分析，對庫存進(jìn)行科學(xué)合理的動態(tài)管理。

人人有責(zé)，各負(fù)其責(zé)，出入分離，科學(xué)管理。

備件經(jīng)理：

1.負(fù)責(zé)備件計(jì)劃管理與制定工作，包括正常訂貨計(jì)劃，緊急訂貨計(jì)劃，確保進(jìn)貨渠道正規(guī)，儲備合理，保證維修所需的備件供應(yīng)。

2.負(fù)責(zé)制訂備件管理、領(lǐng)用、倉儲的規(guī)章制度以及備件儲定額，建立和保證與備件業(yè)務(wù)相適應(yīng)的工作流程，快速準(zhǔn)確地供給備件，有效地支持維修車間。

3.及時、全面的掌握備件部運(yùn)作情況，分析備件采購/庫存/發(fā)放等方面存在的問題，并制定解決方案，確保配件的科學(xué)管理。

4.負(fù)責(zé)對本部門工作流程、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法及本部人員崗位責(zé)任制度的編制、報批、組織實(shí)施。

5.負(fù)責(zé)備件市場調(diào)研，經(jīng)濟(jì)分析，收集和反饋備件的有關(guān)信息，及時向上級傳遞、反饋。

6.負(fù)責(zé)提高本部員工整體素質(zhì)與工作能力的培訓(xùn)計(jì)劃提出與實(shí)施。7.負(fù)責(zé)處理客戶配件投訴及原因分析/報告。

備件計(jì)劃員：

1.及時了解各車型備件銷售/庫存情況，根據(jù)環(huán)境季節(jié)、車輛維修狀況，保障備件銷量/庫存的前提下，減少積壓件，保證資金有效運(yùn)作制定合理的備件計(jì)劃。

3.每日9：00前打印按領(lǐng)料人的《領(lǐng)料日報》報財(cái)務(wù)，隨時關(guān)注庫存量與消耗量，收集相關(guān)供求信息，當(dāng)庫存低于下限或供求發(fā)生變化時，及時填寫《采購申請單》報備件經(jīng)理處安排采購，增加庫存。庫房重要備件，不得零庫存。

4.及時填寫《備件業(yè)務(wù)月報表》上報有關(guān)部門。5.及時發(fā)現(xiàn)呆滯件，并及時申報備件經(jīng)理。6.對電腦系統(tǒng)的維護(hù)，保證電腦數(shù)據(jù)的安全性。備件管理員：

1.負(fù)責(zé)配件檢驗(yàn)/清點(diǎn)/核對/入庫/上架/保管/發(fā)貨。2.對配件庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并及時反饋給配件計(jì)劃員。3.嚴(yán)把出、入庫關(guān)，為一線工人提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.配合財(cái)務(wù)部門做好盤點(diǎn)工作。

5.負(fù)責(zé)倉庫日常維護(hù)及衛(wèi)生管理，保持倉庫整潔、衛(wèi)生。6.做好倉庫的安全/防火/防銹工作。7.及時發(fā)現(xiàn)呆滯件，并及時申報備件經(jīng)理。

備件倉庫的基本要求

備件倉庫在服務(wù)站工作中的地位是至關(guān)重要，大部分業(yè)務(wù)都是圍繞備件倉庫所展開的。提高備件倉庫的管理水平，不僅對于管理服務(wù)站的資產(chǎn)有著重要的作用，而且是服務(wù)站的信譽(yù)和形象之所在。建立一套嚴(yán)格的倉庫管理制度及出、入庫管理規(guī)定是十分必要的。

1、備件倉庫的出、入庫必須采用計(jì)算機(jī)管理，利用備件管理軟件在計(jì)算機(jī)上建立庫存賬務(wù)系統(tǒng)。出入庫手續(xù)必須按規(guī)定車型辦理，通用件辦理調(diào)撥手續(xù)。

2、非倉庫有關(guān)工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫存區(qū)域。領(lǐng)導(dǎo)帶人參觀庫房時，管理員要全程陪同。

3、庫房區(qū)域的布置：首先把常用件放在最易接近區(qū)，其次根據(jù)庫房的空間和配件和形狀及功能選擇合適的貨架進(jìn)行合理的擺放，并有明顯標(biāo)識。4、備件倉庫的工作區(qū)域應(yīng)有明顯的標(biāo)牌，如備件領(lǐng)料口、辦公區(qū)、發(fā)料區(qū)、驗(yàn)貨區(qū)、危險品庫等。

5、貨架的擺放要整齊劃一，每一過道要有明顯的標(biāo)志，貨架應(yīng)有位置碼系統(tǒng)。貨位要有零件號、零件名稱與最高、最低庫存量等信息。6、應(yīng)有足夠的進(jìn)貨、發(fā)貨通道和周轉(zhuǎn)區(qū)域。并配備一定數(shù)量的照明、通風(fēng)和消防器材。

7、將索賠件分開擺放；將油漆等易燃危險品分開擺放。并有明顯的標(biāo)識。8、依靠計(jì)算機(jī)對庫存?zhèn)浼�建立安全庫存系統(tǒng)。對每種備件設(shè)置最高、最低庫存量。隨時掌握庫存短缺、超儲、呆滯情況。

9、應(yīng)定期對備件倉庫備件進(jìn)行盤點(diǎn)與抽查。如實(shí)的反映存貨的增減變動情況與結(jié)存情況，使帳實(shí)相符�？偨Y(jié)與找出倉庫管理的薄弱環(huán)節(jié)，分析原因并加以改善，不斷提高倉庫管理水平。

10、關(guān)于盤點(diǎn)與抽查有差錯的結(jié)果,現(xiàn)規(guī)定有盤虧的由庫房人員自行以進(jìn)價標(biāo)準(zhǔn)賠償。

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時尚博長汽車銷售服務(wù)有限公司

配件庫管理制度及工作流程

為了加強(qiáng)公司基礎(chǔ)管理，規(guī)范配件管理日常工作，深化、細(xì)化公司經(jīng)濟(jì)核算，特制定本制度。

一、采購：

1、北京現(xiàn)代廠家購買配件：配件庫人員根據(jù)配件的日常使用情況以及接待員報送的所需購買配件，在BMP中編制電子訂單，核對無誤后，上傳到廠家，并及時查看預(yù)付款的使用情況，如需付款，則要填寫付款申請單，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可由財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。

2、外采配件：正常外采配件，倉庫人員需填寫借款申請，經(jīng)由售后部經(jīng)理和總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)，購回配件后，及時辦理入庫手續(xù)，憑購貨方開具的發(fā)票、發(fā)貨單及入庫單到財(cái)務(wù)部辦理報帳手續(xù)。如為掛帳供應(yīng)商，則將有效憑證報送到財(cái)務(wù)部。

注：在申請購買配件時，一定要考慮到配件的常用性、易損性，還要保證汽車維修各種配件的供應(yīng)。二、采購入庫：

貨收到后，倉管員必須認(rèn)真清點(diǎn)核對所購配件與定單中所列配件是否相符，并對配件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格進(jìn)行全面的驗(yàn)收，并確認(rèn)合格后，簽收貨運(yùn)單，及時辦理入庫手續(xù)。（一）配件入庫：

1、北京摩比斯購進(jìn)配件：直接簽收貨運(yùn)單，轉(zhuǎn)采購入庫，入庫庫位為北京現(xiàn)代摩比斯庫。

2、外采：在系統(tǒng)中辦理采購入庫，入庫庫位普料庫，如果供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票，則入庫時的成本價為不含稅金額；如果開具普通票或收據(jù)，則全額入庫。入庫時，在系統(tǒng)中注意稅率的改變。（注：如當(dāng)時收到票據(jù)，必須有供應(yīng)商的發(fā)貨清單，如票據(jù)上已注明貨物名稱及數(shù)量，金額，則不需要。）

（二）其他輔料及外購物品入庫：

1、外采工具：維修工具或設(shè)施，辦理入庫同外采配件，入庫庫位為其他庫。2、外采其他物品：外采物品辦理入庫同外采配件，入庫庫位為其他庫。三、領(lǐng)料出庫：

1、維修領(lǐng)料，銷售材料：庫房收到委托書，在電腦中查看是否有工單，并與接

待員核對無誤后，及時辦理出庫手續(xù)，打印領(lǐng)料單，并與實(shí)物核對，注意配件名稱、規(guī)格，核對無誤后，維修工在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)后方可領(lǐng)取配件，領(lǐng)料單交于維修工、財(cái)務(wù)部各一份。

2、內(nèi)部領(lǐng)料：工具等其他物品出庫，庫房收到維修工領(lǐng)料申請，辦理工具出庫

手續(xù)，打印出庫單，倉庫、維修工簽字后方可領(lǐng)取，并交維修工、財(cái)務(wù)部各一份。

3、每天核對配件出庫，匯總后于次日上午報送財(cái)務(wù)部一份。四、舊件回收管理

倉庫安排固定人員管理登記，具體細(xì)則見附件（舊件管理辦法）。五、庫存管理：

倉庫保管員要對配件進(jìn)行合理的分區(qū)、分架、分層管理，做到擺放有序，易予查找，以便在電腦中查詢和辦理出庫手續(xù)，節(jié)省配件倉庫的使用空間，提高工作效率。

為了及時掌握配件的變化情況，避免配件的短缺、丟失或積壓，定于每個月的25至30日為盤存日，財(cái)務(wù)人員協(xié)助倉管員對實(shí)際庫存進(jìn)行盤點(diǎn)。如果出現(xiàn)了盤盈或盤虧，要查明原因，制作盤盈或盤虧表；對于報損的配件要編制報損配件明細(xì)表，經(jīng)核對簽字后，報由總經(jīng)理簽字審批，然后報送財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。六、報表及報送：

1、每天登記配件的進(jìn)銷存情況，核對無誤并簽字確認(rèn)后于每周五上午向財(cái)務(wù)部報送一份配件進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表。報表中要注明采購金額，出庫成本中要分別注明日常維修領(lǐng)料、索賠領(lǐng)料和銷售材料成本。

2、月底配件盤點(diǎn)后，要在報表中體現(xiàn)出盤盈盤虧情況，查明原因，并及時處理完畢，調(diào)整庫存，還要對WMS系統(tǒng)自動計(jì)算后出現(xiàn)的小數(shù)誤差進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的庫存數(shù)量、成本與實(shí)際相符。核對無誤并簽字確認(rèn)后于次月的1號報送配件進(jìn)銷存月報表（按每周匯總數(shù)據(jù)報送）。

七、配件庫經(jīng)理要做好本部門工作安排，協(xié)調(diào)好與各部門之間的關(guān)系，保證工作的順利進(jìn)行。

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