水利工程檔案驗收自查報告

會理縣“8.30”地震小型震損水庫黑泥田水庫樞紐除險加固工程檔案驗收自查報告

會理縣水務局

二一年十二月

一、工程概況

黑泥田水庫位于會理縣綠水鄉(xiāng)境內(nèi)，屬金沙江水系城河支流綠水河上游，是一座年調(diào)節(jié)水庫，蓄水、防洪、灌溉，具有綜合效益的小(二)型水利樞紐工程。水庫壩址以上控制流域面積11.73km2，總庫容60萬，有效灌面400畝。

工程建設主要項目為：1大壩整治

（1）、開挖壩肩裂縫部位，采用人工配合小型電動（或油動）夯實機械夯實。

（2）、內(nèi)壩壩腳增設干砌塊石鎮(zhèn)腳。

（3）、增加內(nèi)壩坡預制砼板護坡，板厚度4cm，在預制板與大壩之間設20cm粗砂過渡層。

（4）、放緩內(nèi)壩坡比，下半部分采用礫碎石回填，上半部分采用新采的含碎石的壤土回填。

（5）、修整外壩坡，增設M7.5漿砌塊石護坡，網(wǎng)格內(nèi)植草。增設外壩兩側(cè)和馬道排水溝，保證壩坡排水暢通。

2溢洪道整治

（1）、進口段長新建溢流堰體，增加溢流堰高度，堰寬加寬到12m。

（2）、收縮段襯砌溢洪道邊墻和底板，并將溢洪道由堰口12m寬收窄為7m寬。

3放水設施整治

完成放水隧洞出口陡槽工程，原老涵洞采用C15砼封堵。

4其它設施

新建管理房，增設水位觀測設施。二、資料自查情況

本工程資料按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》進行歸檔整理。歸檔資料內(nèi)容能積極真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況，做到齊全、系統(tǒng)、完整。

歸檔資料的質(zhì)量情況

1、本工程一開始就對工程建設進行全面監(jiān)控，以書面形式記載建設工程的主要過程并保存相應工程技術文件（如1、開工前的施工技術準備文件；2、各原材料質(zhì)保書、合格證及復試報告單；3、施工試驗記錄；4、隱蔽工程驗收檢查記錄；5、施工記錄；6、分部、分項質(zhì)量驗收記錄）。

2、本工程資料均采用耐久性強的碳素墨水筆進行記錄，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

3、本工程資料紙張幅面尺寸除施工日記外均采用規(guī)格為A4幅面（297×210），對一些原材料合格證原為16k紙張的全部采用a4幅面的紙張粘貼，使其達到長期保存歸檔的要求。

4、工程資料均為原件（復印件均寫明原件存放之處并加蓋存放單位紅章）。

5、工程資料的內(nèi)容真實、準確，與工程實際相符合，并符合國家有關方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

6、本工程竣工圖紙采用國家標準圖幅。圖紙中應修改的地方均已在更改部位注明。所有設計變更聯(lián)系單及圖紙會審紀要中的圖紙變

更內(nèi)容按照規(guī)定進行編制。編制完畢后所有竣工圖均加蓋竣工圖章，并由施工單位的編制人、審核人、技術負責人以及監(jiān)理單位的現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)等簽字，注上編制日期。所有竣工圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。

二一年十二月

擴展閱讀：《重慶市水利建設項目(工程)檔案專項驗收辦法》

各區(qū)縣（自治縣、市）水利（農(nóng)機）局、檔案局：

為了切實抓好水利基建項目（工程）檔案的管理工作，確保水利工程項目檔案的質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、計委印發(fā)的“建設項目工程檔案驗收辦法”及水利部《水利基本建設項目（工程）檔案管理規(guī)定》，結合我市水利工程檔案工作的實際，特制定《重慶市水利建設項目（工程）檔案專項驗收辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

二○○二年十月二十二日

重慶市水利建設項目（工程）檔案專項驗收辦法

一、總則

第一條根據(jù)國家檔案局、國家計委、水利部的有關文件的規(guī)定，特制定本辦法

第二條本辦法適用于重慶市行政區(qū)劃范圍內(nèi)所有大、中、小型水利建設項目（工程）驗收檔案管理。

二、驗收組織及準備

第三條水利工程檔案的竣工驗收（包括初步驗收），應在基本建設項目竣工驗收委員會（或驗收小組）的領導下，與工程（項目）竣工驗收同步或提前進行。

第四條凡屬重慶市水利局接收的重點水利工程檔案（重慶市轄區(qū)內(nèi)的大中型水利水電工程、大型灌區(qū)續(xù)建配套工程等投資在201*萬元以上的水利建設項目），必須由重慶市檔案局、重慶市水利局會同建設單位組成驗收小組進行檔案專項驗收，驗收工作由市水利局主持，建設單位負責組織，設計、施工、監(jiān)理單位參加。

凡屬區(qū)縣（自治縣、市）水利局接收的一般工程檔案，必須由區(qū)縣檔案局、區(qū)縣水利局會同建設單位組成驗收小組，驗收評定由區(qū)縣水利局主持，建設單位負責組織，施工單位參加。

第五條進行檔案專項驗收的水利工程建設項目，建設單位必須提供四套完整的、裝訂整理成冊的工程檔案進行專項評分驗收。（建設單位就是管理單位時，可只需三套）。

三、驗收程序

第六條在建設項目（工程）進行初步驗收前，建設單位要組織施工、設計、使用單位的項目負責人，工程管理、技術人員對項目檔案情況進行自查，并寫出自查報告。項目（工程）檔案自查報告應包括以下內(nèi)容：

1．項目檔案資料概況；

2．項目檔案工作管理體制（包括機構、人員等）；

3．項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；

4．竣工圖的編制情況及質(zhì)量；

5．檔案資料的移交情況，并注明已移交的卷（冊）數(shù)，圖紙張數(shù)等有關數(shù)字。

6．對檔案資料完整、準確，系統(tǒng)性的評價及檔案資料在施工、試運行和管理工作中發(fā)揮作用的情況；

7．檔案資料工作中存在的問題，解決措施及對整個工程建設項目驗收產(chǎn)生的影響。

第七條單位工程檔案專項驗收

施工單位已按合同內(nèi)容完成單位工程的技術文件材料（含竣工圖）收集、編制，并按有關文件規(guī)定收集、整理、裝訂成冊，在工程交工驗收前，由建設單位負責組織，并發(fā)出單位工程檔案專項驗收通知，由水利局檔案部門會同建設單位，監(jiān)理單位進行單位工程檔案專項驗收。

第八條建設項目（工程）檔案專項驗收。

建設項目已按有關規(guī)定要求全部完工后，在建設項目竣工綜合驗收前，由建設單位負責組織，發(fā)出建設項目工程檔案專項驗收通知，由各級檔案行政管理部門、水利檔案管理部門即會同建設單位、監(jiān)理單位進行項目工程檔案專項驗收。

第九條工程檔案專項驗收合格后，由建設單位在工程竣工驗收后六個月內(nèi)向重慶市市水利局檔案管理部門（或所在區(qū)縣〈自治縣、市〉水利部門）報送1套按要求收集整理的工程竣工檔案。市水利局只接收中型及以上工程檔案，具體內(nèi)容見附件4中主管局存檔。另外三套分別由建設單位、施工單位保存及按規(guī)定向檔案館移交。中型以上的工程項目，在向重慶市水利局檔案部門移交檔案時必須同時移交制作的光盤一套（解說詞必須達到真實、準確、系統(tǒng)、完整、具有依據(jù)、憑證作用和研究價值）。

四、驗收等級評定及質(zhì)量要求

第十條水利建設工程檔案質(zhì)量采用等級評定法，在驗收時對應歸檔文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性及整理質(zhì)量進行檢查評定，對達不到規(guī)定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程質(zhì)量不合格處理，不得進行工程竣工驗收。

第十一條建設工程檔案評定采用100分制評定。工程檔案的完整性35分，對缺項和內(nèi)容不完整的適當扣分；工程檔案的準確性35分，科技檔案材料的內(nèi)容反應施工的實際，真實可靠，圖物相符；工程檔案的系統(tǒng)性10分，符合歸檔要求20分，。

第十二條等級標準

90分以上為優(yōu)良；80分以上為合格；80分以下為不合格。（附件一）

第十三條本辦法由重慶市水利局負責解釋。

第十四條本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件：1．重慶市水利建設工程檔案驗收評定表

2．重慶市水利建設項目（工程）檔案資料驗收登記表3．重點建設項目（工程）檔案移交書4．重慶市水利建設工程檔案整理基本要求

附件1：

重慶市水利建設項目（工程）檔案驗收評定表序號工程名稱工程地址應得分扣分實得分一

35分完

整1前期文件材料的項目及內(nèi)容齊全62設計文件材料的項目及內(nèi)容齊全23施工技術材料的項目及內(nèi)容齊全154竣工圖（新藍圖）齊全5

5竣驗收文件材料的項目及內(nèi)容齊全2

6工程原貌、施工過程、竣工驗收方面有主要聲像檔案5二35分準

確1文字材料內(nèi)容表述完全、填寫齊全52文字材料內(nèi)容準確、真實53文字材料內(nèi)容簽證完善5

4竣工圖按水利部水辦〔1997〕275號文執(zhí)行、繪制20三10分系

統(tǒng)1文字材料按工程實施程序及有關規(guī)定整理有序52竣工圖按專業(yè)部位整理有序5四

20分歸檔要

求1制作材料優(yōu)質(zhì)紙張2

2書寫材料用規(guī)定墨水和黑復寫紙23書寫要求：字體工整、線條清晰34原件歸檔4

5案卷要素完善、案卷整齊美觀、規(guī)范46其它5

合計100評定結果：

年月日監(jiān)理單位：

年月日建設單位：

年月日檔案部門：

年月日附件2：

重慶市水利建設項目（工程）檔案資料驗收登記表

項目（工程）名稱項目建設單位項目主管部門

填表日期年月日

項目(工程)名稱主要設計單位項目(工程)建設單位主要施工單位項目(工程)主管部門開工日期項目(工程)總投資竣工日期檔案完整、準確情況：

項目（工程）監(jiān)理單位負責人（蓋章）

年月日檔案整理組卷情況：

項目建設單位檔案部門（蓋章）

年

項目主管部門意見：

公章

水利檔案部門意見：

公章年月日市檔案局意見：

公章

月日年月日年月日

附件3：

重點建設項目（工程）檔案移交書

工程檔案向

單位檔案室（處、科）或市、區(qū)縣城建檔案館）室移交工程檔案卷，其中藍圖張，照片張，錄像（音）帶目錄份。

移交單位移交人接收單位接收人

移交時間年月日

盒。附工程檔案移交

附件4：

水利工程檔案整理基本要求

一、工程檔案歸檔案卷要求

（一）歸檔范圍及保管期限表

凡是水利建設項目（工程）在建設過程中各個階段形成的（前期工作、設計、施工、生產(chǎn)準備、質(zhì)檢、監(jiān)理、竣工驗收等）具有保存價值的各種門類、各種裁體（含各種紙質(zhì)及錄音、錄像、照片、影片、縮微片、計算機磁盤、光盤等）的文件材料均屬歸檔范圍。具體如下：

水利基建項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表序號歸檔文件保管期限

建設單位施工單位設計單位管理單位主管局1可行性研究、任務書

1．1項目建議書及批復永久長期永久長期1．2可行性研究報告及批復永久長期永久長期1．3項目評估（包括借貸承諾評估）、論證永久長期永久長期

1．4環(huán)境預測、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復永久長期永久長期1．5計劃任務書及批復永久長期永久長期

2設計基礎資料

2．1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明永久永久永久

2．2地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄永久長期永久

2．3水文、氣象、地震等其它設計基礎資料永久長期永久

3設計文件

3．1總體規(guī)劃設計永久永久永久3．2初步設計永久永久長期3．3技術設計永久永久長期3．4施工圖設計短期永久長期3．5技術秘密材料、專利文件永久3．6設計計算書和期永久3．7關鍵技術試驗永久永久

3．8設計評價、鑒定及審批永久永久長期

4項目管理文件

4．1征地、移民文件

4．1．1征用土地申請，批準文件，紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖永久永久4．1．2征地移民拆遷、安置、補償協(xié)議書永久永久4．1．3建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片永久永久4．1．4施工執(zhí)照永久永久

4．2計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件

4．2．1有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調(diào)整計劃長期長期4．2．2概算、預算管理、差價管理文件長期長期4．2．3合同變更、索賠管理文件長期長期

4．2．4規(guī)程、規(guī)范、標準，規(guī)范、方案、規(guī)定長期長期4．2．5招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議長期長期4．2．6投資、進度、質(zhì)量、安全、合同控制文件長期長期4．3招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議

4．3．1招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期長期長期長期

4．3．2投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件永久永久長期永久

4．3．3開標議程、開標大會簽字表、報價表，評標記錄、評標人員簽字表、評標記錄、報告長期長期

4．3．4中標通知書長期長期長期長期

4．3．5合同談判紀要、合同審批文件、合同書、合同變更文件長期長期長期長期4．4專項申請、批復文件

4．4．1環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、通訊、消防、規(guī)劃等永久永久4．4．2水、暖、電、煤氣等供應協(xié)議書長期永久5施工文件

5．1開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期長期長期長期5．2施工組織設計、施工計劃、方案工藝、措施長期

5．3原材料及構件出廠證明及施工現(xiàn)場復查復驗報告長期長期長期長期5．4建筑材料試驗報告長期長期長期長期

5．5設計變更、工程更改洽商單、通知單永久長期長期長期5．6材料、零部件、設備代用審批長期短期長期長期

5．7土建施工定位測量、地基允許承載力復查報告永久短期長期長期5．8巖、土試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖永久長期長期永久5．9地質(zhì)描繪及有關說明永久長期永久

5．10水工建筑物測試及沉陷位移、變形等觀測記錄永久短期永久

5．11設備和管線焊接試驗記錄、報告及施工檢驗探傷記錄長期長期長期5．12設備和管理線強度、密閉性試驗長期長期長期

5．13設備和管線安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長期長期長期5．14設備和管線調(diào)試、性質(zhì)測試和校核長期長期長期5．15管線標高、位置、坡度測量記錄長期長期長期5．16管線、清潔、通水、消毒記錄短期短期短期

5．17設備裝置交接記錄，電氣、儀表操作聯(lián)動試驗短期短期5．18施工大事記短期5．19施工記錄長期

5．20施工過程中的往來函件長期短期短期長期5．21隱蔽工程驗收記錄永久長期永久永久

5．22單元、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定材料長期長期長期長期5．23竣工驗收記錄（包括單項工程的中間驗收）長期長期長期長期

5．24事故處理報告及重大缺隱處理和處理后的檢查記錄長期長期長期長期5．25記載施工重要階段、過程與重大事故現(xiàn)場的聲像材料及有關文字說明長期永久長期

5．26施工總結、技術總結永久長期

5．27竣工報告、竣工驗收報告長期長期長期長期6監(jiān)理文件、資料

6．1監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、及監(jiān)理細則長期長期長期6．2施工及設備器材供應單位資質(zhì)審核、設備、材料報審長期長期長期

6．3施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核，施工進度、延長工期、索賠、及付款報審長期長期長期

6．4開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書長期長期長期6．5設計變更、材料、零部件、設備代用審批長期長期長期

6．6協(xié)調(diào)會審記要、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件長期長期長期6．7工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告長期長期長期6．8監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報，備忘錄長期長期長期

6．9各項測控量成果及復核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄長期長期長期6．10工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告長期長期長期6．11工程進度計劃、實施分析統(tǒng)計文件長期長期長期

6．12變更價格審查、支付審批、索賠處理文件長期長期長期

6．13單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部分項質(zhì)量認證、評估長期長期長期6．14主要材料及工程投資計劃，完整報告長期長期長期6．15監(jiān)理工作聲像文件長期長期長期7竣工文件

7．1項目竣工驗收申請、批復及竣工驗收會議文件材料永久長期長期永久永久7．2全部竣工材料永久永久

7．3項目質(zhì)量評審材料永久長期永久7．4項目現(xiàn)場聲像材料長期長期

7．5竣工驗收委員會（小組）會議記錄長期7．6竣工驗收鑒定書永久長期長期永久永久7．7竣工財務決算、審計結論永久長期永久8運行技術準備、試運行8．1技術準備計劃短期

8．2試運行管理、技術責任制短期8．3開停車方案短期

8．4設備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄短期8．5試運行質(zhì)量鑒定報告短期

8．6安全操作規(guī)程、事故分析報告短期8．7運行記錄短期8．8技術培訓材料短期9設備材料

9．1規(guī)程、路線、試驗、技術總結長期

9．2產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄長期9．3設備、材料出廠合格證長期

9．4設備材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單9．5設備的圖紙、說明書長期9．6設備測繪、驗收記錄長期

9．7設備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性質(zhì)鑒定長期10涉外文件

10．1詢價、報價、投標文件短期10．2合同、合同附件永久10．3談判協(xié)議、議定書永久10．4談判記錄長期

10．5外商提交或我方收集的有關材料短期10．6出國考察報告長期

10．7國外各設計階段文件永久10．8各設計階段審查議定書永久10．9技術問題來往函電短期

10．10國外設備材料及設計聯(lián)絡永久10．11國外引進的設備圖紙、說明永久10．12國外設備儲存、運輸短期

10．13開箱檢驗記錄、商檢及索賠永久

短期

10．14國外設備、材料的防腐、保護措施短期10．15外國技術人員同志提供的有關文件材料長期10．16國外有關的技術標準短期11財務器材管理

11．1年度財務計劃長期

11．2工程概算、預算、決算永久長期

11．3固定資產(chǎn)清單及交接憑證永久長期永久11．4主要消耗材料與器材移交清單短期短期12科研項目

12．1專題報告、任務書、準備書永久長期12．2協(xié)議書、委托書、合同書永久

12．3研究方案、計劃、調(diào)查研究報告永久12．4實驗記錄、圖表、照片永久

12．5實驗分析、計算與整理的數(shù)據(jù)永久

12．6實驗裝置及特殊設備的圖紙與工藝技術規(guī)范說明書永久12．7實驗裝備操作規(guī)程、安全措施與事故分析報告長期12．8階段報告、科研報告、技術鑒定材料永久

12．9成果申報、鑒定、審批及推廣應用材料永久永久12．10考察報告長期

（二）歸檔的基本要求

1．制成材料：原件制成材料應用優(yōu)質(zhì)紙張，紙張尺寸為A4（210mm×297mm），歸檔時尺寸不統(tǒng)一的要求折疊和用A4紙裱糊；

2．書寫要求：書寫字跡要工整清晰，不能自造簡化字；需繪制的圖紙表格一定要規(guī)范，達到制圖要求;移交的竣工圖必須用CD圖或蘭圖，不得用復印圖紙，一律用鋼筆（碳素墨水）、毛筆或黑色簽字筆書寫（含領導簽名、簽字、意見及原始記錄等）不得用圓珠筆、水彩筆或鉛筆代替；

3．原件歸檔：指蓋有鮮章和原始簽證的文件材料。二、組卷要求

組卷要遵循科技文件材料形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

組卷時應按水利工程檔案分類方案執(zhí)行。在一個項目內(nèi)即可分為可行性研究、任務書；設計基礎材料；設計文件；施工文件；監(jiān)理文件；竣工文件；運行技術準備、試運行；設備材料；涉外文件；財務器材管理；科研項目等十一類。

組卷方法：即工程單位工程分部工程組成案卷。同一類型的文件的屬類（分部工程）為單位進行組卷，即一個屬類（分部工程）中的相同類型的文件材料盡量放在一起。針對整個單位工程或整個工程的文件材料以項目為單位組卷。文件材料的排列應按問題、時間或重要程度排列。一般應做到：正文在前，附件在后；正本在前，定稿（簽發(fā)稿）在后；批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；文字性材料在前，圖樣在后；復制件在前，原件在后。組卷的厚度，每卷應控制在3公分以內(nèi)。

三、案卷封面的編制

案卷封面必須按國家標準（GB/T1182201*）要求編制，案卷封面上的項目均用碳素墨水填寫，字跡要清晰，工整。

案卷題名：案卷題名應簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬制。

立卷單位：應填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成日期或起止日期。

保管期限與密級：按有關規(guī)定劃分保管期限與密級。保管期限分為永久、長期、短期，填寫劃定的保管期限；密級分為機密、秘密、內(nèi)部，填寫劃定的密級。

檔號：檔號應填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設定，分類號是指按統(tǒng)一的分規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指科技檔案所反應的產(chǎn)品、工程、課題、設備的代字代號；目錄號一般指分類目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后流水號。

脊背只填寫卷內(nèi)所保存的檔號或檔案的起止號。

四、卷內(nèi)科技文件材料頁號的編制

卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，逐頁編號，不得遺漏號或重號。單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的文字材料正面在右下角，反面在左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件材料填寫卷內(nèi)目錄，不必重新填寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

五、卷內(nèi)目錄的編制

單份文件材料的案卷不要編寫卷內(nèi)目錄。由多份文件組成的案卷需填寫卷內(nèi)目錄（格式見附表1）。內(nèi)容有：

順序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)。

文件編號：填寫科技文件材料的文號，設計變更的編號或圖樣的編號。設備代號、項目代號等。

責任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責任者。

題名：文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。

頁號：應填寫每文件科技文件材料首尾頁上標注的頁號。

備注：填寫文件材料需要說明的問題。

六、卷內(nèi)備考表的編制

卷內(nèi)備考表要寫明案卷內(nèi)文件材料的頁數(shù)、圖表的張數(shù)、需要說明的問題以及立卷人的簽名（格式見附表2）。

七、裝訂要求

（一）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。硬封皮精裝（線裝）的文件材料可以不裝訂，但必須在空頁上編寫檔號章、寫明文件材料的頁數(shù)。

（二）需要裝訂的案卷首先必須去掉金屬物；有破損的文件材料要進行修補、裱糊；取出空白紙和重份材料。

（三）案卷內(nèi)不同尺寸（大尺寸）的文件材料和附圖、表格要折疊為統(tǒng)一幅員（A4）（210mm×297mm）。

（四）卷皮的折疊按已制定好的線條折疊（前三條線），如文件材料有一定的厚度，應折疊出一定的背脊。

（五）案卷裝訂應結實、美觀。

八、設計底圖的整編要求

（一）設計底圖不裝訂、不折疊。

（二）設計底圖要逐張檢查，對破損的要用膠紙在背面進行修補。

（三）設計底圖應成套歸檔，并提交整套的圖紙目錄。

（四）底圖歸檔最好用底圖夾保管，亦可卷放。

九、藍圖的整編要求

（一）沒有裝訂成冊的藍圖應折疊，折疊后圖紙的幅圖規(guī)格為A4（210mm×297mm）。

（二）折疊后圖紙的標題欄應露在外面。應根據(jù)總目錄在圖題框線上空白處編寫檔案號、順序號，并加蓋套號章和檔案資料專用章（由檔案部門加蓋）。

（三）無論是橫幅或縱幅圖，先一律按折疊規(guī)格中的長度（297mm）正反來回折疊成開手風琴式的折疊，再按寬度（210mm）折疊，折疊應整齊、美觀。

（四）折疊后的藍圖每套一個檔案袋。數(shù)量多的可分卷分裝，并注明檔號

（五）裝訂成冊的藍圖，要按文字材料整編裝訂次序進行整編。

十、裝盒

（一）經(jīng)裝訂、整理后的檔案（包括文字材料、藍圖等）應裝盒存放，檔案盒采用國家標準統(tǒng)一制定的檔案盒。

（二）脊背處應填寫盒內(nèi)所存檔案的檔號或檔案起止號。

十一、聲像材料的歸檔要求

（一）聲像材料包括照片（包括底片）錄音帶、錄像帶等。

（二）照片檔案要按拍攝的時間順序排列，裝入照片檔案夾，并附上歸檔說明。（格式見附表3）。

（三）錄像帶要按拍攝時間順序編寫序號，在原包裝盒上寫歸檔說明，歸檔說明應包括：錄像帶號、畫面內(nèi)容、拍攝時間、地點、拍攝單位、拍攝者、參見號等。包括盒與錄像帶一并歸檔。

十二、計算機磁盤、光盤等載體材料的發(fā)檔要求

（一）歸檔的磁盤、光盤等應是可讀文件，能在相應的設計上進行演示或檢測，運轉(zhuǎn)正黨，無病毒、無劃傷。磁盤、光盤歸檔時應附歸檔說明，（格式見附表4）。

計算機磁帶、軟盤、錄象帶、磁性載體文件歸檔要求和管理應符合DA/T95《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》要求。

（二）中型以上的工程項目，移交檔案時應同時移交光盤一套。

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