專業(yè)秘書課程總結(jié)報告

專業(yè)秘書課程培訓(xùn)總結(jié)報告

培訓(xùn)時間：201*年4月15、16日培訓(xùn)師資：臺灣講師童興驄

兩天的“專業(yè)秘書課程”結(jié)束了，童老師親切的笑容、豐富的講授內(nèi)容一直還在我的腦海中久久不能忘記�！凹�(xì)節(jié)做到最好，就是我的成功”，是我從此次培訓(xùn)課程中學(xué)到的，它教會我要做一個有細(xì)心、耐心、同情心、愛心和感激心的秘書，要做一個比別人多一顆心的人。

現(xiàn)將兩天的培訓(xùn)課程總結(jié)如下：一、做秘書的條件

首先你要有耐心、信心、忠心；要有積極、主動、熱情的工作態(tài)度；更要有謹(jǐn)慎、圓滑、細(xì)致的工作方式，這些都是做一名專業(yè)秘書的必要條件。

二、如何提高工作效率1、高效的檔案管理技巧

理想的檔案管理原則應(yīng)該是正確、簡明和經(jīng)濟(jì)的。

正確：即檔案的分類及存放正確，在我們調(diào)閱某一檔案時，能夠迅速找到，查閱后也要正確地放回原處，不可隨手亂放。

簡明：即檔案的分類、存放和使用方法簡明，讓公司的相關(guān)人員都能清楚了解，使上司或其他同事可以隨時取用參考。

經(jīng)濟(jì)：檔案所占的位置越小越好，因此要確定檔案保存的年限，適時進(jìn)行銷毀，清理已經(jīng)失效的檔案。簡明的檔案分類方法

我們的檔案可分為待辦事項檔、待歸檔、待讀檔、參考檔、名片檔和剪報檔六類，用于進(jìn)行日常工作的處理。共同分享：

a、用一個特殊顏色的文件夾，把所有需要在今天完成的工作放在這個文件夾里面，并做到日清日畢；

b、將一個多頁資料夾按日期分為31天，將在未來日子發(fā)生需處理的文件按日期放在資料夾里面，并在每天下班前將明天需處理的文件放在當(dāng)日需完成的工作文件夾內(nèi)，以免文件丟失；c、對于聽證會、招待酒會等重要工作要設(shè)立一個專案文件夾，將相關(guān)資料全部放在里面，方便調(diào)閱和存放；d、開設(shè)一個包含航班時刻表、火車時刻表、酒店聯(lián)絡(luò)表、地圖等參考資料的文檔，用于日常使用。2、時間管理技巧時間管理的基本思考過程共同分享：尋求支援不知道任何事情拒絕做授權(quán)別人做必需做嗎？否否是需親自做嗎？是延遲做否應(yīng)立刻做嗎？是如何做？馬上做a、每天下班前列出明天的“應(yīng)做事項”并按優(yōu)先順序進(jìn)行排列；b、每周五下班前做出下周全周的工作計劃安排，并設(shè)定預(yù)計完成時間；c、在工作空檔，計算全天尚未過完的時間，如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，要將大計劃分成數(shù)個小工作進(jìn)行，并個個擊破；d、在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作；e、每件物品和文件要有固定存放的位置，減少不必要的時間消耗；f、學(xué)習(xí)拒絕的技巧。3、會議管理技巧會議按分類方式不同可分為定期會議、不定期會議；小型會議、中型會議、大型會議；公司內(nèi)召開會議和公司外召開會議等七種。

會議管理的四個階段

了解會議目的；設(shè)計會議流程；會議執(zhí)行與協(xié)調(diào)；會后檢討與跟催共同分享：

a、公司內(nèi)召開會議：

提前確定會議議程及各項議程的匯報人和匯報時間，盡量減少臨時議題，并將會議通知提前三天發(fā)給與會人員；

檢查投影機(jī)、白板用品、冷氣開關(guān)等物品，做好會前準(zhǔn)備工作；在會議室準(zhǔn)備一個時鐘，提醒與會人員會議召開的時間。b、大型會議：

在會議前期制定出一套詳細(xì)的會議規(guī)劃流程，確定會議地點、參會人員、會議預(yù)算；

送給客人的禮物一定要提前預(yù)訂或者購買；送給外國客人的禮物最好是本國特產(chǎn)物品，并且最好是獨(dú)一無二的。

4、為上司安排行程的技巧

行程安排一般分為事前準(zhǔn)備、出發(fā)當(dāng)日物品檢查、出發(fā)后工作處理及回來后工作處理四個階段。

事前準(zhǔn)備階段：即提前做好上司出差期間的日程安排、上司名片準(zhǔn)備、公司聯(lián)絡(luò)電話表準(zhǔn)備等工作；

出發(fā)當(dāng)日的工作：提前做好車輛安排、檢查是否有遺漏的物品；

出發(fā)后工作處理：處理例行文件和信函、出差期間電話留言記錄、安排上司回來后的約會、做好來往文件和信函的分類和記錄；

上司回來后的工作：電話留言和信件分類交給上司、處理出差費(fèi)用報銷等工作。共同分享：

a、提前做好機(jī)票、身份證、信用卡等相關(guān)證件的備份，以備不時之需；b、通知要在上司離開前必須見他的人，保證工作時效；c、公司的緊急工作請示，可由司機(jī)接機(jī)時直接帶給上司；

d、設(shè)立專案文件夾，將上司出差期間需要匯報和公司發(fā)生的重大事情做以整理，形成出差期間公司工作情況匯報文件。

三、辦公室禮儀規(guī)范1、電話禮儀與應(yīng)對技巧

在公司的經(jīng)營發(fā)展中電話扮演著內(nèi)外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常常在這一線之間。因此，良好語言規(guī)范的使用便成為解決問題的有利工具，一旦使用不當(dāng)就會形成困擾。

共同分享：

a、電話響過三聲后再去接聽，在三聲響鈴過程中調(diào)試自己的心態(tài)，以愉快的聲調(diào)去接聽電話；

b、接聽電話時首先說出自己的正確身份（自己的名字、所在部門或者公司名稱）

c、注意聽，并認(rèn)真的回答對方所提出的問題，不要匆忙，這樣能迅速在對方心中建立好的印象；

d、讓對方先結(jié)束談話，待對方掛斷電話后再將話筒放回去是電話接聽的一種基本禮節(jié)；

e、同時接聽幾個電話時，注意將等待的話機(jī)設(shè)成音樂錄音，以免泄露公司機(jī)密；

f、在日常工作中編制一本常用的電話號碼簿；

g、在接聽電話時禁忌不理不采、冷淡敷衍、語氣不耐、出言頂撞。

2、客戶接待禮儀共同分享：

a、在接待客戶時，給人的第一印象應(yīng)該親切、微笑、誠意；b、對到訪的所有客人都應(yīng)該一視同仁；c、在客人等候時要奉上水和公司刊物；

d、引導(dǎo)客人應(yīng)配合客人的步調(diào)；走路時應(yīng)該讓客人走在內(nèi)側(cè)；走樓梯時上樓跟隨在客人后面，下樓走在客人前面。

“工作無止境，學(xué)而知不足”。兩天的培訓(xùn)結(jié)束了，很多在工作中遇到的問題和困難都在課程中找到了答案，它使我懂得了秘書的真正含義，了解了秘書工作的附加價值，使我更加有信心的去做好我的秘書工作。

擴(kuò)展閱讀：文秘教育專業(yè)綜合實踐課程總結(jié)

文秘教育專業(yè)綜合實踐課程總結(jié)

為了提高文秘教育專業(yè)學(xué)生對本專業(yè)的認(rèn)識，強(qiáng)化自身專業(yè)實踐能力，在本學(xué)期，充分發(fā)揮小班制教學(xué)的優(yōu)勢，李老師的指導(dǎo)下，我們文秘教育一班基本圓滿結(jié)束了專業(yè)綜合實踐課程的學(xué)習(xí)。細(xì)細(xì)回顧開來，整學(xué)期的課程安排條理分明、脈絡(luò)清晰�，F(xiàn)總結(jié)如下。

一專業(yè)實踐課程包括內(nèi)容（一）基本禮儀鞏固與學(xué)習(xí)

我將其分為兩個部分，理論與實踐兩部分。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括握手、打招呼、接發(fā)名片、接打電話、禮貌用語、秘書緊急情況應(yīng)急等。全班基本分成兩人一組，全程模擬演練。

秘書緊急情況應(yīng)急模擬為課程特色。幾人一組，設(shè)定場景，而模擬秘書卻對所要應(yīng)對的情況一無所知。鍛煉秘書的應(yīng)急能力，超現(xiàn)實的訓(xùn)練。

視頻學(xué)習(xí)內(nèi)容為《周思敏：時尚禮儀教學(xué)》。簡單易懂，便于現(xiàn)場操作。（二）人才市場調(diào)查

借助在南校舉行的山東省201*年春季農(nóng)林水類專業(yè)人才招聘會，讓同學(xué)們進(jìn)一步了解大學(xué)生就業(yè)市場的信息，特別是文秘人員的市場需求情況，鍛煉學(xué)生的溝通能力、調(diào)研能力、寫作能力和文字表達(dá)能力等，為以后的就業(yè)積累社會實踐經(jīng)驗；讓同學(xué)們更好的了解社會需求，認(rèn)清就業(yè)形勢明確學(xué)習(xí)方向，更扎實的學(xué)習(xí)本專業(yè)知識，做到有所側(cè)重，為自身全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)；同時可提高文秘專業(yè)知名度和美譽(yù)度，增強(qiáng)文秘專業(yè)的實力，提高山東農(nóng)業(yè)大學(xué)文秘專業(yè)在社會上的影響力，從而擴(kuò)展就業(yè)市場，吸引更多的公司和企業(yè)來我校招聘文秘人才。

（三）應(yīng)用文體學(xué)習(xí)

1、練習(xí)到的應(yīng)用文種：活動策劃方案、通知、消息、會議記錄、會議紀(jì)要、總結(jié)、簡報、邀請函等

2、政府紅頭文件的排版練習(xí)。根據(jù)李老師提供的政府公文版面格式要求，同學(xué)們自己動手排版。應(yīng)用文寫作不僅需要扎實的文字功底，熟練地文字處理能力、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度也是不可或缺的。

（四）秘書節(jié)活動策劃方案

借第五十六屆國際秘書節(jié)暨我校第四屆秘書節(jié)到來之際的契機(jī)，李老師布置大家完成秘書節(jié)活動策劃的方案。要求考慮實際，方案切實可行�；顒又黝}、時間、地點、節(jié)目安排、參演人員、觀看人員、經(jīng)費(fèi)籌集等問題都要涉及進(jìn)來，并闡述清楚。

方案完成后以電子版的形式在全班同學(xué)面前展示，并加以講解。老師現(xiàn)場提問。劉禮錕同學(xué)的方案詳實得當(dāng)、可行性強(qiáng)，受到大家的一致好評，成為學(xué)習(xí)榜樣。

（五）駐泰報社考察

現(xiàn)場參觀《泰安日報》社、《泰山晨刊》社、《中華泰山網(wǎng)》、《齊魯晚報》駐泰機(jī)構(gòu)。參觀結(jié)束后，回顧考察過程，完成《駐泰報社考察活動方案》等書面材料，通過積累的經(jīng)驗重新策劃模擬。要求各實際問題都考慮全面，方案切實可行。如，考察前的準(zhǔn)備、與報社的溝通與交流、本班同學(xué)的號召與安排等方面。

（六）總結(jié)交流會議安排

此項活動的進(jìn)行依附于上述的駐泰報社考察活動。全班共分6個小組，5人一組。包括會前工作、會中工作、會后工作三大部分。要求每人代本小組寫一份會議活動方案：①會議目的；②會議名稱；③會議議題；④會議議程；⑤會議通知和發(fā)出方式；⑥畫出會場布置方式示意圖并說明理由。會議舉行過程中，各組要：①自薦一名會議主持人；②布置會場；③組

織口頭總結(jié)交流，會后每人根據(jù)會議記錄，整理一份會議紀(jì)要，并寫出一份會議簡報。

（七）宴會活動策劃

1、課上學(xué)習(xí)內(nèi)容：宴會席位安排、宴會禮儀正式宴會餐桌上講究“吃相”、宴會禮儀秘書在正規(guī)宴會上如何敬酒、宴會禮儀秘書在正規(guī)宴會上如何敬茶、喝酒前的準(zhǔn)備等。

2、每人設(shè)計一份接待與宴會籌備方案。內(nèi)容包括：①接待與宴會活動目的、任務(wù)②人均餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)來源與分配；③游覽、娛樂和宴會地點、時間、人員、路線安排表；④房間、桌次、席位安排示意圖；⑤費(fèi)用結(jié)算；⑥電話聯(lián)絡(luò)、落實記錄；⑦通知內(nèi)容與發(fā)出時間、方式；⑧結(jié)束、返校；⑨新聞報道、總結(jié)交流會安排。

因為各種原因，只進(jìn)行了宴會前的考察組織籌備工作，尚未真正實施。對于本人來說，還是很期待宴會的真正舉行。

二專業(yè)實踐課程學(xué)習(xí)的感悟

(一)文字功底最重要。此種提法，對于文秘專業(yè)的學(xué)生來說，并不為過。雖然本學(xué)期進(jìn)行的是綜合實踐，但這些相對來說規(guī)模較大的活動都是以方案為指導(dǎo)的。記得大一入學(xué)專業(yè)教育時，老師很誠懇的告訴我們，作為文秘專業(yè)的學(xué)生，要有“好文筆、好書法、好口才”。當(dāng)時只覺挺新鮮，現(xiàn)在細(xì)細(xì)想來，真是受用。

對各種文體要了如指掌，格式排版應(yīng)用熟練，這是最基本，也是最高的要求。要想達(dá)到，就要多練習(xí)。熟能生巧。

（二）切勿一心只讀圣賢書，忽視人際關(guān)系處理的重要性。送往迎來、打造通達(dá)的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，才能為領(lǐng)導(dǎo)工作創(chuàng)造良好的人際氛圍。在課程實踐的學(xué)習(xí)中，在人才市場調(diào)查中發(fā)生的兩件事情令我影響深刻。一是，，王凱與滕菲菲同學(xué)自然、大方的同記者交談，表現(xiàn)較好。另一件事是，部分同學(xué)怯于向招聘單位發(fā)放調(diào)查問卷，影響調(diào)查進(jìn)程。從這正反兩個例子中，可以很簡單的體會到處理人際關(guān)系、溝通的重要性。

（三）充分的準(zhǔn)備是成功的一半。我們常說“良好的開始是成功的一半”.。但是，不要忽視了，良好的開始是以充分的準(zhǔn)備做基礎(chǔ)的。對一件事情，從思想上重視，并身體力行，才有可能收到預(yù)想的效果。在報社考察活動中，沒有讓大家提前準(zhǔn)備、瀏覽3個報紙；也沒有提前準(zhǔn)備，考察時瀏覽參觀考察2個報社秘書部門（即辦公室）、秘書人員和辦公自動化設(shè)備使用情況及整個組織架構(gòu)。從而沒有利用好難得的考察機(jī)會。

（四）認(rèn)真對待你決定要去做的任何一件事情。這與（三）是一脈相通的。既然決定了就要認(rèn)真去做，態(tài)度決定一切。付出同樣的時間和精力，多一份認(rèn)真，就會收到意想不到的結(jié)果。

三在課程學(xué)習(xí)中發(fā)現(xiàn)自身和課程設(shè)置的不足之處（一）就自身來說

1、缺乏踏實、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)習(xí)態(tài)度�？赡芤彩怯捎谡n程設(shè)置基本上是模擬性質(zhì)的，虛度條件不允許自己全身心的投入到訓(xùn)練中去。但是，在課程學(xué)習(xí)期間所暴露出的自身浮躁、不夠踏實的問題是不能忽視的。一定程度上還存在“做錯事怕挨批，干脆能不做就不做”的錯誤思想。對于不起眼的演練，沒有動腦想辦法怎樣將其做的更好。上課期間，比如說，如何排版才會使視覺效果更好、接打電話時怎樣掛斷才會更有禮貌等細(xì)節(jié)問題沒有靜下心來認(rèn)真考慮，得過且過。、

令我印象最深刻的是，在宴會策劃活動中，沒有實地考察，而是通過電話的形式，根本沒有全面、徹底的了解到各個飯店的具體情況，導(dǎo)致方案不成功。

2、缺乏完善、全面的專業(yè)知識。專業(yè)知識掌握不完善，文字應(yīng)用水平亟待提高。文秘人員應(yīng)該掌握的一些數(shù)據(jù)和文體常識，只知道大概，沒有研學(xué)透徹。寫材料的時候才感到力不從心，許多詞匯寫不出來。如，在報社考察活動的總結(jié)交流會后，老師要求我們寫簡報，

才意識到無從下手，經(jīng)過老師講解和查閱資料才寫出來的。做為文秘專業(yè)的學(xué)生，這是很不應(yīng)該的。

3、缺乏溝通、交流的主動意識。學(xué)習(xí)缺乏主動性，遇到問題總是等老師或小秘書指示，不積極通過提高自身能力來解決問題。上課沒有認(rèn)真聽講，對于老師安排任務(wù)的許多細(xì)節(jié)沒有認(rèn)真聽講，執(zhí)行任務(wù)時蠻干，不與同學(xué)交流，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)偏差。雖然不礙大局，但影響整體效果。

在報社考察活動中，沒有主動的向平時難以接觸到的記者編輯們詢問感興趣的話題，反而等著他們向自己介紹，這是相當(dāng)被動的學(xué)習(xí)與交流方法。

課后不與老師交流，認(rèn)為老師不茍言笑、嚴(yán)肅的觀念根深蒂固。其實，通過與小秘書王凱同學(xué)的交流，了解到老師其實并不是想象中的那樣。他其實是想同我們打成一片，成為我們的朋友。剛意識到課程要結(jié)束，老師以后不再給我們授課時才發(fā)現(xiàn)，少了一位良師益友。

4、缺乏主動總結(jié)、反省的自覺意識。“人非圣賢，孰能無過？過而改之，善莫大焉。”自己在課程學(xué)習(xí)期間沒有記錄反省自己的表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況，意識不到實踐方法的對錯，錯過了把改進(jìn)應(yīng)用于實踐的機(jī)會，也就錯過了實現(xiàn)自身進(jìn)步的機(jī)會。

（二）就課程設(shè)置來說

這也與是第一次開設(shè)本課程有關(guān)，老師和同學(xué)都處于探索階段。課程結(jié)束了，總結(jié)開來，效果還是很不錯的。但是，也存在些許不足。

1、課程設(shè)置有時混亂，不能較好把握課程進(jìn)度。報社參觀活動與應(yīng)用文指導(dǎo)交叉進(jìn)行，宴會活動與視頻教學(xué)交叉進(jìn)行，導(dǎo)致教學(xué)分散。

2、老師、同學(xué)兩者缺乏及時、必要的溝通與交流，影響教學(xué)效果。

當(dāng)然，作為新生課程，出現(xiàn)這些問題都是在所難免的。希望老師在注意，在下次授課中引以為戒。

四改進(jìn)措施

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，腳踏實地。雖然專業(yè)實踐課程強(qiáng)調(diào)的是實踐能力，但是，真正標(biāo)準(zhǔn)的活動開展都是以活動策劃或規(guī)劃來開展的。在以后的學(xué)習(xí)中，不斷的自我加壓，以更高的標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)的要求，更踏實的學(xué)習(xí)作風(fēng)要求自己。嚴(yán)格杜絕學(xué)習(xí)無用論的思想，不僅是學(xué)習(xí)專業(yè)課知識，也要涉及其他方面；不僅是現(xiàn)在學(xué)習(xí)，以后也要學(xué)習(xí)，學(xué)無止境。只有不斷學(xué)習(xí)，不斷充實自己，才能不落伍，才能進(jìn)步。

2、主動擴(kuò)展人際網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)交流。在今后的學(xué)習(xí)和生活中，多主動與別人交流。積累話題，知道與陌生人聊什么，對領(lǐng)導(dǎo)說什么，向上級匯報什么。要有謹(jǐn)慎的態(tài)度，更不要害怕出錯，在溝通的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮主觀能動性，放手去做。

3、時刻注意學(xué)習(xí)，將理論用于實踐。作為文秘學(xué)子，要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的做事風(fēng)格和方法，與人交往時學(xué)習(xí)交際的方法，讀書報時學(xué)習(xí)寫法的方法，甚至在看到保潔員到掃衛(wèi)生時也可以詢問一下如何才能把地掃的更干凈。沒有必要刻意的去學(xué)習(xí)什么，從每一件小事做起，從每一個細(xì)節(jié)做起，仔細(xì)觀察身邊的小事，注意積累，就會受益匪淺。

為期一學(xué)期的文秘教育專業(yè)綜合課程實踐已經(jīng)結(jié)束。個人感覺受益匪淺，只嘆時間太短。希望還有更多的機(jī)會來實踐。但是，進(jìn)一步想，一點一滴的生活都是教材，一言一行都是實踐；課程結(jié)束了，學(xué)習(xí)與實踐卻是無止境的。

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