做份漂亮的年終總結報告-1

做份漂亮的年終總結報告-1

做總結報告的主力Word篇

一個公司的年終總結，不僅要以簡潔的文字全面反映公司一年來的工作情況，而且要使用一定的圖表來形象的顯示公司的發(fā)展態(tài)勢。該先生選用的是Word201*，利用模板、目錄、表格、插入對象、主題等功能輕松打造出了一份美觀實用的年終總結報告。

一、玩轉模板事半功倍

Word提供了極其豐富的文檔“模板”（Template）供用戶使用，利用模板只要在原有模板基礎上進行必要的修改，將自己的總結報告內(nèi)容添加進去，就可以快速的創(chuàng)建美觀的總結報告。

1、選擇模板

啟動Word201*，單擊“文件”菜單，選擇“新建”命令，從彈出的“新建文檔”任務窗口中單擊“通用模板”選項。

在彈出的“模板”窗口中選擇某個模板分類，然后從其中選擇比較適合做總結報告的模板，單擊“確定”按鈕后即可打開相應的模板。

提示：第一次使用Word的“通用模板”選項時，可能需要插入Office的安裝光盤予以安裝。

2、編輯總結封頁、正文

使用模板的方法比較簡單，只要將自己總結報告中的內(nèi)容替換模板中原有內(nèi)容，然后進行必要的修改即可。具體操作方法如下：

1）將“現(xiàn)代型報告”模板封頁上的信息，如“××集團”、“××公司營銷計劃”，替換為自己的公司信息，將不需要的信息予以刪

除。

2）將年終總結的正文復制到“模板”的正文中。一般情況下，“模板”的正文內(nèi)容是關于如何使用模板的，大家可以做參考。為了美化總結報告，必須重新設置正文格式。使用鼠標選定需要修改格式的段落，比如標題“一、勇于開拓201*年主要工作概況”，單擊“格式”菜單，選擇“樣式和格式”命令，然后在彈出的“樣式和格式”任務窗格中的“選擇要應用的格式”列表框中選擇相應的格式，如“標題1”，同樣方法為其他的段落或者標題選擇相應的格式。

3、修改樣式、圖形

如果需要對某個段落的格式進行修改，比如按照一般要求將總結“正文”的“首行縮進”設置為2個字符，修改方法如下：將插入點移到正文中的某個部分，然后單擊“樣式和格式”任務窗格中的“正文文字”格式右邊的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“修改”命令，在彈出的“修改樣式”窗口中單擊“格式”按鈕，在隨后彈出的命令中選擇“段落”，最后從“段落”設置窗口中，將“首行縮進”設置為2個字符，依次單擊“確定”按鈕即可。

為了增強文檔的美觀，在原有“現(xiàn)代型報告”模板的封頁和正文中插入一些圖形。需要修改這些圖形時，單擊“視圖”菜單，然后將視圖狀態(tài)切換到“頁面視圖”，使用鼠標右擊需要修改的圖形，從彈出的快捷菜單中選擇“編輯圖片”、“設置圖片格式”等命令。也可以單擊“插入”菜單，選擇“圖片”，將其他圖片插入到總結中。

二、應用目錄主題，一目了然

對于內(nèi)容較多、結構復雜的年度總結，必須要考慮到查閱的便利性。在總結報告的封面和總標題下面都插入目錄，讓瀏覽者對報告的大致內(nèi)容一目了然。

編輯目錄較為簡單的方法是使用內(nèi)置的大綱級別格式或標題樣式，也可以采用自己標記的條目編制目錄。由于前面所編輯的年終總結已經(jīng)為各級標題設置了標題樣式，因此只要按照以下方法操作就可以插入目錄。

將插入點移到總結報告封面需要插入目錄的位置，單擊“插入”菜單，選擇“引用”命令，然后單擊“索引和目錄”命令。在彈出的“索引和目錄”窗口中設置目錄的格式、顯示級別等項目，單擊“確定”按鈕即可。

需要修改目錄中的字體格式、更新目錄時，使用鼠標選定目錄，然后右擊鼠標，從彈出的快捷菜單中選擇“字體”、“更新域”命令即可。

本年終工作總結報告需要存放在公司的局域網(wǎng)上供查閱。而為總結應用“主題”后，不僅文檔色彩豐富，而且可以非常方便的通過Web以及Word的Web版式視圖進行閱讀。

單擊“格式”菜單，選擇“主題”命令，從彈出的“主題”窗口的“請選擇主題”列表框中，選擇自己喜歡的主題，比如“邊緣”、“古典”、“砂巖”等，然后單擊“確定”按鈕即可。

如果需要對選擇的主題做進一步的修改的話，可以單擊窗口中的“樣式庫”按鈕應用新的模板。需要注意的是：應用主題后的效果，

只有在“Web版式視圖”狀態(tài)下才可以看到。

三、修飾表格

插入到年終總結中的各種表格，格式各異，直接使用實在有礙觀瞻，所以修飾表格是個重要的步驟。

一般情況下插入到年終總結的表格樣式比較單調(diào)，可以通過為表格應用格式的方法，為年終總結的數(shù)據(jù)添加一些色彩。

使用鼠標選定插入的電子表格，右擊鼠標，從彈出的快捷菜單中選擇“表格自動套用格式”命令，在彈出的“表格自動套用格式”窗口中，選擇一種表格樣式類型，選中下面的“將特殊格式應用于”中的“標題行”復選框，這樣表格中的標題將會應用特殊格式。

當自動套用的表格格式不適合自己需要時，比如“標題行”的字體、顏色等，則單擊“修改”按鈕，在彈出的“修改樣式”窗口中，從“格式應用于”右邊的列表框中選擇“標題行”，然后再按照自己的需要設置字體、顏色、邊框樣式，最后依次單擊“確定”、“應用”按鈕即可。

四、用數(shù)據(jù)說話

插入Exceol表格、Access數(shù)據(jù)庫

在年終總結中，能說明公司業(yè)績的數(shù)據(jù)是必不可少的，在總結中使用了大量Excel電子表格、Access數(shù)據(jù)庫等中的數(shù)據(jù)資料。應如何做呢？

1、插入數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)形影不離

在Word中插入Excel電子表格的方法，一般有兩種：一種是采用插入文件的方法，另外一種是直接選擇Excel電子表格相應的數(shù)據(jù)區(qū)域，通過復制的方法粘貼到Word中，但是在很多情況下，需要讓Excel工作表與Word同步更新，以便在編輯的過程中隨時修改數(shù)據(jù)。下面來看看如何將Excel工作表嵌入到Word中。

使用Word插入對象的方法，可以快速的將Excel工作表嵌入到Word文檔中。單擊“插入”菜單，選擇“對象”命令，在彈出的“對象”窗口中單擊“由文件創(chuàng)建”選項卡，然后單擊“瀏覽”按鈕，搜索到需要插入的工作表文件，單擊“確定”按鈕即可將工作表插入到總結中。如果將窗口中的“鏈接到文件”復選框選中，則插入的工作表會隨著源工作表的變化而更新。

需要編輯插入的Excel工作表時，選定插入的工作表，右擊鼠標，從彈出的快捷菜單中選擇“鏈接到工作表對象”命令，然后選擇“編輯”命令，就可以對工作表進行任意編輯了。

2、插入Access數(shù)據(jù)庫

在年終總結報告中，可以非常方便的插入Access數(shù)據(jù)庫中的資料，而且可以實現(xiàn)查詢等功能，比如“科技公司201*年行政費用支出表.mdb”作為附件插入到年終報告總結中。

1）將光標移到需要插入數(shù)據(jù)庫的位置，單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”命令，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”命令，將會彈出數(shù)據(jù)庫工具欄。

2）單擊工具欄中的“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在彈出的“數(shù)據(jù)庫”

窗口中，單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，從彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇相應的數(shù)據(jù)源，比如“科技公司201*年行政費用支出表.mdb”，單擊“打開”按鈕，然后選擇相應的數(shù)據(jù)表格，單擊“確定”按鈕。

3）單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口中的“查詢選項”按鈕，在彈出的窗口中選擇查詢條件，包括“篩選紀錄”、“排序紀錄”等，單擊“確定”按鈕；單擊“表格自動套用格式”按鈕，從彈出的表格格式列表中選擇一種樣式，單擊“確定”按鈕。

4）單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，然后在彈出的“插入數(shù)據(jù)”窗口中進行必要的設置，單擊“確定”按鈕即可將數(shù)據(jù)庫中需要的數(shù)據(jù)表插入到總結報告中。

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做份漂亮的年終總結報告-3

換個表現(xiàn)方式PowerPoint

如何把201*年的工作情況形象的表現(xiàn)出來呢？單純使用Word文檔太單調(diào)了，而且沒有吸引力，選用PowerPoint，做出來的幻燈片有聲有色，取得了非常好的宣傳效果。

一、輕松創(chuàng)建幻燈片

PowerPoint相對于其他的幻燈片制作工具來說，具有簡單易學、制作快捷的特點。在PowerPoint201*里，根據(jù)用戶的不同需要，提供了多種新演示文稿的創(chuàng)建方式，經(jīng)常使用的有“根據(jù)內(nèi)容提示向導”、“根據(jù)現(xiàn)有的演示文稿”、“根據(jù)模板新建”、“使用空白幻燈片”等方式。

1、在PowerPoint201*中，單擊“文件”菜單，選擇“新建”命令，在彈出的“新建演示文稿”任務窗格中，單擊“根據(jù)內(nèi)容提示向導”選項，彈出“根據(jù)內(nèi)容提示向導”窗口，單擊“下一步”按鈕。

2、在彈出的“根據(jù)內(nèi)容提示向導”窗口中，從“選擇將使用的演示文稿類型”列表框中選擇一種類型，比如選擇“項目”類別中的“項目進程和狀態(tài)”類型，然后單擊“下一步”按鈕，從隨后彈出的窗口中，選擇要制作的演示文稿的類型，選中“屏幕演示文稿”單擊“下一步”按鈕。

3、在彈出的窗口中，輸入演示文稿的一些基本信息，比如標題、頁腳等，如“201*年公司年終總結報告”。如果需要在文稿中添加上次更新日期和頁碼，可以將下面的相應復選框選中，單擊“完成”按

鈕。

4、在上面創(chuàng)建的演示文稿雛形中，將年終總結報告中的文本，替代原來的內(nèi)容，然后對演示文稿進行必要的修改。單擊“格式”菜單，選擇“幻燈片設計”命令，然后從彈出的“應用設計模板”任務窗格中的設計模板列表中選擇一種模板；選擇“幻燈片版式設計”命令，然后在彈出的版式列表中，為幻燈片中的文字、內(nèi)容設置版式。這樣一個漂亮的年終幻燈片就做好了。

二、以一當十，反映全局

201*年醫(yī)院的基本建設成果比較多，因此需要在幻燈片中大量使用圖片，而且圖片較大，如何恰當?shù)娘@示這些圖片，便是一個難題了。可使用網(wǎng)頁中的圖片連結功能，用PowerPoint是否能夠將基本建設的圖片集中做在一個主幻燈片上，然后通過操作鏈接到相應的具體內(nèi)容上呢？當然可以！

1、新建一個醫(yī)院基本建設情況幻燈片，單擊“插入”菜單，選擇“對象”命令，在彈出的“插入對象”窗口中，選擇對象類型為“MicrosoftPowerPoint演示文稿”，單擊“確定”按鈕。

2、使用鼠標右鍵插入的演示文稿對象，從彈出的快捷菜單中選擇“演示文稿對象”命令，單擊“打開”命令，將打開一個編輯窗口，和通常的幻燈片編輯窗口一模一樣，然后在這個窗口中插入相應的圖片，添加必要的說明文字，在編輯過程中，主窗口的對象將被虛線框所覆蓋。

編輯完成后，單擊“關閉窗口”按鈕，切換到主幻燈片中。

3、在已經(jīng)編輯完畢的演示文稿對象中，右擊鼠標，選擇“復制”命令，根據(jù)需要復制到一定數(shù)量的演示文稿對象，然后對每個對象加以修改，添加其他圖片資料即可。這樣一個容納多個子幻燈片的主幻燈片就做成了。

在放映幻燈片的過程中，單擊小圖片就可以切換到相應的子幻燈片中，再次單擊將返回到主幻燈片中，是不是很方便！

三、幻燈片中巧用圖表

年終了，市場部的A、B、C、D四個部門在今年四個季度的銷售業(yè)務又如何呢？讓我們來看看！

打開PowerPoint，單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，打開圖表編輯窗口。

1、修改數(shù)據(jù)

在這里，我們可以通過下方的“演示文稿數(shù)據(jù)表”窗口中對圖表的內(nèi)容進行修改。市場部有A、B、C、D四個部門，而PowerPoint默認提供了東部、西部、北部三個內(nèi)容，雙擊部門名稱（如東部），輸入正確的部門名稱，如市場A部、市場B部等。下面，還要對第一季度到第四季度的銷售收入進行修改，我們只要雙擊窗口中的數(shù)據(jù)就可以對它們進行修改。

另外，如果要添加新數(shù)據(jù)，你可以雙擊編號按鈕（1、2、3）自動添加新數(shù)據(jù)，如果要刪除數(shù)據(jù)，你可以右擊編號按鈕，通過快捷菜單中的“刪除”命令來刪除。

2、設置圖表類型

PowerPoint默認的圖表類型可能還不符合公司的要求，不過沒關系！你可以單擊“圖表”菜單中“圖表類型”命令，在圖表類型窗口中你可以選擇你需要的圖表類型，比如普通的簇狀柱形圖，你可以在“標準類型”選項卡窗口左側的圖表類型中選擇“柱形圖”，然后在窗口右側的子圖表類型中選擇“簇形柱形圖”，最后單擊“確定”按鈕即可應用該圖表。單擊不放“按下不放可查看示例”按鈕還可以查看該圖表的示例。

如果要設置為其他的圖表類型，可以參考“自定義類型”選項卡中的內(nèi)容。

3、修改圖表顏色

同樣，PowerPoint提供的圖表顏色可能不是太美觀。這里，你可以在圖表編輯窗口中，右擊圖表中某種顏色的圖形，這樣所有相同顏色的圖形就會被選中，在快捷菜單中選擇“設置數(shù)據(jù)系列格式”命令，在打開的窗口中，可以選擇其他的顏色了，最后單擊“確定”按鈕即可應用該顏色。

4、添加圖表標題

圖表設置完成后，別忘了加上標題！我們可以單擊“圖表”菜單中的“圖表選項”命令來添加圖表標題，在打開的窗口中，選擇“標題”選項卡，在“圖表標題”中輸入圖表的標題，單擊“確定”按鈕即可。

5、分析圖表

市場不四個部門在201*年的四個季度中，表現(xiàn)是參差不齊，市

場D部保持了良好的上升勢頭，而市場C部有下降趨勢。怎樣才能直觀的看到這些呢？我們可以為圖表添加“趨勢線”，單擊“圖表”菜單中的“添加趨勢線”命令，在打開的窗口中，選擇趨勢線的類型，比如線形、移動平均等，再選擇應用的部門，比如市場D部。最后單擊“確定”按鈕即可看到該部門的銷售業(yè)績趨勢。

在修改好數(shù)據(jù)表后，單擊圖表的空白處，就可以看到創(chuàng)建好的統(tǒng)計表，按下F5鍵來播放該幻燈片。如果還需要修改，只要雙擊該圖表就可以進入編輯窗口。

上面是在PowerPoint中直接插入圖表，如果要在文本中插入圖表，可以在新建幻燈片時，在“幻燈片版式”窗口中選擇“文字和內(nèi)容版式”中的版式。

四、讓PPT文件無處不在

用PowerPoint制作的年終總結幻燈片文件通常之能夠以.ppt、.pps格式保存，而這兩種格式都要求計算機中必須安裝有PowerPoint程序，而年終總結演示文稿可能需要在其他地方演示，一些計算機并沒有安裝此程序，怎么辦呢？

1、用PowerPoint播放器播放

PowerPoint播放器程序用于沒有安裝PowerPoint的計算機上運行幻燈片。PowerPoint播放器的安裝文件一般位于C:\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Xlators文件夾，文件名為Ppview32.exe，在Office的安裝光盤中也有這個文件。如果沒有搜索到

，可以到

Microsoft

Office

下載網(wǎng)站

（）進行下載。

使用時，啟動PowerPointViewer97，通過“查找范圍”對話框搜索要播放的幻燈片，可以通過下面的預覽窗口查看幻燈片文件，然后單擊“顯示”按鈕即可。單擊“選項”按鈕可以對幻燈片做進一步的設置，如果選中“有密碼保護的幻燈片放映”復選框，則會彈出要求輸入密碼的對話框，如果設置密碼后，在退出幻燈片放映時，必須輸入密碼，否則不能夠退出。

2、打包演示文稿

將演示文稿打包，不僅能夠在其它計算機上播放演示文稿，而且可以將鏈接文件、TrueType字體等嵌入到包中。

1）打開需要打包的演示文稿，如“201*年醫(yī)院年終工作總結報告”，執(zhí)行“文件打包”命令，彈出“打包向導”窗口，單擊“下一步”按鈕，在這個窗口中選擇需要打包哪些文件，選擇“當前演示文稿”，然后單擊“下一步”按鈕。

2）在彈出的窗口中選擇打包文件保存的位置，然后單擊“下一步”按鈕。

3）選擇打包文件是否“包含鏈接文件”和“嵌如TrueType字體”，可以根據(jù)自己的需要選擇。前一項最好選中。

4）選擇是否包含播放器，建議選中單擊“下一步”按鈕，最后單擊“完成”按鈕即可。

這時，雙擊PNGSETUP.EXE文件，就會彈出“打包安裝程序”

窗口，然后選擇提取文件的存放位置，單擊“確定”按鈕就可以直接播放演示文稿了。

五、即席反映也可紀錄

在放映幻燈片期間，可能需要紀錄領導和其他人員對年終報告的意見、評價，以便于做進一步的修改完善，這時候可以利用會議記錄功能來解決這個問題。

在放映幻燈片期間，右擊鼠標，從快捷菜單中選擇“會議記錄”命令，彈出“會議記錄”設置窗口。單擊“即席反映”選項卡，然后在“說明”文本框中輸入?yún)⒓訒�議人員反映的情況，“分派給”文本框輸入分派的對象，單擊“添加”按鈕，然后單擊“確定”按鈕即可。所做的即席反映會出項在放映末尾的新幻燈片上。如果需要將會議記錄導入到Word、Outlook中，可以單擊“導出”按鈕。

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