做份漂亮的年終總結報告-1
做份漂亮的年終總結報告-1
做總結報告的主力Word篇
一個公司的年終總結,不僅要以簡潔的文字全面反映公司一年來的工作情況,而且要使用一定的圖表來形象的顯示公司的發(fā)展態(tài)勢。該先生選用的是Word201*,利用模板、目錄、表格、插入對象、主題等功能輕松打造出了一份美觀實用的年終總結報告。
一、玩轉模板事半功倍
Word提供了極其豐富的文檔“模板”(Template)供用戶使用,利用模板只要在原有模板基礎上進行必要的修改,將自己的總結報告內(nèi)容添加進去,就可以快速的創(chuàng)建美觀的總結報告。
1、選擇模板
啟動Word201*,單擊“文件”菜單,選擇“新建”命令,從彈出的“新建文檔”任務窗口中單擊“通用模板”選項。
在彈出的“模板”窗口中選擇某個模板分類,然后從其中選擇比較適合做總結報告的模板,單擊“確定”按鈕后即可打開相應的模板。
提示:第一次使用Word的“通用模板”選項時,可能需要插入Office的安裝光盤予以安裝。
2、編輯總結封頁、正文
使用模板的方法比較簡單,只要將自己總結報告中的內(nèi)容替換模板中原有內(nèi)容,然后進行必要的修改即可。具體操作方法如下:
1)將“現(xiàn)代型報告”模板封頁上的信息,如“××集團”、“××公司營銷計劃”,替換為自己的公司信息,將不需要的信息予以刪
除。
2)將年終總結的正文復制到“模板”的正文中。一般情況下,“模板”的正文內(nèi)容是關于如何使用模板的,大家可以做參考。為了美化總結報告,必須重新設置正文格式。使用鼠標選定需要修改格式的段落,比如標題“一、勇于開拓201*年主要工作概況”,單擊“格式”菜單,選擇“樣式和格式”命令,然后在彈出的“樣式和格式”任務窗格中的“選擇要應用的格式”列表框中選擇相應的格式,如“標題1”,同樣方法為其他的段落或者標題選擇相應的格式。
3、修改樣式、圖形
如果需要對某個段落的格式進行修改,比如按照一般要求將總結“正文”的“首行縮進”設置為2個字符,修改方法如下:將插入點移到正文中的某個部分,然后單擊“樣式和格式”任務窗格中的“正文文字”格式右邊的下拉箭頭,從彈出的菜單中選擇“修改”命令,在彈出的“修改樣式”窗口中單擊“格式”按鈕,在隨后彈出的命令中選擇“段落”,最后從“段落”設置窗口中,將“首行縮進”設置為2個字符,依次單擊“確定”按鈕即可。
為了增強文檔的美觀,在原有“現(xiàn)代型報告”模板的封頁和正文中插入一些圖形。需要修改這些圖形時,單擊“視圖”菜單,然后將視圖狀態(tài)切換到“頁面視圖”,使用鼠標右擊需要修改的圖形,從彈出的快捷菜單中選擇“編輯圖片”、“設置圖片格式”等命令。也可以單擊“插入”菜單,選擇“圖片”,將其他圖片插入到總結中。
二、應用目錄主題,一目了然
對于內(nèi)容較多、結構復雜的年度總結,必須要考慮到查閱的便利性。在總結報告的封面和總標題下面都插入目錄,讓瀏覽者對報告的大致內(nèi)容一目了然。
編輯目錄較為簡單的方法是使用內(nèi)置的大綱級別格式或標題樣式,也可以采用自己標記的條目編制目錄。由于前面所編輯的年終總結已經(jīng)為各級標題設置了標題樣式,因此只要按照以下方法操作就可以插入目錄。
將插入點移到總結報告封面需要插入目錄的位置,單擊“插入”菜單,選擇“引用”命令,然后單擊“索引和目錄”命令。在彈出的“索引和目錄”窗口中設置目錄的格式、顯示級別等項目,單擊“確定”按鈕即可。
需要修改目錄中的字體格式、更新目錄時,使用鼠標選定目錄,然后右擊鼠標,從彈出的快捷菜單中選擇“字體”、“更新域”命令即可。
本年終工作總結報告需要存放在公司的局域網(wǎng)上供查閱。而為總結應用“主題”后,不僅文檔色彩豐富,而且可以非常方便的通過Web以及Word的Web版式視圖進行閱讀。
單擊“格式”菜單,選擇“主題”命令,從彈出的“主題”窗口的“請選擇主題”列表框中,選擇自己喜歡的主題,比如“邊緣”、“古典”、“砂巖”等,然后單擊“確定”按鈕即可。
如果需要對選擇的主題做進一步的修改的話,可以單擊窗口中的“樣式庫”按鈕應用新的模板。需要注意的是:應用主題后的效果,
只有在“Web版式視圖”狀態(tài)下才可以看到。
三、修飾表格
插入到年終總結中的各種表格,格式各異,直接使用實在有礙觀瞻,所以修飾表格是個重要的步驟。
一般情況下插入到年終總結的表格樣式比較單調(diào),可以通過為表格應用格式的方法,為年終總結的數(shù)據(jù)添加一些色彩。
使用鼠標選定插入的電子表格,右擊鼠標,從彈出的快捷菜單中選擇“表格自動套用格式”命令,在彈出的“表格自動套用格式”窗口中,選擇一種表格樣式類型,選中下面的“將特殊格式應用于”中的“標題行”復選框,這樣表格中的標題將會應用特殊格式。
當自動套用的表格格式不適合自己需要時,比如“標題行”的字體、顏色等,則單擊“修改”按鈕,在彈出的“修改樣式”窗口中,從“格式應用于”右邊的列表框中選擇“標題行”,然后再按照自己的需要設置字體、顏色、邊框樣式,最后依次單擊“確定”、“應用”按鈕即可。
四、用數(shù)據(jù)說話
插入Exceol表格、Access數(shù)據(jù)庫
在年終總結中,能說明公司業(yè)績的數(shù)據(jù)是必不可少的,在總結中使用了大量Excel電子表格、Access數(shù)據(jù)庫等中的數(shù)據(jù)資料。應如何做呢?
1、插入數(shù)據(jù)與源數(shù)據(jù)形影不離
在Word中插入Excel電子表格的方法,一般有兩種:一種是采用插入文件的方法,另外一種是直接選擇Excel電子表格相應的數(shù)據(jù)區(qū)域,通過復制的方法粘貼到Word中,但是在很多情況下,需要讓Excel工作表與Word同步更新,以便在編輯的過程中隨時修改數(shù)據(jù)。下面來看看如何將Excel工作表嵌入到Word中。
使用Word插入對象的方法,可以快速的將Excel工作表嵌入到Word文檔中。單擊“插入”菜單,選擇“對象”命令,在彈出的“對象”窗口中單擊“由文件創(chuàng)建”選項卡,然后單擊“瀏覽”按鈕,搜索到需要插入的工作表文件,單擊“確定”按鈕即可將工作表插入到總結中。如果將窗口中的“鏈接到文件”復選框選中,則插入的工作表會隨著源工作表的變化而更新。
需要編輯插入的Excel工作表時,選定插入的工作表,右擊鼠標,從彈出的快捷菜單中選擇“鏈接到工作表對象”命令,然后選擇“編輯”命令,就可以對工作表進行任意編輯了。
2、插入Access數(shù)據(jù)庫
在年終總結報告中,可以非常方便的插入Access數(shù)據(jù)庫中的資料,而且可以實現(xiàn)查詢等功能,比如“科技公司201*年行政費用支出表.mdb”作為附件插入到年終報告總結中。
1)將光標移到需要插入數(shù)據(jù)庫的位置,單擊“視圖”菜單,選擇“工具欄”命令,然后單擊“數(shù)據(jù)庫”命令,將會彈出數(shù)據(jù)庫工具欄。
2)單擊工具欄中的“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕,在彈出的“數(shù)據(jù)庫”
窗口中,單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,從彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇相應的數(shù)據(jù)源,比如“科技公司201*年行政費用支出表.mdb”,單擊“打開”按鈕,然后選擇相應的數(shù)據(jù)表格,單擊“確定”按鈕。
3)單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口中的“查詢選項”按鈕,在彈出的窗口中選擇查詢條件,包括“篩選紀錄”、“排序紀錄”等,單擊“確定”按鈕;單擊“表格自動套用格式”按鈕,從彈出的表格格式列表中選擇一種樣式,單擊“確定”按鈕。
4)單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕,然后在彈出的“插入數(shù)據(jù)”窗口中進行必要的設置,單擊“確定”按鈕即可將數(shù)據(jù)庫中需要的數(shù)據(jù)表插入到總結報告中。
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做份漂亮的年終總結報告-3
換個表現(xiàn)方式PowerPoint
如何把201*年的工作情況形象的表現(xiàn)出來呢?單純使用Word文檔太單調(diào)了,而且沒有吸引力,選用PowerPoint,做出來的幻燈片有聲有色,取得了非常好的宣傳效果。
一、輕松創(chuàng)建幻燈片
PowerPoint相對于其他的幻燈片制作工具來說,具有簡單易學、制作快捷的特點。在PowerPoint201*里,根據(jù)用戶的不同需要,提供了多種新演示文稿的創(chuàng)建方式,經(jīng)常使用的有“根據(jù)內(nèi)容提示向導”、“根據(jù)現(xiàn)有的演示文稿”、“根據(jù)模板新建”、“使用空白幻燈片”等方式。
1、在PowerPoint201*中,單擊“文件”菜單,選擇“新建”命令,在彈出的“新建演示文稿”任務窗格中,單擊“根據(jù)內(nèi)容提示向導”選項,彈出“根據(jù)內(nèi)容提示向導”窗口,單擊“下一步”按鈕。
2、在彈出的“根據(jù)內(nèi)容提示向導”窗口中,從“選擇將使用的演示文稿類型”列表框中選擇一種類型,比如選擇“項目”類別中的“項目進程和狀態(tài)”類型,然后單擊“下一步”按鈕,從隨后彈出的窗口中,選擇要制作的演示文稿的類型,選中“屏幕演示文稿”單擊“下一步”按鈕。
3、在彈出的窗口中,輸入演示文稿的一些基本信息,比如標題、頁腳等,如“201*年公司年終總結報告”。如果需要在文稿中添加上次更新日期和頁碼,可以將下面的相應復選框選中,單擊“完成”按
鈕。
4、在上面創(chuàng)建的演示文稿雛形中,將年終總結報告中的文本,替代原來的內(nèi)容,然后對演示文稿進行必要的修改。單擊“格式”菜單,選擇“幻燈片設計”命令,然后從彈出的“應用設計模板”任務窗格中的設計模板列表中選擇一種模板;選擇“幻燈片版式設計”命令,然后在彈出的版式列表中,為幻燈片中的文字、內(nèi)容設置版式。這樣一個漂亮的年終幻燈片就做好了。
二、以一當十,反映全局
201*年醫(yī)院的基本建設成果比較多,因此需要在幻燈片中大量使用圖片,而且圖片較大,如何恰當?shù)娘@示這些圖片,便是一個難題了。可使用網(wǎng)頁中的圖片連結功能,用PowerPoint是否能夠將基本建設的圖片集中做在一個主幻燈片上,然后通過操作鏈接到相應的具體內(nèi)容上呢?當然可以!
1、新建一個醫(yī)院基本建設情況幻燈片,單擊“插入”菜單,選擇“對象”命令,在彈出的“插入對象”窗口中,選擇對象類型為“MicrosoftPowerPoint演示文稿”,單擊“確定”按鈕。
2、使用鼠標右鍵插入的演示文稿對象,從彈出的快捷菜單中選擇“演示文稿對象”命令,單擊“打開”命令,將打開一個編輯窗口,和通常的幻燈片編輯窗口一模一樣,然后在這個窗口中插入相應的圖片,添加必要的說明文字,在編輯過程中,主窗口的對象將被虛線框所覆蓋。
編輯完成后,單擊“關閉窗口”按鈕,切換到主幻燈片中。
3、在已經(jīng)編輯完畢的演示文稿對象中,右擊鼠標,選擇“復制”命令,根據(jù)需要復制到一定數(shù)量的演示文稿對象,然后對每個對象加以修改,添加其他圖片資料即可。這樣一個容納多個子幻燈片的主幻燈片就做成了。
在放映幻燈片的過程中,單擊小圖片就可以切換到相應的子幻燈片中,再次單擊將返回到主幻燈片中,是不是很方便!
三、幻燈片中巧用圖表
年終了,市場部的A、B、C、D四個部門在今年四個季度的銷售業(yè)務又如何呢?讓我們來看看!
打開PowerPoint,單擊“插入”菜單中的“圖表”命令,打開圖表編輯窗口。
1、修改數(shù)據(jù)
在這里,我們可以通過下方的“演示文稿數(shù)據(jù)表”窗口中對圖表的內(nèi)容進行修改。市場部有A、B、C、D四個部門,而PowerPoint默認提供了東部、西部、北部三個內(nèi)容,雙擊部門名稱(如東部),輸入正確的部門名稱,如市場A部、市場B部等。下面,還要對第一季度到第四季度的銷售收入進行修改,我們只要雙擊窗口中的數(shù)據(jù)就可以對它們進行修改。
另外,如果要添加新數(shù)據(jù),你可以雙擊編號按鈕(1、2、3)自動添加新數(shù)據(jù),如果要刪除數(shù)據(jù),你可以右擊編號按鈕,通過快捷菜單中的“刪除”命令來刪除。
2、設置圖表類型
PowerPoint默認的圖表類型可能還不符合公司的要求,不過沒關系!你可以單擊“圖表”菜單中“圖表類型”命令,在圖表類型窗口中你可以選擇你需要的圖表類型,比如普通的簇狀柱形圖,你可以在“標準類型”選項卡窗口左側的圖表類型中選擇“柱形圖”,然后在窗口右側的子圖表類型中選擇“簇形柱形圖”,最后單擊“確定”按鈕即可應用該圖表。單擊不放“按下不放可查看示例”按鈕還可以查看該圖表的示例。
如果要設置為其他的圖表類型,可以參考“自定義類型”選項卡中的內(nèi)容。
3、修改圖表顏色
同樣,PowerPoint提供的圖表顏色可能不是太美觀。這里,你可以在圖表編輯窗口中,右擊圖表中某種顏色的圖形,這樣所有相同顏色的圖形就會被選中,在快捷菜單中選擇“設置數(shù)據(jù)系列格式”命令,在打開的窗口中,可以選擇其他的顏色了,最后單擊“確定”按鈕即可應用該顏色。
4、添加圖表標題
圖表設置完成后,別忘了加上標題!我們可以單擊“圖表”菜單中的“圖表選項”命令來添加圖表標題,在打開的窗口中,選擇“標題”選項卡,在“圖表標題”中輸入圖表的標題,單擊“確定”按鈕即可。
5、分析圖表
市場不四個部門在201*年的四個季度中,表現(xiàn)是參差不齊,市
場D部保持了良好的上升勢頭,而市場C部有下降趨勢。怎樣才能直觀的看到這些呢?我們可以為圖表添加“趨勢線”,單擊“圖表”菜單中的“添加趨勢線”命令,在打開的窗口中,選擇趨勢線的類型,比如線形、移動平均等,再選擇應用的部門,比如市場D部。最后單擊“確定”按鈕即可看到該部門的銷售業(yè)績趨勢。
在修改好數(shù)據(jù)表后,單擊圖表的空白處,就可以看到創(chuàng)建好的統(tǒng)計表,按下F5鍵來播放該幻燈片。如果還需要修改,只要雙擊該圖表就可以進入編輯窗口。
上面是在PowerPoint中直接插入圖表,如果要在文本中插入圖表,可以在新建幻燈片時,在“幻燈片版式”窗口中選擇“文字和內(nèi)容版式”中的版式。
四、讓PPT文件無處不在
用PowerPoint制作的年終總結幻燈片文件通常之能夠以.ppt、.pps格式保存,而這兩種格式都要求計算機中必須安裝有PowerPoint程序,而年終總結演示文稿可能需要在其他地方演示,一些計算機并沒有安裝此程序,怎么辦呢?
1、用PowerPoint播放器播放
PowerPoint播放器程序用于沒有安裝PowerPoint的計算機上運行幻燈片。PowerPoint播放器的安裝文件一般位于C:\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Xlators文件夾,文件名為Ppview32.exe,在Office的安裝光盤中也有這個文件。如果沒有搜索到
,可以到Microsoft
Office
下載網(wǎng)站()進行下載。
使用時,啟動PowerPointViewer97,通過“查找范圍”對話框搜索要播放的幻燈片,可以通過下面的預覽窗口查看幻燈片文件,然后單擊“顯示”按鈕即可。單擊“選項”按鈕可以對幻燈片做進一步的設置,如果選中“有密碼保護的幻燈片放映”復選框,則會彈出要求輸入密碼的對話框,如果設置密碼后,在退出幻燈片放映時,必須輸入密碼,否則不能夠退出。
2、打包演示文稿
將演示文稿打包,不僅能夠在其它計算機上播放演示文稿,而且可以將鏈接文件、TrueType字體等嵌入到包中。
1)打開需要打包的演示文稿,如“201*年醫(yī)院年終工作總結報告”,執(zhí)行“文件打包”命令,彈出“打包向導”窗口,單擊“下一步”按鈕,在這個窗口中選擇需要打包哪些文件,選擇“當前演示文稿”,然后單擊“下一步”按鈕。
2)在彈出的窗口中選擇打包文件保存的位置,然后單擊“下一步”按鈕。
3)選擇打包文件是否“包含鏈接文件”和“嵌如TrueType字體”,可以根據(jù)自己的需要選擇。前一項最好選中。
4)選擇是否包含播放器,建議選中單擊“下一步”按鈕,最后單擊“完成”按鈕即可。
這時,雙擊PNGSETUP.EXE文件,就會彈出“打包安裝程序”
窗口,然后選擇提取文件的存放位置,單擊“確定”按鈕就可以直接播放演示文稿了。
五、即席反映也可紀錄
在放映幻燈片期間,可能需要紀錄領導和其他人員對年終報告的意見、評價,以便于做進一步的修改完善,這時候可以利用會議記錄功能來解決這個問題。
在放映幻燈片期間,右擊鼠標,從快捷菜單中選擇“會議記錄”命令,彈出“會議記錄”設置窗口。單擊“即席反映”選項卡,然后在“說明”文本框中輸入?yún)⒓訒h人員反映的情況,“分派給”文本框輸入分派的對象,單擊“添加”按鈕,然后單擊“確定”按鈕即可。所做的即席反映會出項在放映末尾的新幻燈片上。如果需要將會議記錄導入到Word、Outlook中,可以單擊“導出”按鈕。
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