學(xué)校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會(huì)

學(xué)校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會(huì)

李燕

7月10日下午，學(xué)校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會(huì)，對(duì)在201*年文書檔案部門立卷工作中表現(xiàn)突出的先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行了表彰并頒發(fā)證書。

會(huì)上，檔案室副主任李燕對(duì)201*年文書檔案部門歸檔工作中的成績(jī)和存在的問題進(jìn)行了全面總結(jié)，并對(duì)明年的工作提出了要求。在今年的部門立卷工作中，各部門分管領(lǐng)導(dǎo)高度重視，全力支持兼職檔案員的工作，各部門兼職檔案員在完成好本職工作的情況下，對(duì)立卷工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保了歸檔工作的質(zhì)量和時(shí)間。會(huì)上，各立卷部門的兼職檔案員進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)交流，南管委的杜延軍和教務(wù)處的劉秀華代表6名先進(jìn)個(gè)人分別作了典型發(fā)言。":[{"c":{"ix":0,"iy":0,"iw":640,"ih":480},"p":{"h":480,"opacity":1,"rotate":0,"w":567.375,"x":135,"x0":135,"x1":135,"x2":702.375,"x3":702.375,"y":117.525,"y0":543.075,"y1":117.525,"y2":117.525,"y3":543.075,"z":0},"ps":null,"s":{"pic_file":"/home/iknow/conv//data//bdef//105178203//105178203_2_0.jpg"},"t":"pic"},{"c":{"ix":0,"iy":485,"iw":640,"ih":480},"p":{"h":480,"opacity":1,"rotate":0,"w":567.375,"x":135,"x0":135,"x1":135,"x2":702.375,"x3":702.375,"y":562.125,"y0":987.675,"y1":562.125,"y2":562.125,"y3":987.675,"z":1},"ps":null,"s":{"pic_file":"/home/iknow/conv//data//bdef//105178203//105178203_2_1.jpg"},"t":"pic"}],"page":{"ph":1161.36,"pw":837.36,"iw":640,"ih":965,"v":6,"t":"1","pptlike":false,"cx":135,"cy":117.525,"cw":567.375,"ch":870.149}})

擴(kuò)展閱讀：立卷歸檔工作方案.正文一

后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心201*年度歸檔工作實(shí)施方案

為進(jìn)一步做好201*年度檔案資料的歸檔與立卷工作，推進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范有序地開展，根據(jù)我校檔案工作規(guī)范的有關(guān)要求，現(xiàn)結(jié)合我處機(jī)構(gòu)調(diào)整的實(shí)際情況，特制定本方案。

一、總體原則

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、立卷規(guī)范、保存完整

二、組織機(jī)構(gòu)

處/中心的檔案管理工作體系如下：

（一）處/中心檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)為周嫻華副處長(zhǎng)。

（二）處/中心綜合辦公室為處/中心各實(shí)體、職能部門及直屬單位檔案的形成、立卷和歸檔的歸口管理部門，負(fù)責(zé)有關(guān)文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的布置與驗(yàn)收工作。

處/中心檔案員：王XX（機(jī)要秘書）。聯(lián)系電話：876xxXXXXX（XXX）。（三）各實(shí)體、職能部門及直屬單位分管檔案工作的部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員。

三、立卷歸檔交接時(shí)間

（一）學(xué)校檔案館：201*年3月8日3月12日。（二）處/中心：201*年3月15日3月29日

四、立卷歸檔材料的期間、范圍及總體要求（一）立卷歸檔材料的期間201*年1月1日至201*年12月31日。（二）立卷歸檔材料的范圍（詳見附件一）1.本部門的工作計(jì)劃。2.本部門的工作總結(jié)。

3.各類請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、函。4.本部門的規(guī)章制度、崗位職責(zé)。5.本部門的黨建材料。

6.本部門的各類會(huì)議記錄（紀(jì)要）。

7.與本部門有關(guān)的各類合同協(xié)議。8.房產(chǎn)權(quán)證相關(guān)材料。9.節(jié)能材料。

11.重大活動(dòng)材料。12.其它材料。（三）立卷歸檔要求：

歸檔案卷的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：

1.需上交到學(xué)校檔案館的歸檔文件必須為原件，且一式兩份（一份上交學(xué)校檔案館，一份留處/中心檔案室歸檔）。

2．所有歸檔文件中，每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)須統(tǒng)一存檔，不能分開。其順序?yàn)�，正件在前，附件在后；批�?fù)在前，請(qǐng)示在后。

3．卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

4．歸檔文件目錄清楚、準(zhǔn)確且需提供電子稿（格式詳見附件2）。5．重大活動(dòng)材料的照片材料和音像材料必須符合《寧波大學(xué)照片檔案管理細(xì)則（試行）》、《關(guān)于收集寧波大學(xué)有關(guān)單位重要活動(dòng)檔案的意見》的要求，提供照片及電子載體材料（照片尺寸為6寸）。

特別說明：自201*年1月起，應(yīng)當(dāng)每月歸檔一次，且附以相應(yīng)的文字說明：包括內(nèi)容（或事由）、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者（或拍攝者）。

6．歸檔的各類紙質(zhì)文件均需采用A4紙，文件大標(biāo)題用20號(hào)宋體字并加粗；小標(biāo)題用3號(hào)黑體字；正文用3號(hào)仿宋體。頁面邊距：上3厘米、下2.6厘米、左3厘米、右2.8厘米。所有的材料須提供電子稿，以方便案卷查閱。

7．歸檔文件中凡是有書寫材料的文件，只能用碳素墨水書寫且格式規(guī)范、字跡清楚。

8.交接清單格式及具體要求詳見附件3的《檔案移交清單》，同時(shí)提供電子稿。

9.為了方便各單位、實(shí)體日后利用保存在處/中心檔案室的檔案，特制訂《各實(shí)體部門檔案號(hào)一覽表》（詳見附件4），具體形式如下：檔案歸檔年份+部門

名稱漢語拼音簡(jiǎn)寫+檔案卷號(hào)+文件排序號(hào)，各單元之間用“-”符相隔。如：飲食服務(wù)中心201*年第一卷第一件檔案文件，其檔案號(hào)格式為201*-CY-001-001，依次類推。

10.各實(shí)體、部門及直屬單位立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)給，相關(guān)經(jīng)費(fèi)渠道從各實(shí)體、部門及直屬單位的辦公經(jīng)費(fèi)中列支。

11.依據(jù)DA/T181999《檔案著錄規(guī)則》，各實(shí)體、部門及直屬單位應(yīng)對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行填寫案卷級(jí)和文件級(jí)著錄標(biāo)引卡片，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用，在交接檔案時(shí)一并提交。

（四）立卷歸檔流程：1.整理立卷：

（1）堅(jiān)持文書部門立卷的原則，各部門形成的文件材料由本部門專（兼）職檔案員立卷歸檔。

（2）將辦理完畢的文件材料，對(duì)照各類檔案歸檔范圍和保管期限表檢查文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）剔出不歸檔的文件材料。（4）立卷分類

①分年度：將文件按其形成年或針對(duì)的年度分開,一般文件歸入文件形成年；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸入批復(fù)年度（沒有批復(fù)的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年）；跨年度的計(jì)劃、規(guī)劃歸入內(nèi)容針對(duì)的第一年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；按學(xué)年處理的文件歸入教學(xué)年度；基建、儀器設(shè)備項(xiàng)目分別歸入鑒定、竣工、引進(jìn)年度。

②分問題：將文件按其所反映的問題分開。

③分保管期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。（5）組卷

以問題為主兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。會(huì)議文件，按會(huì)議屆次組卷。根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷，一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷；工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按文件名稱或責(zé)任者組卷；統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般按名稱組卷；報(bào)刊文摘一般按名稱組卷；人民來信，一般按信件來源、作者或信件所反映的問題組卷；簡(jiǎn)報(bào)按名稱組卷；其它文件一般按問題組卷。

（6）卷內(nèi)文件的排列

卷內(nèi)文件一般按問題結(jié)合時(shí)間順序排列；密不可分的文件應(yīng)依次排列在一起。即批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

（7）修補(bǔ)、托裱已破損殘缺的文件

對(duì)裝訂可能出現(xiàn)的壓字現(xiàn)象的文件，應(yīng)逐頁在其左側(cè)裝訂位置托裱裝訂邊條。

對(duì)大于標(biāo)準(zhǔn)幅面尺寸的文件，應(yīng)向內(nèi)折疊成標(biāo)準(zhǔn)幅面。

對(duì)規(guī)格小不宜裝訂的文件，應(yīng)當(dāng)平行或階梯式地托裱在60克以上標(biāo)準(zhǔn)幅面的白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件右下角自“1”起編寫固定號(hào)。托裱紙底部加注“此頁共×張”標(biāo)記。

（8）編寫頁號(hào)

統(tǒng)一在有書寫內(nèi)容的每頁文件正面的右下角、背面有文字的可在背面的左下角標(biāo)注頁號(hào)。

兩張以上小幅面文件托裱在同一頁白紙上的，按一頁編寫頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號(hào)。（9）案卷封面

案卷標(biāo)題：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容（不超過50個(gè)漢字），主要包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）。

檔號(hào)：填寫檔案的年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)起止日期：填寫卷內(nèi)文件的起止日期。保管期限與密級(jí)：按有關(guān)規(guī)定填寫。

案卷封面所用的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，統(tǒng)一用碳素墨水，字跡要工整、清晰。

（10）填寫備考表（檔案封面背后）

本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷人：由立卷者簽名。

檢查人（審核人）：由案卷質(zhì)量審核人簽名。備考表排列在卷內(nèi)文件之后。（11）案卷的裝訂

裝訂之前，先拆除卷內(nèi)文件易銹蝕的金屬物。

選用線繩或不易銹蝕的材料做裝訂材料。

用線繩裝訂的案卷可采取三孔一線左側(cè)裝訂方法，裝訂時(shí)應(yīng)使文件材料下齊、右齊�？拙嗫傞L(zhǎng)度160，裝訂線距左端12，厚度一般不超過15（約200頁）。

2.檔案上交及驗(yàn)收手續(xù)

（1）根據(jù)《后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心各部門檔案收集范圍》，后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心各職能部門、各實(shí)體、直屬單位的檔案由責(zé)任單位兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，并嚴(yán)格按照有關(guān)要求進(jìn)行整理，編目，填寫歸檔文件目錄與檔案移交清單。檔案移交清單由各單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)核審、簽字、蓋章后，再移交至處/中心綜合辦公室檔案員。

（2）移交前，各兼職檔案員要認(rèn)真填寫檔案移交清單登記表。移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查，并提交檔案目錄及移交清單的電子文稿。處/中心檔案室根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求者，限期整改后重新移交。

（3）經(jīng)驗(yàn)收合格的檔案辦理相關(guān)移交手續(xù)。檔案移交清單交后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心檔案室存檔，同時(shí)各部門兼職檔案員復(fù)印留底。

附件:1.歸檔范圍及任務(wù)分解。2.檔案移交清單。

3.歸檔文件目錄

4.各實(shí)體部門檔案號(hào)一覽

綜合辦公室

二九年十二月七日

附件:1、歸檔范圍及任務(wù)分解

（一）201*年上交學(xué)校檔案館部分的檔案收集檔案部門室檔案內(nèi)容具體責(zé)任人完成時(shí)間3月8日-3月10日綜合辦公1、上級(jí)有關(guān)后勤工作的收文及相關(guān)管理政策2、原公共事務(wù)管理處201*年工作計(jì)劃、原后勤集團(tuán)公司201*年工作計(jì)劃、后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心工作總結(jié)、原公共事務(wù)管理處會(huì)議記錄、重要的請(qǐng)示批復(fù)、原后勤集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要、后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心會(huì)議紀(jì)要3、原公共事務(wù)管理處管理規(guī)章制度、后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心規(guī)章制度4、原后勤集團(tuán)、后勤管理服務(wù)處/后勤服務(wù)中心黨總支會(huì)議記錄、黨總支工作計(jì)劃、關(guān)于開展深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)材料、民主生活會(huì)會(huì)議材料、黨總支會(huì)議記錄、后勤簡(jiǎn)報(bào)5、市級(jí)以上表彰先進(jìn)及申報(bào)材料6、原公共事務(wù)管理處合同協(xié)議、意向書綜合辦公1、學(xué)校愛衛(wèi)會(huì)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、表彰材料室2、學(xué)校紅十字會(huì)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、表彰材料3、甲流防控工作預(yù)案3月10日3月10日3月10日房產(chǎn)辦公1、房屋產(chǎn)權(quán)審批變更材料、房屋產(chǎn)權(quán)證書變更等實(shí)物材料、室寧大花園出售評(píng)估材料、教職工住房貨幣化補(bǔ)貼審批表、匯總表服務(wù)與經(jīng)1、校節(jié)能工作會(huì)議記錄、校節(jié)能工作總結(jié)、環(huán)衛(wèi)工作綠化營(yíng)管理辦合同、節(jié)能合同等公室、物業(yè)公司、綜合辦公室分工會(huì)1、雙代會(huì)會(huì)議材料（二）歸入處/中心檔案室材料

3月11日3月12日（注：以上材料一式兩份。請(qǐng)各位兼職檔案員按要求進(jìn)行收集整理工作。）

收集檔案部門檔案內(nèi)容具體責(zé)任人備注3月15-3月19日綜合辦公室1、上級(jí)關(guān)于后勤工作的政策性文件2、內(nèi)部發(fā)文文件3、辦公會(huì)議材料4、信息工作材料后勤服務(wù)中心產(chǎn)生的重要的合同協(xié)議意向書、租賃協(xié)議、購(gòu)置合同、商貿(mào)房出租合同等分工會(huì)房產(chǎn)辦8890工作計(jì)劃、工作總結(jié)、女工工作計(jì)劃、女工工作總結(jié)、工會(huì)活動(dòng)材料。工作計(jì)劃、工作總結(jié)、歷年來上級(jí)（國(guó)家、省、市）對(duì)房產(chǎn)管理的規(guī)章制度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、后勤保障中心的規(guī)章制度、處理情況統(tǒng)計(jì)表、每季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表人力資源辦人事方面的規(guī)章制度、人員花名冊(cè)、人員調(diào)動(dòng)調(diào)公室配材料、人員考核材料、人員培訓(xùn)材料、先進(jìn)與個(gè)人表彰材料、福利工作材料、員工合同簽訂情況、情況說明及處理意見服務(wù)與經(jīng)營(yíng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核辦法、節(jié)能工作文件材料、安全工管理辦公室作制度及安全工作信息、服務(wù)問卷調(diào)查報(bào)告、節(jié)能項(xiàng)目申請(qǐng)書（本材料要求一式兩份）、優(yōu)質(zhì)服務(wù)月活動(dòng)、質(zhì)量管理認(rèn)證文件材料計(jì)劃財(cái)務(wù)辦工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)類相關(guān)制度、成本分公室（財(cái)務(wù)）析報(bào)告、固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其他統(tǒng)計(jì)報(bào)表材料寧波大學(xué)學(xué)生社區(qū)服務(wù)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)管理中心懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料（宿管）寧波大學(xué)飲食服務(wù)中心（飲食）工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料3月23日3月22日3月19日3月19日寧波大學(xué)物工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)業(yè)管理中心懲情況、代表學(xué)校簽定的綠化、物業(yè)管理方面的

（物業(yè)）寧波大學(xué)物資采購(gòu)供應(yīng)部（采購(gòu)）寧波大學(xué)運(yùn)輸服務(wù)中心（運(yùn)輸）寧波大學(xué)水電與工程服務(wù)中心（水電）寧波大學(xué)商貿(mào)管理中心（商貿(mào)）寧波大學(xué)后勤印務(wù)中心（印務(wù)）寧波大學(xué)接待中心（接待）寧波大學(xué)后合同協(xié)議、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、代表學(xué)校簽定的對(duì)本部門維修工作有重大意義的合同協(xié)議、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料3月26日3月25日3月24日勤駕駛員培上級(jí)有關(guān)來文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、訓(xùn)學(xué)校（駕崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料校）寧波大學(xué)校上級(jí)有關(guān)來文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、醫(yī)院（醫(yī)院）崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)、重大會(huì)議材料

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