無論你從事的是什么工作，什么崗位，都需要對自己的工作做一個總結(jié)，對未來有一個好的計劃，今天小編就給大家?guī)砹艘恍n案工作總結(jié)論文的范文模板，有需要的朋友可以參考一下哦！
篇一
[關(guān)鍵詞] 檔案工作 科學(xué)發(fā)展觀 思考
[內(nèi)容提要] 基層檔案工作應(yīng)堅持以人為本，樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，緊緊圍繞經(jīng)濟建設(shè)這一中心課題，以區(qū)域內(nèi)中心工作為側(cè)重點開展服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)又快又好的健康的發(fā)展。一、基層檔案工作中要堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提條件。堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，一是檔案工作要以廣大人民群眾的利益為重，即基層檔案工作要以是否有利于廣大人民群眾為出發(fā)點和歸宿；二是培養(yǎng)檔案工作者應(yīng)具的素質(zhì)和激發(fā)檔案工作者的工作熱情，促進(jìn)人的全面發(fā)展。二、基層檔案工作中要堅持全面、協(xié)調(diào)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的內(nèi)在要求�；鶎訖n案事業(yè)的健康發(fā)展是要使檔案事業(yè)的方方面面都得到全面的發(fā)展，是要使檔案事業(yè)得到又快又好的協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案事業(yè)健康發(fā)展的內(nèi)在要求。三、基層檔案工作中要堅持持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的根本保證。檔案事業(yè)的發(fā)展是個有規(guī)律的持續(xù)的發(fā)展過程，基層檔案工作中既要借鑒和繼續(xù)發(fā)揚過去好的工作經(jīng)驗、工作方法，又要堅持與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。堅持持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀是檔案事業(yè)健康發(fā)展的根本保證。四、堅持科學(xué)發(fā)展觀是當(dāng)今經(jīng)濟社會快速發(fā)展對基層檔案工作要求的必然趨勢。當(dāng)今經(jīng)濟社會快速的發(fā)展要求我們要堅持科學(xué)的發(fā)展觀�；鶎訖n案工作是服務(wù)于服從于經(jīng)濟建設(shè)這一中心，同時又服務(wù)于服從于社會主義其他各項事業(yè)建設(shè)的一項基礎(chǔ)工作，因此，基層檔案工作要堅持科學(xué)發(fā)展觀是必然趨勢。
科學(xué)發(fā)展觀是以中共中央總書記胡錦濤同志為核心的第四代領(lǐng)導(dǎo)集體的智慧結(jié)晶，是中國共產(chǎn)黨執(zhí)政理念的新飛躍，是中國共產(chǎn)黨對人類社會發(fā)展規(guī)律、社會主義建設(shè)規(guī)律的新飛躍。中共中央總書記胡錦濤同志在中共十六屆三中全會上強調(diào)：“樹立和落實全面發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，對我們更好地堅持發(fā)展才是硬道理的戰(zhàn)略思想具有重大意義”。黨的十六屆五中全會明確提出了科學(xué)發(fā)展觀的科學(xué)內(nèi)涵：“堅持發(fā)展，發(fā)展是硬道理，是執(zhí)政興國的第一要務(wù)；發(fā)展要堅持以人為本，促進(jìn)人的全面發(fā)展；堅持實現(xiàn)經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”。中央黨校常務(wù)副校長虞光耀同志說：“科學(xué)發(fā)展觀是實現(xiàn)又快又好發(fā)展的世界觀和方法論”。檔案事業(yè)作為我國社會主義建設(shè)事業(yè)中的一個重要的基礎(chǔ)的組成部分，它能為社會主義生產(chǎn)力的發(fā)展提供良好的服務(wù)環(huán)境，是取之不盡的精神力量之源，是取之不盡的信息財富之源，它以最廣大人民的根本利益為出發(fā)點和歸宿，能直接或間接地為廣大人民服好務(wù)，使人民不斷獲得切實的經(jīng)濟利益、政治利益、文化利益。只有適應(yīng)中國經(jīng)濟快速發(fā)展的要求，讓檔案事業(yè)得到又快又好的健康發(fā)展，才能實現(xiàn)檔案工作為最廣大人民群眾服務(wù)的最終目的。檔案事業(yè)要得到又快又好的發(fā)展，必須以科學(xué)的世界觀和方法論為指導(dǎo)，即要以是否符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的發(fā)展觀來指導(dǎo)檔案工作。因此，基層檔案工作中堅持以人為本，樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是經(jīng)濟社會快速發(fā)展的客觀要求和必然趨勢，是認(rèn)真貫徹落實“三個代表”重要思想，實現(xiàn)檔案事業(yè)又快又好的健康發(fā)展的體現(xiàn)。在此，我們就基層檔案工作中如何貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀這一問題作膚淺思考，與君共勉。
一、基層檔案工作中要堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提條件
人是推動檔案事業(yè)發(fā)展的根本動力，檔案工作要得以健康發(fā)展關(guān)鍵在于人。不堅持以人為本，檔案工作就沒有發(fā)展的動力，不堅持以人為本，檔案工作就沒有明確的方向。因此，堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提和基礎(chǔ)�；鶎訖n案工作中堅持以人為本要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案工作要以廣大人民群眾的利益為重，即基層檔案工作要以是否有利于廣大人民群眾為出發(fā)點和歸宿；二是培養(yǎng)檔案工作者應(yīng)具的素質(zhì)和激發(fā)檔案工作者的工作熱情，促進(jìn)人的全面發(fā)展。
為人民群眾服好務(wù)是基層檔案工作的落腳點和歸宿，因此，基層檔案工作的開展要以是否有利于廣大人民群眾為出發(fā)點和歸宿。比如：今年中央1號文件提出了建設(shè)社會主義新農(nóng)村的幾個問題。圍繞建設(shè)社會主義新農(nóng)村這一中心工作，指導(dǎo)相關(guān)部門做好有關(guān)資料的形成積累、收集整理和檔案利用工作，為建設(shè)社會主義新農(nóng)村服務(wù)，為人民群眾服好務(wù)�；鶎訖n案工作為人民群眾服務(wù)的方式有兩種：一種是直接服務(wù)，另一種是間接服務(wù)。直接服務(wù)就是通過檔案利用直接維護(hù)人民群眾的經(jīng)濟的、政治的、文化的利益；間接服務(wù)就是通過檔案利用為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)出臺正確的、科學(xué)的政策，從而為人民群眾帶來實惠。例如：由于區(qū)檔案館目前無庫藏，多批群眾來區(qū)檔案館查檔案都無法直接查閱。但我們并未將其拒之門外，而是首先將其請進(jìn)來，了解其所需，然后結(jié)合實際情況，為其指明所需檔案的查找方向，避免了群眾走彎路，讓群眾感受到對他（她）的尊重、理解和關(guān)心，直接為人民群眾服好了務(wù)。又如：通過利用有關(guān)財政、經(jīng)濟、教育等資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供了科學(xué)的決策依據(jù)，先后出臺了農(nóng)村農(nóng)稅減免、九年義務(wù)教育免收學(xué)雜費等政策，切實減輕了人民群眾的負(fù)擔(dān)，間接地為人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
檔案工作是一項較為枯燥而繁鎖的工作，檔案工作者時常要埋頭于蟲蛀、霉變、堆積灰塵的材料中整理或搶救、查閱檔案，如果基層檔案工作者沒有過硬的素質(zhì)，就干不好檔案工作，檔案事業(yè)就不可能得到又快又好的健康的發(fā)展。筆者認(rèn)為，基層檔案工作者應(yīng)主要具備以下基本素質(zhì)：一是要有過硬的政治素質(zhì)，要有優(yōu)良堅實的黨性修養(yǎng)，政治立場堅定，始終與黨中央保持高度一致，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和標(biāo)準(zhǔn)；二是要有良好的思想素質(zhì)，即在工作和生活中隨時保持頭腦清醒，要有遵紀(jì)守法的法紀(jì)觀念，正直高尚的道德品質(zhì)，講誠信，有責(zé)任感，有變“要我干”為“我要干”的積極主動的思想，主觀上為自己，客觀上為別人；三是要有較好的文化素質(zhì)，即要有系統(tǒng)扎實的檔案理論知識素養(yǎng)，有扎實的文字功底，要即會說又能寫；四是要有較強的能力素質(zhì)，即在工作中要有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，有求真務(wù)實的實踐能力，要有“能夠干，干得好”的真本領(lǐng)；五是要有把握大局的戰(zhàn)略思維素質(zhì)，在其位，謀其責(zé)，把握好單位和家庭的“團隊精神”作用；六要有較好的交往素質(zhì)，即在工作和生活中要有較強的與人交流、溝通和協(xié)調(diào)的能力；七是要有較好的心理素質(zhì)，即要有科學(xué)的心理調(diào)適能力，一方面要正確認(rèn)識、正確對待自己所處的工作環(huán)境和位置，兢兢業(yè)業(yè)干好本職工作。另一方面要以寬闊的胸襟去尊重人、理解人、關(guān)心人，用好人，滿足人合理的需求和欲望，保護(hù)人合法的權(quán)益。而這些素質(zhì)的提高和發(fā)揮，除了檔案工作者要自身努力外，還需要通過送培（送省、市培訓(xùn)）、以會代訓(xùn)、單位政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、思想交流、工作上壓擔(dān)子等多種方式多種途徑對檔案工作者進(jìn)行培養(yǎng)、引導(dǎo)和激勵，促進(jìn)人的全面發(fā)展，從而促進(jìn)檔案事業(yè)又快又好的健康的發(fā)展。例如：中共黨員通過共產(chǎn)黨員保先教育活動，不僅提高了共產(chǎn)黨員與黨中央保持高度一致的政治素質(zhì)，而且進(jìn)一步提高了共產(chǎn)黨員兢兢業(yè)業(yè)干好本職工作，全心全意為人民服務(wù)的思想素質(zhì)、心理素質(zhì)。又如：去年為搶救經(jīng)貿(mào)系統(tǒng)已撤銷的二輕局、鄉(xiāng)企局檔案，在搶救檔案的過程中，蟲蛀、霉變的檔案使檔案工作者的身體健康受到很大影響，為激勵檔案工作者的積極性，區(qū)政府劃撥了一定的搶救經(jīng)費，局領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)人員也發(fā)了勞保用品，時常問寒問暖，關(guān)心和解決職工的疾苦。檔案工作者的勞動得到了尊重，檔案工作者得到了理解和關(guān)心，充分激發(fā)了大家的積極性和能動性，檔案搶救工作開展順利，保護(hù)好了這批黨和國家的寶貴財富。 基層檔案工作中堅持以人為本的發(fā)展觀，但不能走入檔案是為某一私人服務(wù)的誤區(qū)。例如：某人為了達(dá)到某種私利的目的，篡改或私自銷毀有關(guān)檔案，這是違反《中華人民共和國檔案法》的行為。在情與法面前，基層檔案工作者要公而忘私，堅持原則，嚴(yán)格執(zhí)法。去年底，有位親戚（倒閉企業(yè)職工）托我想辦法幫其更改個人檔案，要求將其年齡增大，以便提前退休，早領(lǐng)退休金。我堅決制止了這種違法行為，在法與情面前作出了正確的抉擇。又如：某些單位的科室人員，在單位檔案管理人員收集整理檔案時，拒絕交出其在工作中形成的應(yīng)歸檔材料。認(rèn)為其形成的材料是他的，放于自己處使用方便。卻未認(rèn)識到單位檔案是黨和國家的寶貴財富，《中華人民共和國檔案法》明文規(guī)定：任何個人不得據(jù)為己有。而且，實踐證明了整理和管理不規(guī)范的檔案或資料是不便于查找利用的，是容易丟失的，甚至有可能會給黨和國家造成巨大損失。反之，整理和管理規(guī)范了的檔案或資料易于查找利用，不易丟失的，能積極服務(wù)于各項工作。因此，我們要以長遠(yuǎn)的、全局的觀念來堅持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，但不能走入檔案是為某一私人服務(wù)的誤區(qū)。
二、基層檔案工作中要堅持全面、協(xié)調(diào)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的內(nèi)在要求
基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展是要使檔案事業(yè)的方方面面都得到全面的發(fā)展。這就要求基層檔案工作中堅持全面發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，一切為了檔案，為了一切檔案，為了檔案的一切。如：檔案局（館）對檔案工作宣傳、行政執(zhí)法、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)行文件服務(wù)、愛教基地、庫房保管條件、館務(wù)編研、館務(wù)利用等；立檔單位領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案人員的檔案意識、檔案人員業(yè)務(wù)操作技能、檔案的收集、整理、保管保護(hù)及利用工作等都是我們研究和發(fā)展的課題。他們之間是相互聯(lián)系相互制約的，只有將檔案工作的方方面面有機地結(jié)合起來全面的開展，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展�；鶎訖n案工作中堅持全面發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀最終要通過全面服務(wù)來實現(xiàn)�；鶎訖n案工作不僅要服務(wù)于機關(guān)、企事業(yè)單位，同時要對建設(shè)社會主義新農(nóng)村工作服好務(wù)；不僅要對經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，同時要對政治、文化等各項事業(yè)的建設(shè)服好務(wù)；不僅要對領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，同時要以對群眾服好務(wù)為出發(fā)點和歸宿。
基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展是要使檔案事業(yè)得到又快又好的協(xié)調(diào)發(fā)展。這就要求正確處理好檔案事業(yè)發(fā)展中“快”與“好”的關(guān)系，既要防止片面求快，又要防止以“好”壓“快”，當(dāng)前的“快”應(yīng)當(dāng)服從于服務(wù)于長遠(yuǎn)的“好”，服從于服務(wù)于全局的“好”，實現(xiàn)檔案事業(yè)的又快又好的協(xié)調(diào)發(fā)展。基層檔案工作中要堅持檔案事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，不能搞一刀切，即不能在同一階段統(tǒng)一實現(xiàn)一個標(biāo)準(zhǔn)。如：不能要求每個立檔單位都馬上建好規(guī)范化檔案室，達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn)；不能要求每個立檔單位的文書檔案整理馬上施行《歸檔文件整理規(guī)則》；不能要求每個立檔單位都馬上安裝和使用規(guī)范的檔案管理軟件來錄入和檢索文書檔案等。要根據(jù)影響檔案工作的內(nèi)外因素的不同來指導(dǎo)各單位的檔案工作，促進(jìn)其健康協(xié)調(diào)發(fā)展。影響檔案工作的內(nèi)因主要有三方面：一是領(lǐng)導(dǎo)意識；二是檔案干部隊伍素；三是管理措施手段。影響檔案工作的外因主要是：檔案整理投入、保管保護(hù)設(shè)備設(shè)施硬件投入，也可說受該地區(qū)的財政狀況，該單位的經(jīng)費狀況影響。對于那些條件成熟的單位，即經(jīng)濟狀況好，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識強，檔案人員責(zé)任心強，較熟悉檔案業(yè)務(wù)，管理措施手段好的單位，應(yīng)要求其按《四川省檔案工作規(guī)范化管理為法》的要求建立規(guī)范化檔案室；對于那些條件不成熟的，即經(jīng)費困難，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識有待進(jìn)一步加強，或檔案人員業(yè)務(wù)能力較弱，或管理措施還不夠完善的單位，我們要加強指導(dǎo)，竭力為其創(chuàng)造條件，促進(jìn)其檔案室逐步規(guī)范，達(dá)到檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。例如：由于龍馬潭電子政務(wù)建設(shè)的順利實施，區(qū)級機關(guān)、事業(yè)單位及鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)基本全部配備了計算機。對這些有條件的單位，區(qū)檔案局對其檔案的整理、利用提出了更高要求，要求其全面施行《歸檔文件整理規(guī)則》，安裝使用科學(xué)的規(guī)范的檔案管理軟件錄入和檢索文書檔案，盡可能地提高檔案工作效率，建立規(guī)范化的綜合檔案室。而區(qū)內(nèi)的行政村、社區(qū)中除羅漢鎮(zhèn)石梁村外，幾乎無計算機，不具使用規(guī)范化檔案管理軟件的條件，加之經(jīng)費不寬裕，對這些條件不足的單位，區(qū)檔案局要求其檔案整理用卷裝的方法予以規(guī)范，工作上分步實施，逐步創(chuàng)造條件，建立規(guī)范化檔案室，達(dá)到檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展的最終目的。
三、基層檔案工作中要堅持持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的根本保證
事物是運動的,不是一成不變的,事物的運動和發(fā)展是有規(guī)律的，檔案事業(yè)的發(fā)展是個有規(guī)律的持續(xù)的發(fā)展過程。因此，基層檔案工作中既要借鑒和繼續(xù)發(fā)揚過去好的工作經(jīng)驗、工作方法，又要堅持與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，一切以是否符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律為準(zhǔn)的持續(xù)發(fā)展觀念，避免誤入全盤否定以前檔案工作的誤區(qū)。堅持持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，是基層檔案事業(yè)健康發(fā)展的根本保證。如：80年代初，我國檔案整理學(xué)習(xí)了前蘇聯(lián)的書本式裝訂法，在當(dāng)時及后來很長一段時間內(nèi)這種裝訂法是適應(yīng)我國檔案工作的需求的，但隨著當(dāng)今社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，辦公自動化的迅速普及，這種裝訂辦法越來越不適應(yīng)社會發(fā)展的要求，檔案整理改革勢在必行。20__年12月，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da／t—20__《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱新《規(guī)則》），新《規(guī)則》以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，在借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理因素的基礎(chǔ)上，推行文書檔案文件級整理，兼顧了計算機和手工兩種方式，大幅度簡化了整理中的手工操作，大大提高了檔案檢索利用效率，適應(yīng)了檔案管理現(xiàn)代化的需要，有力地促進(jìn)了機關(guān)文檔一體化管理。又如：今年初，區(qū)長劉云同志在區(qū)二屆人大四次會議上作《政府工作報告》時認(rèn)為我區(qū)檔案工作“有新的發(fā)展”。的確，我區(qū)檔案事業(yè)在“十五”期間得到了較快較好的發(fā)展，年年被市檔案局表彰為優(yōu)秀單位，這得益于我區(qū)檔案工作始終堅持以“與時俱進(jìn)謀發(fā)展，開拓創(chuàng)新上臺階，以人為本樹形象，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)求突破”的思路來指導(dǎo)檔案工作，在工作中既繼承和發(fā)揚了原來“將檔案整理質(zhì)量把關(guān)在館外”等合理的工作方法，又及時地創(chuàng)新了“運用科學(xué)規(guī)范的軟件錄入文書檔案目錄代替手工抄目，在全區(qū)積極推行用規(guī)范科學(xué)的檔案管理軟件開展檔案工作”等科學(xué)合理的工作方法，大大提高了檔案工作效率。局加強“內(nèi)練內(nèi)功，外樹形象”，逐步構(gòu)建起了我區(qū)檔案戰(zhàn)線生機勃勃的工作環(huán)境。但就目前而言，我區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展還存在著一些隱患，如：檔案館庫房面積不夠，保管保護(hù)設(shè)施設(shè)備不齊；事業(yè)經(jīng)費不足，致使工作被動；多數(shù)行政村（社區(qū)）檔案不規(guī)范，影響社會主義新農(nóng)村建設(shè)；企業(yè)檔案不規(guī)范，影響經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展；多數(shù)學(xué)校檔案、醫(yī)療、社保檔案不規(guī)范，影響社會事業(yè)建設(shè)發(fā)展。這些問題都需要我們努力加以解決。__市檔案局袁衛(wèi)平局長說：“一個單位的檔案工作，今天達(dá)到‘省一標(biāo)’并不能夠代表明天也符合‘省一標(biāo)’，檔案工作要在動態(tài)中保持一流水平”。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作的要求越來越高，檔案工作要在不斷創(chuàng)新中持續(xù)發(fā)展。 四、堅持科學(xué)發(fā)展觀，是當(dāng)今經(jīng)濟社會快速發(fā)展對基層檔案工作要求的必然趨勢
以中共中央黨書記胡錦濤同志為核心的領(lǐng)導(dǎo)集體提出了社會主義經(jīng)濟及各項事業(yè)的建設(shè)要堅持科學(xué)的發(fā)展觀。實踐證明，基層檔案工作只有圍繞經(jīng)濟建設(shè)這一中心開展工作，才具有科學(xué)性，反之，脫離經(jīng)濟建設(shè)這一中心的檔案工作是不符合客觀規(guī)律要求的，是不科學(xué)的。因此，堅持科學(xué)發(fā)展觀，緊緊圍繞經(jīng)濟建設(shè)這一中心開展服務(wù)。緊緊把握全國特別是區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展的動脈，如：重點項目建設(shè)、社會主義新農(nóng)村建設(shè)等，及時跟蹤服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟建設(shè)又快又好的發(fā)展，是當(dāng)今經(jīng)濟社會快速發(fā)展對基層檔案工作要求的必然趨勢。
基層檔案工作中堅持科學(xué)發(fā)展觀，不僅只為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，同時，還要以區(qū)域內(nèi)中心工作為側(cè)重點，為其他各項社會主義事業(yè)的建設(shè)服好務(wù)�；鶎訖n案工作要服從于服務(wù)于區(qū)域內(nèi)黨委、政府的工作大局，只有緊跟區(qū)域內(nèi)中心工作，緊跟關(guān)鍵性工作，緊跟全局性工作搞好檔案服務(wù)，才會有科學(xué)發(fā)展觀在檔案工作中的真正落實。如：去年，全國掀起了第一批保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動這一中心工作，區(qū)檔案局緊緊圍繞這一中心工作，學(xué)習(xí)工作兩不誤，既錘煉和提高了黨員干部的政治思想素質(zhì)，又帶動干部群眾扎實工作，急老百姓之所急，解老百姓之所憂，為老百姓做了好事，做了實事。同時，指導(dǎo)各單位收集整理了保先教育活動中形成的應(yīng)該歸檔保存的材料，為第二批、第三批共產(chǎn)黨員保先教育活動的順利開展提供了寶貴經(jīng)驗。又如：20__年，__市創(chuàng)“全國優(yōu)秀旅游城市”，為全面落實這一中心工作，區(qū)檔案局在人少事多的情況下，抽派兩名同志到創(chuàng)優(yōu)辦資料組工作，指導(dǎo)并幫助整理其檔案資料、創(chuàng)優(yōu)資料，為__市成功創(chuàng)建“全國優(yōu)秀旅游城市”服好了務(wù)。檔案工作的價值在服務(wù)社會主義經(jīng)濟建設(shè)和其他各項社會事業(yè)的建設(shè)中得到了體現(xiàn)。檔案事業(yè)在服務(wù)社會主義經(jīng)濟建設(shè)和其他各項社會事業(yè)中得到了健康的發(fā)展。
檔案事業(yè)是發(fā)展的，檔案工作是永無止境的，一年的檔案工作完畢后，第二年又產(chǎn)生了新的檔案，不同時期對檔案工作的要求不同，基層檔案工作者要根據(jù)不同的情況，用科學(xué)發(fā)展的觀念和方法來解決檔案工作中遇到的方方面面的問題，促進(jìn)檔案事業(yè)又快又好的健康的發(fā)展，為社會主義物質(zhì)文明、精神文明、政治文明的建設(shè)服好務(wù)。
篇二
內(nèi)容摘要：做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的，這體現(xiàn)在為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為各部門工作服務(wù)，為社會各界和人民群眾服務(wù)，為構(gòu)建和諧的社會主義事業(yè)服務(wù)。
關(guān)鍵詞： 檔案 利用工作 指導(dǎo)思想 構(gòu)建和諧社會
做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的�，F(xiàn)今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務(wù)進(jìn)行部署，要求搞好檔案利用服務(wù)。為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門工作服務(wù)、為社會各界和人民群眾服務(wù)，現(xiàn)就如何做好檔案利用工作談三個方面內(nèi)容。
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內(nèi)容，分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求和發(fā)展規(guī)律；積極開展檔案咨詢服務(wù)，向檔案用戶提供所需的檔案內(nèi)容。因此檔案部門要進(jìn)一步認(rèn)清自身的職責(zé)，積極主動地開發(fā)和提供檔案信息，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。
二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想
檔案利用工作的指導(dǎo)思想是全面、及時、準(zhǔn)確，有效地為檔案用戶服務(wù)。
（一）全面為檔案用戶服務(wù)
檔案館是對那些具有正當(dāng)利用目的的用戶，應(yīng)通過各種服務(wù)方法滿足其需求，主動向他們提供有關(guān)的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關(guān)的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現(xiàn)。
（二）及時為檔案用戶服務(wù)
許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現(xiàn)實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學(xué)的檢索體系，同時檔案人員也應(yīng)當(dāng)熟悉檔案的內(nèi)容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。
（三）準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要準(zhǔn)確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經(jīng)驗，不能準(zhǔn)確表達(dá)其利用需求的用戶，檔案服務(wù)人員應(yīng)依據(jù)用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準(zhǔn)確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
（四）有效地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善檢索系統(tǒng)，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務(wù)。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項事業(yè)能夠生存和發(fā)展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業(yè)有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發(fā)點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的體現(xiàn)。檔案利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發(fā)揮的作用，人們就能深刻認(rèn)識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規(guī)律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：
（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度
檔案工作是條件性、服務(wù)性的工作，二者都集中表現(xiàn)在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務(wù)方向的正確。而正確的服務(wù)方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標(biāo)一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構(gòu)建和諧社會。隨即檔案服務(wù)工作重點也放到了開放、利用、科學(xué)研究、技術(shù)進(jìn)步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務(wù)方向的同時，還必須有堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度；檔案工作者也必須具有高度的政治責(zé)任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務(wù)的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。
（二）熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內(nèi)容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應(yīng)注意以下兩點：
1、熟悉重點：先熟悉經(jīng)常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠(yuǎn)的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容。
2、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點。
社會上的各行各業(yè)存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業(yè)在不同的時期，面臨不同的任務(wù)，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學(xué)習(xí)，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構(gòu)建和諧社會的發(fā)展需要；了解本系統(tǒng)、本單位的生產(chǎn)、生活、工作的計劃和任務(wù)，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。
（三）正確處理利用和保密的關(guān)系
從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發(fā)展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會主義各項事業(yè)中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當(dāng)，就會導(dǎo)致利用與保密之間矛盾發(fā)生。保密過嚴(yán)，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關(guān)系，就必須在維護(hù)黨和國家利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策，根據(jù)國內(nèi)外形勢，把二者有機地結(jié)合起來，加以綜合分析，凡是能促進(jìn)安定團結(jié)和社會發(fā)展的檔案信息，應(yīng)積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內(nèi)限制利用才有利于黨和國家利益的，則應(yīng)嚴(yán)格地、合理地堅持保密。
（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系
檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導(dǎo)地位，但必須依賴于基礎(chǔ)工作，撇開基礎(chǔ)工作便不能生存和發(fā)展。如果基礎(chǔ)工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據(jù)客觀需要，積極主動地開展利用，只是關(guān)門埋頭于內(nèi)部基礎(chǔ)工作，那么基礎(chǔ)工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎(chǔ)工作來保證、推動利用工作的發(fā)展，以搞好利用工作來檢驗、促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善。
（五）注重被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉
被動服務(wù)是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務(wù)是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內(nèi)容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務(wù)。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發(fā)揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務(wù)中爭取主動。
（六）注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產(chǎn)生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結(jié)構(gòu)和各項基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。
隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構(gòu)建和諧的社會主義事業(yè)服務(wù)。這是對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想。
篇三
一、新時期醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀特點
隨著科技的進(jìn)步與社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的手寫檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代的需求，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文書為主，而在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展更新的現(xiàn)代社會，許多醫(yī)院，尤其是一些集醫(yī)療、教學(xué)和科研為一體的綜合性三級甲等醫(yī)院，因為其病人數(shù)目較多，傳統(tǒng)文檔較難進(jìn)行檔案管理，因此電子文件逐漸地取代了以往的文字材料[1]。傳統(tǒng)的文檔管理工作一般為一年一次，按照工作流程進(jìn)行文件歸檔立卷，而電子文件是由擬稿者直接在磁盤上撰寫并修改，隨時產(chǎn)生并可以隨時更改，對計算機有很強的依賴性。此外，電子文件還可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效和多角度地排序，不再需要對其進(jìn)行手工分類整理。
二、新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題
1.對檔案管理工作重視度不夠
各級醫(yī)院在管理中均為本院量身定做了一系列適合自己的、較為健全的醫(yī)療、人事、行政與后勤管理制度，而專門涉及其檔案管理的制度卻較少[2]。許多醫(yī)院的檔案管理辦公室附設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室內(nèi)，讓普通檔案個醫(yī)療文書檔案擺置一起，沒有進(jìn)行有效的劃分。同時，醫(yī)院“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
2.沒有很好的利用電子檔案管理
目前很多醫(yī)院的檔案管理還停留在人工手寫和抄錄的水平上。檔案管理的工作繁瑣復(fù)雜，采用人工抄錄的方式，錯誤遺漏的現(xiàn)象時有發(fā)生。僅靠人的記憶查找翻閱檔案，信息量太少。管理思想陳舊，沒有吸納新型的檔案管理模式，因此，檔案管理水平一直止步不前，沒有新突破。
3.檔案管理人員的素質(zhì)有待于提高
當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理專業(yè)人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平及文化程度上均參差不齊，與當(dāng)前飛速發(fā)展的社會需求相差甚遠(yuǎn)[3]。一些醫(yī)院中從事檔案工作的多數(shù)為兼職人員，年老者多于年輕者，人員流動多固定少，導(dǎo)致檔案從業(yè)人員素質(zhì)較低。其次，多數(shù)管理人員并未經(jīng)過檔案學(xué)或醫(yī)學(xué)方面的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏以電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理的相關(guān)經(jīng)驗。
三、不斷提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)醫(yī)院管理新發(fā)展
1.醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)新
（1）健全檔案管理制度
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，成立專門的檔案管理科，將其從原來所附屬的行政辦公室中游離出來，并明確其職能，將醫(yī)院各科各部門的不同的檔案分門別類進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療同步發(fā)展，綜合管理能充分發(fā)揮檔案的整合效能。此外，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是健全檔案管理制度的關(guān)鍵。
（2）加強檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
檔案管理人員應(yīng)深入臨床一線或各職能部門調(diào)查了解醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對檔案信息的需求，提高對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的敏感性，對科研管理和臨床實踐過程所形成的有參考價值的文件材料進(jìn)行重點管理，不斷地有針對性地為醫(yī)療、科研和教學(xué)工作提供信息。檔案員需變被動為主動，充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案的價值所在，轉(zhuǎn)變工作觀念，以“上門服務(wù)”的方式對檔案進(jìn)行整理與收集。
（3）加強檔案硬件系統(tǒng)建設(shè)
電子化的檔案管理需要現(xiàn)代化的檔案硬件設(shè)備，根據(jù)醫(yī)院檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配置相應(yīng)檔案管理所需硬件，如計算機、裝具、檔案密集架、復(fù)印機等；同時還需要加強清潔衛(wèi)生管理，注意防火，設(shè)置安全監(jiān)控，以現(xiàn)代化裝備更好的服務(wù)檔案工作。
2.檔案管理服務(wù)方式創(chuàng)新
（1）檔案信息加工服務(wù)
檔案工作者可以根據(jù)利用者的不同需求，以自身所具有的檔案資源優(yōu)勢，快速進(jìn)行檔案信息加工，有目的、計劃對檔案進(jìn)行整理、分類、組合，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為利用者提供便捷服務(wù)。
（2）檔案咨詢服務(wù)
檔案部門建立的多種形式的“檔案咨詢服務(wù)中心”、“檔案事務(wù)所”等均屬于檔案咨詢服務(wù)的范疇。以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段支持檔案咨詢服務(wù)、提升檔案咨詢服務(wù)的水平將是未來的發(fā)展方向。
（2）其他檔案服務(wù)
此外，檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、檔案展覽服務(wù)、檔案文化休閑服務(wù)等服務(wù)方式正在不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案部門也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施挖掘檔案信息資源為全院各項工作主動提供信息服務(wù)。
四、結(jié)語
綜上所述，新時期醫(yī)院檔案管理工作有其特有的特點，同時亦存在許多不足之處。醫(yī)院檔案管理需不斷地制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，領(lǐng)導(dǎo)人員需充分認(rèn)識清醫(yī)院檔案管理工作的重要性，重視管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，使醫(yī)院檔案室走向可持續(xù)發(fā)展的道路，充分發(fā)揮其職能，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益與社會效益。
篇四
一、要以改革的精神做好檔案工作
黨的十八屆三中全會制定了《全面深化改革的若干重大問題的決定》，以巨大的政治勇氣，銳意推進(jìn)各項改革。我們必須要以改革的思維審視檔案發(fā)展中的困難和問題，以改革的思維審定新的發(fā)展方向和舉措，以改革的思維破除一切發(fā)展中的思想障礙和體制障礙，讓一切在改革的春天里煥發(fā)出新的生機。一是思想要解放。要進(jìn)一步解放思想，認(rèn)真分析制約檔案事業(yè)發(fā)展的難點和重點問題，對檔案的價值、檔案工作的性質(zhì)與作用，檔案事業(yè)發(fā)展思路與出路等，樹立新的工作理念，開拓新的工作領(lǐng)域，研究新的方式方法，確定新的工作目標(biāo)，尋找改革的突破口，使檔案工作在不斷改革中實現(xiàn)新的發(fā)展。二是體制上要理順。要采取積極有效的措施，下力氣解決檔案事業(yè)發(fā)展中存在的不協(xié)調(diào)、不可持續(xù)體制機制問題。必須用改革的思維，打破機制障礙，建立流動的、透明的、全覆蓋的檔案管理、開發(fā)、利用體制，從體制機制、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、檔案服務(wù)模式等方面入手，加以改革，整體協(xié)調(diào)推進(jìn)。三是結(jié)合上要緊密。在新的形勢下，檔案工作一定要與經(jīng)濟社會發(fā)展找到結(jié)合點。要打破“只有辦結(jié)材料才是檔案”等傳統(tǒng)理念，以改革的精神，確立“前移”、“反推”的工作思路，通過“前移”監(jiān)督指導(dǎo)環(huán)節(jié)，“反推”中心工作。要建立“大檔案”概念，從搭建以史資政、以文輔政等方面入手,為各級黨委政府決策提供歷史依據(jù)，使檔案工作真正成為重大戰(zhàn)略、各項政策、重點項目制定出臺的參與者，真正做到黨委政府決策用得上檔案，群眾維護(hù)權(quán)益查得著檔案，化解矛盾糾紛靠得住檔案。同時，將工作一線提供服務(wù)的各類業(yè)務(wù)材料都納入監(jiān)督指導(dǎo)范圍,使專業(yè)檔案的收集、整理、利用等各個環(huán)節(jié)緊緊圍繞中心工作展開,確保檔案工作與經(jīng)濟社會同步發(fā)展、相互促進(jìn)。
二、要以法治的思維促進(jìn)檔案工作
黨的十八屆四中全會，讓我們迎來了法治的春天，我們必須要按照黨的十八屆四中全會精神要求和總體部署，依據(jù)《檔案法》加快檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化,使檔案工作步入法治化軌道。一要完善檔案法規(guī)體系。要依據(jù)《檔案法》，協(xié)調(diào)省人大積極適應(yīng)全省經(jīng)濟發(fā)展、山川秀美、民族團結(jié)、社會和諧，全面建成小康社會的新要求，依據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作意見》對《甘肅省檔案條例》進(jìn)行修訂和完善。各市州要根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H，制定檔案地方規(guī)章，確保檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。各單位要進(jìn)一步增強依法管理檔案的意識，建立健全檔案管理各項制度，使之成為人人遵守的法律依據(jù)，不斷提高檔案規(guī)范化管理水平。二要依法落實責(zé)任主體。去年8月中旬，國家檔案局對我省2011年以來貫徹執(zhí)行《檔案法》情況進(jìn)行了檢查，指出了存在的一些問題。主要是我省各級國家檔案館建設(shè)水平相對滯后。14個市州級國家檔案館中，只有蘭州市達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，沒有新建檔案館的10個市州，平均面積只有1449平方米，不到國家標(biāo)準(zhǔn)最低限的22%。86個縣區(qū)級國家檔案館中，沒有新建館的50個縣區(qū)，平均面積只有720平方米，僅有國家標(biāo)準(zhǔn)最低限的60%。嚴(yán)重制約了檔案館“五位一體”功能發(fā)揮。這說明我們在檔案館建設(shè)上差距還很大。今年各級黨委政府每年至少要聽取一次檔案工作匯報，黨委要有一名常委分管檔案工作，政府要確定一名負(fù)責(zé)同志聯(lián)系檔案工作，對檔案工作中存在的問題，要及時研究解決。要切實將檔案事業(yè)發(fā)展列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，力爭把不達(dá)標(biāo)的市級國家檔案館納入本地“十三五”規(guī)劃，縣區(qū)級國家檔案館要納入“十三五”國家支持中西部建館項目，各地要做好相關(guān)配套工作。要把檔案經(jīng)費列入本級財政預(yù)算，保證各項經(jīng)費的落實。三要依法強化治理能力。檔案行政管理部門要把行政執(zhí)法貫穿于檔案工作的全過程，依法收集、依法保管、依法利用�？h級以上檔案行政管理部門要依法管理本行政區(qū)域內(nèi)各項檔案事務(wù)，依法履行監(jiān)督指導(dǎo)職能，適時開展檔案行政執(zhí)法檢查，嚴(yán)厲查處檔案違法行為，不斷提高依法治檔的能力和水平。對違反《檔案法》的行為要敢于追究、敢于查處，解決政策落實不到位、依法移交檔案不及時和損毀丟失檔案等違法現(xiàn)象，切實提高檔案行政執(zhí)法的實效。
三、要以創(chuàng)新的勇氣謀劃檔案工作
創(chuàng)新是發(fā)展的原動力，是事業(yè)興旺的保證。新的時代、新的潮流、新的需求，都要求檔案事業(yè)創(chuàng)新。一要在觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要破除計劃經(jīng)濟條件下形成的許多思維定式，解決檔案工作與經(jīng)濟社會發(fā)展結(jié)合不緊密，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上的猶豫彷徨等問題，解決這些問題，唯有解放思想，更新觀念，在尊重歷史、實事求是的前提下，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。二要在管理上創(chuàng)新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體己呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如何解決電子檔案收集、鑒定、使用、管理、保密和安全等諸多方面的新問題，主動適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)計算機和手工管理兩種方式，融合發(fā)展問題等，都需要同志們下力氣解決。三要在服務(wù)上創(chuàng)新。創(chuàng)新服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式，為社會提供社會化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，更好地融入到經(jīng)濟社會發(fā)展中去，融入到人民群眾生產(chǎn)生活中間。
四、要以隊伍的強化保障檔案工作
檔案事業(yè)要發(fā)展，人是關(guān)鍵。要堅持“以人為本”思想，建班子、帶隊伍、強素質(zhì)。一要突出班子這個核心。要著眼高素質(zhì)、精謀劃、有朝氣、善作為的標(biāo)準(zhǔn)要求，把各級領(lǐng)導(dǎo)班子打造成領(lǐng)導(dǎo)水平高、改革思路新、拒腐能力強、團結(jié)協(xié)調(diào)好、工作業(yè)績佳的一流班子，成為政治堅定、開拓創(chuàng)新、勤政、廉政、優(yōu)政的堅強領(lǐng)導(dǎo)集體。二要抓住隊伍這個關(guān)鍵。要促學(xué)。學(xué)習(xí)是開啟干部隊伍思想寶庫的鑰匙。干部必須學(xué)懂弄通黨的路線方針政策，學(xué)懂弄明法律法規(guī)，學(xué)懂弄精專業(yè)業(yè)務(wù)知識，否則，就不能勝任本職工作。要以建立學(xué)習(xí)型干部、學(xué)習(xí)型機關(guān)，學(xué)習(xí)型社會為切入點，健全制度，嚴(yán)格措施，使干部做到主動學(xué)習(xí)、自覺學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。要交責(zé)。要堅持用制度管干部，強化干部責(zé)任感，調(diào)動工作積極性。堅持一級抓一級，形成抓干部帶隊伍的互動協(xié)調(diào)機制，做到常抓常新，不斷增強隊伍的凝聚力，讓干事創(chuàng)業(yè)、成事成業(yè)的干部有平臺、有機會，使處理問題會上手，面對困難敢上手，遇到事情快上手，對待工作勤上手的干部真正能夠脫穎而出。要交心。注意關(guān)心和解決干部思想、工作和生活中的困難，營造團結(jié)奮進(jìn)、和諧融洽的工作氛圍。三要強化能力這個重點。著力打造善于領(lǐng)導(dǎo)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的高素質(zhì)干部隊伍。要繼續(xù)開展大規(guī)模、多層次培訓(xùn)干部，創(chuàng)新干部教育培訓(xùn)形式，使干部提高素質(zhì)、增長才干。要立足多崗位鍛煉，著力在重點工作和艱苦環(huán)境中錘煉考驗干部，采取橫向交流、縱向幫帶等方法，提升能力、培養(yǎng)才干。
我省正處在黃金發(fā)展期、機遇疊加期，新形勢、新常態(tài)、新任務(wù)，既為檔案事業(yè)發(fā)展提供了廣闊空間和有利條件，也對做好檔案工作提出了新的更高要求。全省各級檔案部門和廣大檔案工作者要進(jìn)一步強化機遇意識、大局意識，切實增強做好新時期檔案工作的責(zé)任感、使命感，更加自覺地把檔案工作融入到富民興隴的偉大實踐中去，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾需要，推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展不斷取得新的成就。
篇五
摘要：隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)技術(shù)改進(jìn)的不斷深入，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造在全國各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項目應(yīng)運而生。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設(shè)項目檔案管理工作，使建設(shè)項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設(shè)項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設(shè)單位的項目檔案管理有所幫助。
關(guān)鍵詞：項目檔案管理做法
引言
建設(shè)項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項目管理部門歷年來也積累了不少建設(shè)項目管理的先進(jìn)經(jīng)驗，但對于建設(shè)項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應(yīng)有的重視。這個現(xiàn)象伴隨著項目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。
1充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。
2如何做好建設(shè)項目檔案管理工作
2.1各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。
2.2加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立建設(shè)項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3定期召開建設(shè)項目檔案工作會議。項目建設(shè)單位對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排布署下步工作。
2.4加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障。
2.5堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
2.6項目建設(shè)單位檔案部門及時介入。項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內(nèi)容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設(shè)單位檔案部門及時跟蹤項目建設(shè)進(jìn)度，及早介入對項目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.7檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
2.8項目檔案整理工作前移。每個建設(shè)項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力。建議項目建設(shè)單位在簽訂招標(biāo)合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位項目管理部門或檔案部門移交。
2.9強化對重點檔案的收集。項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設(shè)單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)我們這些年項目檔案驗收的工作經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表�，F(xiàn)實工作中，特別是建設(shè)周期長的工程，其實際施工的單位工程名稱往往與當(dāng)初設(shè)計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯(lián)系的單項工程，這樣就會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對照表，不僅有利于項目檔案驗收時的及時調(diào)卷，而且對日后項目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11項目檔案及時納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。可見項目檔案的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內(nèi)容。因為項目檔案驗收，一方面是為了保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，另一方面要保證項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用，通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現(xiàn)對項目檔案的安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案的集中統(tǒng)一管理，切實保證項目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團公司，從2002年以來開始進(jìn)行建設(shè)項目檔案的驗收指導(dǎo)工作，當(dāng)時國家首次提出項目要通過驗收檔案必須先行通過驗收的硬性要求，以往沒有這樣的經(jīng)歷，而且項目的建設(shè)周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費了很大周折才通過了項目檔案的驗收，現(xiàn)在來看真的是一種教訓(xùn)，同時也是寶貴的經(jīng)驗。以上是本人從事項目檔案指導(dǎo)工作七年來的幾點體會和經(jīng)驗，希望能對建設(shè)項目檔案驗收單位的檔案管理工作能有所幫助。
篇六
[摘要]檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作�？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；企業(yè)管理
檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項運動，一次考試在進(jìn)行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃；在任務(wù)、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面�？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
篇七
摘要:檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文的制發(fā)，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。
關(guān)鍵詞:檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負(fù)責(zé)為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者以為應(yīng)該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，對檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
二、嚴(yán)格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
六、加強對聲像檔案的管理和保護(hù)
聲像檔案是指國家機構(gòu)、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護(hù)和利用考慮。聲像檔案是指國家機構(gòu)、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護(hù)和利用考慮。
篇八
編者按：本文主要從提高對文秘工作重要性的認(rèn)識；加強檔案管理勢在必行；文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)；結(jié)束語進(jìn)行論述。其中，主要包括：文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨、文秘工作的從屬性、文秘工作的綜合性、文秘工作的服務(wù)性、文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行、文檔工作離不開檔案管理、搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性、文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門、加快檔案信息化建設(shè)步伐、及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作、建立健全檔案管理的保障制度、嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)等，具體請詳見。
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟效益�？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
篇九
編者按：本論文主要從對企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用；是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段；為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考等進(jìn)行講述，包括了作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄、社會主義市場經(jīng)濟體制的建立、調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短等，具體資料請見：
論文關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案地位作用
論文摘要：企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點之一。本文正是基于此，闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用。旨在為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對于相關(guān)領(lǐng)域的研究也能提供一些借鑒和參考。
一、對企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用
現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點和歸宿點都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。
二、是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段
社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟合作，謀求最大經(jīng)濟效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此�，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。
同時，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測，制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃。
三、為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考
目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析企業(yè)內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)單位的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學(xué)合理、實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。
我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，也就無法進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，由此可見，做好企業(yè)單位人事檔案工作，對于人力資源需求預(yù)測的關(guān)鍵性。所以，企業(yè)單位人事部門要以利于企業(yè)單位人才隊伍建設(shè)用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。
篇十
編者按：本論文主要從藥檢檔案的基本內(nèi)涵;當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題;適應(yīng)形勢的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作等進(jìn)行講述，包括了藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確、檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力、藥檢機構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明、未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展、建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)、加強藥檢檔案制度建設(shè)等，具體資料請見：
【摘要】文章分析了當(dāng)前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)性功能，以求更好地為藥檢工作服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構(gòu)在藥品檢驗實踐、科研、培訓(xùn)和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構(gòu)各個業(yè)務(wù)科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)計量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗收)評審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設(shè)備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實踐實施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實驗室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機構(gòu)管理中的廣泛運用，藥檢機構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務(wù)，要求藥檢機構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構(gòu)每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調(diào)動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務(wù)費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3注重信息化建設(shè)�，F(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心，以實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。
3.4做好開發(fā)利用藥檢檔案信息資源服務(wù)工作。檔案是一種回溯性信息，其核心價值在于信息記載和信息服務(wù)。因此，開展藥檢檔案信息服務(wù)是藥檢檔案發(fā)揮效益的關(guān)鍵�？赏ㄟ^做好查(借)閱登記、建立用戶聯(lián)系制度、設(shè)立檔案信息反饋表形式，或開展藥檢檔案資源專題報告，舉辦實物、圖片、影像資料展覽，以及進(jìn)行檔案編研等深層次開發(fā)等方式，拓寬藥檢檔案資源利用渠道，為藥檢機構(gòu)業(yè)務(wù)、管理及監(jiān)管相對人服務(wù)，充分體現(xiàn)藥檢檔案的使用價值及其管理的重要性和依據(jù)性。
3.5提高藥檢檔案管理人員素質(zhì)。針對目前藥檢系統(tǒng)檔案管理人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，要積極采取有效措施，注重教育，加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平，拓寬檔案人員工作思路，從而進(jìn)一步提升藥檢檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
篇十一
編者按：本文主要從具有良好的思想政治素質(zhì)；具有崇高的職業(yè)道德素質(zhì)；具有扎實的專業(yè)知識素質(zhì)；具有過硬的實踐技能素質(zhì)；健康良好的身心素質(zhì)進(jìn)行論述。其中，主要包括：近些年來,檔案工作經(jīng)歷了深刻的變化、一名合格的檔案人員的思想政治素質(zhì)主要體現(xiàn)、具有深厚的政治修養(yǎng)、具有堅定的政治態(tài)度和敏銳的政治洞察力、忠實可靠,嚴(yán)守機密,具有強烈的保密意識、熱愛檔案工作和檔案事業(yè)、甘為人梯,以服務(wù)為己任、尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風(fēng)、全面掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識、精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和方法、把握各類檔案工作政策和標(biāo)準(zhǔn)、熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識、獨立運用檔案管理軟件的能力、良好的信息修養(yǎng)。檔案是一種寶貴的信息資料、擁有強健的體質(zhì)、擁有良好平和的心理素質(zhì)等，具體請詳見。
【論文摘要】檔案人員素質(zhì)是隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)展的,因此對于檔案人員素質(zhì)的討論,是一個永遠(yuǎn)的談?wù)摻裹c。本文從檔案人員的思想政治素質(zhì)、職業(yè)檔案道德素質(zhì)、專業(yè)知識素質(zhì)、實踐技能素質(zhì)、身心素質(zhì)等五個方面來探討,詣在凸顯檔案人員素質(zhì)對檔案工作的重要性。
【論文關(guān)鍵詞】檔案人員素質(zhì)檔案工作
近些年來,檔案工作經(jīng)歷了深刻的變化,檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn),同時對檔案人員的素質(zhì)方面也提出了新的要求。一名檔案人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案工作水平的優(yōu)劣,因此提高檔案人員的素質(zhì)是提高檔案工作水平的重要前提。在檔案工作客觀條件逐漸優(yōu)越的今天,檔案人員素質(zhì)作為主觀因素,對檔案工作整體效能的發(fā)揮也越來越無可替代了。
1具有良好的思想政治素質(zhì)
思想政治素質(zhì)指檔案人員的政治理論水平、政治態(tài)度及嚴(yán)守黨和國家機密的意識等。一名合格的檔案人員的思想政治素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下三個方面:
1.1具有深厚的政治修養(yǎng)
檔案工作的政治性決定了檔案人員必須具有正確的政治方向和高度政治責(zé)任感,堅持“三個代表”重要思想,以科學(xué)發(fā)展觀為指引,樹立正確的政治觀、價值觀。檔案人員要與時俱進(jìn),加強政治學(xué)習(xí),正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。
1.2具有堅定的政治態(tài)度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀(jì)律,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī)文件。樹立正確的法制觀念,強化依法治檔的意識,提高明辨是非的能力,遵紀(jì)守法,確保檔案在政治上的安全。
1.3忠實可靠,嚴(yán)守機密,具有強烈的保密意識
機密性是檔案工作的另一個重要特點。檔案人員肩負(fù)著保守機密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅決不說,具有良好的保密素養(yǎng)。此外,還要有嚴(yán)格的保密習(xí)慣,不隨便擺放有密級的文件材料,不擅自允許閑雜人等進(jìn)入檔案庫房重地等等。值得指出的是,在檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)時代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。總之,檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案的信息安全。
2具有崇高的職業(yè)道德素質(zhì)
要干好一個行業(yè),從業(yè)人員必須具備該行業(yè)的職業(yè)道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業(yè)道德,概括起來大致有三個方面:
2.1熱愛檔案工作和檔案事業(yè)
檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)性的工作,作為一名檔案人員,應(yīng)該認(rèn)識檔案工作的重要地位。只有熱愛一項工作或者一份事業(yè)時,才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻(xiàn)。檔案是國家的寶貴財富,熱愛檔案工作和檔案事業(yè),檔案人員自然有一種榮耀感,以從事如此神圣的工作為榮,以守候如此偉大的事業(yè)為耀。這是檔案人員首先具備的職業(yè)思想。
2.2甘為人梯,以服務(wù)為己任
檔案工作是一項服務(wù)性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務(wù),才能體現(xiàn)自身價值,從而體現(xiàn)檔案人員的價值。因此,檔案人員更應(yīng)該很好地為中心工作、為社會或個人服務(wù)。要做好服務(wù)工作,必須要樹立起良好的服務(wù)意識,當(dāng)所提供的服務(wù)為利用者帶來了幫助之時,檔案人員的價值也得到了體現(xiàn)。要做好服務(wù)工作,檔案人員必須要具有熱情的服務(wù)態(tài)度,盡心盡力,積極主動,用心、耐心、細(xì)心地為利用者提供熱忱服務(wù)。
2.3尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風(fēng)
檔案是歷史的真實記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現(xiàn)檔案價值。因此,據(jù)實立檔,據(jù)實用檔,是檔案人員應(yīng)當(dāng)樹立的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應(yīng)該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。古時,孔子倡導(dǎo)“述而不作”的思想,這是一種崇尚實際的態(tài)度。檔案人員在保護(hù)檔案外觀完整無損的同時,更應(yīng)該注重保護(hù)檔案內(nèi)容的真實。原始性和真實性是檔案的根本特征,檔案人員務(wù)必要尊重事實,切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評論或猜測,而是要本著對歷史負(fù)責(zé)態(tài)度,實事求是地開展工作,養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ黠L(fēng)格。
3具有扎實的專業(yè)知識素質(zhì)
3.1全面掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識
檔案學(xué)是多層次的體系結(jié)構(gòu),主要分為理論檔案學(xué)和應(yīng)用檔案學(xué)。理論檔案學(xué)包括檔案學(xué)原理、檔案術(shù)語學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、中國檔案事業(yè)史、世界檔案事業(yè)史、檔案學(xué)史等;應(yīng)用檔案學(xué)包括檔案事業(yè)管理學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微復(fù)制技術(shù)、計算機輔助檔案管理等。這些知識是檔案人員必須掌握的理論知識,以外,還應(yīng)通過聆聽專題講座、參加研討會等各種途徑,獲取檔案學(xué)最新研究動態(tài)。檔案人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
3.2精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和方法
檔案人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié),從檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等步驟都要了如指掌,并且能熟練的操作實踐;而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。社會進(jìn)步和科技發(fā)展,促使新生事物層出不窮,檔案的門類和種類也在不斷地豐富。對于新出現(xiàn)的檔案,檔案人員要有一種大膽創(chuàng)新的精神,勇于探索科學(xué)合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3.3把握各類檔案工作政策和標(biāo)準(zhǔn)
熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的有關(guān)方針、政策和檔案工作的法規(guī)性文件,對于檔案工作的各項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、性質(zhì)、范圍及職能都深刻的認(rèn)識;熟悉上級檔案行政管理部的各種業(yè)務(wù)規(guī)定,對于各類規(guī)定的調(diào)整或變化,要及時掌握,以免由于信息不靈通,而導(dǎo)致檔案工作落后、脫節(jié)現(xiàn)象�？傊�,檔案人員要把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
4具有過硬的實踐技能素質(zhì)
4.1熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識
檔案數(shù)字化管理已成為檔案工作的最終發(fā)展目標(biāo)。檔案人員必須懂得計算機及網(wǎng)絡(luò)知識,才能開展對電子文件和電子檔案的管理,為檔案的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。例如Word、Excel等常用的辦公軟件、收發(fā)電子郵件等基本的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)是檔案人員必須掌握的本領(lǐng)。檔案作為一種重要的信息資源,必然要融入高科技的網(wǎng)絡(luò)之中,檔案人員要樹立信息觀念,特別是要學(xué)習(xí)掌握計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),以使自己有能力對高科技條件下產(chǎn)生的信息進(jìn)行搜集、提練、加工和整理。
4.2獨立運用檔案管理軟件的能力
目前,許多單位都憑借檔案管理軟件系統(tǒng)開展檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)工作�？梢�,獨立運用檔案管理軟件是檔案數(shù)字化工作的前提。這要求檔案人員對檔案管理軟件各種功能要全面熟悉。此外,還要求檔案人員能夠利用掃描儀、攝像機結(jié)合其他圖像處理軟件對一些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等文件格式,然后再上傳至檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),提供用戶利用。
4.3良好的信息修養(yǎng)。檔案是一種寶貴的信息資料
合理管理、開發(fā)、利用好這個信息寶藏,可以為社會經(jīng)濟產(chǎn)生巨大的價值。檔案人員要培養(yǎng)一種信息意識,最大限度地發(fā)揮好檔案的價值,要學(xué)會通過網(wǎng)絡(luò)、郵箱等多種途徑宣傳檔案信息,要學(xué)會開發(fā)多種用戶所需的信息產(chǎn)品,還要努力整合各種檔案信息資源為更多的用戶實現(xiàn)信息共享。
5健康良好的身心素質(zhì)
5.1擁有強健的體質(zhì)
檔案工作是一項面向歷史特殊的工作,檔案庫房往往是不利于人生存的空間,空氣不新鮮,歷史長遠(yuǎn)的檔案往往也會有螨蟲、霉斑等微生物有害菌。檔案人員除了要加強鍛煉,增強營養(yǎng)之外,還要加強自我防范意識,做好勞動保護(hù)措施,勤于洗手除菌,穿戴工作服、手套、口罩等勞防用品。另外,還要注意辦公環(huán)境的通風(fēng)換氣,避免給自身健康帶來不利影響。
5.2擁有良好平和的心理素質(zhì)
檔案人員是幕后工作者,是默默無聞的無名英雄,承擔(dān)著為他人做嫁衣的任務(wù)。檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)眼里往往是“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,檔案人員的地位相對比較低下,甚至被認(rèn)為是沒有技術(shù)含金量的機械勞動。針對檔案人員價值難以被認(rèn)同的現(xiàn)象,檔案人員自身應(yīng)該樹立信心,改變思想,平衡心態(tài),肯定自身價值,努力擺脫受歧視的心理陰影,以實際行動為檔案人員贏得一份尊重。
綜上所述,一名合格的檔案人員,除了必須具備以上五種基本素質(zhì)以外,還應(yīng)該掌握一些與檔案學(xué)相鄰學(xué)科、交叉學(xué)科有關(guān)的知識,比如說還要掌握文書學(xué)、信息學(xué)、圖書情報學(xué)等知識。另外,檔案人員也必須要掌握好語言文字學(xué)、計算機基礎(chǔ)等工具性知識。檔案工作是綜合性的,檔案人員必須是一種復(fù)合型的人才,只有檔案人員掌握各方面的知識,才能在檔案工作實踐中得心應(yīng)手�？梢�,檔案人員的各項素質(zhì),對檔案工作來說,是一項決定性的因素,要想做好檔案工作,必須從提高檔案人員的素質(zhì)開始。
篇十二
編者按：本文主要從當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題；存在問題的原因；實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點意見進(jìn)行論述。其中，主要包括：經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及、企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求、部分企業(yè)重利潤輕投入,造成企業(yè)檔案管理的滯后、行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經(jīng)濟體制、企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式、企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大、更新觀念,增強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識、更新設(shè)備,充分利用現(xiàn)代化技術(shù)、合理用人,培養(yǎng)新型的檔案人才、重視企業(yè)檔案利用,回饋企業(yè)投入等，具體請詳見。
論文摘要:新形勢下,轉(zhuǎn)換觀念,更新設(shè)施,培養(yǎng)新型的檔案人才,加強企業(yè)檔案利用,讓檔案為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤,是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。
論文關(guān)鍵詞:檔案管理現(xiàn)代化;管理體制;多媒體;檔案數(shù)字化
經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及,使我們見證了一個經(jīng)濟、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發(fā)社會生產(chǎn)方式、管理方式的轉(zhuǎn)型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環(huán)境與政治環(huán)境中,深化企業(yè)檔案工作改革,探索企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路顯得尤為重要。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
1.企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。隨著中央和地方專業(yè)主管機關(guān)的撤并與改組,很多企業(yè)不再具有對應(yīng)的專業(yè)主管機關(guān),這必然會使部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次,由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作,無法集中力量進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定;另一方面,企業(yè),尤其是非國有企業(yè),可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù),不予積極配合等等。
2.部分企業(yè)重利潤輕投入,造成企業(yè)檔案管理的滯后。當(dāng)前形勢下,企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn),它的管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定�，F(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本,提高效益,企業(yè)檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營的需要,必須符合效益原則。當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當(dāng)于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。
二、存在問題的原因
撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認(rèn)為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經(jīng)濟體制,計劃經(jīng)濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作,并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業(yè)改革步伐,積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次,企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展,深化企業(yè)檔案工作改革,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。
三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點意見
第一,更新觀念,增強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,首先要進(jìn)一步解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)真貫徹執(zhí)行各級文件精神,不斷強化檔案管理現(xiàn)代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律,能夠有效為當(dāng)代中國經(jīng)濟、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發(fā),從企業(yè)的實際出發(fā),制訂檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策,創(chuàng)造性地開展計算機技術(shù)的應(yīng)用,要拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高質(zhì)量,增強企業(yè)檔案工作的生機與活力。
第二,更新設(shè)備,充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。隨著社會的發(fā)展,工作的深入,各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加,依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要,所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現(xiàn),為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備,以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理,可對檔案資料進(jìn)行復(fù)制、掃描、取樣,實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機結(jié)合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培養(yǎng)新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關(guān)心、愛護(hù)人才,要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結(jié)構(gòu)要高、中、低配備,年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學(xué)、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作�？缡兰o(jì)企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進(jìn)取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。
第四,重視企業(yè)檔案利用,回饋企業(yè)投入。企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的記錄和匯總,是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫,企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術(shù)經(jīng)濟價值,但這種價值是一種“潛在的價值”,只有重視企業(yè)檔案的利用工作,努力拓展新的服務(wù)空間和服務(wù)領(lǐng)域,才能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟和社會效益,實現(xiàn)它的真正價值。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源,為企業(yè)發(fā)展服務(wù),是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的重要問題。
未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導(dǎo)的社會,因此,檔案工作要與之相適應(yīng)的唯一出路,就是加速自身的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案實體的有效保護(hù)和檔案信息的廣泛利用,是與電腦網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)字化等緊密聯(lián)系在一起的。企業(yè)檔案管理如果不能加快改革的步伐,就會影響企業(yè)檔案的保護(hù)和利用,進(jìn)而影響企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和科研;企業(yè)檔案工作者如果不能主動地去占領(lǐng)高科技陣地,就無法在社會進(jìn)步中充分展示自己的身影。
篇十三
編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來�？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性研究，并制定出提高案卷質(zhì)量、實施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發(fā)來達(dá)到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
三、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來�？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
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