企業(yè)年會(huì)不僅是公司對(duì)于一個(gè)工作事項(xiàng)的回望，更重要的是作為一個(gè)加強(qiáng)員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個(gè)成功的企業(yè)年會(huì)不僅僅要展示業(yè)績(jī)，更要投入人文關(guān)懷因素，因此公務(wù)在企業(yè)年會(huì)中所占的分量是極少的，而更多的內(nèi)容可以通過豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。接下來公司通過多年在年會(huì)晚會(huì)策劃、新品發(fā)布會(huì)、開業(yè)慶典等活動(dòng)策劃經(jīng)驗(yàn)來談?wù)勂髽I(yè)年會(huì)策劃的幾個(gè)重要因素。

　　一、節(jié)省預(yù)算

　　花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會(huì)議場(chǎng)地和客房反而比通過會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。

　　二、節(jié)省時(shí)間

　　簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。

　　三、更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系

　　以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。

　　四、確定方案環(huán)節(jié)

　　首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。

　　工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

　　1、 邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行;

　　2、 舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成;

　　3、 文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備;

　　4、 房間分配表;

　　5、 用餐(餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡);

　　6、 交通安排;

　　7、 各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式;

　　8、 支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表;

　　9、 表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn);

　　10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;

　　11、 會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。

　　在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。 在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場(chǎng)所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長(zhǎng)途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi) 、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。

　　一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10%以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。 總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對(duì)會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評(píng)價(jià)、不足和建議。

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