如何組織好部門例會(huì)

很多部門每周基本上都有例會(huì)，那為什么要開例會(huì)呢？總結(jié)有一下幾點(diǎn)：

一是總結(jié)之前的工作和布置近期任務(wù);

二是創(chuàng)造成員之間交流的機(jī)會(huì)，增進(jìn)彼此的感情，進(jìn)而有利于形成整個(gè)部門的凝聚力，增強(qiáng)部門的戰(zhàn)斗力；

三是所有的人在一起交流思想，一起學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)部門成員的共同進(jìn)步以及組織的健康向上發(fā)展；

四是討論決定部門重大事情。

如此有意義的一件事卻經(jīng)常讓我們看到一些這樣的現(xiàn)象：一是遲到早退現(xiàn)象嚴(yán)重，請假人數(shù)眾多；

二是會(huì)議過程紀(jì)律不容樂觀交頭接耳、嘻嘻哈哈，不尊重講話人員;電話鈴聲響起，甚至在所有人的面前接聽電話；

三是有些人悶著頭只做自己的事，當(dāng)問及布置了什么任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)了什么指示，都一問三不知；

四是很多成員沒有養(yǎng)成一些如帶紙和筆的習(xí)慣，帶筆記本參加會(huì)議也是保證接下去工作能夠順利結(jié)束的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)；

五是很多部門甚至一個(gè)學(xué)期連一次例會(huì)也沒有。出現(xiàn)這些現(xiàn)象的原因可能是：

一、部門沒有真正走入正軌，整個(gè)組織沒有積極向上的勢頭，活動(dòng)很少，很多部門沒有自己的特色、沒有自己的品牌；

二、部門沒有向心力，大家對(duì)部門沒有什么感情，例會(huì)在他們的生活中并不占什么位置,當(dāng)例會(huì)與他們自己的事情發(fā)生沖突時(shí)，他們寧愿選擇那些其實(shí)并不重要的；

三、安排的例會(huì)時(shí)間確實(shí)不合理，有時(shí)是大家的上課時(shí)間，不可能為了開例會(huì)而放棄課堂學(xué)習(xí)；

四、例會(huì)本身確實(shí)不怎么樣，讓人覺得參加例會(huì)只是浪費(fèi)時(shí)間，一個(gè)星期沒有活動(dòng)，那總結(jié)工作和布置任務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)就可以省略，那例會(huì)內(nèi)容就可以比較隨意了。很多部門沒有組織一些大家喜歡的形式的交流，有些人會(huì)議結(jié)束后一句話也沒說，甚至還不知道整個(gè)例會(huì)的內(nèi)容。例會(huì)是部門成員交流的最好的平臺(tái)，每個(gè)部門都要好好把握利用。

五、部長的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，一個(gè)例會(huì)如果有一個(gè)好的主持人，整個(gè)的效果會(huì)提高很多，比如他談工作時(shí)的果斷與威嚴(yán)以及如何調(diào)動(dòng)整個(gè)交流的氣氛；

六、個(gè)別成員當(dāng)學(xué)生干部比較功利性，有些人只是為了能夠拿到學(xué)分而加入部門，沒有想要為部門的建設(shè)付出任何東西，所以參不參加例會(huì)在他們看來似乎并不重要，同時(shí)又由于部門的考核制度不夠完善，給那些同學(xué)提供了很多空子。

一個(gè)部門的建設(shè)需要一個(gè)好的例會(huì)制度、需要一個(gè)大家都喜歡的例會(huì)，當(dāng)例會(huì)成了所有人生活的一部分時(shí)就可以很好地增強(qiáng)部門的凝聚力，增強(qiáng)部門的戰(zhàn)斗力，我們可以從一下幾個(gè)方面去努力：

一、部長在例會(huì)之前一定要有充分的準(zhǔn)備,可以先定好主題，這樣整個(gè)例會(huì)才有重心也比較有效率。當(dāng)然每個(gè)部門可以根據(jù)自己部門的特點(diǎn)在例會(huì)上進(jìn)行一些小培訓(xùn)，采取靈活的形式，比如宣傳類的、文字類的，大家可以在例會(huì)上進(jìn)行交流，這樣不僅可以促進(jìn)大家共同進(jìn)步，也增進(jìn)了大家的感情；

二、部門例會(huì)時(shí)間盡量避免上課時(shí)間，選擇較為合理的時(shí)間，這樣大家聚在一起的機(jī)會(huì)會(huì)更多；

三、形成好的匯報(bào)制度，鼓勵(lì)每個(gè)人都要開口匯報(bào)工作，如果不有工作也要匯報(bào)自己本周的收獲；

四、所有成員要認(rèn)真對(duì)待。所有的工作都一樣，只要你用心，你肯定會(huì)有收獲，如果自己很隨意，那浪費(fèi)的是自己的時(shí)間。在例會(huì)上學(xué)會(huì)發(fā)言、表態(tài)、提出建議等都是很好的鍛煉自己的機(jī)會(huì)，那怕是學(xué)會(huì)聆聽也是在提高自己的修養(yǎng)。

五、要制定起碼的規(guī)章制度，如開會(huì)不能接聽手機(jī)，不能隨意走動(dòng)、要做好筆記等等，沒有規(guī)矩?zé)o以成方圓。

六、要以人為本，不要每個(gè)例會(huì)都是一布置完任務(wù)就結(jié)束，而應(yīng)該多關(guān)心、幫助成員的學(xué)習(xí)、生活等，增強(qiáng)成員的歸屬感。

說到底，一個(gè)例會(huì)的成功與否完全取決于這個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，因?yàn)椤瓣P(guān)鍵在人”，負(fù)責(zé)人的責(zé)任真的是比較大。也正因?yàn)樗�的�?zé)任大，要考慮負(fù)責(zé)的工作多，成長才能夠迅速...

近日，仔細(xì)學(xué)習(xí)了劉總的培訓(xùn)課件，我認(rèn)為我們的會(huì)議管理存在不小差距。我們的例會(huì)存在準(zhǔn)備工作不充分，主題不鮮明，時(shí)間性不強(qiáng)等問題。那么怎樣開好周例會(huì)呢？

首先，要清楚召開周例會(huì)的目的。為什么要召開周例會(huì)，周例會(huì)對(duì)我們實(shí)際工作有哪些指導(dǎo)作用，解決了哪些實(shí)際問題等，我想這才是周例會(huì)組織與參與者的所思所想，也是周例會(huì)的主要目的所在。周例會(huì)的目的就在于通過例會(huì)的形式，給本部門人員創(chuàng)造一個(gè)交流與協(xié)調(diào)的工作平臺(tái)，通過交流更好地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，總結(jié)工作，安排下步工作要點(diǎn)，更好地推進(jìn)本部門的全面工作。

其次，要注重例會(huì)的實(shí)效性。例會(huì)也是會(huì)議的一種，是會(huì)議就應(yīng)講究會(huì)議要求，幾點(diǎn)鐘開始，場地在哪里，由誰主持，主要內(nèi)容有哪些等，這些都應(yīng)事先計(jì)劃好、周密安排好才對(duì)，不可象趕集市一樣，愿來的就來，不來的也沒規(guī)定，我想這是絕對(duì)不行的�？此菩∈�，卻體現(xiàn)一個(gè)團(tuán)隊(duì)凝聚力如何的重要表現(xiàn)。例如：本部門突出問題出在哪里？主要原因是什么？有幾個(gè)問題是目前急需解決的，又有哪些是通過協(xié)調(diào)可以解決的。另外會(huì)議決定的事，由誰負(fù)責(zé)落實(shí)，誰去督促驗(yàn)證，時(shí)間為多長等，這些都是有力提升會(huì)議實(shí)效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

其三，要把握好周例會(huì)的中心點(diǎn)、難點(diǎn)，來召開例會(huì)。所謂中心點(diǎn)就是講周會(huì)議主要議題是什么？會(huì)議內(nèi)容有哪些？要解決哪些實(shí)際問題。這些都是開展好周例會(huì)的中心軸，不可偏離，更不可把工作會(huì)議開成埋怨會(huì)，發(fā)牢騷會(huì)，馬拉松會(huì)，否則只能進(jìn)一步把與會(huì)者帶進(jìn)死胡同里，使大家思想偏離主線，圍繞偏離主題的問題爭論不休，不利于周例會(huì)的有效開展。

最后，要注重會(huì)后溝通與協(xié)調(diào)。召開周例會(huì)就是進(jìn)一步發(fā)揮大家的聰明才智，針對(duì)本部門存在的問題，一起想辦法，定措施，為本部門工作把脈；對(duì)于本部門自身能整改的，工作上要及時(shí)整改到位，需要其它部門協(xié)調(diào)的，及時(shí)按要求填寫好工作聯(lián)絡(luò)單，并傳遞給其它職能部門（注意分管領(lǐng)導(dǎo)審批），力求既好又快的工作，達(dá)到既定的工作效果（目標(biāo)）。

擴(kuò)展閱讀：如何組織好會(huì)議

我們從以下的五個(gè)方面交流：一、無效會(huì)議的危害二、高質(zhì)量會(huì)議的好處

三、如何組織一場高質(zhì)量的會(huì)議四、如何衡量是高質(zhì)量的會(huì)議五、參會(huì)者會(huì)議禮儀

會(huì)議是我們工作中不可或缺的一種工作方式�？墒墙�(jīng)常會(huì)聽到人們這樣的抱怨：又要開會(huì)煩死了；天天開會(huì)，天天不會(huì)；開會(huì)簡直是浪費(fèi)我的時(shí)間，一聽開會(huì)頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的情況呢？主要是因?yàn)楣�司�?huì)議的效率太低，無數(shù)次重復(fù)同樣的內(nèi)容始終沒有結(jié)果，使人們對(duì)會(huì)議很反感，卻又不得不做，無效會(huì)議的危害產(chǎn)生了。一、無效會(huì)議的危害：

(1)目標(biāo)沒有辦法實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成了抱怨的載體。

會(huì)議涉及到營銷目標(biāo)的制定、，人事、薪資調(diào)整等，一定要前期做充分的準(zhǔn)備，否則就會(huì)成為抱怨會(huì)。比如：會(huì)議本來是想告訴大家目標(biāo)制定的情況，卻成了抱怨會(huì)。宣布了脫離現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)就會(huì)出現(xiàn)“這樣的目標(biāo)簡直是不可能實(shí)現(xiàn)的，”“真是站得說話不腰疼，目標(biāo)拍腦袋就定了，也不看看現(xiàn)在的市場是什么樣的”“這么高的目標(biāo)我不做了”等等的抱怨，這樣會(huì)議就成為了抱怨的載體了。

(2)時(shí)間成本、場地費(fèi)用、資料成本等損失巨大。

時(shí)間是看不見的內(nèi)耗，如果會(huì)議沒有結(jié)果，其時(shí)間成本、場地費(fèi)用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會(huì)議造成企業(yè)巨大的浪費(fèi)，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會(huì)議資料、場地費(fèi)用、銷售的影響等等，無型的指：時(shí)間、機(jī)會(huì)等等，而這樣的成本浪費(fèi)往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。

(3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議不滿，會(huì)降低士氣，對(duì)團(tuán)隊(duì)工作沒有任何幫助。

由于對(duì)會(huì)議沒有足夠的認(rèn)識(shí)，就使例會(huì)成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會(huì)內(nèi)容只有一項(xiàng)：把店內(nèi)的問題講出來。會(huì)議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個(gè)問題：員工士氣不好、衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)、員工服務(wù)不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會(huì)議由什么意義呢？對(duì)團(tuán)隊(duì)工作沒有任何幫助。

天天開會(huì)，天天不會(huì)，長此以往，會(huì)議失去了應(yīng)有的價(jià)值。

(4)形成巨大的公司內(nèi)耗。把大量的時(shí)間用在無效的會(huì)議上，停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。

這主要體現(xiàn)在時(shí)間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內(nèi)耗，而這些內(nèi)耗嚴(yán)重停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。二、高質(zhì)量會(huì)議的好處

(1)開會(huì)是一種群體決策的方式，可以避免結(jié)論的片面性。避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵、一葉障目、亂作決定的現(xiàn)象出現(xiàn)。

就像有些公司的主管，比較大男子注意，所有覺得就得我說了算，這樣就不好了，偏激的決定既影響內(nèi)部的和諧，影響決策的執(zhí)行情況、員工士氣等。應(yīng)該讓大家都有發(fā)言權(quán)，群策群力，這樣朝著一種良性的狀態(tài)發(fā)展。

(2)會(huì)議讓大家面對(duì)面地溝通和交流，可以彌合工作中的一些裂痕。溝通可以解決一切問題。當(dāng)然溝通也是有講究的，高效溝通會(huì)起到事半功倍效果，如果有機(jī)會(huì)我們在交流一下關(guān)于溝通質(zhì)量的話題。

開會(huì)就是公司內(nèi)部溝通最有效的方法之一，可以批發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的思想，短時(shí)間發(fā)現(xiàn)、分析、制定、解決公司問題。

(3)會(huì)議比簡單地發(fā)一個(gè)文件更有效，因?yàn)闀?huì)議是通過互動(dòng)把某些觀點(diǎn)提升、提煉、進(jìn)行有效加工的過程。

比如：有些公司老總很重視開晨會(huì)，然而把文件下發(fā)下去之后發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不了，。有些人覺得早會(huì)無所謂，開不開都行；有些人在開，卻流于形式；有些人開了，落實(shí)不了；有些人開幾天可以，卻堅(jiān)持不了等等的問題。如果通過討論讓大家意識(shí)到早會(huì)有多重要，在配合合理的績效，這比簡單的下發(fā)一個(gè)開晨會(huì)的文件要有效的多。如果“意識(shí)”沒有改變，“行為”就不會(huì)有好的結(jié)果。

(4)會(huì)議能夠讓與會(huì)者參與決策，更容易執(zhí)行會(huì)議所定的目標(biāo)和任務(wù)。

要知道會(huì)議的內(nèi)容是需要員工去執(zhí)行的，如果員工對(duì)所執(zhí)行的內(nèi)容有看法、不想執(zhí)行，其會(huì)議決策落實(shí)打折扣了。

比如：目標(biāo)、制度、方案等執(zhí)行層面的內(nèi)容就會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行難的問題。(5)會(huì)議也是一種有效的培訓(xùn)，是進(jìn)行信息交流和培訓(xùn)的很好方式。

有句話說：最好的培訓(xùn)是分享。因?yàn)樵跁?huì)議中通過交流會(huì)有很多的經(jīng)驗(yàn)和思想撞擊出來，有心人會(huì)發(fā)現(xiàn)，這樣的交流可以學(xué)到的很多知識(shí)。三、如何組織一場高質(zhì)量的會(huì)議

前段時(shí)間有個(gè)向日葵說，為什么一件簡簡單單的會(huì)議組織我都做不好呢？呵呵，看似簡單，其實(shí)并不簡單，它也是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程啊。怎樣才能組織好一場會(huì)議呢？從四個(gè)方面來交流：A、確定會(huì)議的性質(zhì)B會(huì)前準(zhǔn)備C會(huì)中注意D會(huì)后注意

先說第一個(gè)方面：確定會(huì)議的性質(zhì)

首先你要對(duì)會(huì)議的性質(zhì)有所了解。一般按照參會(huì)人員來分：1、外部會(huì)議

公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)、招商會(huì)等。2、內(nèi)部會(huì)議

內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì)等等。

每次開會(huì)前總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經(jīng)常漏掉一些事項(xiàng)。我們將會(huì)議分成會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后三大塊。第二個(gè)方面：會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前的準(zhǔn)備工作根據(jù)角色的不同包括二個(gè)方面：1、組織者準(zhǔn)備的內(nèi)容

時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。

地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。人物，以公司內(nèi)部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些部門來參加，會(huì)議有哪些人物來參加？主持人？會(huì)議記錄？會(huì)議內(nèi)容整理？會(huì)議決策下發(fā)？拍照？攝像？等等相關(guān)崗位人員的確定。會(huì)議的主題

會(huì)議需要做什么決定？決定前找誰商議？誰會(huì)贊成或否定這一決定？這次會(huì)議希望有什么效果？會(huì)議組織者對(duì)這次會(huì)議的期望值實(shí)現(xiàn)了多少？會(huì)議議程是什么？會(huì)后如何跟進(jìn)？

與會(huì)人員是否明白會(huì)議議題、任務(wù)？是否拿到了會(huì)議議程？是否有備而來？是否明白會(huì)議結(jié)果向誰傳達(dá)、怎樣傳達(dá)、如何貫徹？

物品準(zhǔn)備：就是根據(jù)這次會(huì)議的類型、目的，需要哪些物品。

一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機(jī)、DV、咖啡、小點(diǎn)心、條幅、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)律、座次排列等。2、參會(huì)者準(zhǔn)備的內(nèi)容

根據(jù)收到的會(huì)議通知精神，從主題出發(fā)，準(zhǔn)備相關(guān)的工作資料�！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，會(huì)議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。

第三個(gè)方面：會(huì)中注意

在會(huì)議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點(diǎn)，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。這就需要一個(gè)會(huì)議主持人作為議程管理的核心了。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人應(yīng)該起到以下作用：介紹參會(huì)人員控制會(huì)議進(jìn)程避免跑題或議而不決控制會(huì)議時(shí)間

當(dāng)然會(huì)議之前的溝通也很重要，讓大家對(duì)議題充分熟悉和準(zhǔn)備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)，這就是一個(gè)高效會(huì)議的訣竅。第四個(gè)方面：會(huì)后準(zhǔn)備

在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，主要包括：

會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；如果必要，合影留念。四、如何衡量會(huì)議是高質(zhì)量的

(1)目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)。富有成效的會(huì)議的目標(biāo)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一個(gè)非常重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。上次會(huì)議當(dāng)時(shí)提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？

(2)目標(biāo)在最短的時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)。不能開一個(gè)馬拉松式的會(huì)議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，但這并不是富有成效的。

(3)所有的參會(huì)者都感到滿意。這種滿意并不是說對(duì)會(huì)議的內(nèi)容，而是對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進(jìn)行會(huì)議，大家也都感到滿意，那么目的就達(dá)到了。也就是說會(huì)議的氣氛要和諧、熱烈、互動(dòng)。五、開會(huì)注意事項(xiàng)細(xì)心準(zhǔn)備、按時(shí)開會(huì)。

按時(shí)開會(huì)可以取得主動(dòng)權(quán)，以良好的精神狀態(tài)來組織的會(huì)議才可談效率、質(zhì)量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會(huì)議多個(gè)議題，效果不會(huì)很好，而布置任務(wù)一類的會(huì)議，可把內(nèi)容綜合到一個(gè)會(huì)上講，要求分別貫徹落實(shí)，減少開會(huì)，減少?zèng)Q議文件，文山會(huì)海之中，效率何來？會(huì)上可以決定的事，不要拖到會(huì)后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費(fèi)時(shí)間。言簡意賅、清晰表達(dá)。

匯報(bào)、建議、交流等必須簡明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴(yán)格禁止，切忌不斷重復(fù)。參會(huì)人明確、形式多樣。

會(huì)議要求什么樣的人參加，該來的一個(gè)不能少，無關(guān)人員一個(gè)不要。如果范圍比較大的會(huì)議，還可以采用電視電話會(huì)議形式，充分利用現(xiàn)代信息手段，這樣可以節(jié)省時(shí)間、節(jié)約會(huì)議費(fèi)用開支。五、參會(huì)者會(huì)議禮儀

1、著裝整潔，最好穿正裝。2、女士應(yīng)化淡妝。

3、主動(dòng)把手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或者關(guān)機(jī)。手機(jī)盡量不要放在會(huì)議桌上。如遇到緊急事務(wù)必須接電話，要長話短說，盡量在半分鐘內(nèi)完成，等會(huì)議結(jié)束后再處理。

4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。

5、主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開。6、會(huì)議期間不要隨意走動(dòng)或者交頭接耳。

7、會(huì)議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對(duì)不起，打擾了�；蛘吆皖I(lǐng)導(dǎo)示意有事要出去。征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可離開。8、如遇打噴嚏、咳嗽等現(xiàn)象盡量把頭轉(zhuǎn)到旁邊，用手捂住，盡最大可能降低發(fā)出的聲音。

9、努力配合主講人完成會(huì)議。不要一副事不關(guān)己，高高掛起的態(tài)度，10、會(huì)議期間不要頻繁的發(fā)信息。

11、如需拷貝會(huì)議資料，在征得相關(guān)人員的同意后在拷貝。

12、如有對(duì)會(huì)議內(nèi)容不明白的地方，要及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)及主講人溝通，避免隨后工作被動(dòng)。

13、會(huì)議結(jié)束后先請領(lǐng)導(dǎo)、主講人退場，后參會(huì)者再退場。

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