跟單員工作流程

跟單員工作流程

1.跟單員工作的重要性主要表現(xiàn)在：

1/.跟單員需要面對(duì)客戶、面對(duì)訂單開展工作。

2/.跟單員是企業(yè)與市場(chǎng)、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶。

3/.隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化譯介節(jié)奏的加快，其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。

4/.跟單員工作是一項(xiàng)非�！熬C合性”和“邊緣性”的工作：對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

2.所謂“跟單員”是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（或服務(wù)）運(yùn)作流向的專職人員，是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心樞紐。

3.廣義跟單員：廠長(zhǎng)、總經(jīng)理，以及所有圍繞著訂單去工作、對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。4.業(yè)務(wù)跟單：嚴(yán)格來(lái)說(shuō)應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進(jìn)”，就是對(duì)準(zhǔn)客戶（即對(duì)本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購(gòu)買或享用意向的人群）進(jìn)行跟進(jìn)，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。

5.生產(chǎn)跟單：對(duì)已接的客戶訂單進(jìn)行成品出貨送達(dá)客戶前的生產(chǎn)進(jìn)度、貨運(yùn)報(bào)關(guān)跟進(jìn)，以確保如期出貨搭上運(yùn)輸器為目標(biāo)。

6.在小公司：跟單員就是內(nèi)勤業(yè)務(wù)員（或叫業(yè)務(wù)主管）、生產(chǎn)計(jì)劃員（或計(jì)劃主管）、物控員（物控主管）、采購(gòu)員（或采購(gòu)主管）。

7.跟單員的特性：動(dòng)態(tài)性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8.主導(dǎo)性的你：心中不妨把別人看成是自己的部下，你不做我做，結(jié)果導(dǎo)向?qū)ψ罱K結(jié)果負(fù)責(zé)，以整件事的成敗論英雄，對(duì)別人的不配合負(fù)責(zé)，沒(méi)有理由可講。

9.跟單員的成功模式：基礎(chǔ)值：穩(wěn)定、可靠；必然、必然性；增長(zhǎng)的必然性；投資性：長(zhǎng)線“投資”；積累而勢(shì)不可擋；穩(wěn)步發(fā)展：志在必��；99%的勤奮：扼住命運(yùn)的咽喉。

10.成功的跟單員應(yīng)可扮演及具備以下角色或能力：1.談判者；2.與工程人員共事的能力；3.絕佳人際關(guān)系處理能力；

11.客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。確認(rèn)產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交期、交貨方式、單價(jià)條款、付款方式、包裝要求。

12.客戶的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書。

13.付款方式有T/T（電匯）、L/C（信用證）、D/P（付款交單）、D/A（承兌交單）。

14.工廠《裝箱單》的制作：制作《裝箱單》首先應(yīng)明確此次出貨產(chǎn)品的品名規(guī)格、數(shù)量、箱數(shù)、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號(hào)、麥頭。

15.貨柜規(guī)格的選擇：現(xiàn)普遍使用的有6米柜、12米柜，還有加高12米柜。最好的方法就是根據(jù)貨柜的內(nèi)尺寸，結(jié)合紙箱的尺寸，構(gòu)想貨柜里的不同擺放方式，看一個(gè)貨柜到底能裝多少箱的貨物。16.審單需做以下幾點(diǎn)：品名規(guī)格、單價(jià)金額、數(shù)量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。17.網(wǎng)印就是OEM產(chǎn)品，需按客戶要求網(wǎng)印客戶品牌或技術(shù)參數(shù)在產(chǎn)品上。18.船樣就是完整包裝的產(chǎn)品樣品，可以發(fā)貨上船的程度。19.出貨單由行銷部開立，有會(huì)計(jì)聯(lián)、營(yíng)銷聯(lián)、資材聯(lián)、保安聯(lián)。

20.貨出工廠后，有部分不良產(chǎn)品，客戶投訴，退回的產(chǎn)品，需寫《退貨單》給倉(cāng)庫(kù)作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質(zhì)保部討論，是何種原因，如何避免此類現(xiàn)象的發(fā)生作出總結(jié)。

21.評(píng)審內(nèi)容：1.技術(shù)開發(fā)部評(píng)審產(chǎn)品的技術(shù)性能安全及工藝、包裝要求，明確是否需要進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)，增設(shè)相應(yīng)的模、夾、量具及設(shè)備，并制定出相應(yīng)的《產(chǎn)品物料清單》與產(chǎn)品工藝要求應(yīng)按評(píng)審規(guī)定的時(shí)間下發(fā)到相關(guān)部門。2.品管部評(píng)審產(chǎn)品所需的檢測(cè)能力、品質(zhì)控制能力，是否需要編制《質(zhì)量計(jì)劃》，如需編制《質(zhì)量計(jì)劃》應(yīng)在評(píng)審時(shí)確定《質(zhì)量計(jì)劃》發(fā)放到相應(yīng)部門。3.采購(gòu)部評(píng)審訂貨產(chǎn)品的所需的原材料、外購(gòu)件、外協(xié)件的采購(gòu)能力。4.制造部評(píng)審產(chǎn)品的交貨期、交貨數(shù)量及生產(chǎn)能力。22.制造企業(yè)五大職能要素：銷售管理；生產(chǎn)管理；財(cái)務(wù)管理；人事管理；物料管理。23..制造企業(yè)生產(chǎn)的兩種類型：需求計(jì)劃型；訂單生產(chǎn)型。

24.生管工作特點(diǎn)：1.提前計(jì)劃性：要有“趕鴨子上架”的雷厲風(fēng)行的習(xí)慣；不求完美逐漸確定，敢于調(diào)整自己的計(jì)劃；有的計(jì)劃早做與晚做的工作量都是一樣的，我們及早去做就是很合算的。2.準(zhǔn)確及時(shí)性。3.全面完整性。

25.生產(chǎn)能力（簡(jiǎn)稱產(chǎn)能）是指生產(chǎn)設(shè)備在一定的時(shí)間內(nèi)所能生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量，產(chǎn)能統(tǒng)稱以標(biāo)準(zhǔn)直接工時(shí)為單位。

26.制定生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先后原則；客戶分類原則；產(chǎn)能平衡原則；工藝流程原則；工作部門因素；時(shí)間因素。

27.物控目標(biāo)：適時(shí)；適質(zhì)；適量；適價(jià)；適地。

28.常見(jiàn)的規(guī)定采購(gòu)要求的文件：采購(gòu)合同；圖樣；標(biāo)準(zhǔn)；樣板；技術(shù)協(xié)定書。29.采購(gòu)主管的三把伙：抓采購(gòu)進(jìn)度跟蹤表；抓供應(yīng)商資料表；抓物料庫(kù)存金額檢討表。

30.收料流程：貨物驗(yàn)收，應(yīng)做到進(jìn)出驗(yàn)收，品質(zhì)第一。貨物的驗(yàn)收工作，是做好倉(cāng)庫(kù)管理的基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)，倉(cāng)庫(kù)貨物的驗(yàn)收主要包括四個(gè)方面：品名、規(guī)格；數(shù)量；品質(zhì)；憑據(jù)。

31..產(chǎn)品交貨條件一般有：FOB船上交貨（指定起運(yùn)地點(diǎn)）、FOR鐵路交貨（指定起運(yùn)地點(diǎn)）、FOT貨車交貨（指定起運(yùn)地點(diǎn)）、自提（供方廠區(qū)交貨），供方承擔(dān)的奉賢和費(fèi)用到指定的交貨點(diǎn)為止。32.物料管理技巧：定量包裝；區(qū)別建卡；流水帳。33.生產(chǎn)部管理基本目標(biāo)：工時(shí)降低；損耗降低；輔料降低。

34.制定工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的方法：用馬表（秒表）測(cè)量中等程度作業(yè)人員在各環(huán)節(jié)工作中的時(shí)間耗用量并記錄下來(lái)匯總合計(jì)即得；用現(xiàn)有平均生產(chǎn)水平為標(biāo)準(zhǔn)推算；通過(guò)分組比賽評(píng)獎(jiǎng)去獲得較高的生產(chǎn)率水平然后再來(lái)推算出工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)。

35.推行5S運(yùn)動(dòng)（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)），因?yàn)樗�是養(yǎng)成（好習(xí)慣），屏棄（草率），建立（講究）的基礎(chǔ)工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生產(chǎn)成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不茍、管理落實(shí)到位才是5S的精義。

36.在工廠里，檢驗(yàn)制度通常包括：進(jìn)料檢驗(yàn)IQC；制程檢驗(yàn)IPQC；最終檢驗(yàn)FQC；出貨檢驗(yàn)OQC；品質(zhì)稽核QA。

37.ISO9000的原意是“質(zhì)量保證體系”也就是提供了一種企業(yè)用以保證其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的管理的要點(diǎn)、原則、規(guī)范等，它要求一個(gè)企業(yè)必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最后去“保證質(zhì)量”。而實(shí)際上，由于企業(yè)管理是一個(gè)完整、聯(lián)系的整體，于是從質(zhì)量保證這一條主線上所展開的管理體系，卻恰恰對(duì)整個(gè)企業(yè)的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質(zhì)量保證體系”+科學(xué)的管理體系+科學(xué)管理指南38.成品入庫(kù)單既是成品庫(kù)存管理之入庫(kù)憑據(jù)（成品一旦入庫(kù)，成品倉(cāng)權(quán)責(zé)人員即有責(zé)任對(duì)其未來(lái)去向要有交代），同時(shí)也作為制造（組裝）計(jì)件工資計(jì)算之依據(jù)，有成品倉(cāng)敢認(rèn)帳收到成品，可保產(chǎn)品正確無(wú)誤。39.成品出貨單是成品倉(cāng)權(quán)責(zé)人員對(duì)其入庫(kù)成品之去向的交代，為確保去向之合理明確，成品出貨單之客戶代碼/名稱不得為空，否則系統(tǒng)將不予確認(rèn)和接受；成品出貨單是客戶方面應(yīng)收款之依據(jù)，因此，客戶代碼/名稱只能從系統(tǒng)中選擇而不能由作業(yè)人員臨時(shí)輸入，因?yàn)樨浛钍欠窨梢允栈�，不是倉(cāng)管員的權(quán)責(zé)范圍，故客戶之登錄（以供此處選擇）須經(jīng)總經(jīng)理簽核。

40.采購(gòu)工作有兩個(gè)日常動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理大項(xiàng)：一是按訂單展開計(jì)算物料的需求量（這就是人們常說(shuō)的MRP物料需求計(jì)劃）；二是由收貨信息轉(zhuǎn)換為物料的進(jìn)度跟蹤。

41.企業(yè)管理電腦化進(jìn)程內(nèi)容：基于局域網(wǎng)下的資源共享；國(guó)際規(guī)范化管理信息系統(tǒng)MIS導(dǎo)入；基于Internet平臺(tái)及電子商務(wù)環(huán)境下的ERP系統(tǒng)導(dǎo)入。

42.軟件設(shè)計(jì)指導(dǎo)思想是面對(duì)企業(yè)管理實(shí)際，以國(guó)際規(guī)范化管理為樣板將其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，然后通過(guò)專案開發(fā)，將其管理納入電腦管理系統(tǒng)。

43.在工廠管理中，有如下幾種力量會(huì)阻礙形成良好的資訊傳遞習(xí)慣：工作中懶惰的習(xí)慣；對(duì)良好資訊傳遞的重要性不以為然的無(wú)知；流氓習(xí)氣者有意識(shí)的資訊阻礙和資訊獨(dú)占以達(dá)成和保持自己的壟斷和“權(quán)威”地位；心胸狹隘者下意識(shí)的資訊阻礙和資訊獨(dú)占以達(dá)成和保持對(duì)別人的排斥和對(duì)自己的保護(hù)。

44.表格化的妙處：立體化地傳遞信息；整體性、完整性；作者、讀者均可享有俯瞰之勢(shì)、信息交流空間充滿人類智慧的靈光、讀者可以輕松而高效率地閱讀世界因此而更美麗。45.合作溝通的基本原則：自信；助人；友善；熱忱；關(guān)切。

46.溝通管理重要性：人際之間借著溝通傳達(dá)信息，在企業(yè)里，企業(yè)猶如一部大機(jī)器，良好的溝通就像潤(rùn)滑劑，企業(yè)這部大機(jī)器就能快速運(yùn)轉(zhuǎn)。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通，輕者打擊士氣，造成部門效率低落，重者相互之間形成敵意。1.管理人員應(yīng)塑造自己的管理威信。2.尊重組織倫理。3.布建溝通管道。4.建立工作感情。

47.貿(mào)易術(shù)語(yǔ)又稱貿(mào)易條件、價(jià)格術(shù)語(yǔ)或價(jià)格交貨條件，它說(shuō)明價(jià)格的構(gòu)成及買賣雙方有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用和責(zé)任的劃分，以確定買賣雙方在交貨和接貨過(guò)程中應(yīng)盡的義務(wù)。

48.當(dāng)進(jìn)口財(cái)貨是要課稅時(shí)，則有良種稅率可以適用：從價(jià)稅、從量稅或復(fù)合稅，從價(jià)稅是最常用的進(jìn)口稅。

49.合同中的商品檢驗(yàn)條款1.以離岸品質(zhì)、數(shù)量為準(zhǔn)。這種規(guī)定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運(yùn)前進(jìn)行檢驗(yàn)，取得的檢驗(yàn)證書作為最后依據(jù)，貨物到達(dá)進(jìn)口國(guó)后的檢驗(yàn)不能作為提出異議的依據(jù)。2.以到岸品質(zhì)、數(shù)量為準(zhǔn)。這種規(guī)定方法的基本涵義是貨物到達(dá)進(jìn)口國(guó)卸船后的檢驗(yàn)證書作為最后的機(jī)遇，裝運(yùn)前的證書不具效力。3.以裝運(yùn)地的商品檢驗(yàn)證書作為議付依據(jù)，貨到目的地后，買方有復(fù)驗(yàn)權(quán)。這種規(guī)定方法的基本涵義是同時(shí)承認(rèn)進(jìn)出口雙方的檢驗(yàn)證書的效力，因此比較公平。

50.提單是海上貨物運(yùn)輸合同的證明。1.提單是承運(yùn)人或其代理人收到貨物的收據(jù)。2.提單是承運(yùn)人憑以交付貨物的具有物權(quán)特性的憑證。

51.貿(mào)易合同的形式，可采用正式的合同、確認(rèn)書，也可采用協(xié)議、備忘錄等各種形式。確認(rèn)書的內(nèi)容比合同簡(jiǎn)單一些，一般只包括主要的交易條件。其中，由賣方出具的確認(rèn)書稱為“銷售確認(rèn)書”；由買方出具的確認(rèn)書稱為“購(gòu)貨確認(rèn)書”。

52.目前銷售包裝上常使用物品條碼標(biāo)志：UPC，EAN。

53.押匯又稱買單結(jié)匯，是指議付行在審單無(wú)誤的情況下，按信用證條款買入受益人（出口方）的匯標(biāo)和單據(jù)，從票面金額中扣除從議付日到估計(jì)收到票款之日的利息及手續(xù)費(fèi)，將余款按議付日外匯牌價(jià)折成人民幣，撥付外貿(mào)公司。

54.匯付的方式：電匯T/T；信匯M/T；票匯D/D。

55.信用證業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，信用證是目前使用最為廣泛的支付方式，它有三個(gè)特點(diǎn)：銀行信用；信用證是一種自足的文件；信用證業(yè)務(wù)是“單據(jù)買賣”。

56.管理是指利用擁有的資源，建立過(guò)程控制，完成增加價(jià)值的轉(zhuǎn)換（或稱產(chǎn)生新的價(jià)值）過(guò)程。資源包括人員、資金、設(shè)備、技術(shù)、方法、情報(bào)及時(shí)間。

57.效率管理的極其重要的組成部分，它是指輸入與輸出的關(guān)系。對(duì)于給定的輸入，如果你能獲得更多的輸出，你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果當(dāng)管理者實(shí)現(xiàn)了組織的目標(biāo)，我們就說(shuō)他們是效果的。因此，效率涉及是活動(dòng)方式，而效果涉及的是活動(dòng)的結(jié)果。

58.等級(jí)鏈從最高層管理到最低層管理的直線取權(quán)代表了一個(gè)等級(jí)鏈，信息應(yīng)當(dāng)按等級(jí)鏈傳遞。59.管理者的五個(gè)必要條件：掌握處理工作的相關(guān)知識(shí)；熟知植物責(zé)任的相關(guān)知識(shí)；改善的技能；教育技能；處理人際關(guān)系的技能。

60.管理溝通的四個(gè)滿意：與上級(jí)溝通；與下級(jí)溝通；與前后關(guān)聯(lián)部門同事溝通；與自己溝通。61.下達(dá)命令的三大原則：明確具體；確認(rèn)了解程度；激發(fā)部屬執(zhí)行意愿。

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跟單員的工作流程

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）DocumentaryHandler跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定：跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來(lái)說(shuō)是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

1．業(yè)務(wù)跟單：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購(gòu)買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or業(yè)務(wù)助理。

2．生產(chǎn)跟單：對(duì)已接來(lái)的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。

三。跟單員的工作定位：(工作性質(zhì))跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過(guò)各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。

跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要：（1）函電的回復(fù)：（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單（3）驗(yàn)簽訂單（4）填對(duì)帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來(lái)訪接待

（8）主管交辦事項(xiàng)的處理（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。

因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購(gòu)員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

四。跟單員的工作特點(diǎn)：跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財(cái)務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方位的。

1．責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2．溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3．做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見(jiàn)，以利于客戶的訂貨。

4．工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。五。跟單員的主導(dǎo)意識(shí)：什么是主導(dǎo)意識(shí)？就是全局觀念你要對(duì)所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對(duì)方，要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒(méi)事了，你們?nèi)绾紊�產(chǎn)？何時(shí)完成？出來(lái)的產(chǎn)品怎樣？與我無(wú)關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒(méi)有主導(dǎo)意識(shí)。有責(zé)：全局意識(shí)，責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，遇到問(wèn)題有解決的能力有效：有效率，有結(jié)果。目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒(méi)什么好說(shuō)的�？傊�，主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門來(lái)評(píng)定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說(shuō)你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練）跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。

（2）預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺(jué)完成客戶訂單。（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。

（7）法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。

（10）物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。

七．跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求：跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購(gòu)跟單，生產(chǎn)過(guò)程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識(shí)：（談判，報(bào)價(jià)，接單，簽合同等等）�；�礎(chǔ)外語(yǔ)及函電往來(lái)。2.物料采購(gòu)跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營(yíng)銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）3.生產(chǎn)過(guò)程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。4.貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識(shí)，（運(yùn)輸工具，方法，配柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對(duì)客戶的管理，懂國(guó)際禮儀知識(shí)：

八．跟單員工作的重要性：企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證：跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門（國(guó)內(nèi)，國(guó)外貿(mào)易部，）客戶（國(guó)內(nèi)，國(guó)外客戶，外貿(mào)公司，中間商）運(yùn)輸（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn)）對(duì)內(nèi)：計(jì)劃/物料（生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià)）制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造）技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)/資財(cái)（出貨管制，成品倉(cāng)，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算）行政部門（派車，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心生產(chǎn)部門生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)部（庫(kù)存查詢）（出貨傳票）供應(yīng)商進(jìn)料倉(cāng)庫(kù)生產(chǎn)轉(zhuǎn)換倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（二）

第二講外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點(diǎn)：接單與審單進(jìn)出口貨物的基本程序外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。（4）單價(jià)，總額的審查：

1．客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

2．通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價(jià)格條款的審查：出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：FOB船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

C&F（FreightorCarriagePaidto..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格

常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià)=FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)=-----------------------1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成

（2）CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CFR價(jià)運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)CIF價(jià)=-----------------------1保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成

（3）CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CIF價(jià)X（1投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)=CIF價(jià)X（1投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短�？梢允�2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。（9）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：

2．準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來(lái)樣。要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。（2）新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。（3）新品的制作要留有實(shí)樣。（4）客戶的來(lái)樣要保存好原樣。三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點(diǎn)：

1.單價(jià)條款要明確（FOB,CFR,CIF）2.交期要明確

3.付款條件要明確（L/C,T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)？開證行的資信？公司審開證人和受益人對(duì)否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’2930立方/17.5噸40’5861立方/22.5噸40’H6871立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯�訂倉(cāng)，申請(qǐng)開證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（三）

第三講物料采購(gòu)及物料進(jìn)倉(cāng)跟蹤

這一章里，我們要掌握：物料采購(gòu)跟單的基本要求物料采購(gòu)跟單的原因物料采購(gòu)跟單的流程物料采購(gòu)跟單的方法策略物料采購(gòu)跟單是指跟單員按采購(gòu)訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)物料的需求，在必要的時(shí)候，獲得必要的物料，避免停工待料。

一．采購(gòu)跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。（適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià)）二．物料采購(gòu)跟單的原因：以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催：

（1）供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

（2）企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。

（3）溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。三.物料采購(gòu)跟單流程：

（1）制作訂購(gòu)單:跟單員接到所需部門的請(qǐng)購(gòu)單，要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商。制訂購(gòu)單時(shí)注意：審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料，價(jià)格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說(shuō)明書，發(fā)出訂購(gòu)單。（制作采購(gòu)單P。26），將要采購(gòu)的物料名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。

（2）訂單跟蹤對(duì)長(zhǎng)期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過(guò)程，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫(kù)。（3）物料檢驗(yàn)確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員，進(jìn)行物料檢驗(yàn)，處理檢驗(yàn)問(wèn)題(4)物料進(jìn)倉(cāng)協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫(kù)，處理接受問(wèn)題

四．物料采購(gòu)跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。1．催單的方法：

(1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。有：聯(lián)單法：將訂購(gòu)單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。統(tǒng)計(jì)法：將訂購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。跟催箱：制作一個(gè)31格的跟催箱，將訂購(gòu)單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。

（2）定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（四）

第四講生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過(guò)程跟單）

本章要掌握：生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯�產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：

1按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時(shí)交貨跟單的要點(diǎn)：

2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。二．生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：

1．下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2．分析生產(chǎn)能力生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3．制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

（1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)：A．實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：1．原計(jì)劃錯(cuò)誤2．機(jī)器設(shè)備有故障3．材料沒(méi)跟上。4．不良率和報(bào)廢率過(guò)高5．臨時(shí)工作或特急訂單的影響。6．前制程延誤的累積7．員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高

（4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：有：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒(méi)按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。

第五講貨物運(yùn)輸跟單

本章要點(diǎn)：出口貨物的跟單流程進(jìn)口貨物的跟單流程集裝箱貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒特涍\(yùn)單證的繕制貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)。

貨物運(yùn)輸主要有海運(yùn)，空運(yùn)，鐵路，，陸運(yùn)，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運(yùn)和集裝箱運(yùn)輸。跟單員的主要工作是制作貨運(yùn)單據(jù)，協(xié)助報(bào)關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)。貨物運(yùn)輸跟單流程：跟單流程隨貨物運(yùn)輸方式的不同而有所區(qū)別。我國(guó)進(jìn)出口貨物運(yùn)輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\(yùn)，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運(yùn)輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?/p>

1．海運(yùn)出口貨物的跟單流程：視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉(cāng)。CNF=CFR出口方不要辦保險(xiǎn)。CIF出口方要租船訂倉(cāng)還要辦保險(xiǎn)。我們出口都希望用CIF成交。

（1）報(bào)驗(yàn)：收到LC或貨款，審核無(wú)誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu)申報(bào)。（2）租船訂倉(cāng)：與船公司或貨代聯(lián)系。（3）辦保險(xiǎn)：CIF價(jià)，我們要投保

（4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時(shí)間內(nèi)將貨物發(fā)運(yùn)到港區(qū)內(nèi)的指定貨場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)。

（5）報(bào)關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時(shí)向海關(guān)辦理申報(bào)手續(xù)。（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。

（7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號(hào)，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。（8）支付運(yùn)費(fèi)：

（9）退關(guān)：已完成報(bào)關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無(wú)艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報(bào)退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運(yùn)輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運(yùn)之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。

2．海運(yùn)進(jìn)口貨物的跟單流程：也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIFCFR條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。我們進(jìn)口貨物大都按FOB貿(mào)易條件進(jìn)口。我們自已安排船。跟單程序如下：（1）租船訂艙：

（2）發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。

（3）辦保險(xiǎn)：我們收到國(guó)外賣方裝船通知后，即向保險(xiǎn)公司辦理投保。（4）匯集單證：各種進(jìn)口單證是辦理進(jìn)口報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，接交等不可缺少的憑證。

（5）辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進(jìn)口貨物通知單向口岸商檢機(jī)構(gòu)登記。而后海關(guān)才受理報(bào)關(guān)。

（6）報(bào)關(guān)：所有進(jìn)出口貨物都需向海關(guān)申報(bào)。貨物在經(jīng)海關(guān)查驗(yàn)與申報(bào)內(nèi)容一致才可放行。

（7）監(jiān)卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進(jìn)口貨物按提單，標(biāo)記，嘜頭清點(diǎn)件數(shù)，驗(yàn)看包裝后撥交給進(jìn)口方。（核對(duì)標(biāo)記對(duì)否？是不是應(yīng)接的貨。對(duì)破損的貨物內(nèi)外包裝要有記錄，作現(xiàn)場(chǎng)拍照。查清損失的具體數(shù)量，查明殘缺的原因和責(zé)任人，索要證明以進(jìn)行索賠。3．集裝箱運(yùn)輸貨物的跟單流程：出口跟單流程：（1）訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。20’293017.5t40’586122.5t40’H68-7127.5t(2)接受托運(yùn),發(fā)送空箱

（3）整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚于裝箱前24小時(shí)）向海關(guān)辦理報(bào)關(guān)。

（4）拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運(yùn)站。該站人員清點(diǎn)接收。（5）貨物進(jìn)港：在船吊裝前24小時(shí)截止貨進(jìn)港。（6）換取提單：貨進(jìn)場(chǎng)的收據(jù)是換取提單的憑證。（7）裝船：（8）寄送資料：進(jìn)口：

（1）寄送資料（起運(yùn)港的船公司在貨船到港前〈近洋24小時(shí)，遠(yuǎn)洋7天〉用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨物清單。

（2）分發(fā)單證：船公司或其代理應(yīng)及時(shí)地將起運(yùn)港寄來(lái)的有關(guān)貨運(yùn)單據(jù)分別送給有關(guān)的進(jìn)口貨代或收貨人。以使貨到港前做好準(zhǔn)備。

（3）發(fā)到貨通知：船公司預(yù)告到港日，船到港后發(fā)正式到貨通知。（4）換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。（5）卸船提貨：辦理進(jìn)口報(bào)關(guān)。

（6）提貨時(shí)發(fā)現(xiàn)鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運(yùn)站共同簽認(rèn)，以便向船公司索賠。4．貨運(yùn)單據(jù)的制作：

（1）海運(yùn)單據(jù)：裝船通知(ShippingAdvice)主要內(nèi)容：L/C號(hào)或S/C號(hào)，品名，數(shù)量，箱數(shù)，金額，船名，開航日，到港日等。

（2）航空運(yùn)單（AirwayBill）是運(yùn)輸單據(jù)，而不是提貨的憑證。（3）集裝箱貨運(yùn)單據(jù)：托運(yùn)單（9聯(lián)單）和裝箱單5．貨物的通關(guān)與報(bào)關(guān)流程及操作：

（1）貨物的通關(guān)程序及流程：接受申報(bào)審核單證查驗(yàn)貨物辦理征稅放行。

（2）貨物的報(bào)關(guān)則包括：進(jìn)出口申報(bào)查驗(yàn)交稅提貨或裝貨。

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